Учёт ГСМ — это контроль того, сколько топлива получил и израсходовал каждый автомобиль: по путевым листам фактический расход сверяют с нормой и списывают на затраты. Норму считают по формуле Минтранса — базовый расход на 100 км, умноженный на пробег, плюс надбавки за город, зиму и другие условия. Ведомость выше делает это сама: подставляет норму модели, переносит остаток из листа в лист и показывает перерасход и сумму к списанию.
Что такое учёт ГСМ и кому он нужен
Учёт ГСМ (горюче-смазочных материалов) нужен любой организации и ИП, у которых есть служебный транспорт: без него расход топлива нельзя подтвердить ни в бухгалтерии, ни перед налоговой. Единой формы закон не устанавливает, поэтому один и тот же учёт называют по-разному — лист, карта, журнал или ведомость учёта ГСМ, а в обиходе просто учёт топлива или учёт расхода ГСМ.
Суть везде одна: по каждому путевому листу фиксируют пробег, остаток топлива при выезде и возвращении, заправки и расход — по норме и фактически. Итоги за месяц становятся основанием для списания. В небольшой компании ведомость ведёт бухгалтер, в автопарке — механик или диспетчер, а бухгалтерия проверяет и списывает. Помимо налоговой стороны, учёт расхода топлива показывает, какая машина или какой водитель стабильно уходит в перерасход.
Как вести учёт ГСМ: пошаговая инструкция
Учёт ГСМ ведут в шесть шагов: сначала закрепляют правила, потом каждый месяц собирают путевые листы, считают норму и факт и списывают топливо.
- Закрепите правила в учётной политике: как покупаете топливо (топливные карты, наличные через подотчётное лицо, своя ёмкость), как оцениваете его при списании (по средней себестоимости или ФИФО), кто и когда сдаёт путевые листы.
- Утвердите нормы приказом: базовую норму каждой машины, постоянные надбавки и период зимних надбавок для своего региона.
- Оформляйте путевой лист на каждую смену или поездку: одометр при выезде и возвращении, остатки в баке, заправки.
- Сводите путевые листы в ведомость: по каждому листу — пробег, норма, факт и отклонение, остаток переносится в следующий лист.
- Разберите перерасход: по каждому превышению нормы нужна служебная записка водителя с причиной.
- Спишите топливо за месяц сводной ведомостью и актом списания, а остаток в баках перенесите на начало следующего месяца.
Как вести учёт ГСМ онлайн в ведомости на этой странице
Онлайн-ведомость выше закрывает шаги с третьего по шестой: вы переносите данные из путевых листов, а расчёт, проверки и документы она делает сама.
- Выберите регион — период и предел зимней надбавки подставятся из приложения 2 к нормам Минтранса.
- На вкладке «Автомобили и нормы» начните вводить модель: базовая норма, тип машины и топливо подставятся из справочника. Укажите постоянные надбавки, остаток в баке на начало месяца и цену литра.
- На вкладке «Путевые листы» внесите дату, номер, водителя, одометр, заправки и остаток при возвращении. Остаток при выезде ведомость возьмёт из прошлого листа той же машины.
- Проверьте подсказки: разрыв пробега между листами, кондиционер вместе с зимой, заправки, которых не хватает на норму.
- Распечатайте или скачайте ведомость по путевым листам и сводную ведомость за месяц, а кнопкой переноса остатков начните следующий месяц.
Какие нормы использует ведомость — в блоке «На чём основан расчёт» под инструментом.
Какие документы нужны для списания ГСМ
Списание держится на трёх группах документов: покупка топлива, его расход и правила, по которым расход признаётся нормальным.
- Покупка — кассовые чеки АЗС с авансовым отчётом, отчёты эмитента топливных карт, накладные поставщика при заправке из своей ёмкости.
- Расход — путевые листы. Обязательные реквизиты установлены приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390, среди них показания одометра при выезде и возвращении. Остатки топлива в баке приказ не требует, но без них фактический расход не посчитать — эти строки организация добавляет сама. Заполнить бланк можно на странице путевого листа.
- Контроль — отчёты системы мониторинга транспорта (ГЛОНАСС, датчики уровня топлива) дополнительно подтверждают пробег и заправки, но путевой лист не заменяют.
- Правила — приказ руководителя об утверждении норм расхода и периода зимних надбавок, учётная политика.
- Итог — ведомость учёта ГСМ за месяц и акт списания ГСМ, который подписывает комиссия.
