Журнал вводного инструктажа (журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда) — книга, в которой работодатель под две подписи фиксирует, что новый работник, командированный или практикант прошёл вводный инструктаж до начала работы. В нём восемь сведений по п. 86 Правил обучения № 2464: дата, ФИО, профессия, полная дата рождения, подразделение, кто проводил и подписи; журнал ведут на бумаге и хранят 45 лет. Инструмент выше собирает лист журнала с титулом по этим графам и проверяет записи перед печатью.
Что такое журнал вводного инструктажа и обязателен ли он
Журнал обязателен каждому работодателю, у которого есть хотя бы один работник: вводный инструктаж проводят всем вновь принятым до начала работы (п. 10 Правил № 2464), а запись в журнале — единственное доказательство, что инструктаж был. Организация это или ИП, большой штат или один кладовщик, — значения не имеет.
Обычно журнал вводного инструктажа один на всю организацию и хранится у специалиста по охране труда; в крупных компаниях свои журналы заводят филиалы. Если записи о работнике нет, для трудовой инспекции он не проинструктирован, а допуск к работе без инструктажа — это ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ: 15 000–25 000 ₽ для должностного лица и ИП, 110 000–130 000 ₽ для организации.
Какие графы должны быть в журнале регистрации вводного инструктажа
Графы задаёт п. 86 Правил № 2464: восемь сведений, а в бланке к ним обычно добавляют колонку с порядковым номером записи.
| Сведения по п. 86 | Что писать | Частая ошибка |
|---|---|---|
| «а» дата инструктажа | фактический день инструктажа — не позже первого рабочего дня | дата приказа о приёме вместо даты инструктажа |
| «б» ФИО работника | фамилия, имя, отчество полностью | инициалы вместо имени и отчества |
| «в» профессия (должность) | как в трудовом договоре и штатном расписании | «рабочий», «новый сотрудник» |
| «г» число, месяц, год рождения | полная дата: 21.07.2006 | только год — так было в старой форме ГОСТ 12.0.004 |
| «д» подразделение | куда работник направлен трудиться | пустая графа у маленькой фирмы — пишут «—» или название организации |
| «е» кто проводил | ФИО и должность проводившего | фамилия без должности |
| «ж» подпись проводившего | от руки | подпись забыли поставить в день инструктажа |
| «з» подпись работника | от руки, в день инструктажа | подпись за работника ставит кадровик |
Форма журнала вводного инструктажа: какой бланк использовать
Утверждённой государством формы журнала вводного инструктажа нет: порядок регистрации и форму документирования инструктажей утверждает работодатель (п. 88 Правил № 2464). Свободная форма не означает свободный состав — в бланке должны быть все восемь сведений п. 86, а порядковый номер записи, колонку для примечаний или реквизиты на титуле добавляют по желанию. Выбранную форму закрепляют локальным актом, например приказом об организации обучения по охране труда.
В справочниках до сих пор встречается форма А.4 из ГОСТ 12.0.004-2015. Её графы почти совпадают с п. 86, но вместо полной даты рождения в ней «год рождения», поэтому без этой правки она требованиям Правил не отвечает. Бланк с титулом и всеми графами п. 86 собирается в инструменте выше.
Что писать в графах о подразделении и профессии
В графе подразделения указывают то, где человек будет работать: «Склад», «Бухгалтерия», «Цех № 2». Если подразделений нет, пишут название организации или прочерк — пустая графа выглядит как пропуск. Профессию берут из трудового договора без сокращений: «водитель погрузчика», а не «водитель». Командированному пишут его должность по месту основной работы, практиканту — «студент-практикант» и учебное заведение.
Как заполнить журнал вводного инструктажа
Запись вносят в день инструктажа, сразу после проверки знаний.
- Подготовьте журнал. Титульный лист, пронумерованные и прошитые листы — до первой записи.
- Проведите инструктаж по программе. Программу вводного инструктажа утверждает работодатель (п. 11); как её составить — в разделе программы вводного инструктажа.
- Проверьте знания. Устно или тестом: формы и методы инструктажа определяет работодатель (п. 9), но заканчивается он всегда проверкой знаний (п. 23).
- Заполните строку. Дата, ФИО полностью, профессия, полная дата рождения, подразделение, ФИО и должность проводившего — разборчиво, ручкой (не карандашом), без сокращений.
