Путевой лист легкового автомобиля — документ, который организация или ИП оформляет на служебную легковую машину до выезда: в нём владелец, машина, водитель, вид перевозки и сообщения, время и одометр при выезде и возвращении, отметки о медосмотре. Единой формы нет — подойдёт любой бланк со всеми сведениями приказа Минтранса № 390, а типовую форму № 3 нужно дополнить. Бланк выше собран по этому составу: пробег и расход топлива считаются сами, а листы на неделю или месяц готовятся пачкой с номерами подряд.
Нужен ли путевой лист на легковой автомобиль
Нужен, если на легковой машине организации или ИП везут пассажиров, багаж или груз: без путевого листа такие перевозки запрещены (ч. 1 ст. 6 Устава автомобильного транспорта). Поездки по своим делам компании — отвезти сотрудников на объект, документы в банк, образцы клиенту — это перевозка для собственных нужд, она прямо названа среди видов перевозок в п. 7 приказа № 390. На личную машину для личных поездок путевой лист не нужен.
Кроме транспортных правил есть налоговый смысл. Путевой лист легкового автомобиля организации — первичный документ, которым бухгалтер подтверждает, что поездка служебная и топливо израсходовано на работу. Без листов налоговая может не принять расходы на бензин и содержание машины, поэтому их оформляют и там, где спорят о транспортной обязанности.
| Ситуация | Путевой лист | Почему |
|---|---|---|
| Служебная машина везёт сотрудников, документы, товар | нужен | перевозка для собственных нужд, ст. 6 Устава |
| Сотрудник или директор едет на служебной машине один | оформляют | подтверждает служебную поездку и расход топлива; ГИБДД вправе спросить лист |
| Легковое такси, пассажиры по заказу | нужен | коммерческая перевозка, ст. 6 Устава |
| Сотрудник ездит по работе на своей машине | по решению организации | машина не её — подтверждают поездки для компенсации |
| Личная поездка на своей машине | не нужен | перевозки в интересах бизнеса нет |
Путевой лист служебного легкового автомобиля
Служебная машина, которая числится на балансе или взята в аренду без экипажа, получает путевой лист на каждую смену или рейс. Оформляет его организация как владелец машины (п. 10 приказа № 390): диспетчер, секретарь или бухгалтер, назначенный приказом. Если служебной машиной по очереди пользуются несколько сотрудников, на одну машину выписывают отдельный лист на каждого водителя — так видно, кто сколько проехал и когда передал машину.
Частый вопрос — что будет, если служебный автомобиль едет без путевого листа. Водителя остановят и оштрафуют по ч. 2 ст. 12.3 КоАП, а в бухгалтерии этот выезд окажется без документа: пробег есть по одометру, а основания списать топливо нет.
Путевой лист на машину директора
Директор, который сам водит служебную машину, — такой же водитель для путевого листа: в листе его ФИО, данные водительского удостоверения и СНИЛС. Если директор ездит один на встречи, мнения о транспортной обязанности расходятся, но лист всё равно нужен — без него расходы на бензин и ремонт машины сложно защитить, а инспектор на дороге не будет выяснять, везёт ли директор документы компании. Отметку о предрейсовом медосмотре проверяющие требуют и у директора, поэтому её ставят до выезда.
Машину за директором обычно закрепляют приказом, а при передаче фиксируют её состояние и показания одометра в акте — тогда первый путевой лист начинается с того же одометра, что и в акте. Удобнее всего готовить листы директору пачкой: на неделю или месяц вперёд с номерами подряд, а показания одометра, время возвращения и заправки вписывать в каждый лист по факту.
Путевой лист на личный автомобиль сотрудника
Когда сотрудник ездит по работе на своей машине, организация не владелец автомобиля, и приказ № 390 не обязывает её выписывать путевой лист: его оформляет собственник или владелец (п. 10). Работник получает компенсацию за использование личного имущества по соглашению с работодателем (ст. 188 ТК), а служебный характер поездок подтверждают путевыми листами или отчётами о поездках — форму организация выбирает сама. Если машину сотрудника передают компании по договору аренды без экипажа, владельцем на время аренды становится организация, и путевой лист она оформляет как на служебную машину.