Учёт ГСМ по топливным картам
При заправке по топливным картам основанием для оприходования служит отчёт эмитента карты (реестр операций) и накладная поставщика, а не чек АЗС. Каждый месяц литры из отчёта сверяют с заправками в путевых листах: расхождение означает либо заправку, которую не внесли в путевой лист, либо заправку не той машины. Поэтому в ведомости у каждой заправки есть отметка «откуда топливо», а сводная ведомость показывает поступление отдельно по картам, за наличные и из своей ёмкости — эти цифры сравнивают с отчётом по картам и авансовыми отчётами.
Журнал и ведомость учёта выдачи ГСМ
Если топливо хранится на своём складе или в ёмкости, выдачу в баки фиксируют журналом или ведомостью учёта выдачи ГСМ: дата, машина, водитель, сколько литров, подпись получившего. Обязательной формы у такого журнала нет. Литры из него попадают в графу «Заправлено» путевого листа с отметкой «своя ёмкость», а остаток на складе сверяют инвентаризацией.
Нормы расхода топлива Минтранса: формула и надбавки
Нормы списания ГСМ берут из методических рекомендаций, введённых распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Отдельных норм «на 2026 год» Минтранс не выпускал: действует редакция от 30.09.2021 № ВД-196-р, которая добавила нормы для легковых электромобилей в кВт·ч. Для легкового автомобиля нормативный расход считают по формуле:
Qн = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D), где Hs — базовая норма, л/100 км; S — пробег, км; D — сумма надбавок, %.
У грузового бортового автомобиля и фургона к пробегу добавляется транспортная работа: на каждые 100 т·км — до 2 л бензина, до 1,3 л дизельного топлива или до 2,64 л сжиженного газа. Если фургон работает без учёта массы груза, к норме разрешено добавить до 10 %.
| Условие работы | Надбавка, не более |
|---|---|
| Зимнее время (по региону, приложение 2) | от 5 до 20 % |
| Город с населением свыше 5 млн / 1–5 млн | 35 % / 25 % |
| Город 250 тыс. – 1 млн / 100–250 тыс. / до 100 тыс. со светофорами | 15 % / 10 % / 5 % |
| Частые технологические остановки (погрузка, высадка пассажиров) | 10 % |
| Автомобиль старше 5 лет или пробег больше 100 тыс. км | 5 % |
| Старше 8 лет или пробег больше 150 тыс. км | 10 % |
| Кондиционер или климат-контроль в движении | 7 % |
| Грузовой автомобиль или фургон без учёта транспортной работы | 10 % |
| Обкатка нового автомобиля или после капремонта | 10 % |
Когда действуют несколько условий, надбавки складывают. На трассах I–III категории за пределами пригородной зоны по равнине норму можно снизить до 15 %, а в пригородной зоне вне границы города городские надбавки не применяют. Простой с работающим двигателем нормируют за час — размер закрепляют приказом, ведомость считает его как 10 % базовой нормы за час.
Базовые нормы популярных моделей
Базовую норму ищут по точной модификации — модели, двигателю и коробке передач: у одной модели с разными моторами нормы отличаются. Несколько примеров из таблиц распоряжения:
| Модель | Тип | Базовая норма, л/100 км |
|---|---|---|
| Lada Granta 1.6, 87 л.с., 5МКПП | легковой | 8,2 (бензин) |
| Lada Vesta 1.6, 106 л.с., 5МКПП | легковой | 8,5 (бензин) |
| Lada Largus 1.6, 87 л.с., 5 мест | легковой | 10,4 (бензин) |
| Lada 4x4 (ВАЗ-21214) 1.7 | легковой | 10,8 (бензин) |
| УАЗ Patriot (УАЗ-3163-10) 2.7 | легковой | 13,8 (бензин) |
| Kia Rio 1.5, 5МКПП | легковой | 8,2 (бензин) |
| ГАЗель Next A21R22, Cummins 2.8 | грузовой бортовой | 11,7 (дизель) |
| ГАЗель 3302, УМЗ 2.9 | грузовой бортовой | 15,2 (бензин) |
| ГАЗ Соболь 2752, УМЗ-421640 | фургон | 13,4 (бензин) |
В справочнике ведомости — около пятидесяти распространённых модификаций: при выборе модели норма, тип и топливо подставляются сами.
Если модели нет в нормах Минтранса
Для легкового автомобиля, которого нет в таблицах, базовую норму берут из данных изготовителя. Расход по процедуре WLTP принимают как есть, а расход по Правилу ООН № 101 умножают на поправочный коэффициент из таблицы 7 распоряжения.
| Двигатель | до 1,4 л | 1,4–2,0 л | более 2,0 л |
|---|---|---|---|
| Бензиновый | 1,24 | 1,15 | 1,07 |
| Дизельный | 1,26 | 1,21 | 1,14 |
| Сжиженный газ / сжатый природный газ | 1,16 / 1,36 | ||
Пример: бензиновый двигатель 1,6 л, расход по Правилу ООН № 101 — 6,5 л/100 км, базовая норма — 6,5 × 1,15 = 7,48 л/100 км. Этот расчёт есть на вкладке «Автомобили и нормы». Собственные нормы разрабатывают и тогда, когда фактический расход стабильно выше табличного из-за условий работы. Для грузовых машин и спецтехники без норм проводят контрольный замер комиссией или заказывают расчёт у научной организации, а норму утверждают приказом.
