Журнал инструктажа на рабочем месте — книга, в которой работодатель под подписи фиксирует первичный, повторный, внеплановый и целевой инструктаж по охране труда. По Правилам обучения № 2464 (в редакции от 30.06.2026) в каждой записи 10 сведений из п. 87: дата, ФИО, дата рождения, профессия, вид и причина инструктажа, кто провёл, по какой инструкции и две подписи. Инструмент выше собирает лист журнала по этим графам, проверяет записи и считает срок следующего повторного инструктажа.
Какие инструктажи записывают в журнал на рабочем месте
В журнал регистрации инструктажа на рабочем месте записывают четыре вида: первичный, повторный и внеплановый — это инструктажи на рабочем месте (п. 12 Правил № 2464), а целевой регистрируют с теми же сведениями (п. 87). Вводный инструктаж сюда не пишут: для него свой журнал вводного инструктажа с другими графами.
| Вид | Когда проводят | Основание | Графа «Причина» |
|---|---|---|---|
| Первичный | до начала самостоятельной работы, в том числе практикантам | п. 13 | не заполняют |
| Повторный | не реже раза в 6 месяцев | п. 14 | не заполняют |
| Внеплановый | по одному из 8 событий: новое оборудование, перерыв более 60 дней и другие | п. 16 | обязательна |
| Целевой | перед разовыми работами вне обычных обязанностей и работами повышенной опасности | п. 19 | обязательна |
Журнал первичного и повторного инструктажа
Отдельный журнал первичного или повторного инструктажа заводить не нужно: обе записи делают в одном журнале на рабочем месте, а в графе «Вид» пишут «первичный» или «повторный». Первичный проводят всем работникам до самостоятельной работы; освободить от него можно только тех, кто работает с компьютером, оргтехникой и бытовой техникой при оптимальных или допустимых условиях труда по СОУТ, — тогда им не нужен и повторный (пп. 13, 15). Вида «ежедневный инструктаж» Правила не знают: если перед сменой нужен инструктаж к конкретной работе, это целевой.
Как часто в журнале появляются записи о повторном инструктаже
Запись о повторном инструктаже делают не реже раза в 6 месяцев от последнего первичного или повторного (п. 14). С 31 августа 2026 года работникам, которые впервые начали трудовую деятельность и допущены к работам повышенной опасности, повторный проводят раз в 3 месяца в течение первого года работы. Например, первичный 13.04.2026 — повторный не позднее 13.10.2026; стропальщик впервые на работе, первичный 03.08.2026 — повторный не позднее 03.11.2026. Инструмент считает эти даты по каждому работнику; общие правила периодичности и пример с концом месяца — на странице о журналах по охране труда.
Срок инструмент считает только от первичного и повторного. Внеплановый проводят по событию и в объёме, который задаёт локальный акт (п. 17), поэтому засчитать его вместо повторного можно, только если это прямо предусмотрено локальным актом работодателя.
Внеплановый и целевой инструктаж: в какой журнал записывать
Внеплановый инструктаж записывают в журнал регистрации инструктажа на рабочем месте с видом «внеплановый» и причиной. Целевой обычно пишут туда же: п. 87 даёт для него тот же набор сведений, а форму журнала утверждает работодатель (п. 88), поэтому отдельный журнал целевого инструктажа заводят по желанию — единой формы для него нет. Два исключения: целевой при ликвидации последствий чрезвычайной ситуации можно не регистрировать (п. 20), а перед работами по наряду-допуску его оформляют по правилам этих работ, в том числе записями в наряде-допуске (п. 89), — для учёта нарядов есть журнал работ по нарядам-допускам.
Графы журнала регистрации инструктажа на рабочем месте по п. 87
В журнале регистрации инструктажа на рабочем месте должны быть все 10 сведений из п. 87 Правил № 2464; порядок граф и дополнительные столбцы работодатель выбирает сам.
