Таблица продаж — журнал, где каждая проданная позиция записана строкой: дата, номер чека, товар, количество, цена со скидкой и себестоимость. Из неё видно главное — выручку, число покупок, средний чек, валовую прибыль и какие товары приносят деньги. Таблица выше уже заполнена примером: замените строки своими продажами или вставьте их из Excel — итоги и отчёты по товарам, дням, месяцам и менеджерам пересчитаются сами.
Что такое таблица продаж и зачем вести учёт продаж
Учёт продаж — это ежедневная запись того, что, кому, когда и по какой цене продано, с подсчётом итогов за период. Касса и банк показывают только сумму денег за день, а таблица продаж отвечает на вопросы, по которым принимают решения:
- какие товары дают основную выручку и прибыль, а какие лежат без движения;
- растёт ли средний чек и в какие дни покупают больше;
- кто из продавцов приносит больше выручки и с каким средним чеком;
- сколько покупатели ещё не заплатили и сколько ушло на возвраты;
- какая наценка получается на деле — после скидок и с текущими закупочными ценами.
Таблица продаж — управленческий учёт: её никто не проверяет и не требует, форма свободная. Она не заменяет кассовые чеки и налоговую книгу, о которых ниже, но показывает то, чего в них нет: прибыль по каждому товару и картину по дням и месяцам.
Какие столбцы нужны в таблице продаж
Для учёта продаж в магазине или сфере услуг хватает девяти столбцов — из них считаются все основные показатели. Правило одно: одна проданная позиция — одна строка, в каждом столбце один тип данных.
| Столбец | Зачем нужен |
|---|---|
| Дата | выручка по дням, неделям и месяцам |
| Номер чека или заказа | несколько позиций одной покупки считаются одним чеком — без этого средний чек занижен |
| Товар или услуга | продажи по товарам, лидеры и доля в выручке; при большом ассортименте — с артикулом |
| Количество | сколько единиц продано; число без «шт.» и «кг» |
| Цена | фактически оплаченная, уже со скидкой; сумма строки = количество × цена |
| Себестоимость единицы | валовая прибыль, маржа и наценка |
| Способ оплаты | сверка с кассой, банком и эквайрингом |
| Статус | оплачено, не оплачено или возврат — чтобы видеть долги и не завышать выручку |
| Менеджер, клиент | по желанию: продажи по сотрудникам и список должников |
Сумму, прибыль и итоги в таблицу руками не пишут — их считают формулы или, как в таблице выше, сам инструмент. Если нужна разбивка по группам товаров, давайте названиям единый префикс («Кофе …», «Чай …»): так их легко найти и отфильтровать.
Как составить таблицу продаж онлайн
Составить таблицу продаж в инструменте выше можно за несколько минут, без формул и файлов:
- Название и период. Впишите магазин или ИП — это шапка отчёта. Период оставьте «Весь журнал» или выберите месяц.
- Нужные столбцы. Галочки «Менеджер» и «Клиент» добавляют столбцы для учёта по продавцам и долгов покупателей. Если продаёте один — снимите.
- Продажи. Нажмите «Очистить пример» и вносите строки кнопкой «+ Продажа»: номер чека подставится следующий, дата — сегодняшняя. Позиции одной покупки — с одним номером чека.
- Готовые данные. Если продажи уже есть в Excel, Google Таблицах или выгрузке кассы, скопируйте строки и нажмите «Вставить из Excel» (в полной версии): столбцы — дата, чек, товар, количество, цена, себестоимость, оплата, статус, менеджер, клиент.
- Проверка. Ошибочные поля подсвечиваются, а под таблицей появляется список: пустой товар, цена или количество не число, себестоимость выше цены, нет номера чека или себестоимости.
- Отчёт. Ниже таблицы сразу видны показатели, продажи по товарам, по дням, месяцам, способам оплаты, менеджерам и список неоплаченных продаж. В полной версии отчёт выгружается в PDF, журнал — в Excel (CSV), есть печать.
