Путевой лист — документ, который оформляют на машину до выезда на линию: в нём записаны владелец, транспортное средство, водитель, вид перевозки и сообщения, показания одометра и отметки о медосмотре и техконтроле. Единой обязательной формы нет — подойдёт любой бланк, в котором есть все сведения из приказа Минтранса № 390. Путевой лист выше собран по этому составу: пробег и топливо считаются сами, а во вкладке «Листы на период» можно сразу подготовить листы на месяц с номерами подряд.
Кому нужен путевой лист и когда он обязателен
Путевой лист нужен на каждую машину, которая везёт пассажиров, багаж или грузы: без него такие перевозки запрещены (ч. 1 ст. 6 Устава автомобильного транспорта). Это касается и коммерческих перевозок по договору, и перевозок для собственных нужд — когда организация или ИП везёт свои товары, материалы или сотрудников без договора перевозки. Распространённое мнение, что для поездок с сотрудниками «без оплаты» лист не нужен, неверно: это та же перевозка для собственных нужд, она прямо названа в перечне видов перевозок (п. 7 приказа № 390).
Кто оформляет путевой лист при аренде автомобиля
Оформляет лист собственник или законный владелец машины на каждое транспортное средство. Если машина сдана в аренду с экипажем, лист выписывает арендодатель, при аренде без экипажа — арендатор (п. 10 приказа № 390). Для бухгалтерии лист может служить первичным документом, подтверждающим служебные поездки и расход топлива; в нём должны быть реквизиты ст. 9 закона № 402-ФЗ. Если машина весь день стоит на ремонте и на линию не выходит, новый лист на этот день не оформляют.
Путевой лист для ИП
Предприниматель оформляет путевой лист так же, как организация, но вместо ОГРН указывает ОГРНИП и адрес регистрации по месту жительства (п. 4). Если ИП сам за рулём, он может сам проставить дату и время выпуска на линию и показания одометра (пп. 13–14), но отметку о медосмотре ставит только медработник — по договору с клиникой; дистанционный осмотр возможен только при соблюдении условий ст. 23 закона № 196-ФЗ. Для перевозки детей, опасных грузов и регулярного междугородного пассажирского сообщения на маршрутах от 300 км дистанционный осмотр запрещён.
Путевой лист для такси и самозанятого
Таксист без статуса ИП, у которого есть право работать в легковом такси, оформляет лист как физическое лицо: ФИО, адрес регистрации, телефон и ИНН вместо ОГРН (п. 4 в редакции приказа № 159). Вид перевозки — «перевозка пассажиров и багажа легковым такси»; послерейсовый медосмотр в этом случае обязателен, потому что работа связана с перевозкой пассажиров. В инструменте для этого есть вариант «Физлицо — такси»: подписи полей и проверка ИНН меняются сами.
Нужен ли путевой лист на личный автомобиль
Для личных поездок на своей машине путевой лист не нужен. Если организация или ИП использует её для перевозки пассажиров, багажа или грузов, применяют ст. 6 Устава: личная собственность сама по себе не освобождает от оформления. Для учёта служебных поездок и топлива лист также используют как первичный документ, но способ подтверждения конкретных расходов оценивают отдельно.
Нужен ли путевой лист директору
Должность директора сама по себе не определяет обязанность оформлять путевой лист. Если он перевозит сотрудников, товары или материалы на служебной машине, действуют общие правила перевозки. Когда директор едет один и не перевозит груз, нельзя автоматически считать такую поездку перевозкой пассажиров лишь потому, что она служебная. Отдельно решают вопрос подтверждения расходов: организация может использовать свою форму путевого листа с маршрутом и целью поездки. Водителя указывают по фактическим данным, а не по названию должности.
Обязательные реквизиты путевого листа в 2026 году
Состав сведений утверждён приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390 в редакции приказа № 159; он действует до 1 марта 2029 года. Приказ № 368, на который до сих пор ссылаются некоторые статьи, утратил силу. Владелец машины вправе добавить свои графы — маршрут, топливо, задание водителю (п. 2).
| Пункт приказа № 390 | Что указать |
|---|---|
| п. 3 — срок действия | дату; если лист больше чем на один день — даты начала и окончания |
| п. 4 — кто оформил | организация: полное наименование, адрес, телефон, ОГРН; ИП: ФИО, адрес, телефон, ОГРНИП; таксист-физлицо: ФИО, адрес, телефон, ИНН |
| п. 5 — транспортное средство | тип, марка и модель по ПТС, прицеп и его номер, госномер; дата, время и результат предрейсового контроля техсостояния (если он обязателен); дата и время выпуска и возвращения; показания одометра |
| п. 6 — водитель | ФИО, серия, номер и дата выдачи водительского удостоверения, СНИЛС; дата, время и результат медосмотров |
| п. 7 — вид перевозки | регулярная, по заказу, такси, грузы по договору, организованная перевозка детей; для собственных нужд; работа специального автомобиля |
| п. 8 — вид сообщения | городское, пригородное, междугородное |
Международного сообщения в этом перечне нет — его иногда ошибочно добавляют в бланки. Наименование и номер листа приказ № 390 не требует, но, если лист подтверждает расходы, у первичного документа должны быть наименование и дата (ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ), поэтому их лучше оставить.