| Графа (п. 87) | Что писать | Частая ошибка |
|---|---|---|
| а) Дата | день инструктажа: 21.09.2026 | запись задним числом или «пачкой» в конце месяца |
| б) ФИО | полностью: Иванова Анна Викторовна | инициалы вместо имени и отчества |
| в) Профессия (должность) | как в штатном расписании | «рабочий» вместо «кладовщик» |
| г) Дата рождения | число, месяц, год: 14.03.1990 | только год рождения — так было в старых бланках |
| д) Вид | первичный, повторный, внеплановый, целевой | сокращения «перв.», «повт.» |
| е) Причина | только у внепланового и целевого | пустая графа у целевого |
| ж) Кто провёл | ФИО и должность: Смирнов О. П., начальник склада | фамилия без должности |
| з) Локальный акт | название и номер инструкции по охране труда | «по ОТ», «согласно программе» |
| и) Подпись проводившего | от руки | подпись за руководителя |
| к) Подпись работника | от руки, в день инструктажа | подпись через неделю или за другого |
В графу «Локальный акт» вписывают инструкцию, по которой провели инструктаж; если её ещё нет, составить её можно в разделе инструкций по охране труда.
Форма журнала: кто утверждает и чем плох бланк по ГОСТ
Единой утверждённой формы журнала инструктажа на рабочем месте нет: порядок регистрации и форму документирования утверждает работодатель (п. 88), например приказом или положением об обучении по охране труда. Типографские журналы «по ГОСТ 12.0.004-2015» часто содержат графу «год рождения» и столбцы о допуске и стажировке, но не имеют графы для локального акта — такой бланк придётся дополнять от руки. Безопаснее взять форму, где есть ровно сведения п. 87, и дописать свои графы при необходимости.
Журнал инструктажа на рабочем месте в 2026 году: что изменилось
Отдельного бланка «образца 2026 года» нет: начатый журнал ведут дальше, если в нём есть все сведения п. 87. Правила № 2464 продлены до 1 сентября 2032 года, а поправки постановления № 805 действуют с 31 августа 2026 года. Графы они не изменили, но в записях это видно так:
- Повторный чаще. Кто впервые начал трудовую деятельность и допущен к работам повышенной опасности, в первый год проходит повторный раз в 3 месяца (п. 14) — такие записи у него ежеквартальные.
- Руководитель организации. Ему инструктаж может провести специалист по охране труда или уполномоченный приказом работник (п. 22) — его и пишут в графе «Кто провёл».
- Работники агентств занятости. Их инструктирует принимающая сторона (п. 9), запись — в её журнале.
Журнал по-прежнему бумажный, с подписями от руки. Утверждение, что с 1 марта 2026 года его можно вести электронно через «Работу в России», нормой не подтверждается: Минтруд в письме от 25.02.2026 № 15-2/В-592 напомнил, что электронный документооборот на документы об инструктажах не распространяется.
Как заполнить журнал инструктажа на рабочем месте
Заполнять журнал инструктажа на рабочем месте нужно в день инструктажа, по одной строке на каждого работника, синей или чёрной ручкой и без пропусков строк.
- Проведите инструктаж и проверку знаний. Инструктаж заканчивается проверкой знания требований охраны труда (п. 23) — подпись работника в журнале её подтверждает.
- Впишите номер, дату, ФИО и дату рождения. Номер идёт сквозной от первой страницы журнала, ФИО — полностью.
- Укажите профессию и вид инструктажа. Вид — полным словом.
- Для внепланового и целевого заполните причину. Конкретно: что изменилось или какую работу предстоит выполнить, со ссылкой на основание; у первичного и повторного ставят прочерк.
- Запишите, кто провёл и по какой инструкции. ФИО, должность и название локального акта с номером.
- Получите две подписи. Сначала расписывается проводивший, затем работник — оба собственноручно.
Как подготовить журнал до первой записи
На обложке или титульном листе пишут организацию, подразделение, название «Журнал регистрации инструктажа по охране труда на рабочем месте» и дату начала; дату окончания вписывают, когда журнал закончится. Листы нумеруют, журнал прошивают, концы нити заклеивают на последнем листе и пишут на заклейке число листов, ФИО и подпись ответственного, ставят печать, если она есть. Новый журнал заводят, когда старый заполнен: начало года или смена руководителя подразделения поводом не являются.
Как исправить ошибку в журнале
Корректор и подчистки не используют, строки не вырывают. Неверное значение зачёркивают одной линией так, чтобы его можно было прочитать, рядом пишут правильное, делают отметку «Исправленному верить» и заверяют исправление подписью того, кто его внёс, с датой. Если ошибка в ФИО или виде инструктажа, удобнее, чтобы рядом расписались и проводивший, и работник.