Показатели продаж и формулы
Все показатели считаются из одних и тех же столбцов и обязательно за один период. Числа в примере — из таблицы выше.
| Показатель | Формула | Пример |
|---|---|---|
| Выручка | сумма продаж − возвраты | 11 850 − 1 290 = 10 560 ₽ |
| Число чеков | уникальные номера чеков без возвратов | 5 покупок из 7 строк продаж |
| Средний чек | выручка ÷ число чеков | 10 560 ÷ 5 = 2 112 ₽ |
| Себестоимость продаж | Σ количество × себестоимость единицы − возвращённое | 7 170 − 720 = 6 450 ₽ |
| Валовая прибыль | выручка − себестоимость продаж | 10 560 − 6 450 = 4 110 ₽ |
| Маржа | валовая прибыль ÷ выручка × 100 % | 4 110 ÷ 10 560 = 38,9 % |
| Наценка | валовая прибыль ÷ себестоимость × 100 % | 4 110 ÷ 6 450 = 63,7 % |
| Доля товара | выручка товара ÷ общая выручка × 100 % | 8 570 ÷ 10 560 = 81,2 % |
Валовая прибыль — ещё не то, что остаётся в кармане: из неё платят аренду, зарплату, рекламу и налоги. Чистую прибыль бизнеса считают в учёте доходов и расходов.
Как посчитать средний чек
Средний чек — выручка за период, делённая на число покупок за тот же период, а не на число строк. Если покупатель взял три товара, это три строки, но одна покупка. В примере 7 строк продаж складываются в 5 чеков: средний чек 2 112 ₽. Посчитав по строкам, получим 10 560 ÷ 7 = 1 508,57 ₽ — на 29 % меньше реального. Поэтому в таблице нужен столбец с номером чека, а инструмент считает уникальные пары «дата + номер чека».
Возврат в число чеков не входит, но его сумма вычитается из выручки. Сравнивают средний чек только за сопоставимые периоды: месяц с месяцем, а при сезонном спросе — с тем же месяцем прошлого года.
Маржа и наценка — не одно и то же
Наценку считают от себестоимости, маржу — от цены продажи, поэтому наценка всегда больше. В примере наценка 63,7 %, а маржа 38,9 %. Путаница приводит к ошибке в ценах: собственник думает, что зарабатывает 64 копейки с рубля выручки, а на деле — 39 копеек до всех расходов. Подобрать цену под нужную наценку поможет калькулятор наценки.
Пример таблицы продаж с расчётом
Небольшая кофейная лавка, два продавца, продажи за прошлый и текущий месяц — тот же пример, что заполнен в таблице выше.
| Чек | Что продано | Сумма | Статус |
|---|---|---|---|
| 1 | кофе в зёрнах 2 × 690 ₽, фильтры 190 ₽ | 1 570 ₽ | оплачено картой |
| 2 | френч-пресс 1 290 ₽ | 1 290 ₽ | оплачено наличными |
| 3 | капсулы 3 × 450 ₽ | 1 350 ₽ | оплачено переводом |
| 4 | кофе в зёрнах 10 × 650 ₽ для кафе | 6 500 ₽ | не оплачено |
| 5 | возврат френч-пресса из чека 2 | −1 290 ₽ | возврат наличными |
| 6 | кофе в зёрнах 690 ₽, капсулы 450 ₽ | 1 140 ₽ | оплачено картой |
Продажи — 11 850 ₽, возврат — 1 290 ₽, выручка — 10 560 ₽. Себестоимость проданного 6 450 ₽, валовая прибыль 4 110 ₽, маржа 38,9 %. Покупок пять (чеки 1, 2, 3, 4 и 6), средний чек 2 112 ₽. Кофе в зёрнах дал 8 570 ₽ — 81,2 % выручки, капсулы 1 800 ₽, фильтры 190 ₽, а френч-пресс после возврата — ноль. Из выручки 6 500 ₽ кафе ещё не заплатило: деньги в кассе и на счёте — 4 060 ₽.
По месяцам: в прошлом — 2 860 ₽ и 2 чека, в текущем — 7 700 ₽ и 3 чека, рост на 169,2 %. Но почти весь рост — одна крупная неоплаченная продажа, без неё выручка текущего месяца была бы 1 200 ₽. Такие выводы и делают по таблице продаж.
Отчёт о продажах из таблицы
Отчёт о продажах — сводка по журналу за период: итоговые показатели и разрезы по товарам, дням, способам оплаты и продавцам. В Excel его собирают сводной таблицей, в инструменте выше он строится сам и обновляется при каждой правке строки.