Путевой лист ИП на легковой автомобиль
Предприниматель на своей легковой машине оформляет путевой лист сам: вместо наименования и ОГРН — ФИО, адрес регистрации и ОГРНИП (п. 4 приказа № 390). Если ИП за рулём, он сам ставит дату и время выпуска на линию и показания одометра при возвращении (пп. 13–14), а отметку о предрейсовом медосмотре — только медработник по договору с медорганизацией. На УСН «доходы минус расходы» и на общей системе путевые листы подтверждают расходы на топливо; на УСН «доходы» расходы не учитываются, но лист всё равно нужен, если ИП возит на машине товар или людей.
Обязательные реквизиты путевого листа легкового автомобиля в 2026 году
Состав сведений путевого листа устанавливает приказ Минтранса России от 28.09.2022 № 390, он действует с 1 марта 2023 года до 1 марта 2029 года. Прежний приказ № 368 больше не применяется, хотя на него до сих пор ссылаются многие бланки и справочники.
| Сведение | Что писать для легковой машины |
|---|---|
| Срок действия (п. 3) | дата смены; если рейс длиннее смены — даты начала и окончания |
| Кто оформил (п. 4) | организация: полное наименование, адрес, телефон, ОГРН; ИП: ФИО, адрес регистрации, телефон, ОГРНИП |
| Машина (п. 5) | тип «легковой автомобиль», марка и модель как в документах на машину, госномер, прицеп — если есть |
| Выпуск и возвращение (п. 5) | даты и время выезда и возвращения, одометр при выезде и возвращении в полных километрах |
| Техконтроль (п. 5) | для поездок для собственных нужд не обязателен; для такси и пассажиров по заказу — дата, время, результат |
| Водитель (п. 6) | ФИО, серия, номер и дата выдачи водительского удостоверения, СНИЛС; категория не нужна |
| Медосмотры (п. 6) | дата, время и результат предрейсового осмотра; послерейсовый — только при перевозке пассажиров |
| Вид перевозки (п. 7) | «перевозка для собственных нужд», «перевозка пассажиров и багажа легковым такси» или «по заказу» |
| Вид сообщения (п. 8) | городское, пригородное или междугородное — можно несколько |
Предрейсовый контроль техсостояния обязателен при коммерческих перевозках, а для собственных нужд — только автобусами и грузовыми автомобилями (п. 2 Порядка, приказ Минтранса № 9, действует до 1 сентября 2027 года). Поэтому у служебной легковой машины графу техконтроля можно оставить пустой. Послерейсовый медосмотр по п. 3 ст. 23 закона № 196-ФЗ нужен, только если работа водителя связана с перевозкой пассажиров. Маршрут, топливо, задание водителю и подписи диспетчера и водителя — дополнительные сведения: владелец вправе их добавить (п. 2), и для бухгалтерии они полезны.
Форма и бланк путевого листа легкового автомобиля
Обязательной формы путевого листа легкового автомобиля нет: приказ № 390 утверждает не бланк, а состав сведений. Организация берёт любой бланк, где есть все сведения, и закрепляет его в учётной политике. Бланки, которые называют «новой формой Минтранса», — это тоже чьи-то разработки по составу приказа № 390.
Типовая форма № 3: чего в ней не хватает
Типовая межотраслевая форма № 3 «Путевой лист легкового автомобиля» (ОКУД 0345001) утверждена постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. С 2013 года она не обязательна, а по составу устарела: в ней есть организация, машина, водитель, задание, одометр и движение горючего, но нет части сведений, которые требует приказ № 390. Пользоваться формой № 3 можно, только дописав недостающее.