Зимняя надбавка: период и предел по регионам
Зимнюю надбавку применяют только по путевым листам внутри зимнего периода своего региона — в Москве, Московской области и Санкт-Петербурге это с 1 ноября по 31 марта. Предельные надбавки и сроки по каждому субъекту приведены в приложении 2 к распоряжению № АМ-23-р, а конкретный период и размер закрепляют распоряжением региональных властей или, если его нет, приказом руководителя.
| Регион | Период | Надбавка, не более |
|---|---|---|
| Москва, Московская область, Санкт-Петербург, Ленинградская область | 01.11–31.03 | 10 % |
| Татарстан, Нижегородская, Самарская, Саратовская области | 01.11–31.03 | 10 % |
| Ростовская, Белгородская, Калининградская области | 15.11–15.03 | 7 % |
| Краснодарский край, Адыгея, Дагестан, Северная Осетия | 01.12–01.03 | 5 % |
| Крым, Севастополь | 01.11–01.03 | 5 % |
| Свердловская, Челябинская области | 01.11–15.04 | 10 % |
| Башкортостан, Новосибирская, Омская, Томская области, Приморский край | 01.11–15.04 | 12 % |
| Иркутская область, Бурятия, Забайкальский край | 01.11–30.04 | 18 % |
| Ханты-Мансийский и Ямало-Ненецкий автономные округа | 15.10–30.04 | 18 % |
| Республика Саха (Якутия) | 15.10–15.05 | 20 % |
Остальные регионы есть в списке ведомости: при выборе региона период и предел подставляются сами, а надбавка по путевому листу включается только по датам внутри периода. Если зима пришла раньше или задержалась, организация может сдвинуть сроки в пределах рекомендованных — ориентир для этого среднесуточная температура минус 5 °C. В командировке применяют надбавку региона, где машина фактически работает. Кондиционер вместе с зимней надбавкой учитывать нельзя, а климат-контроль — можно в любое время года. Без приказа о зимнем периоде надбавка в расходах выглядит необоснованной.
Как рассчитать списание ГСМ по путевым листам: пример
Фактический расход по путевому листу равен остатку при выезде плюс заправки минус остаток при возвращении. Норму считают по пробегу из того же листа и сравнивают с фактом.
- Пробег: 45 386 − 45 210 = 176 км (Lada Vesta 1.6, базовая норма 8,5 л/100 км).
- Надбавки: город на 500 тыс. жителей 15 % + кондиционер 7 % = 22 %.
- Норма: 0,01 × 8,5 × 176 × 1,22 = 18,25 л.
- Факт: 20 л при выезде + 30 л заправки − 31,5 л при возвращении = 18,5 л.
- Перерасход 0,25 л — водитель пишет служебную записку с причиной.
Та же поездка в январе в Москве: кондиционер не учитывают, D = 15 % + 10 % зимней надбавки = 25 %, норма — 18,70 л. Для ГАЗели Next (дизель, 11,7 л/100 км) с пробегом 228 км, грузом 180 т·км, надбавкой 10 % и часом простоя: 0,01 × (11,7 × 228 + 1,3 × 180) × 1,10 + 0,1 × 11,7 = 33,09 л. Сумма к списанию — литры, умноженные на цену топлива по способу оценки из учётной политики.
Списание по факту или по норме
Коммерческая организация списывает топливо по фактическому расходу, а норма служит контрольной планкой. Налоговый кодекс не нормирует расходы на служебный транспорт: Минфин в письме от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097 указал, что нормы Минтранса можно использовать для обоснования затрат, но они не ограничивают их.
Расход сверх нормы признают, если он экономически обоснован и подтверждён (ст. 252 НК РФ), поэтому к перерасходу прикладывают служебную записку: пробки, бездорожье, неисправность. Когда в путевом листе нет данных о топливе в баке, остаётся списывать только по норме — так ведомость и считает при пустом остатке при возвращении. Экономию не «добирают» до нормы: списывают столько, сколько израсходовано.