Что писать в графе «Причина» внепланового и целевого инструктажа
В графе «Причина» пишут конкретное событие из п. 16 (для внепланового) или работу из п. 19 (для целевого) — так, чтобы инспектор понял, почему инструктаж провели и почему по этой инструкции. Общие слова «по распоряжению» или «внеплановый» причиной не считаются.
| Основание п. 16 | Как записать причину внепланового |
|---|---|
| «а» оборудование, технология, сырьё | замена оборудования: введён в работу штабелёр ЭШ-15 |
| «б» изменение обязанностей | изменение должностных обязанностей: допуск к работе на погрузчике |
| «в» изменение норм и локальных актов | утверждена новая редакция инструкции по охране труда № 3 от 15.09.2026 |
| «г» новые опасности по СОУТ или оценке рисков | выявлен новый источник опасности по оценке профессиональных рисков от 01.09.2026 |
| «д» требование инспектора | предписание Государственной инспекции труда от ___ № ___ |
| «е» авария, несчастный случай | несчастный случай на производстве в подразделении 12.09.2026 |
| «ж» перерыв в работе | перерыв в работе более 60 календарных дней (отпуск по уходу за ребёнком) |
| «з» решение работодателя | решение работодателя: приказ от 18.09.2026 № 45 |
Объём и сроки внепланового инструктажа задаёт локальный акт работодателя (п. 17) — обычно приказ или распоряжение с основанием и списком работников; его реквизиты удобно вписать в причину.
Как записать причину целевого инструктажа
Для целевого причиной служит предстоящая работа: работы повышенной опасности или под непрерывным контролем, работы на проезжей части или путях, погрузка, разгрузка и уборка территории вне основных обязанностей, ликвидация последствий чрезвычайной ситуации, иные случаи, которые установил работодатель (п. 19 «а»–«д»). Пример: «погрузочно-разгрузочные работы на площадке у ворот № 2». Указывать номер пункта Правил не обязательно, но он помогает при проверке. В инструменте выше поле «Причина» подсказывает эти формулировки — их можно выбрать и дописать подробности.
Образец заполнения журнала инструктажа на рабочем месте
Образец ниже — пять записей журнала склада ООО «Ромашка» с разными видами инструктажа; подписи в графах 10–11 ставят от руки.
| № | Дата | ФИО, дата рождения | Должность | Вид | Причина | Провёл | Локальный акт |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 13.04.2026 | Иванова Анна Викторовна, 14.03.1990 | кладовщик | первичный | — | Смирнов О. П., начальник склада | Инструкция по охране труда для кладовщика № 3 |
| 2 | 03.08.2026 | Сидоров Кирилл Львович, 21.07.2006 | стропальщик | первичный | — | Смирнов О. П., начальник склада | Инструкция по охране труда для стропальщика № 9 |
| 3 | 31.08.2026 | Петров Сергей Николаевич, 02.11.1985 | водитель погрузчика | повторный | — | Смирнов О. П., начальник склада | Инструкция по охране труда для водителя погрузчика № 7 |
| 4 | 21.09.2026 | Иванова Анна Викторовна, 14.03.1990 | кладовщик | внеплановый | утверждена новая редакция инструкции № 3 от 15.09.2026 | Смирнов О. П., начальник склада | Инструкция по охране труда для кладовщика № 3 |
| 5 | 06.10.2026 | Петров Сергей Николаевич, 02.11.1985 | водитель погрузчика | целевой | погрузочно-разгрузочные работы на площадке у ворот № 2 | Смирнов О. П., начальник склада | Инструкция по охране труда при погрузочно-разгрузочных работах № 12 |
По этим записям повторный инструктаж нужен Ивановой не позднее 13.10.2026, Сидорову — не позднее 03.11.2026 (первый год на работах повышенной опасности, раз в 3 месяца), Петрову — не позднее 28.02.2027: от 31 августа плюс 6 месяцев, а 31 февраля нет, поэтому берётся последний день месяца. Внеплановый и целевой записи этих сроков не сдвигают. Те же даты покажет инструмент выше, если ввести эти записи.