- Поставьте две подписи. Расписываются проводивший и работник; сразу, а не «потом, когда соберём всех».
- Допускайте к работе. После вводного — первичный инструктаж на рабочем месте, если работник от него не освобождён.
Строки заполняют подряд, в порядке дат и без пустых строк между записями: если запись о вчерашнем инструктаже стоит ниже сегодняшней, это повод для вопросов при проверке.
Как часто заполнять журнал вводного инструктажа
Журнал заполняют не по графику, а каждый раз, когда проводят вводный инструктаж: в день выхода нового работника, приезда командированного или начала практики студента. Периодичности у вводного нет — человеку его проводят один раз при приёме; не реже раза в шесть месяцев повторяют инструктаж на рабочем месте, и его записывают в другой журнал. Если за месяц или квартал никого не приняли, новых строк не появится: «плановых» пустых записей не делают, а журнал продолжают вести до последней страницы.
Титульный лист, нумерация и прошивка
На титуле пишут организацию, подразделение (если журнал ведёт оно), название «Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда», дату начала и строку для даты окончания. Листы нумеруют, журнал прошивают, концы нити заклеивают листком с надписью о числе листов, подписью ответственного и печатью, если она есть. Так из журнала нельзя незаметно убрать страницу.
Как исправить ошибку в журнале вводного инструктажа
Неверную запись не замазывают корректором и не вырывают лист: её зачёркивают одной линией так, чтобы текст читался, рядом пишут верные данные, «исправленному верить», дату и подпись ответственного. Пропущенную строку прочёркивают. Подпись работник ставит в день инструктажа: если её нет, инструктаж нечем подтвердить — его проводят ещё раз и делают новую запись, а не расписываются задним числом.
Образец заполнения журнала вводного инструктажа
Так выглядят три типовые записи: новый работник, командированный и практикант. Подписи в графах 8–9 ставят от руки.
| № | Дата | ФИО | Дата рождения | Профессия (должность) | Подразделение | Кто проводил |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 31.07.2026 | Сидоров Кирилл Львович | 21.07.2006 | стропальщик | Склад | Ковалёва М. И., специалист по охране труда |
| 2 | 14.09.2026 | Орлов Денис Сергеевич | 03.02.1988 | электромонтажник (командирован из ООО «Техмонтаж») | Склад | Ковалёва М. И., специалист по охране труда |
| 3 | 07.10.2026 | Белова Алина Романовна | 12.11.2005 | студент-практикант, колледж логистики | Отдел приёмки | Ковалёва М. И., специалист по охране труда |
Живой образец собирается в инструменте выше: впишите своих работников — лист журнала с титулом, сквозной нумерацией и пустыми строками для записи от руки появится под формой.
Кому и когда проводят вводный инструктаж
Вводный инструктаж проводят до начала выполнения трудовых функций — в день приёма на работу, до первого задания (п. 10 Правил № 2464).
| Кто | Нужен ли вводный | Основание |
|---|---|---|
| Новый работник, в том числе с испытательным сроком или по срочному договору | да, при приёме на работу | п. 10 |
| Командированный в организацию | да | п. 10 |
| Студент на производственной практике | да | п. 10 |
| Работник частного агентства занятости | да, проводит принимающая сторона | п. 9 (с 31.08.2026) |
| Внешний совместитель | да, как любой новый работник | п. 10 |
| Внутренний совместитель с теми же условиями и опасностями | нет, с 31.08.2026 | пост. № 805 |
| Работник, переведённый на другую должность | нет — проводят инструктаж на рабочем месте | пп. 13, 16 |
Офисным работникам вводный проводят обязательно, даже если их освобождают от первичного инструктажа: сведения о безопасной работе с компьютером и оргтехникой в этом случае включают в программу вводного (п. 13).
Вводный инструктаж при приёме на работу
При приёме на работу вводный инструктаж проводят в первый рабочий день, до того как человек приступит к обязанностям, — после подписания трудового договора и приказа о приёме. Обычный порядок: договор и приказ → вводный инструктаж с записью в журнале → первичный инструктаж на рабочем месте → стажировка, если она нужна, → самостоятельная работа. Испытательный срок, срочный договор или неполный рабочий день порядок не меняют: вводный нужен каждому вновь принятому. Работника, не прошедшего в установленном порядке обучение и проверку знаний и навыков в области охраны труда, работодатель обязан не допускать к работе (ст. 76 ТК РФ), и нет записи в журнале инструктажей — нет подтверждения такого обучения. Допуск без инструктажа — штраф по ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ.
