Таблица доходов и расходов — журнал, в который бизнес записывает каждое поступление и каждую оплату со счётом и статьёй, чтобы видеть две разные вещи: сколько заработано (прибыль) и сколько денег есть на счетах и в кассе (остаток). Таблица выше заполнена примером магазина за два месяца: замените операции своими — прибыль, рентабельность, остаток по каждому счёту и свод по статьям и месяцам пересчитаются сами.
Что показывает таблица доходов и расходов бизнеса
Учёт доходов и расходов отвечает на вопросы, которых не видно в выписке банка. Выписка показывает движение денег по одному счёту, а таблица собирает все счета и кассу в одну картину и раскладывает деньги по смыслу:
- прибыльный ли бизнес на самом деле и какая у него рентабельность;
- на какие статьи уходит больше всего денег и что можно сократить;
- хватит ли денег на аренду, зарплату и налоги в конкретный день — или будет кассовый разрыв;
- сколько собственник может забрать себе, не оставив бизнес без оборотных денег.
Это управленческий учёт: таблицу ведут для решений, форма у неё свободная, сдавать её никуда не нужно. Налоговый учёт ведут отдельно — об этом в разделе про КУДиР ниже. Таблица подходит ИП, ООО и самозанятым, у которых операций от десятков до нескольких сотен в месяц. Бюджет семьи устроен по-другому — для него есть отдельная таблица семейного бюджета.
Как вести таблицу учёта доходов и расходов: пошагово
Вести таблицу учёта доходов и расходов проще, чем кажется: одна операция — одна строка, остальное считается само. Порядок такой:
- Отделите деньги бизнеса от личных. Для бизнеса — свой расчётный счёт, карта или касса. Личные траты в деловой таблице искажают и прибыль, и остаток.
- Перечислите счета и остаток на начало. Расчётный счёт, касса, бизнес-карта — у каждого своя сумма на первый день учёта. От неё считается остаток после каждой операции.
- Составьте список статей. Малому бизнесу хватает 10–15 статей доходов и расходов: одна большая «прочее» прячет, куда уходят деньги, а статья под каждую мелочь дробит итоги. Статья отвечает на вопрос «за что», имя поставщика пишут в комментарий. Статью выбирают из списка, а не вписывают вручную — иначе «реклама» и «Реклама» превратятся в две разные статьи.
- Записывайте каждую операцию строкой: дата оплаты, счёт, статья, комментарий, сумма. Сумму пишут без минуса — доход это или расход, понятно по статье.
- Вносите операции раз в день или раз в неделю по выписке банка и кассе. Выручку можно записывать итогом за день или неделю, платежи — по одному. Если учёт ведут несколько человек, договоритесь, кто вносит операции, — иначе одна оплата попадёт в таблицу дважды.
- Сверяйте остаток. Остаток каждого счёта в таблице должен совпасть с выпиской и с деньгами в кассе. Не сошлось — пропущена операция или перевод между своими счетами записан как доход.
- Подводите итоги месяца: прибыль, рентабельность, крупнейшие статьи расходов и сравнение с прошлым месяцем.
Учёт доходов и расходов онлайн: как вести таблицу на этой странице
Онлайн-таблица выше работает без формул и скачивания. Впишите счета и остаток на начало, затем добавляйте операции кнопками «+ Доход», «+ Расход» и «+ Перевод между счетами». В справочнике статей можно поменять вид расхода и добавить свои статьи. Итоги считаются за весь период или за выбранный месяц, структура расходов и доходов показана диаграммой по статьям, ниже собирается таблица по месяцам. Ошибки ввода подсвечиваются у поля, а если счёт уходит в минус, таблица назовёт дату. Работа живёт в открытой странице: в полной версии таблицу можно скачать в Excel (CSV) и в следующий раз загрузить обратно, чтобы продолжить.
Статьи доходов и расходов бизнеса: список
Статья — это группа, к которой относится операция: выручка, закупка, аренда, зарплата. По статьям в конце месяца видно, откуда пришли деньги и куда ушли. Основные статьи доходов и расходов малого бизнеса делятся на пять групп.
| Группа | Статьи | Влияет на прибыль |
|---|---|---|
| Доходы | выручка от продаж, оплата услуг, прочие доходы | увеличивает |
| Уменьшение доходов | возврат денег покупателю | уменьшает доходы |
| Расходы переменные | закупка товаров и материалов, доставка, банк и эквайринг, комиссии маркетплейсов, налоги с выручки | уменьшает |
| Расходы постоянные | аренда, зарплата и взносы, взносы ИП за себя, реклама, связь и сервисы, бухгалтерия, проценты по кредитам | уменьшает |
| Деньги вне прибыли | вложения собственника, полученный кредит, вывод денег собственнику, возврат кредита, покупка оборудования, переводы между своими счетами | нет, меняют только остаток |
Статей должно быть столько, сколько решений вы по ним принимаете. Одна статья «расходы» на всё не показывает, что сокращать, а сорок статей под каждого поставщика превращают свод в нечитаемую простыню.