Вид перевозки и вид сообщения в путевом листе
Вид перевозки показывает, зачем и на каком основании используют машину; вид сообщения описывает поездку по территории. Доставка собственных материалов без договора перевозки — «для собственных нужд», перевозка чужого груза по договору — коммерческая перевозка грузов. Для такси, регулярных и заказных пассажирских рейсов выбирают свой вариант п. 7. В п. 8 перечислены городское, пригородное и междугородное сообщения; в инструменте можно отметить несколько вариантов, если они относятся к рейсу.
СНИЛС в путевом листе
СНИЛС водителя входит в обязательные сведения п. 6 приказа № 390 вместе с ФИО и реквизитами водительского удостоверения. Переносите номер из документа водителя, не заменяйте его ИНН и не оставляйте номер из примера. Инструмент проверяет длину и контрольное число: предупреждение помогает найти опечатку, но не подтверждает, что номер принадлежит этому человеку. Для нескольких водителей сведения нужны о каждом.
Бланк путевого листа: какую форму взять
Подойдёт любой бланк, в котором есть все сведения из таблицы выше; свою форму организация закрепляет в учётной политике. Типовые формы Госкомстата 1997 года использовать можно, но их придётся дополнить: в них нет СНИЛС, реквизитов водительского удостоверения, вида перевозки и вида сообщения.
Формы № 3, № 4-С, № 4-П и № 6: как выбрать бланк
Форму № 3 используют как основу для легкового автомобиля, № 4-С и № 4-П — для грузового, № 6 — для автобуса. Разница между грузовыми формами связана со сдельным и повременным учётом работы; это не разные наборы обязательных сведений по приказу № 390.
| Типовая форма (постановление Госкомстата № 78) | Для какой машины |
|---|---|
| № 3 | легковой автомобиль |
| № 4 | легковое такси |
| № 4-С и № 4-П | грузовой автомобиль при сдельной и повременной оплате |
| № 6 | автобус |
| № 3 спец и № 6 спец | специальный автомобиль, автобус необщего пользования |
Бланк в инструменте сразу собран по составу приказа № 390, а тип машины меняет заголовок. Подробные разборы по типам — во вкладках над инструментом: путевой лист легкового автомобиля с разбором формы № 3, путевой лист грузового автомобиля с заданием водителю и накладной, путевой лист автобуса с обязательным послерейсовым осмотром.
Путевой лист в Word или Excel
Бланки в Word и Excel удобно распечатывать, но заполнять их приходится вручную и без проверок. В полной версии инструмента готовый лист скачивается в Word (DOCX) — его можно дописать и поправить, в PDF для печати, а сводка листов за период — в Excel (CSV) для бухгалтерии.
Как заполнить путевой лист: пошагово
Лист оформляют до того, как машина выедет на линию (п. 11 приказа № 390), и заполняют его несколько человек.
- Диспетчер или ИП пишет номер и срок действия, сведения о владельце, машине, водителе, вид перевозки и сообщения.
- Медработник проводит предрейсовый осмотр и ставит дату, время, результат, свои фамилию, имя, отчество (при наличии) и подпись; если он работает в медорганизации — её название (п. 12).
- Ответственный за выпуск при обязательном техконтроле указывает его результат; дату, время выпуска и показания одометра заверяет подписью с ФИО (п. 13).
- Водитель получает лист и выезжает; маршрут и задание при необходимости записывают заранее.
- При возвращении уполномоченное лицо или сам ИП записывает показания одометра и заверяет их подписью (п. 14); если положен послерейсовый осмотр, его отмечает медработник.
Если на одной машине за день работают двое, на каждого водителя оформляют свой лист, а принимающий водитель записывает дату, время и одометр при приёме машины (п. 14).