| Сведение по приказу № 390 | В форме № 3 |
|---|---|
| ОГРН или ОГРНИП владельца | нет, вместо него код ОКПО |
| Дата выдачи водительского удостоверения | нет, только номер |
| СНИЛС водителя | нет |
| Вид перевозки и вид сообщения | нет |
| Дата, время и результат медосмотра | нет отдельной графы |
| Срок действия, если рейс длиннее смены | только дата листа |
| Выезд, возвращение, одометр, горючее | есть |
Бланк в Word, Excel или PDF
Пустой бланк путевого листа легкового автомобиля в Word или Excel удобен, если листы заполняют от руки или правят под себя. Но в таком бланке ничего не считается и не проверяется: пробег, остаток топлива и номера листов бухгалтер считает сам, а ошибка в СНИЛС или ОГРН видна только инспектору. В инструменте выше лист заполняется на экране и скачивается в PDF для печати и в Word, если нужно что-то дописать, а сводка листов за период — в Excel (CSV). Для заполнения ручкой есть отметка «показать пустой бланк».
Как заполнить путевой лист легкового автомобиля
Лист заполняют до выезда — задним числом его не оформляют (п. 11 приказа № 390). Порядок для служебной легковой машины такой:
- Ответственный за оформление ставит номер по порядку, дату смены или срок рейса, вид перевозки «для собственных нужд» и вид сообщения.
- Вписывает владельца: наименование, адрес, телефон, ОГРН — или ФИО, адрес и ОГРНИП предпринимателя.
- Вписывает машину (тип, марку, модель, госномер) и водителя: ФИО, серию, номер и дату выдачи прав, СНИЛС.
- Медработник проводит предрейсовый осмотр и записывает дату, время, результат, свою фамилию и подпись.
- Ответственный за выпуск отмечает дату и время выезда и показания одометра. Если машину возят по заказу или работают в такси, он же отмечает техконтроль и «выпуск на линию разрешён».
- Водитель расписывается в получении листа и уезжает; маршрут и заправки записывает по ходу дня, если они есть в бланке.
- По возвращении ответственный записывает дату, время и одометр и расписывается. Бухгалтер считает пробег и расход топлива и подшивает лист.
Самые частые ошибки — пропущенный СНИЛС, неверная дата выдачи прав, разрыв одометра между листами (при возвращении 45 296, а на следующий день при выезде 45 310) и пустая отметка о медосмотре. Инструмент выше до печати подсвечивает пропуски и опечатки в СНИЛС, ОГРН, правах, датах и одометре, а в листах на период сам переносит одометр с листа на лист — разрыва не будет. Отметку о медосмотре он не ставит: её делает медработник от руки.
Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля
Ниже — тот же пример, которым заполнен инструмент: ООО «Ромашка» отправляет служебную Lada Vesta с водителем по городу на одну смену. Сведения медосмотра и подписи ставят от руки.
| Сведение | Значение в образце |
|---|---|
| Путевой лист | № 128, срок — одна смена |
| Владелец | ООО «Ромашка», ОГРН 1027700123450, г. Москва, ул. Садовая, д. 10, +7 495 123-45-67 |
| Машина | легковой автомобиль, Lada Vesta, А123ВС 777 |
| Водитель | Иванов Сергей Петрович, ВУ 99 12 345678 от 15.04.2021, СНИЛС 112-233-445 95 |
| Вид перевозки и сообщения | перевозка для собственных нужд, городское |
| Выезд | 08:30, одометр 45 210 км, выпуск — Кузнецов А. В. |
| Возвращение | 17:45, одометр 45 296 км |
| Маршрут | офис → склад (доставка документов) → офис |
| Пробег | 45 296 − 45 210 = 86 км |
| Топливо АИ-92 | остаток при выезде 20 л, заправка 0 л, норма 8,2 л на 100 км, расход 7,05 л, остаток 12,95 л |
Пробег и расход топлива в путевом листе
Пробег — разность показаний одометра при возвращении и при выезде. Расход по норме = пробег × норма / 100: 86 × 8,2 / 100 = 7,052 л, в листе — 7,05 л. Остаток при возвращении = остаток при выезде + заправка − расход: 20 + 0 − 7,05 = 12,95 л, и эти 12,95 л становятся остатком при выезде в следующем листе. Норма 8,2 л здесь условная — у каждой машины своя норма, которую организация утверждает приказом; инструмент её не подбирает, а берёт вписанную. Списание топлива за месяц по путевым листам ведут в учёте ГСМ.
