Журналы по охране труда (по-старому — журналы по технике безопасности) — книги, где работодатель под подписи фиксирует инструктажи, микроповреждения, несчастные случаи, выдачу СИЗ и другие события охраны труда. Главный журнал по охране труда есть у каждого, кто нанял хотя бы одного работника: это журналы регистрации вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте по Правилам обучения № 2464 (в редакции от 30.06.2026), остальные зависят от работ. Инструмент выше ведёт оба журнала инструктажей, проверяет записи и считает срок повторного инструктажа по каждому работнику.
Какие журналы по охране труда должны быть в организации
Журналы инструктажей обязательны всем работодателям с работниками; остальные журналы по охране труда заводят, когда появляются соответствующие работы, СИЗ или события.
| Журнал | Когда нужен | Основание |
|---|---|---|
| Регистрации вводного инструктажа | всем работодателям с работниками | пп. 10, 86 Правил № 2464 |
| Регистрации инструктажа на рабочем месте | всем, кроме случаев, когда все работники освобождены от первичного инструктажа | пп. 12, 13, 87 Правил № 2464 |
| Учёта микроповреждений | всем работодателям: ссадины, ушибы и другие мелкие травмы без потери трудоспособности | ст. 226 ТК РФ |
| Регистрации несчастных случаев | всем работодателям, запись — при каждом несчастном случае | ч. 1 ст. 230.1 ТК РФ, форма — приказ Минтруда № 223н |
| Выдачи СИЗ, учёта инструкций | если выдают СИЗ и инструкции — по решению работодателя | локальный акт |
| Проверки знаний, работ по нарядам-допускам | при обучении в организации и работах повышенной опасности | Правила № 2464, отраслевые правила |
| Трёхступенчатого контроля | если такой контроль введён положением о системе управления охраной труда | локальный акт |
Сколько журналов вести, зависит от работ: небольшому офису обычно хватает четырёх — вводного инструктажа, инструктажа на рабочем месте, микроповреждений и несчастных случаев. Противопожарные инструктажи регистрируют отдельно, по правилам МЧС, — для них есть журнал противопожарных инструктажей. Отраслевые журналы — осмотра такелажных средств, лесов и подмостей, вахтенные журналы кранов и подъёмников — заводят, только если есть такие работы и оборудование: их требуют правила для этих работ, а не общие правила охраны труда.
Журналы по охране труда для ИП и небольшого офиса
ИП без работников журналы не ведёт: инструктажи проводят для работников. С первым сотрудником у ИП появляются те же обязанности, что у организации, а вводный инструктаж он вправе провести сам, если специалиста по охране труда нет (п. 11 Правил № 2464). В офисе вводный инструктаж проводят всем; от первичного, а значит и от повторного, освобождают тех, кто работает только с компьютером, оргтехникой и бытовой техникой при оптимальных или допустимых условиях труда по СОУТ (пп. 13, 15). Если освобождены все работники, журнал инструктажа на рабочем месте не заполняется, но перечень освобождённых профессий и должностей работодатель утверждает сам (п. 13).
Журнал по технике безопасности: что это сейчас
«Журнал по технике безопасности» — старое название журнала инструктажей: в Трудовом кодексе и Правилах № 2464 говорят об охране труда, поэтому сегодня это журнал регистрации вводного инструктажа и журнал регистрации инструктажа на рабочем месте. Купленный журнал с надписью «по технике безопасности» на обложке вести можно, если в нём есть все графы пп. 86–87, включая полную дату рождения: форму утверждает работодатель (п. 88), и при проверке смотрят на сведения, а не на название. Журнал старого образца с «годом рождения» и без графы о локальном акте лучше заменить.
Кто ведёт журналы по охране труда
Ответственных за журналы назначает работодатель: порядок регистрации инструктажей и форму журнала он утверждает сам (п. 88 Правил № 2464), а исполнителей — приказом, его можно составить в разделе приказов.
| Журнал | Кто обычно ведёт |
|---|---|
| Вводного инструктажа | специалист по охране труда или работник, уполномоченный приказом; если их нет — руководитель или ИП лично |
| Инструктажа на рабочем месте | непосредственный руководитель работ в подразделении: он проводит первичный, повторный и внеплановый инструктаж |
| Микроповреждений, несчастных случаев, СИЗ | специалист по охране труда или назначенный работник |
Руководителю организации инструктаж на рабочем месте может провести специалист по охране труда (п. 22). Тот, кто ведёт журнал, отвечает за полноту записей и подписи, поэтому при смене ответственного журнал удобнее передавать по акту — так видно, кто отвечает за какие записи.
Виды инструктажей по охране труда и сроки
Правила знают три вида инструктажа: вводный, на рабочем месте и целевой; инструктаж на рабочем месте бывает первичным, повторным и внеплановым (пп. 8, 12). Каждый регистрируют в журнале с подписями.
| Инструктаж | Когда | Кто проводит |
|---|---|---|
| Вводный | до начала работы — новым работникам, командированным, практикантам | специалист по охране труда или уполномоченный приказом |
| Первичный | до начала самостоятельной работы | непосредственный руководитель |
| Повторный | не реже раза в 6 месяцев | непосредственный руководитель |
| Внеплановый | по одному из 8 оснований п. 16 | непосредственный руководитель |
| Целевой | перед разовыми и опасными работами (п. 19) | руководитель работ |
Инструктаж заканчивается проверкой знаний (п. 23): подпись работника в журнале подтверждает, что требования он усвоил.