Постоянные и переменные расходы
Переменные расходы растут вместе с продажами: закупка товара, материалы, доставка, комиссия эквайринга и маркетплейсов, налог с выручки. Постоянные платят каждый месяц, даже если продаж нет: аренда, оклады, связь, бухгалтерия. Это другое деление, чем прямые и косвенные расходы: прямые относятся к конкретному товару или заказу, косвенные — к бизнесу в целом. Разделение на постоянные и переменные нужно для трёх цифр:
| Показатель | Как считается | Что показывает |
|---|---|---|
| Маржинальный доход | доходы − переменные расходы | сколько остаётся на покрытие постоянных расходов и прибыль |
| Точка безубыточности по выручке | постоянные расходы ÷ (маржинальный доход ÷ доходы) | выручка, при которой прибыль равна нулю |
| Запас прочности | (доходы − точка безубыточности) ÷ доходы × 100 % | на сколько может упасть выручка до убытка |
Таблица выше считает все три показателя по вашим операциям. Как изменится точка при другой цене или наценке, подробно разбирает калькулятор точки безубыточности.
Деньги, которые не доход и не расход
Самая частая ошибка в таблицах доходов и расходов — записать в доходы и расходы то, что двигает только деньги:
- Полученный кредит или заём — не доход: его придётся вернуть. По налоговым правилам займы и кредиты в доходы тоже не включают (пп. 10 п. 1 ст. 251 НК РФ). Возврат самого долга — не расход, а проценты по нему — расход.
- Вложения собственника — свои деньги ИП, внесённые на расчётный счёт, и вклад участника в ООО не делают бизнес богаче и доходом не считаются.
- Вывод денег собственнику — деньги ИП «себе на жизнь» или дивиденды. Это не расход бизнеса: в таблице выше они стоят отдельной строкой, а под прибылью видно, сколько осталось в бизнесе после вывода.
- Покупка оборудования — крупная разовая покупка, которая служит годами. Если записать её расходом месяца, прибыль этого месяца окажется заниженной.
- Перевод между своими счетами — сдали наличные в банк, сняли деньги в кассу. Общий остаток не меняется, поэтому перевод не записывают ни доходом, ни расходом.
Доходы, прибыль и остаток денег: в чём разница
Выручка, прибыль и деньги на счёте — три разных показателя. Выручка — всё, что заплатили покупатели. Прибыль — то, что осталось от доходов после всех расходов. Остаток — сколько денег физически лежит на счетах и в кассе.
| Показатель | Формула | Пример из таблицы выше |
|---|---|---|
| Доходы | выручка и прочие доходы − возвраты покупателям | 693 000 − 3 000 = 690 000 ₽ |
| Прибыль | доходы − расходы | 690 000 − 539 000 = 151 000 ₽ |
| Рентабельность | прибыль ÷ доходы × 100 % | 151 000 ÷ 690 000 = 21,9 % |
| Осталось в бизнесе | прибыль − вывод собственнику | 151 000 − 50 000 = 101 000 ₽ |
| Остаток на конец | остаток на начало + прибыль + вложения и займы − вывод, возврат долгов и покупки | 170 000 + 151 000 − 50 000 = 271 000 ₽ |
Бизнес может быть прибыльным и при этом остаться без денег: закупку оплатили в начале месяца, а выручка пришла позже. И наоборот — деньги на счёте есть, потому что получили кредит, а прибыли нет. Поэтому таблица показывает прибыль и остаток отдельно и сводит их строкой «Сверка».
Остаток денег по счетам и кассе: сверка с банком
Остаток по каждому счёту — главная проверка таблицы. Если остаток расчётного счёта в таблице совпал с выпиской, а остаток кассы — с деньгами в ящике, цифрам можно верить. Если нет, ищите типовые причины: пропущенную наличную покупку, комиссию банка, которую не записали отдельной строкой, или перевод между своими счетами, записанный как доход.
Таблица выше показывает по каждому счёту остаток на начало, сколько пришло и ушло, остаток на конец и самую низкую точку с датой. Если счёт уходит в минус, это кассовый разрыв: платёж нужно перенести, заранее перевести деньги с другого счёта или договориться об отсрочке. Бывает, что минус только на одном счёте, а в кассе деньги есть, — таблица подскажет и это.