Как оформить путевой лист легкового автомобиля онлайн
- Во вкладке «Один лист» впишите номер и дату, во вкладке «Листы на период» — даты, дни выезда и номер первого листа.
- Выберите вид перевозки: служебные поездки, пассажиры по заказу или такси. Строка послерейсового осмотра появится сама, если машина везёт пассажиров.
- Заполните владельца (организация, ИП или таксист-физлицо), машину и водителя. СНИЛС, ОГРН, ОГРНИП и ИНН проверяются по контрольному числу.
- Укажите время и одометр при выезде и возвращении, остаток топлива, заправку и норму — пробег, расход и остаток посчитаются.
- Добавьте маршрут и задание водителю, если они нужны бухгалтерии.
- Проверьте подсказки над листом и скачайте его в PDF или Word или распечатайте. Сводка листов за период скачивается в Excel (CSV).
Какие нормы использует инструмент — в блоке «На чём основан инструмент» под ним. Путевой лист грузовой машины, автобуса или спецавтомобиля оформляют на основной странице путевого листа — она открывается и вкладкой над инструментом; электронный лист этот инструмент не формирует — о нём на странице электронного путевого листа.
Срок действия: на день, неделю или месяц
Путевой лист легкового автомобиля оформляют на смену — даже если за день несколько поездок, — или на рейс, который длиннее смены, с датами начала и окончания (п. 11 приказа № 390). Календарного предела приказ не ставит, но и «листа на месяц» для машины, которая каждый вечер возвращается в гараж, не предусматривает: выпуск, возвращение, одометр и медосмотр отмечают на каждый выезд. Из одного месячного листа к тому же не видно, сколько машина проехала в конкретный день, и налоговая такие расходы оспаривает.
Поэтому «путевой лист на месяц» на практике — это пачка листов на каждый рабочий день с номерами подряд. Во вкладке «Листы на период» инструмент готовит её сразу: выбираете даты и дни выезда (пн–пт, пн–сб или каждый день), номер первого листа и одометр — номера идут подряд, а одометр и остаток топлива переносятся с листа на лист.
Путевой лист на командировку
Если сотрудник уезжает на служебной машине в командировку на несколько дней и не возвращается на стоянку, оформляют один лист на весь рейс: в сроке — даты начала и окончания, вид сообщения — междугородное. Предрейсовый медосмотр в дороге всё равно проходят перед каждой сменой. В инструменте для этого есть срок «На рейс длиннее смены».
Штраф за отсутствие путевого листа на легковом автомобиле
| Нарушение | Кому и сколько |
|---|---|
| Водитель легковой машины без путевого листа, когда он обязателен (ч. 2 ст. 12.3 КоАП) | водителю — предупреждение или 500 ₽ |
| Выезд без предрейсового медосмотра или такси без послерейсового (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП) | водителю 3 000 ₽, должностному лицу 5 000 ₽, организации 30 000 ₽; ИП — как организация |
| Такси или перевозка по заказу без техконтроля (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП) | те же суммы |
Для служебной машины на собственные нужды техконтроль не обязателен, поэтому последний штраф её не касается. Главный риск без листов у легковой — налоговый: инспекция снимает расходы на топливо, ремонт и содержание машины, а это доначисление налога и пени.
Бесплатный путевой лист легкового автомобиля и полная версия
| Возможность | Проба | Полная версия |
|---|---|---|
| Бланк по приказу № 390, проверки СНИЛС, ОГРН, ИНН, одометра и дат | да | да |
| Пробег и топливо по норме, задание водителю, маршрут | да | да |
| Листы на неделю или месяц с номерами подряд | до двух листов | до 31 листа за раз |
| Пустой бланк для заполнения от руки | предпросмотр | да |
| Скачать в PDF и Word, распечатать | — | да |
| Сводка листов в Excel (CSV) | — | да |
Проба открывается после бесплатной регистрации. Путевой лист легкового автомобиля — вкладка путевого листа, поэтому доступ открывает и листы грузового автомобиля, автобуса и спецавтомобиля. Полная версия — с доступом к путевому листу или к набору «Перевозчику и таксисту» вместе с учётом ГСМ и учётом автопарка.