Таблица продаж за день, месяц и по месяцам
Отчёт по дням показывает выручку, число чеков и средний чек за каждый день периода: видно пики, провалы и дни, когда были крупные возвраты. Под эти данные планируют смены и закупки. Таблица продаж за месяц получается выбором месяца в поле «Период отчёта» — все показатели пересчитываются только по его строкам.
Отчёт «По месяцам» появляется, когда в журнале продажи хотя бы за два месяца: выручка, чеки, средний чек, прибыль, маржа и изменение выручки к прошлому месяцу в процентах. Он всегда строится по всему журналу, чтобы динамика продаж была видна целиком.
Таблица продаж по менеджерам
Для отдела продаж добавьте столбец «Менеджер»: отчёт покажет выручку, долю, число чеков, средний чек и прибыль каждого продавца. В примере у Олега выручка больше — 6 500 ₽ против 4 060 ₽, — но это одна неоплаченная оптовая продажа, а у Анны три оплаченных чека. Сравнивать продавцов только по выручке без статуса оплаты — частая ошибка. Цели на месяц и процент выполнения ведут в плане продаж.
Неоплаченные продажи: кому напомнить
Продажа в долг сразу входит в выручку, но деньги ещё не получены. Отчёт «Не оплачено» группирует такие строки по клиенту (или по чеку, если столбца «Клиент» нет) и показывает сумму долга, дату первой неоплаченной продажи и сколько дней прошло. Когда покупатель заплатит, статус меняют на «оплачено» — долг уходит из списка, выручка не меняется.
Как анализировать продажи по таблице
Начинают с отчёта по товарам: отсортируйте его по выручке, потом по прибыли. В примере один товар приносит 81 % выручки — магазин зависит от него, и перебои с поставкой сразу ударят по деньгам. Товар с большой выручкой и низкой маржой может зарабатывать меньше, чем незаметный, но маржинальный: у фильтров маржа 57,9 %, у кофе — 37,8 %.
Дальше — динамика по месяцам и дням: растёт ли выручка за счёт числа покупок или среднего чека, нет ли разовых сделок, которые искажают картину. Отчёт по способам оплаты нужен для сверки с кассой и банком и для оценки расходов на эквайринг.
Цифры важны вместе с причинами. Если продажи товара упали, проверьте, не было ли его в наличии, не подняли ли цену, не появилась ли замена. Чтобы оценить акцию, сравните выручку, число чеков, средний чек и маржу за дни акции с таким же периодом до неё: рост выручки при падении маржи значит, что скидка съела прибыль. Разбирать продажи полезно регулярно — раз в неделю коротко, раз в месяц подробно. Для разбивки ассортимента на группы A, B и C есть отдельный ABC/XYZ-анализ, а продажи на Ozon и Wildberries с комиссиями и логистикой удобнее вести в учёте продаж на маркетплейсах.
Как вести учёт продаж в магазине: пошагово
- Единый список товаров. Записывайте названия всегда одинаково: «Кофе 250 г» и «кофе 250гр» таблица посчитает разными товарами.
- Себестоимость. Для каждого товара — закупочная цена или прямые затраты на единицу. При смене закупочной цены новые строки вносят с новой себестоимостью.
- Продажи каждый день. В конце смены перенесите позиции из кассовой ленты, отчёта кассы или списка заказов. Каждый день вносить проще, чем восстанавливать неделю.
- Статусы и возвраты. Продажа в долг — «не оплачено», после оплаты статус меняют. Возврат — отдельная строка со статусом «возврат», исходную продажу не удаляют.
- Сверка раз в неделю. Сравните суммы по способам оплаты с отчётом кассы, выпиской банка и эквайринга. Расхождение ищут, пока помнят, что было.
- Итоги месяца. Выручка, средний чек, прибыль, лидеры и долги — в сравнении с прошлым месяцем. Остатки на складе сверяют отдельно, в учёте товаров.
