Приходный кассовый ордер (ПКО, форма КО-1) — документ, которым организация оформляет каждое поступление наличных в кассу: выручку, возврат подотчётных денег, погашение займа. Ордер остаётся в кассе, а отрывную квитанцию получает тот, кто сдал деньги. Генератор выше заполняет ПКО с квитанцией, считает НДС в том числе и пишет сумму прописью.
Приходный кассовый ордер: что это за документ для кассы
Порядок кассовых операций установлен Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. По его п. 4.1 приём наличных оформляют приходным кассовым ордером по форме 0310001 (КО-1), утверждённой постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. В отличие от большинства первичных документов, свою форму ПКО разработать нельзя — применяют только КО-1.
Приходные и расходные кассовые ордера: в чём разница
ПКО обязательны для организаций. ИП, которые ведут налоговый учёт доходов или доходов и расходов, вправе не оформлять ПКО и не вести кассовую книгу. Выдачу наличных оформляют другой формой — расходным кассовым ордером КО-2.
Как выглядит ПКО: форма состоит из двух частей. В исходном бланке слева расположен сам ордер, который остаётся в бухгалтерии или кассе, справа — квитанция для вносителя. Она служит подтверждением факта приёма денежных средств. В генераторе эти части выводятся последовательно.
Как заполнить приходный кассовый ордер
Заполняйте ПКО по документам фактической операции. Введите организацию и номер, проверьте дату, укажите вносителя, основание и сумму. Базовые поля работают в пробе; типовое основание с подстановкой счёта доступно в полной версии. После изменения поля результат обновляется при выходе из него. Исправьте показанные ошибки, сравните обе части документа и только затем скачивайте или печатайте.
- Шапка: организация, структурное подразделение, код ОКПО, номер по принятому в организации порядку и дата.
- Таблица: по дебету — счёт 50 (в примере субсчёт 50.01) «Касса организации», по кредиту — корреспондирующий счёт по основанию, сумма цифрами.
- «Принято от»: ФИО работника или физлица в родительном падеже, у организации — её наименование и ФИО того, кто сдаёт деньги.
- «Основание»: содержание операции и документ — договор, авансовый отчёт, отчёт о закрытии смены.
- Сумма прописью с копейками цифрами и «В том числе» — НДС или «без налога (НДС)».
- «Приложение»: перечень приложенных первичных документов с номерами и датами.
Основания, счета и проводки по ПКО
Корреспондирующий счёт зависит от операции, а субсчёт — от рабочего плана счетов организации. Для возврата подотчётной суммы обычно используют Дт 50 Кт 71, для оплаты покупателя — Дт 50 Кт 62. Типовые основания в полной версии подставляют счёт и заготовку текста, но бухгалтер проверяет их применимость и добавляет реквизиты первичных документов.
| Основание приёма | Кредит |
|---|---|
| Возврат подотчётных сумм | 71 |
| Наличная выручка за день | 90.01 |
| Оплата от покупателя по договору | 62 |
| Получение наличных с расчётного счёта | 51 |
| Погашение займа или возмещение ущерба работником | 73 |
| Вклад в уставный капитал | 75 |
Основанием может быть и возврат ранее выданного займа, взнос учредителя в уставный капитал либо получение займа от учредителя. Это разные операции: не подставляйте счёт 75 для любого взноса. Укажите договор или решение, срок займа и корреспондирующий счёт по своему рабочему плану. Внесение в кассу денег, полученных с расчётного счёта для выплаты зарплаты, также оформляется ПКО; сама выдача зарплаты — отдельная расходная операция.
Квитанция к ПКО, подписи и печать
ПКО подписывает главный бухгалтер или бухгалтер, а если их нет — руководитель. Кассир проверяет подпись, сверяет сумму цифрами и прописью и наличие приложенных документов, пересчитывает деньги и подписывает ордер и квитанцию (п. 5.1 Указания № 3210-У). Если сумма не совпала с фактически внесённой, кассир перечёркивает ордер и составляют новый.
