Путевой лист грузового автомобиля — документ, без которого организация или ИП не вправе выпустить грузовик в рейс: в нём срок действия, владелец машины, грузовик и прицеп, водитель со СНИЛС, вид перевозки и сообщения, отметки медосмотра и техконтроля. Единого обязательного бланка нет — состав сведений задаёт приказ Минтранса № 390. Инструмент выше собирает такой лист по вашим данным, добавляет задание водителю, тонно-километры и расход топлива по нормам и выгружает его в PDF и Word.
Когда путевой лист грузового автомобиля обязателен
Путевой лист нужен на каждый грузовик, который организация или индивидуальный предприниматель выпускает на дорогу для перевозки грузов: без оформленного путевого листа такие перевозки запрещены (ст. 6 Устава автомобильного транспорта). Это касается и коммерческой перевозки по договору, и перевозки для собственных нужд — когда фирма везёт свои материалы со склада на объект.
Оформляет лист собственник или владелец машины. При аренде грузовика с экипажем — арендодатель, при аренде без экипажа — арендатор, потому что машиной на время договора владеет он (п. 10 приказа № 390). Физическое лицо без статуса ИП, которое возит на своём грузовике личные вещи, путевой лист не оформляет: Устав регулирует перевозки, которые выполняют организации и предприниматели.
Кроме обязанности по Уставу у путевого листа грузовика есть бухгалтерская роль. Это первичный документ, который подтверждает расходы на топливо и связь поездки с работой (ст. 9 закона № 402-ФЗ). Без него налоговая вправе не принять затраты на дизель или бензин.
Обязательные реквизиты путевого листа грузового автомобиля в 2026 году
В 2026 году действует приказ Минтранса России от 28.09.2022 № 390 в редакции от 05.05.2023 № 159 — до 1 марта 2029 года. Он не утверждает бланк, а перечисляет сведения, которые должны быть в любом путевом листе, бумажном или электронном.
| Пункт приказа № 390 | Что вписать для грузовика |
|---|---|
| п. 3 — срок действия | дату; если лист на рейс длиннее смены — даты начала и окончания |
| п. 4 — кто оформил | организация: полное наименование, адрес, телефон, ОГРН; ИП: ФИО, адрес регистрации, телефон, ОГРНИП |
| п. 5 — транспортное средство | тип, марку и модель как в ПТС («Грузовой бортовой», «Грузовой тягач седельный»), госномер; марку, модель и номер прицепа или полуприцепа; дату, время и одометр при выпуске и возвращении; результат предрейсового техконтроля |
| п. 6 — водитель | ФИО, серию, номер и дату выдачи водительского удостоверения, СНИЛС; дату, время и результат медосмотров |
| п. 7 — вид перевозки | «коммерческая перевозка грузов по договору перевозки (фрахтования)» или «перевозка для собственных нужд» |
| п. 8 — вид сообщения | городское, пригородное или междугородное |
Чего в обязательных сведениях нет
«Международного» сообщения в п. 8 нет, хотя его часто добавляют в бланки и ответы поисковиков. Задание водителю, груз, тонно-километры, расход топлива и талон заказчика в приказ не входят: это дополнительные сведения, которые владелец вправе включить сам (п. 2). Номер листа приказ тоже не требует, но для бухгалтерии листы удобно нумеровать подряд.
Как заполнить путевой лист грузового автомобиля: пошагово
Лист заполняют в два приёма: основную часть — до выпуска машины на линию, результаты — после возвращения.
- Номер и срок действия. Дата смены или период рейса, если он длиннее смены.
- Владелец машины. Реквизиты организации или ИП по п. 4 — так, как в ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
- Грузовик и прицеп. Тип, марка и модель по ПТС, госномер. Если едете с прицепом или полуприцепом — его марка, модель и номер: запись только о тягаче не закрывает п. 5.
- Водитель. ФИО полностью, удостоверение с датой выдачи, СНИЛС. Для экипажа дальнего рейса — данные каждого водителя.
- Вид перевозки и вид сообщения. Отдельными строками: маршрут их не заменяет.
- Задание водителю. Заказчик, адрес погрузки и разгрузки, груз, масса, количество ездок, номер транспортной накладной.
- Отметки перед выездом. Медработник ставит дату, время и результат предрейсового осмотра, ответственный за выпуск — результат техконтроля, время выпуска и одометр.
- Закрытие листа. После рейса — время возвращения и одометр, подпись уполномоченного лица; бухгалтерия или диспетчер считает пробег, тонно-километры и топливо.