Нормы расхода масел и смазочных материалов
Масла и смазки нормируют не на километры, а на каждые 100 литров топлива, рассчитанного по норме. Если у изготовителя нет своей нормы, распоряжение № АМ-23-р даёт временные нормы (приложение 1, п. 16.7).
| Материал на 100 л топлива | Бензин, газ | Дизель |
|---|---|---|
| Моторное масло, л | 2,4 | 3,2 |
| Трансмиссионное и гидравлическое масло, л | 0,3 | 0,4 |
| Специальные масла и жидкости, л | 0,1 | 0,1 |
| Пластичные смазки, кг | 0,2 | 0,3 |
Для машин старше пяти лет и после капитального ремонта нормы масел увеличивают до 20 %. Пример: ГАЗель на дизеле за месяц израсходовала по норме 53,08 л, ей больше пяти лет — моторного масла по норме 53,08 / 100 × 3,2 × 1,2 = 2,04 л. Сводная ведомость считает масла и смазки по каждой машине.
Бухгалтерский и налоговый учёт ГСМ
В бухгалтерии топливо — это запасы (ФСБУ 5/2019), их учитывают на субсчёте 10-3 «Топливо». Списывают по средней себестоимости или ФИФО — как закреплено в учётной политике.
| Операция | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Топливо оплачено поставщику или по топливной карте | 10-3 | 60 |
| Учтён входящий НДС по топливу / принят к вычету | 19 / 68 | 60 / 19 |
| Водитель заправился за свой счёт, сдал авансовый отчёт | 10-3 | 71 |
| Списан расход по путевым листам: производство, перевозки | 20, 23 | 10-3 |
| Списан расход машин, обслуживающих производство | 25 | 10-3 |
| Списан расход служебных машин управления | 26 | 10-3 |
| Списан расход на доставку товаров покупателям | 44 | 10-3 |
В налоговом учёте топливо для перевозок как основной деятельности обычно относят к материальным расходам, а для служебных поездок — к расходам на содержание служебного транспорта. На УСН «доходы минус расходы» топливо учитывают после оплаты (ст. 346.17 НК РФ). Путевые листы, чеки и ведомости хранят не менее пяти лет после отчётного года (ст. 29 закона № 402-ФЗ).
Учёт ГСМ в Excel, программе или онлайн
Форму учёта организация выбирает сама: закон требует только, чтобы ведомость опиралась на путевые листы и содержала реквизиты первичного документа по ст. 9 закона № 402-ФЗ — название, дату, организацию, показатели и подписи.
| Способ | Подходит | Что учесть |
|---|---|---|
| Таблица Excel, скачанный бланк | 1–2 машины | формулы норм, надбавок и переноса остатков придётся настроить и проверять самим |
| Учётная программа | большой автопарк с бухгалтерией в одной системе | нужна настройка, обучение и сопровождение |
| Онлайн-ведомость на этой странице | небольшой и средний автопарк | нормы Минтранса и зимние надбавки уже заложены, ведомости выгружаются в PDF, Word и Excel (CSV) |
Образец ведомости учёта ГСМ виден сразу в инструменте выше: в нём заполнены две машины и четыре путевых листа, их можно заменить своими данными.
Частые ошибки при учёте ГСМ
- Одометр при выезде не совпадает с одометром при возвращении в прошлом листе — разрыв пробега вызывает вопросы при проверке.
- Остаток в баке не переносится из листа в лист, и фактический расход «плавает».
- Зимнюю надбавку применяют без приказа, выше предела или вне периода своего региона.
- Кондиционер учитывают вместе с зимней надбавкой.
- Топливо списывают по чекам, а не по путевым листам, — так расход не доказывает производственную цель.
- Заправки по топливной карте не сверяют с отчётом эмитента.
- Остаток на конец месяца не отражают: в баках числится топливо, которое уже списано.
При проверке списания ГСМ инспекторы и аудиторы смотрят именно на эти места: сходятся ли одометры и остатки, есть ли приказ о нормах и записки к перерасходу. Ведомость подсвечивает такие строки до того, как документы уйдут в бухгалтерию.
Бесплатный учёт ГСМ и полная версия
| Возможность | Проба | Полная версия |
|---|---|---|
| Автомобилей | до 2 | без ограничений |
| Путевых листов | до 6 | без ограничений |
| Справочник норм, зимние надбавки по регионам, кондиционер, простой, т·км | есть | есть |
| Перенос остатков из листа в лист, проверка одометра | есть | есть |
| Перенос остатков на следующий месяц | — | есть |
| Сводная ведомость, источники топлива, масла и смазки | просмотр | есть |
| PDF, Word, Excel (CSV) и печать | — | есть |
Пробная версия открывается после бесплатной регистрации. Полная версия — с доступом к учёту ГСМ или к набору «Перевозчику и таксисту». Для бытового расчёта литров на 100 км и стоимости поездки есть отдельный калькулятор расхода топлива.