Отметки о медосмотре и техконтроле
Предрейсовый медосмотр обязателен в течение работы лица в качестве водителя, с предусмотренными законом исключениями для водителей воинских частей и оперативных служб, выезжающих по вызову экстренных оперативных служб; послерейсовый обязателен, если работа связана с перевозкой пассажиров или опасных грузов (п. 3 ст. 23 закона № 196-ФЗ). ИП и таксисты, которые сами за рулём, проходят осмотры по тем же правилам (п. 4 той же статьи): им не нужен послерейсовый осмотр «всегда», как пишут некоторые справочники, а только при перевозке пассажиров или опасного груза. Инструмент сам добавляет строку послерейсового осмотра в лист, если выбран вид перевозки с пассажирами или отмечен опасный груз.
Предрейсовый контроль техсостояния обязателен при коммерческих перевозках и при перевозках для собственных нужд автобусами и грузовыми автомобилями (п. 2 Порядка, приказ Минтранса № 9, действует до 1 сентября 2027 года). Для легкового автомобиля на собственные нужды он не обязателен — графу можно оставить пустой.
Кто подписывает путевой лист
Подписи в листе ставят: медработник — под отметками о медосмотрах, ответственный за выпуск — под техконтролем и выпуском на линию, уполномоченное лицо или ИП — под показаниями одометра при возвращении, принимающий водитель — при передаче машины. Подпись того, кто выписал лист, и подпись водителя в получении добавляют как дополнительные сведения — они есть в бланке инструмента.
Нужна ли печать на путевом листе
Печать организации не входит в обязательные сведения приказа № 390. Отсутствие оттиска не заменяют факсимиле: обязательные отметки и собственноручные подписи ответственных лиц всё равно нужны. В бумажном листе медработник и ответственный за выпуск указывают ФИО, а не только фамилию с инициалами. Если в собственной форме предусмотрено место для печати, его наличие само по себе не создаёт требования приказа.
Нужно ли указывать маршрут в путевом листе
Маршрут не входит в обязательный состав сведений приказа № 390: его добавляют по п. 2. Для учёта расходов полезно записать конкретные адреса и цель, например «офис — склад, доставка документов», вместо общего «по городу». В бланке инструмента есть до восьми строк маршрута; в пробе доступны две. Заполняйте их по фактическому заданию: маршрут помогает объяснить служебный характер поездки, но не заменяет остальные документы на расходы.
Как сделать путевой лист онлайн в инструменте
- Выберите тип машины и вид перевозки, отметьте вид сообщения — можно несколько.
- Укажите, кто оформляет: организация, ИП или таксист-физлицо. ОГРН, ОГРНИП или ИНН и СНИЛС водителя проверяются по контрольному числу.
- Впишите машину, водителя, время выезда и возвращения и показания одометра — пробег посчитается сам.
- При желании добавьте топливо с нормой расхода, задание водителю и маршрут — это дополнительные сведения по п. 2.
- Посмотрите проверки над листом: ошибки красным, предупреждения жёлтым. Ниже — готовый лист в предпросмотре.
- В полной версии для книжки на месяц откройте вкладку «Листы на период»: задайте даты, дни выезда и номер первого листа, поправьте пробег и заправки по дням.
Какие нормы и формулы использует инструмент — в блоке «На чём основан расчёт» под ним.
Срок действия путевого листа: на смену, на рейс, на месяц
Приказ № 390 называет три варианта (п. 11): один лист на смену, даже если за день несколько рейсов; один лист на рейс, который длиннее смены, — тогда в нём даты начала и окончания; отдельные листы на каждого водителя одной машины. Максимального срока приказ не устанавливает, но срок привязан к рейсу или смене, а не к календарю.
Можно ли оформить путевой лист на месяц
Приказ № 390 не устанавливает предел «один месяц»: по п. 11 лист можно оформить на рейс, который длится дольше смены. Поэтому месячный срок обосновывают длительностью одного рейса, а не удобством календарного учёта. Для ежедневных выездов и возвращений оформляйте отдельные листы на смены, с относящимися к ним отметками осмотров, выпуска, возвращения и одометра: во вкладке «Листы на период» инструмент готовит их пачкой с номерами подряд и переносит одометр и остаток топлива с листа на лист.
Образец заполнения путевого листа
Пример — тот, что открыт в инструменте по умолчанию. ООО «Ромашка» отправляет Lada Vesta с водителем Ивановым на склад и обратно. Лист № 128 на одну дату, вид перевозки — для собственных нужд, сообщение — городское.
| Графа | Значение |
|---|---|
| Одометр при выезде / при возвращении | 45 210 / 45 296 км |
| Пробег | 45 296 − 45 210 = 86 км |
| Норма расхода | 8,2 л на 100 км |
| Расход по норме | 86 × 8,2 / 100 = 7,05 л |
| Остаток при возвращении | 20 + 0 − 7,05 = 12,95 л |
Отметки медработника и ответственного за выпуск остаются пустыми — их ставят от руки перед выездом. Для легкового автомобиля на собственные нужды графу техконтроля можно не заполнять.