Внеплановый и целевой инструктаж: когда проводят
Внеплановый — при новом оборудовании или технологии, изменении обязанностей или норм, новых опасностях по итогам СОУТ, требовании инспектора, аварии или несчастном случае, перерыве в работе более 60 календарных дней, по решению работодателя. Целевой — перед работами по наряду-допуску, вне основных обязанностей (погрузка, уборка территории) и при ликвидации последствий ЧС; в последнем случае его можно не регистрировать (п. 20). Обычно оба записывают в журнал инструктажа на рабочем месте, но работодатель вправе завести и отдельный журнал целевых инструктажей.
Нужен ли повторный вводный инструктаж
Повторного вводного инструктажа не бывает: вводный проводят один раз — до начала работы нового работника, командированного или практиканта (п. 10 Правил № 2464). Новая запись в журнале вводного инструктажа появляется, только если человек уволился и его приняли снова. Повторяют инструктаж на рабочем месте — как часто, разобрано в следующем разделе.
Повторный инструктаж по охране труда: периодичность
Повторный инструктаж проводят не реже одного раза в 6 месяцев (п. 14 Правил № 2464). С 31 августа 2026 года работникам, которые впервые начали трудовую деятельность и допущены к работам повышенной опасности, его проводят не реже раза в 3 месяца в течение первого года работы. Тем, кто освобождён от первичного инструктажа, повторный не нужен (п. 15).
| Последний инструктаж | Правило | Повторный — не позднее |
|---|---|---|
| первичный 23.03.2026 | 6 месяцев | 23.09.2026 |
| повторный 31.08.2026 | 6 месяцев, такого числа в феврале нет | 28.02.2027 |
| первичный 03.08.2026, впервые на работе, стропальщик | 3 месяца в первый год | 03.11.2026 |
| повторный 03.08.2027 у того же стропальщика | первый год закончился — 6 месяцев | 03.02.2028 |
Инструмент выше считает эти даты по каждому работнику и подсвечивает просроченные и близкие (меньше 30 дней); срок идёт от последнего первичного или повторного.
Что изменилось в журналах по охране труда в 2026 году
Форма журналов в 2026 году не менялась — графы пп. 86–87 те же. Изменились правила, по которым в журналы попадают записи: постановление Правительства РФ от 30.06.2026 № 805 действует с 31 августа 2026 года.
| Что изменилось | Что это значит для журнала |
|---|---|
| Повторный инструктаж раз в 3 месяца в первый год — для впервые начавших трудовую деятельность на работах повышенной опасности | таких работников отмечают и планируют им повторный по короткому сроку |
| Внутренним совместителям с теми же условиями труда, опасностями и рисками вводный инструктаж не нужен | запись в журнале вводного инструктажа не делают |
| Руководителю организации или филиала инструктаж может провести специалист по охране труда или другой уполномоченный работник | в графе «кто проводил» — его ФИО и должность |
| Срок действия Правил № 2464 продлён до 1 сентября 2032 года | журналы ведут по тем же Правилам |
В том же году Минтруд в письме от 25.02.2026 № 15-2/В-592 подтвердил, что журналы инструктажей в электронном виде не ведут, — об этом ниже.
Журналы инструктажей: вводный и на рабочем месте
Это два разных журнала с разными графами, и путать записи нельзя: вводный проводят один раз при приёме, а на рабочем месте регистрируют весь цикл — первичный, повторные, внеплановые и целевые.
| Журнал вводного инструктажа | Журнал инструктажа на рабочем месте | |
|---|---|---|
| Графы | п. 86 Правил: 8 сведений, есть подразделение | п. 87 Правил: 10 сведений, есть вид, причина и инструкция |
| Сколько записей на работника | одна — при приёме | первичный + повторный не реже раза в 6 месяцев + внеплановые |
| Где ведут | обычно один на организацию | обычно в каждом подразделении |
Графы, образец заполнения и типичные ошибки по каждому разобраны отдельно: журнал вводного инструктажа и журнал инструктажа на рабочем месте. Единого бланка нет: форму утверждает работодатель (п. 88), но все сведения из пп. 86–87 в ней должны быть. Старые формы из ГОСТ 12.0.004 с «годом рождения» вместо даты рождения Правилам не соответствуют.
Как заполнять журнал инструктажа: правила ведения журналов по охране труда
Заполнение журнала инструктажа подчиняется правилам, общим для всех журналов по охране труда: журнал — бумажная книга, которую заводят до первой записи и ведут без пропусков до последней страницы.
- Титул. Организация, подразделение, название журнала, дата начала; дату окончания пишут, когда журнал закончится.
- Подготовка. Листы нумеруют, журнал прошивают, на заклейке — число листов, подпись ответственного и печать, если она есть.