Таблица прихода, расхода и остатка денег
Таблица прихода и расхода денег — то же самое, что журнал операций, только без статей: дата, приход, расход, остаток. Её хватает, чтобы следить за деньгами, но не хватает, чтобы понять прибыль: в приход попадают и выручка, и кредит, и сданная в банк наличность. Поэтому в таблице выше у каждой операции есть статья, а остаток после операции показан по счёту, через который прошли деньги. Приход и расход товара на складе — другая задача, её ведут в учёте товаров.
Таблица доходов и расходов по месяцам и за год
Итоги одного месяца мало что говорят: в нём может быть крупная разовая закупка или квартальный налог. Поэтому таблицу доходов и расходов смотрят по месяцам — каждая статья строкой, каждый месяц колонкой, справа итог за период. Внизу — прибыль, рентабельность и остаток денег на конец каждого месяца.
Таблица выше собирает такой свод сама: месяц определяется по дате оплаты. Для итогов года ведите один журнал с января по декабрь, а не новый лист на каждый месяц — тогда видно сезонность, растущие статьи и месяцы, в которые обычно не хватает денег. В полной версии свод по месяцам скачивается в PDF и Excel (CSV) и печатается.
Пример: таблица доходов и расходов магазина за два месяца
В таблице выше — небольшой магазин с расчётным счётом и кассой. На начало первого месяца на счёте 150 000 ₽, в кассе 20 000 ₽. Итоги по месяцам:
| Строка | 1-й месяц | 2-й месяц | Итого |
|---|---|---|---|
| Доходы | 358 000 ₽ | 332 000 ₽ | 690 000 ₽ |
| Переменные расходы | 90 000 ₽ | 239 000 ₽ | 329 000 ₽ |
| Постоянные расходы | 105 000 ₽ | 105 000 ₽ | 210 000 ₽ |
| Прибыль | 163 000 ₽ | −12 000 ₽ | 151 000 ₽ |
| Вывод собственнику | 50 000 ₽ | — | 50 000 ₽ |
| Остаток на конец месяца | 283 000 ₽ | 271 000 ₽ | 271 000 ₽ |
Второй месяц закрылся с убытком 12 000 ₽, хотя выручка почти не упала. Причина видна в статьях: закупка к сезону на 230 000 ₽. При учёте по оплатам товар попадает в расходы в день оплаты, даже если ещё лежит на полке, — поэтому судить о бизнесе надо по нескольким месяцам подряд. Та же закупка увела расчётный счёт в минус: после оплаты 3-го числа на нём −15 000 ₽, а после возврата покупателю — −18 000 ₽. В кассе в это время было 23 000 ₽, поэтому разрыв можно было закрыть, заранее сдав наличные на счёт до оплаты поставщику.
За два месяца переменные расходы — 47,7 % доходов, маржинальный доход — 361 000 ₽. Точка безубыточности по выручке за период — 210 000 ÷ (361 000 ÷ 690 000) ≈ 401 385 ₽, запас прочности — 41,8 %.
Ошибки, из-за которых таблица врёт
Каждая из этих ошибок тихо сдвигает итог, и по самим цифрам её почти не заметить — только сверкой остатка с банком.
| Ошибка | Что получается | Как правильно |
|---|---|---|
| Кредит записан доходом | прибыль завышена на сумму кредита | статья «Получен кредит или заём» — вне прибыли |
| Возврат кредита записан расходом | прибыль занижена | тело долга — вне прибыли, проценты — расход |
| Деньги «себе» записаны расходом | кажется, что бизнес работает в ноль | статья «Вывод денег собственнику» |
| Сдача наличных в банк записана доходом | выручка посчитана дважды | перевод между своими счетами |
| Возврат покупателю записан расходом | завышены и доходы, и расходы | статья «Возврат покупателю» уменьшает доходы |
| Комиссия эквайринга не записана | остаток не сходится с банком | отдельная строка «Банк и эквайринг» |
| Новый лист на каждый месяц | год не собрать, формулы ломаются | один журнал на весь год |
| Операции вносят раз в квартал | мелкие траты теряются | раз в день или раз в неделю по выписке |
Таблица выше подсказывает о части этих ошибок сама: отмечает возможные дубли, перевод на тот же счёт, минус на счёте и случаи, когда собственник забрал больше, чем бизнес заработал.