Таблица продаж в Excel, Google Таблицах или онлайн
Вести учёт продаж можно в тетради, в электронной таблице, в онлайн-инструменте или в товароучётной программе. Для малого магазина или услуг разница — в том, сколько ручной настройки нужно и как быстро получить отчёт.
| Способ | Что нужно сделать | Минусы |
|---|---|---|
| Excel | настроить столбцы, «умную таблицу», формулы суммы, СУММЕСЛИ и сводные таблицы для отчётов | формулы ломаются, файл живёт в версиях, средний чек часто считают по строкам |
| Google Таблицы | то же, плюс общий доступ для нескольких продавцов | те же формулы; любой может случайно стереть данные |
| Онлайн-таблица выше | вносить или вставлять строки | нет связи с кассой и складом — данные переносят сами |
| Товароучётная программа | подключить кассу, завести номенклатуру | платно, нужна настройка; избыточно для небольшого оборота |
Если вы уже ведёте таблицу продаж в Excel, не обязательно переходить: в полной версии скопируйте строки, вставьте их в инструмент и получите отчёт, а журнал с суммами и прибылью выгрузите обратно в Excel (CSV). Шаблон в Excel из CSV получается сразу: столбцы те же, суммы — числами.
Ошибки, из-за которых таблица продаж врёт
| Ошибка | Что получается | Как правильно |
|---|---|---|
| Каждая строка считается чеком | средний чек занижен | считать уникальные номера чеков |
| Возвраты удаляют или не вносят | выручка не сходится с кассой | отдельная строка со статусом «возврат» |
| Нет себестоимости | прибыль равна выручке | закупочная цена для каждого товара |
| Цена по прайсу вместо цены со скидкой | выручка и маржа завышены | вносить фактически оплаченную цену |
| Разные названия одного товара | лидер продаж «размазан» по строкам | единый список товаров |
| Долги смешаны с оплатами | в кассе меньше денег, чем в таблице | статус «не оплачено» |
| Разные периоды в сравнении | ложный рост или падение | сравнивать месяц с месяцем, сезон — с прошлым годом |
Скидки и возвраты
В кассовом чеке цена и стоимость указываются с учётом скидок — так требует ст. 4.7 закона № 54-ФЗ. В таблицу продаж вносят ту же цену, тогда выручка совпадёт с кассой. Возврат денег покупателю касса пробивает отдельным чеком с признаком «возврат прихода», поэтому и в таблице это отдельная строка, а не исправление старой. Непродовольственный товар надлежащего качества покупатель вправе обменять в течение 14 дней, не считая дня покупки, а если замены нет — вернуть деньги в течение трёх дней со дня возврата товара (ст. 25 Закона о защите прав потребителей). Возврат вычитается в том периоде, когда он случился.
Таблица продаж и налоговый учёт: КУДиР и касса
Таблица продаж — для решений, налоговый учёт ведут отдельно. Расчёты с покупателями проходят через онлайн-кассу по закону № 54-ФЗ, если нет освобождения. Организации и ИП на упрощёнке записывают доходы в книгу учёта доходов и расходов (КУДиР, ст. 346.24 НК РФ), ИП на патенте — в книгу учёта доходов (ст. 346.53 НК РФ). Формы обеих книг с 1 января 2024 года утверждены приказом ФНС России от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@, прежний приказ Минфина № 135н не применяется.
Разница в логике: в КУДиР на УСН доход записывают, когда деньги поступили, а в таблице продаж выручка — в день продажи, даже если покупатель заплатит позже. Поэтому неоплаченные продажи попадут в КУДиР только после оплаты, а сумма за месяц в двух учётах может не совпадать — это нормально.
Бесплатная таблица продаж и полная версия
Попробовать таблицу продаж можно после регистрации: на примере видны все расчёты и отчёты, а своих строк можно вписать две — чтобы проверить таблицу на своих данных. Журнал без ограничений, вставка из Excel и выгрузка — в полной версии.
| Возможность | Проба | Полная версия |
|---|---|---|
| Своих строк продаж | до 2 (пример не считается) | без ограничений |
| Выручка, чеки, средний чек, прибыль, маржа, наценка | есть | есть |
| Отчёты по товарам, дням, месяцам, оплатам и менеджерам | есть | есть |
| Неоплаченные продажи по клиентам | есть | есть |
| Вставка строк из Excel и Google Таблиц | — | есть |
| PDF-отчёт с журналом за период | — | есть |
| Журнал в Excel (CSV) | — | есть |
| Печать отчёта | — | есть |
Работа живёт в открытой странице: перед закрытием скачайте журнал в Excel (CSV) — в следующий раз его можно вставить обратно. Полная версия — с доступом к учёту продаж или к набору «Магазину» с учётом товаров, кассовой книгой и инвентаризацией, либо «Малому бизнесу» с учётом доходов и расходов и калькулятором прибыли.
Какие нормы использует таблица — в блоке «На чём основан расчёт» под инструментом.