Квитанцию отделяют от ордера и отдают вносителю — это его подтверждение, что деньги приняты. В выгрузке генератора ордер и квитанция расположены на отдельных страницах: все реквизиты сохраняются, а подписи не обрезаются при открытии в Word. По п. 4.4 Указания № 3210-У кассира снабжают печатью или штампом с реквизитами, подтверждающими кассовую операцию. Пункт 5.1 предусматривает оттиск на квитанции, выдаваемой вносителю. Это не то же самое, что добровольная общая круглая печать ООО: фраза «организация без печати, значит штамп кассира не нужен» некорректна. Оттиск должен оставаться целиком на квитанции.
Приходный кассовый ордер и кассовый чек
Чек онлайн-кассы подтверждает расчёт с покупателем, а ПКО — поступление наличных в кассу организации, поэтому одно не заменяет другого. Наличную выручку оприходуют одним ордером на всю сумму за смену: п. 4.1 Указания № 3210-У разрешает оформлять ПКО на основании фискальных документов кассы, например отчёта о закрытии смены. Сводный ордер оформляют по наличной части расчётов: суммы по картам и переводам на расчётный счёт в приход кассы не включают. Чтобы избежать задвоения выручки, не учитывайте повторно выручку, уже оприходованную другим ПКО. Розничные продажи отражают общей суммой наличной выручки на основании фискальных документов; разговорное название «Z-отчёт» не меняет требования учитывать только фактическое поступление наличных. Покупатель получает чек ККТ, а не отдельную квитанцию от сводного ордера на всю смену.
Каждый ордер записывают в кассовую книгу — по ней в конце дня кассир выводит остаток.
Дата и нумерация ордеров
В ПКО указывают дату оформления поступления наличных, а номер присваивают по порядку документооборота организации. Следите, чтобы номер и дата одинаково переносились в квитанцию и кассовую книгу. Генератор не ведёт журнал и не знает последний использованный номер — введите его самостоятельно. Не подменяйте дату фактического поступления денег датой скачивания файла: текущая дата в поле — лишь начальное значение, которое нужно проверить.
НДС в приходном кассовом ордере
НДС указывают в строке «В том числе» по документам операции. Если налог уже входит в сумму платежа, его выделяют по формуле: сумма × ставка / (100 + ставка). Например, из 12 200 ₽ при ставке 22 % получается 2 200 ₽ НДС; сумма ПКО остаётся 12 200 ₽. Ставки 0 % и «без НДС» — разные основания: выбирайте подходящее, а не наиболее удобное. Результат округляется до копейки, ставка за вас не определяется.
Образец заполнения: возврат подотчётных денег
Работник получил под отчёт 20 000 ₽, потратил 16 550 ₽ и 3 октября сдал остаток. Ордер заполняют так:
| Строка ПКО | Что написано |
|---|---|
| Дебет / кредит | 50.01 / 71.01 |
| Сумма | 3 450-00 |
| Принято от | Сорокина Дмитрия Игоревича |
| Основание | Возврат неиспользованного подотчётного аванса по авансовому отчёту № 12 от 02.10.2026 |
| Сумма прописью | Три тысячи четыреста пятьдесят рублей 00 копеек |
| В том числе | без налога (НДС) |
Исправления в ПКО и лимит наличных
- Исправления в ордере — запрещены; ошибки и помарки в ПКО недопустимы (п. 4.7 Указания № 3210-У): неверный ПКО перечёркивают и оформляют новый.
- Сумма прописью не совпадает с цифрами — кассир не вправе принять деньги по такому ордеру.
- Неясное основание — укажите содержание операции и реквизиты документа, чтобы приход можно было сопоставить с первичными документами.
- Больше 100 000 ₽ наличными от организации или ИП по одному договору — превышение лимита расчётов (п. 4 Указания Банка России № 5348-У). Лимит относится к совокупности наличных платежей по договору, в том числе после окончания его действия. Разбиение суммы на несколько ордеров его не увеличивает.
За неоприходование наличных и расчёты сверх лимита — штраф по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ: должностным лицам 4 000–5 000 ₽, организациям 40 000–50 000 ₽. Это ответственность за указанные нарушения, а не автоматический штраф за любую опечатку в бланке.