Отметки о медосмотре и техконтроле
Для грузового автомобиля предрейсовый контроль технического состояния обязателен всегда — и при коммерческой перевозке, и при перевозке для собственных нужд (п. 2 Порядка, утверждённого приказом Минтранса № 9). Этим грузовик отличается от легковой машины, где для собственных нужд техконтроль не требуется. Отметку «выпуск на линию разрешён» ставит назначенный ответственный за выпуск; ИП, который сам водит свой грузовик, расписывается за выпуск сам (п. 13 приказа № 390).
Предрейсовый медосмотр проходит каждый водитель грузовика организации или ИП, послерейсовый — только при перевозке опасных грузов или пассажиров (п. 3 ст. 23 закона № 196-ФЗ). Медработник пишет ФИО, медорганизацию и расписывается собственноручно. В бланке инструмента эти графы остаются пустыми.
Задание водителю: ездки, груз и накладная
Задание водителю — главное, чем путевой лист грузовика отличается от листа легковой машины. В нём видно, кому, откуда, куда и сколько груза отвезено, а значит, за что платить водителю и как обосновать топливо. Для каждой строки задания укажите:
- заказчика — в чьё распоряжение направлена машина;
- пункты погрузки и разгрузки — адреса, а не только города;
- груз и массу за одну ездку в тоннах — так же, как в накладной;
- количество ездок и расстояние с грузом за одну ездку;
- документ на груз — номер транспортной накладной или заказа.
Из задания получаются результаты работы: число ездок, перевезённые тонны, пробег с грузом и транспортная работа в тонно-километрах (масса × расстояние с грузом × ездки). Если пробег с грузом по заданию больше всего пробега по одометру, в листе ошибка — инструмент выше подсвечивает это сразу.
Транспортная накладная подтверждает договор перевозки груза (ст. 8 Устава), поэтому при коммерческой перевозке её номер стоит вписать в задание. Если фирма везёт свой груз своим грузовиком без договора перевозки, накладную на перевозку не оформляют — достаточно путевого листа и документов на сам товар. Как заполнить накладную — в инструменте транспортная накладная.
Расход топлива и тонно-километры в путевом листе грузовика
Для грузового автомобиля расход по норме зависит не только от пробега, но и от того, сколько груза он вёз и тянул ли прицеп. Методические рекомендации Минтранса АМ-23-р (п. 9) дают для бортовых грузовиков и автопоездов формулу:
Qн = 0,01 × (Hsan × S + Hw × W) × (1 + 0,01 × D), где Hsan = Hs + Hg × Gпр.
| Обозначение | Что это |
|---|---|
| Hs | базовая норма модели на 100 км, утверждённая владельцем |
| Hg × Gпр | добавка на собственную массу прицепа: норма на тонну × масса прицепа, т |
| S | пробег по одометру, км |
| Hw | норма на транспортную работу на 100 т·км |
| W | транспортная работа: масса груза × пробег с грузом, т·км |
| D | надбавки и снижения, %: зима, город, возраст машины |
Нормы на транспортную работу и на массу прицепа одинаковы и зависят от топлива: до 1,3 л дизельного топлива, до 2 л бензина, до 2,64 л сжиженного газа или до 2 м³ природного газа на каждые 100 т·км. Фургоны считают по той же формуле, что и бортовые. Базовые нормы конкретных моделей и списание топлива по месяцу — в инструменте учёт ГСМ.
Зачем считать расход в путевом листе
Нормы Минтранса не ограничивают налоговые расходы, но служат их обоснованием. Если в листе нет пробега, задания и отметок, обосновать списанный дизель сложнее — поэтому расход по норме удобно считать прямо в путевом листе. Какие нормы и формулы использует инструмент — в блоке «На чём основан расчёт» под ним.
Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля
Возьмём бортовую ГАЗель Next (ГАЗ-A21R22, дизель, грузоподъёмность 1,5 т) ООО «Ромашка». Лист № 217 на одну смену, выезд в 08:00, возвращение в 17:30. Вид перевозки — коммерческая по договору, сообщение городское и пригородное.
| Задание | Груз за ездку | Ездок | Км с грузом за ездку | Т·км |
|---|---|---|---|---|
| Москва → Химки, ООО «Василёк», ТН № 317 | 1,2 т стройматериалов | 2 | 24 | 1,2 × 24 × 2 = 57,6 |
| Химки → Москва, ООО «Лютик», ТН № 318 | 1 т плитки | 1 | 31 | 1 × 31 × 1 = 31 |
| Итого | 3,4 т | 3 | 79 км с грузом | 88,6 |
Одометр при выезде 45 210 км, при возвращении 45 352 км — пробег 142 км. Коэффициент использования пробега 79 / 142 = 0,56. Базовая норма 11,7 л/100 км, норма на транспортную работу 1,3 л/100 т·км, надбавка 10 %:
Qн = 0,01 × (11,7 × 142 + 1,3 × 88,6) × (1 + 0,01 × 10) = 0,01 × (1 661,4 + 115,18) × 1,1 = 19,54 л.