Расход топлива и остаток в путевом листе
Топливо — дополнительное сведение, но именно по нему бухгалтерия списывает ГСМ. Расход по норме считают так: пробег × норма / 100; остаток при возвращении = остаток при выезде + заправлено − расход. В книжке листов остаток переносится дальше: при трёх сменах по 86 км и заправке 30 л в третий день топливо идёт 20 → 12,95 → 5,90 → 28,85 л, а одометр — 45 210 → 45 296 → 45 382 → 45 468 км. Норму для конкретной модели утверждают приказом по организации, базовую можно взять в нормах расхода топлива Минтранса; списание ГСМ по всем машинам удобно вести в учёте ГСМ.
Исправления, нумерация и хранение путевых листов
Ошибку в бумажном листе аккуратно зачёркивают и пишут верное значение, рядом ставят дату исправления и подписи тех, кто составил лист, с фамилиями и инициалами (ч. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Номера удобно давать подряд в пределах года — так листы проще сверять с журналом учёта движения путевых листов и отчётами водителей; в книжке инструмента номера идут подряд сами.
Хранят путевые листы как первичные документы — не меньше 5 лет после отчётного года (ч. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ).
Штраф за отсутствие путевого листа
| Нарушение | Кому и сколько |
|---|---|
| Водитель без путевого листа, когда он обязателен (ч. 2 ст. 12.3 КоАП) | водителю — предупреждение или 500 ₽ |
| Перевозка без предрейсового или послерейсового медосмотра (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП) | водителю 3 000 ₽, должностному лицу 5 000 ₽, организации 30 000 ₽; ИП отвечает как организация |
| Перевозка без предрейсового контроля техсостояния (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП) | те же суммы |
Отсутствие путевых листов там, где они подтверждают расходы, — ещё и налоговый риск: инспекция может снять затраты на топливо и содержание машины.
Бумажный или электронный путевой лист
По общему правилу путевой лист можно оформить на бумаге или в электронном виде (ч. 2 ст. 6 Устава, п. 9 приказа № 390). Общей обязанности перейти на электронные путевые листы с 1 сентября 2026 года, в том числе для всех пассажирских перевозок, эти нормы не устанавливают.
Для автомобильной перевозки маркируемых пива и пивных напитков, сидра, пуаре, медовухи и спиртосодержащей непищевой продукции с 1 сентября 2026 года действует специальное правило: электронный УПД используют совместно с электронным перевозочным документом (п. 4 постановления Правительства № 1944). Вид документа зависит от перевозки: при привлечении стороннего перевозчика по договору оформляют электронную транспортную накладную, при доставке собственным транспортом поставщика или покупателя либо внутреннем перемещении без такого договора — электронный путевой лист. Однако до 1 марта 2027 года для указанной собственной перевозки допускаются бумажная товарно-транспортная накладная и бумажный путевой лист: это переходное правило для алкогольной и спиртосодержащей продукции, а не общая отсрочка электронных перевозочных документов (ч. 3 ст. 3 закона № 102-ФЗ, разъяснение Росалкогольтабакконтроля от 02.09.2026).
Электронная транспортная накладная и путевой лист не заменяют друг друга. При перевозке по договору со сторонним перевозчиком бумажная ТТН не отменяет обязанность оформить электронную транспортную накладную с 1 сентября 2026 года, кроме установленных Минтрансом исключений; путевой лист также нужен по ст. 6 Устава. Как оформить электронный путевой лист через оператора — на странице электронного путевого листа.
Бесплатный путевой лист и полная версия
| Возможность | Проба | Полная версия |
|---|---|---|
| Бланк по приказу № 390, проверки СНИЛС, ОГРН, ИНН, одометра и дат | да | да |
| Пробег и топливо по норме, задание водителю, маршрут | один лист, до двух пунктов маршрута | до восьми пунктов маршрута в листе |
| Листы на период с номерами подряд | — | до 31 листа за раз |
| Пустой бланк для заполнения от руки | бесплатные PDF и Word после входа | те же бесплатные PDF и Word |
| Скачать в PDF и Word, распечатать | — | да |
| Сводка листов в Excel (CSV) | — | да |
Полная версия — с доступом к путевому листу или к набору «Перевозчику и таксисту» вместе с учётом ГСМ и автопарка.