Срок хранения ПКО
Приходные кассовые ордера хранят не менее пяти лет после отчётного года. Статья 277 Перечня Росархива № 236 предусматривает пятилетний срок при условии проведения проверки; при спорах и разногласиях документы сохраняют до принятия решения по делу. Поэтому наступление календарной даты само по себе не повод уничтожать спорный ордер. Организовать сохранность бумажных и электронных документов должен руководитель.
Бланк приходного кассового ордера КО-1: скачать бесплатно
Пустой бланк КО-1 доступен в PDF и Word после регистрации в отдельном блоке под инструментом. В нём нет реквизитов нашей организации-примера: остаются линии для ручного заполнения и все основные графы формы с квитанцией. Бесплатность относится именно к незаполненному бланку; документ с вашими данными скачивается в полной версии. Форма банковского приходного кассового ордера 0402008 — другой документ: этот генератор составляет КО-1, а не банковскую форму.
ПКО в Word, PDF или Excel: какой формат выбрать
PDF удобен для печати: расположение ордера и квитанции сохраняется. Word (DOCX) подходит, чтобы дополнить документ перед подписанием. Здесь нет выгрузки в Excel: таблица без разметки не заменяет форму КО-1. Если вы заполнили сторонний бланк в Excel, перед печатью проверьте все реквизиты, сумму прописью и квитанцию. Не исправляйте уже подписанный кассовый документ редактированием файла — оформите его заново по установленному порядку.
Нужен ли приходный кассовый ордер ИП
ИП вправе не оформлять кассовые документы, если ведёт предусмотренный налоговым законодательством учёт доходов, доходов и расходов, иных объектов налогообложения или соответствующих физических показателей. Это условие п. 4.1 Указания № 3210-У, а не освобождение от всех правил работы с наличными. Обязанности по применению ККТ определяются отдельно. Организации оформляют поступление наличных кассовыми документами; обычная квитанция произвольной формы не заменяет КО-1.
ИП может добровольно оформлять ПКО для внутреннего контроля. Расчёты между ИП и юрлицами или другими ИП сами по себе не отменяют указанное условное освобождение от кассовых документов, но лимит наличных расчётов проверяют отдельно. Отсутствие ККТ допустимо только на самостоятельном законном основании: ПКО не заменяет кассовый чек и не создаёт освобождения от онлайн-кассы.
Нужен ли ПКО при оплате картой или переводом
При поступлении денег непосредственно на расчётный счёт ПКО не оформляют: наличные в кассу организации не поступили. Это относится к оплате картой и СБП на банковский счёт. Если затем наличные сняли с расчётного счёта и внесли в кассу, оформляется отдельный приход на фактически поступившую сумму. Требование выдать кассовый чек при расчёте с покупателем проверяется отдельно — отсутствие ПКО не означает отсутствия обязанности применять ККТ.
Электронный приходный кассовый ордер
Электронный ПКО допускается п. 4.7 Указания № 3210-У при подписании электронными подписями по закону № 63-ФЗ и защите от несанкционированного доступа, искажения и потери. После подписания исправления не допускаются. По просьбе вносителя квитанцию можно направить на сообщённый им email. Генератор не ставит электронные подписи: скачанный PDF или DOCX — подготовленный документ, который ещё нужно подписать выбранным законным способом.
Бесплатный приходный кассовый ордер и полная версия
Гость видит заполненный пример; после регистрации можно проверить базовое заполнение одного документа. В пробе предпросмотр защищён водяным знаком и не предназначен для копирования или печати. Пустой бланк скачивается отдельно бесплатно после регистрации. Полная версия собирает заполненный ПКО и квитанцию на основе ваших полей, но не ведёт кассовую книгу и не сохраняет бухгалтерскую базу.
| Возможность | Проба | Полная версия |
|---|---|---|
| Ручное заполнение одного ПКО, сумма прописью и НДС | Предпросмотр с водяным знаком | Да |
| Типовые основания с автозаполнением счёта | Нет | Да |
| Заполненный PDF, Word и печать | Нет | Да |
| Пустой бланк PDF и Word | Бесплатно после регистрации | Да |
Полная версия — с доступом к инструменту или к набору «Бухгалтеру». Сформированные ордера отражают в кассовой книге; для регистрации документов предусмотрен отдельный журнал КО-3.