В баке при выезде было 25 л, заправили 30 л, значит, остаток при возвращении — 25 + 30 − 19,54 = 35,46 л. Этот же пример стоит в инструменте выше: поменяйте данные на свои, и лист пересчитается. Если бы ГАЗель шла с прицепом собственной массой 1 т, норма на пробег выросла бы до 11,7 + 1,3 × 1 = 13 л/100 км.
Бланк путевого листа грузового автомобиля: 4-С, 4-П или своя форма
Бланк путевого листа организация или ИП вправе разработать сами — обязательной формы нет с 2013 года, когда вступил в силу закон № 402-ФЗ. Чаще всего за основу берут типовые формы Госкомстата из постановления от 28.11.1997 № 78. Но в них нет СНИЛС водителя, данных удостоверения, вида перевозки и вида сообщения — без доработки старый бланк не соответствует приказу № 390.
Форма 4-С: сдельная оплата
Форма № 4-С (ОКУД 0345004) рассчитана на сдельную оплату водителя: в ней задание с ездками, перевезёнными тоннами и тонно-километрами. Её выбирают, когда платят за объём перевезённого груза. Чтобы применять её сейчас, добавьте строки п. 4–8 приказа № 390 — или соберите лист в инструменте, где задание и результаты работы уже есть.
Форма 4-П: повременная оплата и талон заказчика
Форма № 4-П (ОКУД 0345005) — для повременной оплаты, когда грузовик работает на заказчика по часам, а маршрут и число ездок заранее неизвестны. Главное в ней — отрывной талон заказчика: в нём заказчик отмечает время прибытия и убытия машины и расписывается, а по талону ему выставляют счёт. В инструменте талон включается флажком: заказчики, ездки, тонны и накладные переносятся в него из задания, время заказчик пишет от руки.
Путевой лист грузового автомобиля в Word или Excel
Скачанные шаблоны в Word и Excel обычно повторяют старые 4-С и 4-П без обязательных сведений 2023 года. Надёжнее заполнить лист онлайн и скачать готовый файл в Word, чтобы при необходимости поправить его, или в PDF для печати. Сводка по листам и ездкам выгружается в Excel (CSV) для бухгалтерии.
Путевой лист на Газель
Путевой лист на Газель нужен, если машина принадлежит организации или ИП и возит грузы — свои или по договору. Бортовая Газель, фургон или цельнометаллический грузовой вариант по ПТС — грузовой автомобиль, даже если водить его можно с правами категории B. Поэтому на Газель оформляют лист грузового автомобиля, а предрейсовый техконтроль обязателен и при перевозке для собственных нужд.
Без путевого листа водителя Газели могут оштрафовать, а фирма рискует расходами на топливо. Если Газель возит пассажиров (маршрутка, микроавтобус), это другой документ — путевой лист автобуса или легкового автомобиля, по типу из ПТС.
Путевой лист грузового автомобиля для ИП
ИП оформляет путевой лист грузового автомобиля на тех же условиях, что и организация, даже если сам сидит за рулём и наёмных водителей нет. Вместо наименования и ОГРН в листе — ФИО предпринимателя, адрес регистрации по месту жительства и ОГРНИП.
- Медосмотр перед рейсом обязателен и для ИП-водителя — отметку ставит медработник.
- Предрейсовый техконтроль грузовика обязателен и для ИП. Отметки о результате контроля, выпуске на линию и одометре при возвращении ИП-водитель ставит в листе сам (пп. 13–14 приказа № 390).
- Если ИП взял грузовик в аренду без экипажа, лист оформляет он как владелец на время договора.
В инструменте выберите владельца «ИП» — поля и проверка ОГРНИП переключатся сами.