- Запись в день события. Полностью, без сокращений: ФИО, дата рождения, должность; для инструктажа на рабочем месте — вид и инструкция, для внепланового и целевого — причина.
- Подписи. Расписываются работник и проводивший, только от руки.
- Исправления. Строки не пропускают, корректор не используют: ошибку зачёркивают одной линией, пишут верно и заверяют подписью.
- Закрытие. Заполненный журнал закрывают датой окончания, передают на хранение и сразу заводят новый.
Бланк журнала инструктажа: скачать, распечатать или купить
Единой утверждённой формы нет, поэтому типографский журнал и свой бланк, распечатанный на принтере, равноценны, если в них есть все графы пп. 86–87; свой бланк тоже нумеруют, прошивают и заверяют. Скачать журнал по охране труда с титулом, графами по Правилам и пустыми строками для записи от руки можно в полной версии инструмента выше: в PDF для печати, в Word, если форму нужно дополнить своими графами, и в Excel (CSV) для учёта сроков. В пробной версии лист виден как предпросмотр, без скачивания.
Образец журнала по охране труда
Так выглядят записи в журнале инструктажа на рабочем месте у кладовщицы и нового стропальщика; подписи ставят от руки.
| Дата | ФИО, дата рождения | Должность | Вид, причина | Проводил | Локальный акт |
|---|---|---|---|---|---|
| 23.03.2026 | Иванова Анна Викторовна, 14.03.1990 | кладовщик | первичный | Смирнов О. П., начальник склада | Инструкция по охране труда для кладовщика № 3 |
| 03.08.2026 | Сидоров Кирилл Львович, 21.07.2006 | стропальщик | первичный | Смирнов О. П., начальник склада | Инструкция для стропальщика № 9 |
| 21.09.2026 | Иванова Анна Викторовна, 14.03.1990 | кладовщик | внеплановый: новый штабелёр | Смирнов О. П., начальник склада | Инструкция для кладовщика № 3 |
Как вести журналы инструктажей в инструменте на этой странице
- Выберите вкладку: «Инструктаж на рабочем месте» или «Вводный инструктаж».
- Заполните титул и записи; пустые обязательные графы подсветятся, а под формой появится список того, что исправить. Инструмент сверит оба журнала: первичный инструктаж не должен быть раньше вводного.
- Отметьте работников, впервые начавших трудовую деятельность на работах повышенной опасности, — срок повторного станет 3 месяца.
- Распечатайте или скачайте в PDF — титул и записи по дате с пустыми строками для записи от руки. В Word журнал можно дописать и поправить под свою форму, а Excel (CSV) пригодится для своего учёта сроков.
Какие нормы использует инструмент — в блоке «На чём основан расчёт» под инструментом.
Можно ли вести журнал инструктажей в электронном виде
Нельзя: электронный кадровый документооборот не распространяется на документы о прохождении инструктажей по охране труда (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ), это повторил Минтруд в письме от 25.02.2026 № 15-2/В-592. Электронно можно вести протокол проверки знаний (п. 93 Правил), но не журнал инструктажей. Заполнять журнал на компьютере можно: листы печатают, вшивают и подписывают от руки.
Сколько хранить журналы по охране труда: срок хранения журнала инструктажа
Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте хранят 45 лет (ст. 423 Перечня, приказ Росархива от 20.12.2019 № 236). Срок считают с 1 января года, следующего за годом, когда журнал закончен; в ИИ-ответах встречаются «10 лет» — это устаревшая норма. Сроки для остальных журналов берут из того же Перечня и записывают в номенклатуру дел организации.
Проверки журналов по охране труда и штрафы
Журнал доказывает, что работник проинструктирован: его запрашивают трудовая инспекция и комиссия по расследованию несчастного случая. Проверяют, есть ли запись о каждом работнике, не пропущен ли срок повторного инструктажа, все ли графы и подписи на месте.
- Нарушение требований охраны труда, в том числе ведение журнала без обязательных граф, — ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ: 2 000–5 000 ₽ для должностных лиц и ИП, 50 000–80 000 ₽ для организаций.
- Допуск к работе без инструктажа — ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ: 15 000–25 000 ₽ для должностных лиц и ИП, 110 000–130 000 ₽ для организаций.
Если записи о вводном или повторном инструктаже нет, для инспектора работник не проинструктирован — даже если инструктаж на деле провели.
Бесплатный журнал инструктажей и полная версия
| Возможность | Проба | Полная версия |
|---|---|---|
| Журналы вводного и на рабочем месте, графы по пп. 86–87 | есть | есть |
| Своих записей в журнале | до двух | без ограничения |
| Проверка записей и срок повторного инструктажа | есть | есть |
| Скачать в PDF и Word с титулом, в Excel (CSV), распечатать | — | есть |
Пробная версия открывается после бесплатной регистрации. Полная версия — с доступом к журналам или к набору «Кадровику и руководителю», где рядом табель, график смен и график отпусков; тот же доступ открывает страницы журнала вводного инструктажа и журнала инструктажа на рабочем месте.