Вводный инструктаж командированным
Командированному в вашу организацию вводный проводит принимающая сторона — по своей программе, ведь опасности на её территории отличаются от привычных работнику. Запись делают в вашем журнале вводного инструктажа: в графе должности — его профессия, в графе подразделения — участок, где он будет работать. Своему работнику, которого вы отправляете в командировку, новый вводный не нужен — его проинструктируют на месте.
Вводный инструктаж практиканту
Студенту на производственной практике вводный инструктаж проводят так же, как новому работнику, — до начала практики (п. 10 Правил № 2464). Запись делают в общем журнале вводного инструктажа: в графе профессии — «студент-практикант» и учебное заведение, в графе подразделения — участок, где он будет проходить практику, дату рождения — полностью. Если практиканта оформили по трудовому договору на должность, он вновь принятый работник, и в графе профессии пишут эту должность. Практиканту младше 18 лет вводный проводят на общих основаниях, но к работам, запрещённым для несовершеннолетних, его не допускают (ст. 265 ТК РФ).
Журнал вводного инструктажа для сторонних и подрядных организаций
Работников подрядчика Правила прямо не называют: они не ваши работники, их инструктирует свой работодатель. Но если подрядчик работает на вашей территории, порядок допуска и инструктаж об опасностях объекта закрепляют в договоре — обычно хозяин территории проводит такой инструктаж и регистрирует его. Записывать можно в том же журнале вводного инструктажа или в отдельном журнале для сторонних организаций: форму и порядок регистрации определяет работодатель (п. 88), главное — те же графы и подписи.
Вводный инструктаж совместителям
Внешний совместитель для вас — новый работник, ему проводят вводный и регистрируют его как обычно. Внутреннему совместителю с 31 августа 2026 года вводный не нужен, если на второй должности те же условия труда, источники опасности, уровни профессиональных рисков и характер работы (постановление № 805). Если появляются новые опасности — например, бухгалтер по совместительству становится кладовщиком, — инструктаж проводят и записывают.
Кто проводит вводный инструктаж и ведёт журнал
Вводный инструктаж проводит специалист по охране труда или другой работник, которому эту обязанность поручили приказом (п. 11 Правил № 2464). Он же обычно ведёт журнал.
Если службы охраны труда и специалиста нет, Правила разрешают поручить инструктаж:
- индивидуальному предпринимателю — он проводит его лично;
- руководителю организации;
- другому работнику, уполномоченному работодателем;
- сторонней организации или ИП, которые оказывают услуги в области охраны труда, по гражданско-правовому договору.
Ответственного за вводный инструктаж и журнал назначают приказом — его можно составить в разделе приказов. Тот, кто проводит инструктаж, сам обучается требованиям охраны труда в организации, оказывающей услуги по такому обучению (п. 44 Правил), по программе для лиц, проводящих инструктажи (п. 53 «з»).
Кто проводит вводный инструктаж руководителю
Для нового директора исключений нет: вводный проводит специалист по охране труда или уполномоченный работник, а директор расписывается в журнале как инструктируемый. Если в организации кроме директора никого нет, надёжнее пригласить стороннюю организацию по договору (п. 11) — тогда в графе «кто проводил» стоит её специалист. Руководителю подразделения вводный проводят так же, как любому новому работнику.
Журнал вводного инструктажа и журнал инструктажа на рабочем месте: в чём разница
Вводный инструктаж регистрируют только в своём журнале, а первичный, повторный, внеплановый и целевой — в другом. Это разные инструктажи с разными графами, и записывать их в одну книгу нельзя.
| Журнал вводного инструктажа | Журнал инструктажа на рабочем месте | |
|---|---|---|
| Что регистрируют | вводный — один раз при приёме | первичный, повторные раз в 6 месяцев, внеплановые, целевые |
| Графы | п. 86: 8 сведений, есть подразделение | п. 87: 10 сведений, есть вид, причина и инструкция |
| Кто проводит | специалист по охране труда | непосредственный руководитель |
| Где ведут | обычно один на организацию | обычно в каждом подразделении |
Первичный инструктаж всегда идёт после вводного. Его записывают в журнал инструктажа на рабочем месте — там же считается срок следующего повторного. Какие ещё журналы по охране труда нужны организации — в обзоре журналов по охране труда.