Самосвал, тягач и прицеп
Самосвал, седельный тягач, рефрижератор, фургон и бортовой грузовик оформляются одним путевым листом грузового автомобиля: тип по ПТС вписывается в сведения о транспортном средстве. На автопоезд оформляют один лист на тягач или грузовик, а прицеп или полуприцеп указывают в нём — своего путевого листа у прицепа нет.
Для расхода топлива автопоезда важна собственная масса прицепа: на каждую её тонну норма на пробег увеличивается (Hg × Gпр). Для самосвалов методика АМ-23-р добавляет ещё норму на каждую ездку с грузом — её инструмент не считает, такую добавку внесите в надбавку или норму вручную.
Опасный груз
При перевозке опасного груза путевой лист оформляют так же, но послерейсовый медосмотр становится обязательным. Отметьте в инструменте «опасный груз» — строка послерейсового осмотра появится в листе сама.
Срок действия путевого листа грузового автомобиля
Путевой лист оформляют до выпуска машины на линию на одну смену или на один рейс, если рейс длиннее смены (п. 11 приказа № 390). В один лист можно включить несколько рейсов за смену. Максимального срока в днях приказ не называет: многодневный лист выписывают на весь дальний рейс с датами начала и окончания, ночёвки нового листа не требуют.
Выписать один лист на месяц или неделю для ежедневных смен нельзя: каждая смена с выездом с базы — свой лист. Чтобы не заполнять их по одному, используйте вкладку «Листы на период»: инструмент сделает книжку листов с номерами подряд, перенесёт одометр и остаток топлива с листа на лист. Лист действует только в указанные в нём даты: езда по просроченному листу — то же, что езда без листа.
Штраф за отсутствие путевого листа грузового автомобиля
За езду на грузовике без путевого листа отвечает водитель, а за нарушения с медосмотром и техконтролем — организация, ИП и должностное лицо.
| Нарушение | Норма КоАП | Кому и сколько |
|---|---|---|
| Нет путевого листа при себе | ч. 2 ст. 12.3 | водителю — предупреждение или 500 ₽ |
| Перевозка без предрейсового или послерейсового медосмотра | ч. 2 ст. 12.31.1 | водителю 3 000 ₽, должностному лицу 5 000 ₽, организации и ИП 30 000 ₽ |
| Перевозка без предрейсового контроля техсостояния | ч. 3 ст. 12.31.1 | водителю 3 000 ₽, должностному лицу 5 000 ₽, организации и ИП 30 000 ₽ |
Отдельный риск — налоговый: без правильно оформленных путевых листов расходы на топливо и ремонт грузовика труднее подтвердить. Исправления в бумажном листе делают по правилам первичных документов: зачеркнуть, написать верное значение, дату исправления и подписи. Хранят листы не меньше пяти лет (ст. 29 закона № 402-ФЗ).
Как сделать путевой лист грузового автомобиля онлайн
- Выберите «Один лист» или «Листы на период» — книжку на неделю или месяц с номерами подряд.
- Заполните владельца, грузовик с типом по ПТС и грузоподъёмностью, прицеп с собственной массой, водителя и, если нужно, сменщика.
- Внесите задание: заказчиков, адреса, груз, массу, ездки, километры с грузом и накладные.
- Укажите топливо, базовую норму модели, надбавку, остаток и заправку — расход по формуле АМ-23-р и остаток посчитаются.
- Посмотрите проверки: ошибки в ОГРН, СНИЛС, одометре, перегруз и лишние километры с грузом подсвечены.
- Включите талон заказчика при повременной оплате и скачайте лист в PDF или Word, сводку — в Excel (CSV), или распечатайте.
Лист живёт в открытой странице, поэтому скачайте файл до закрытия вкладки. Общие правила для легковых машин и автобусов — на основной странице путевой лист, электронный вариант — в инструменте электронный путевой лист.
Бесплатный путевой лист грузового автомобиля и полная версия
| Возможность | Проба | Полная версия |
|---|---|---|
| Лист по приказу № 390, проверки ОГРН, СНИЛС, одометра и дат | да | да |
| Задание водителю, тонно-километры, расход по АМ-23-р | до двух строк задания | до восьми строк |
| Листы на период с номерами подряд | до двух листов | до 31 листа за раз |
| Талон заказчика и пустой бланк | предпросмотр | да |
| Скачать в PDF и Word, распечатать | — | да |
| Сводка листов и ездок в Excel (CSV) | — | да |
Полная версия открывается вместе с доступом к путевому листу — в него входят грузовой, легковой и автобусный варианты — или к набору «Перевозчику и таксисту» вместе с учётом ГСМ и автопарка.