Кто проводит инструктаж на рабочем месте и ведёт журнал
Инструктаж на рабочем месте проводит непосредственный руководитель работника, целевой — непосредственный руководитель работ (п. 22): мастер, начальник смены, склада или участка, прораб. Руководителю организации или филиала инструктаж на рабочем месте может провести специалист по охране труда или другой работник, уполномоченный приказом (п. 22 в ред. от 30.06.2026). Тот, кто проводит, обычно и ведёт журнал своего подразделения, поэтому журналов инструктажа на рабочем месте в организации столько, сколько подразделений, — но это решение работодателя, а не прямая норма (п. 88). Ответственных назначают приказом, его можно составить в разделе приказов.
Сколько хранить журнал инструктажа на рабочем месте
Заполненный журнал хранят 45 лет — ст. 423 Перечня типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236). Срок считают с 1 января года, следующего за годом, когда журнал закончен. Сроки остальных журналов по охране труда и порядок их передачи в архив — на странице о журналах по охране труда.
Частые ошибки в журнале инструктажа на рабочем месте
При проверке трудовая инспекция и комиссия по расследованию несчастного случая смотрят, есть ли запись о каждом работнике, не пропущен ли срок повторного и все ли графы и подписи на месте. Чаще всего находят:
- год рождения вместо полной даты и ФИО с инициалами;
- нет причины у внепланового или целевого инструктажа;
- не указана инструкция, по которой провели инструктаж;
- первичный инструктаж записан позже допуска к самостоятельной работе или раньше вводного;
- просроченный повторный: больше 6 месяцев между записями, а у новичков на опасных работах — больше 3 месяцев в первый год;
- нет подписи работника или подписи одной рукой за всю бригаду;
- пустые строки, корректор, записи карандашом;
- подпись на распечатанном скане листа вместо подписи в самом журнале.
Если записи нет, работник считается не прошедшим инструктаж: его не допускают к работе и отстраняют (ст. 76 ТК РФ), а допуск без инструктажа — это штраф по ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ до 130 000 ₽ для организации. Инструмент выше подсвечивает пустые графы, нет ли причины у внепланового и целевого, неправдоподобную дату рождения и дату в будущем, а в таблице сроков — просроченный и близкий повторный инструктаж.
Как вести журнал инструктажа на рабочем месте онлайн
Вести журнал инструктажа только в электронном виде нельзя: электронный кадровый документооборот не распространяется на документы о прохождении инструктажей по охране труда (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ), подробнее — в разделе об электронном журнале на странице журналов по охране труда. Заполнять журнал онлайн можно: записи набирают на компьютере, лист печатают, вшивают и подписывают от руки. Так в инструменте на этой странице:
- Заполните титул: организация, подразделение, дата начала журнала и сколько пустых строк оставить для записи от руки.
- Добавьте записи. Для внепланового и целевого появится поле «Причина» с подсказками по п. 16 и п. 19, для первичного и повторного — отметка «впервые на работах повышенной опасности».
- Исправьте то, что подсвечено: пустые графы, нет причины, неверная дата рождения.
- Проверьте таблицу «Когда провести повторный инструктаж» — просроченные выделены.
- Распечатайте лист или скачайте его в PDF; в Word журнал можно дописать под свою форму, а Excel (CSV) пригодится для своего учёта сроков.
Какие нормы использует инструмент — в блоке «На чём основан расчёт» под инструментом.
Бланк журнала инструктажа на рабочем месте: скачать или купить
Купленный типографский журнал и бланк, распечатанный на принтере, равноценны: оба нумеруют, прошивают и заверяют, а в обоих должны быть сведения п. 87. Готовый журнал удобен, если записей много и пишут от руки; свой бланк — если хочется графы ровно по действующим Правилам, свой титул и уже набранные записи. В инструменте выше лист собирается с титулом, нумерацией граф и пустыми строками: его можно скачать в PDF и распечатать, а в Word — дополнить своими графами, например для отметки о стажировке.
Бесплатный журнал инструктажа на рабочем месте и полная версия
| Возможность | Проба | Полная версия |
|---|---|---|
| Журнал с графами по п. 87, четыре вида инструктажа | есть | есть |
| Записей в журнале | до двух своих | без ограничения |
| Проверка записей, подсказки причины, срок повторного | есть | есть |
| Скачать в PDF и Word с титулом, в Excel (CSV), распечатать | — | есть |
Пробная версия открывается после бесплатной регистрации. Полная версия — с доступом к журналам инструктажей по охране труда или к набору «Кадровику и руководителю»; тот же доступ открывает и журнал вводного инструктажа.