Таблица доходов и расходов: Excel, шаблон или онлайн
Таблицу доходов и расходов ведут в Excel, в готовом шаблоне, в сервисе учёта или онлайн. Выбор зависит от числа операций и того, кто ведёт учёт. Если собираете таблицу в Excel сами, оформите журнал «умной таблицей» (Ctrl+T), чтобы формулы растягивались на новые строки, а итоги по статьям и месяцам считайте функцией СУММЕСЛИМН по статье и месяцу оплаты.
| Вариант | Плюсы | Минусы |
|---|---|---|
| Своя таблица в Excel или Google Таблицах | полная свобода, работает без интернета | формулы СУММЕСЛИМН и сводные таблицы собирать самому, они ломаются при правках |
| Скачанный шаблон Excel | структура и формулы готовы | макросы блокируются антивирусом, статьи и счета под себя переделывать вручную |
| Сервис управленческого учёта | загрузка выписок, отчёты, доступ команде | регистрация, настройка интеграций, избыточно на старте |
| Онлайн-таблица на этой странице | считает сразу на примере, разводит прибыль и остаток, остаток по счетам и свод по месяцам без формул | работа живёт в открытой странице — чтобы продолжить в другой раз, скачайте CSV и загрузите его обратно |
В полной версии таблица скачивается в Excel (CSV): журнал операций, остатки на начало и свод по месяцам. Файл открывается в Excel и Google Таблицах, а его же можно загрузить обратно в таблицу на сайте. Таблица записывает факт; план по статьям и отклонения от него — задача бюджета доходов и расходов. Когда операций становится несколько сотен в месяц и нужны отчёты по начислению, переходите к управленческому учёту с ДДС и отчётом о прибылях и убытках.
Приложение для учёта доходов и расходов: личное или для бизнеса
Большинство приложений для учёта доходов и расходов сделаны для личного бюджета: категории вроде «продукты» и «транспорт», подключение личных карт, бесплатная базовая версия и платные автоимпорт из банков и расширенные отчёты. Для бизнеса этого обычно мало: перевод владельцу на карту такое приложение запишет расходом и занизит прибыль, а если оно не различает переводы между своими счетами, сданная в банк наличная выручка посчитается дважды.
Прежде чем вести в приложении деньги бизнеса, проверьте:
- есть ли отдельная статья для вывода денег собственнику, которая не уменьшает прибыль;
- переводы между расчётным счётом, картой и кассой не попадают в доходы и расходы;
- видно ли остаток по каждому счёту и кассе отдельно, чтобы сверить его с банком;
- можно ли разделить расходы на постоянные и переменные;
- выгружаются ли операции в Excel или CSV для бухгалтера.
Таблица на этой странице устроена именно так и открывается в браузере телефона и компьютера — ставить ничего не нужно. Сервисы с загрузкой выписок из банка окупаются, когда операций становится несколько сотен в месяц. Для семейных денег и своих трат подойдёт учёт личных расходов.
Таблица доходов и расходов и КУДиР: что нужно ИП
Таблица доходов и расходов не заменяет книгу учёта доходов и расходов. КУДиР — налоговый регистр: её обязаны вести организации и ИП на упрощённой системе (ст. 346.24 НК РФ), ИП на патенте ведут книгу учёта доходов (ст. 346.53 НК РФ). Форма и порядок заполнения с 2024 года утверждены приказом ФНС России от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@; прежний приказ Минфина № 135н не применяется.
| Таблица доходов и расходов | КУДиР | |
|---|---|---|
| Зачем | управлять бизнесом: прибыль, остаток, статьи | посчитать налог по УСН или ПСН |
| Форма | свободная | утверждена ФНС |
| Что в ней | все деньги: вывод собственнику, кредиты, переводы, статьи | только доходы и расходы, которые учитываются в налоге |
| Обязательна ли | нет | да, на УСН, ПСН и ЕСХН |
ИП на упрощёнке нужны обе: КУДиР — для налоговой, таблица — для себя. Сводить их в один файл не стоит: правила разные. На УСН доход признаётся в день поступления денег, в том числе аванс, а возврат покупателю уменьшает доходы периода возврата (п. 1 ст. 346.17 НК РФ) — в таблице выше он тоже уменьшает доходы. Книгу для налоговой можно заполнить в КУДиР онлайн. Какие нормы использует таблица, — в блоке «На чём основан инструмент» под таблицей.
Бесплатная таблица доходов и расходов и полная версия
Пробная версия открывается после бесплатной регистрации: в ней можно добавить две свои операции к примеру и увидеть, как они меняют прибыль, остатки и свод. Строки примера не считаются, а правка строки примера делает её своей. Полная версия снимает ограничения и добавляет выгрузку.
| Возможность | Проба | Полная версия |
|---|---|---|
| Своих операций | до двух | без ограничений |
| Счета, свои статьи, переводы | есть | есть |
| Прибыль, рентабельность, остаток по счетам, точка безубыточности | есть | есть |
| Свод по статьям и месяцам | предпросмотр | есть |
| Скачать в PDF и Excel (CSV), распечатать | — | есть |
| Загрузить свой CSV и продолжить | — | есть |
Полная версия — с доступом к таблице или к набору «Малому бизнесу» с учётом продаж и калькулятором прибыли, либо «ИП и самозанятому» с КУДиР и актами.