Вводный противопожарный инструктаж и инструктаж по ГО — другие журналы
Вводный противопожарный инструктаж проводят по правилам МЧС и записывают в отдельный журнал противопожарных инструктажей. Вводный инструктаж по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций тоже ведут в своём журнале, и хранится он 3 года (ст. 608 Перечня Росархива), а не 45 лет. Объединять их с журналом по охране труда нельзя.
Журнал вводного инструктажа в 2026 году: что изменилось
Форма журнала не изменилась: восемь сведений п. 86 действуют с 1 сентября 2022 года. С 31 августа 2026 года в Правилах № 2464 действует редакция постановления № 805, и для вводного инструктажа важны три её изменения:
- внутренним совместителям с теми же условиями труда вводный инструктаж не проводят;
- работникам, которых направило частное агентство занятости, инструктажи проводит организация или человек, к которому их направили (п. 9);
- Правила продлены до 1 сентября 2032 года — журналы по ним можно вести без перехода на новую форму.
Новый журнал на 2026 год заводить не нужно: его ведут до последней страницы. Менять журнал стоит, только если в нём графы по ГОСТ 12.0.004 с годом рождения вместо полной даты.
Как вести журнал вводного инструктажа в инструменте на этой странице
- Заполните титул: организация, подразделение (если журнал ведёт оно), дата начала, сколько пустых строк добавить для записи от руки.
- Внесите записи: дата, ФИО, дата рождения, профессия, подразделение, кто провёл. Кнопка «+ Запись» подставит проводившего и подразделение из предыдущей строки.
- Посмотрите на подсказки: пустые графы, ФИО без имени или отчества, дата позже сегодняшней, неправдоподобная дата рождения и вторая запись на того же человека подсветятся.
- Распечатайте лист или скачайте его в PDF, Word (DOCX) или Excel (CSV) — записи встанут по датам со сквозной нумерацией.
Какие нормы использует инструмент — в блоке «На чём основан расчёт» под инструментом.
Бланк журнала вводного инструктажа: скачать в Word или купить
Готовый журнал из типографии подходит для записи от руки. Свой бланк, распечатанный на принтере, равноценен купленному: его так же нумеруют, прошивают и заверяют. В инструменте выше бланк с титулом и восемью графами п. 86 скачивается в PDF для печати или в Word, если форму нужно дополнить своими колонками, — с уже внесёнными записями или только с пустыми строками.
Срок хранения журнала вводного инструктажа
Журнал вводного инструктажа хранят 45 лет — ст. 423 Перечня типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236). Срок считают с 1 января года, следующего за годом, когда журнал закончен. В ИИ-ответах встречается «75 лет при вредных условиях труда» — в ст. 423 такого примечания нет.
Закончившийся журнал закрывают: пишут на титуле дату окончания и сразу заводят следующий, продолжая нумерацию записей или начиная её заново — как решит работодатель.
Что делать, если журнал вводного инструктажа утерян
Пропажу оформляют актом об утрате: что пропало, за какой период, при каких обстоятельствах, подписи комиссии. Затем заводят новый журнал. Работникам, чьи инструктажи больше нечем подтвердить, проводят инструктаж заново и регистрируют его новой датой — восстанавливать старые записи задним числом нельзя. Акт хранят вместе с новым журналом: он объясняет инспектору, почему записи начинаются с даты после утраты.
Бесплатный журнал вводного инструктажа и полная версия
| Возможность | Проба | Полная версия |
|---|---|---|
| Журнал с титулом и восемью графами п. 86 | есть | есть |
| Записей в журнале | до двух своих | без ограничения |
| Проверка записей перед печатью | есть | есть |
| Скачать в PDF и Word с титулом, в Excel (CSV), распечатать | — | есть |
Пробная версия открывается после бесплатной регистрации. Журнал вводного инструктажа — вкладка журналов по охране труда: полная версия открывается доступом к ним или к набору «Кадровику и руководителю», и тот же доступ открывает журнал инструктажа на рабочем месте. Работа живёт в открытой странице: перед закрытием скачайте журнал в PDF, Word или Excel (CSV).