КУДиР — книга учёта доходов и расходов, налоговый регистр, в который организации и ИП на упрощённой системе в порядке дат записывают каждое поступление денег, а при объекте «доходы минус расходы» — и каждую оплаченную трату. По итогам книги считают налог по УСН и заполняют декларацию. Генератор выше собирает КУДиР по форме приказа ФНС № ЕА-7-3/816@: титульный лист, раздел I с итогами за кварталы и год, справку, разделы II–IV — и сразу проверяет записи.
Кто ведёт КУДиР
Книгу учёта доходов и расходов обязаны вести все организации и индивидуальные предприниматели на УСН — и с объектом «доходы», и с объектом «доходы минус расходы» (ст. 346.24 НК РФ). По итогам книги не только считают налог, но и следят за лимитом доходов для упрощёнки и порогом освобождения от НДС. На других режимах книги свои, по другим формам.
| Режим | Какую книгу ведут |
|---|---|
| УСН «доходы» и «доходы минус расходы» | КУДиР по форме приложения № 2 к приказу ФНС № ЕА-7-3/816@ — её собирает генератор на этой странице |
| Патент (ПСН) | книгу учёта доходов ИП на патенте: только доходы, отдельно по каждому патенту |
| ЕСХН | книгу учёта доходов и расходов ИП на ЕСХН — свою форму из того же приказа |
| ИП на общей системе | книгу учёта доходов и расходов и хозяйственных операций ИП |
| АУСН, самозанятые (НПД) | книгу не ведут: на АУСН учёт формирует налоговая по данным банка и кассы, самозанятому хватает чеков в «Мой налог» |
ИП, который совмещает УСН и патент, ведёт две книги: доходы от деятельности на патенте — в книге ПСН, все остальные — в КУДиР.
КУДиР для ООО на УСН
Для организации правила те же, что для ИП: книгу заводят на каждый год, в титульном листе указывают название, ИНН и КПП, а подписывает книгу руководитель. Наличные деньги ООО дополнительно отражает в кассовой книге — это другой документ, он КУДиР не заменяет.
Нулевая КУДиР: если доходов не было
Книгу заводят и за год без операций: порядок требует новую книгу на каждый налоговый период и исключений не делает. В нулевой книге заполняют титульный лист, в итоговых строках раздела I ставят нули, при объекте «доходы минус расходы» — нули в справке. Книгу распечатывают, прошивают, подписывают и хранят как обычную; в налоговую её не сдают.
Форма КУДиР на 2026 год: титульный лист и разделы
Действует форма, утверждённая приказом ФНС России от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@: её применяют с 2024 года, в 2026 году она не менялась. Форма приказа Минфина № 135н больше не используется — в старых бланках из интернета нет нового раздела про торговый сбор и иначе устроена справка.
| Часть книги | Что в ней | Кто заполняет |
|---|---|---|
| Титульный лист | год, дата начала ведения, налогоплательщик, ИНН (и КПП у организации), ОКПО, объект, счета в банках | все |
| Раздел I «Доходы и расходы» | записи по кварталам, итоги за квартал, полугодие, 9 месяцев и год | все |
| Справка к разделу I | строки 010–041: доходы, расходы, разница минимального налога, налоговая база или убыток | только «доходы минус расходы» |
| Раздел II | расходы на основные средства и нематериальные активы | «доходы минус расходы» |
| Раздел III | перенос убытков прошлых лет | «доходы минус расходы», если были убытки |
| Раздел IV | торговый сбор, уменьшающий налог | «доходы», если платите сбор |
В разделе I пять граф: 1 — номер записи, 2 — дата и номер первичного документа, 3 — содержание операции, 4 — доходы, 5 — расходы. Суммы в форме указаны в рублях; на практике пишут рубли и копейки, как в платёжных документах.
Титульный лист КУДиР
По порядку заполнения на титуле указывают календарный год, дату начала ведения книги, полное ФИО предпринимателя или название организации, код по ОКПО, ИНН, КПП (только у организации), выбранный объект налогообложения и номера расчётных и иных счетов с названиями банков. Код формы по ОКУД оставляют пустым: отдельный код этой форме не присвоен.
Как заполнять КУДиР: порядок записей
Записи вносят по мере операций, в хронологическом порядке и только на основании первичных документов (п. 1 порядка заполнения). Книга помогает контролировать лимиты для сохранения права на спецрежим. Первичные документы храните вместе с книгой или в связанном с ней архиве, чтобы подтвердить каждую запись.
- Заведите книгу на год и заполните титульный лист.
- Каждое поступление денег запишите датой, когда деньги пришли на счёт или в кассу: не путайте эту дату с днём подписания акта или выставления счёта. На УСН действует кассовый метод (ст. 346.17 НК РФ).
- В графе 2 укажите документ: платёжное поручение, Z-отчёт кассы, реестр эквайринга, банковский ордер. Документ на иностранном языке нужен с построчным переводом.
- В графе 3 коротко опишите операцию: от кого и за что получены деньги или кому и за что заплачено.
- Валютную выручку пересчитайте в рубли по курсу Банка России на дату поступления.
- Нумеруйте записи сквозной нумерацией за год и подводите итоги за каждый квартал, полугодие, 9 месяцев и год.
- После года заполните справку (при объекте «доходы минус расходы»), распечатайте книгу, пронумеруйте и прошнуруйте страницы, на последней укажите их число и заверьте подписью, а печатью — если она есть.
Ошибку исправляют с обоснованием: рядом пишут верную запись, дату исправления и ставят подпись руководителя или ИП (п. 5 порядка).
Как заполнить КУДиР онлайн в генераторе
Генератор выше делает ту же работу, что бухгалтерская программа, но без установки и регистрации в сервисе учёта.
- Выберите объект: «доходы» или «доходы минус расходы» — ставка подставится сама, её можно снизить до региональной.
- Заполните титульный лист: налогоплательщик, ИНН, ОКПО, год, дату начала ведения и счета.
- Добавляйте доходы и расходы в любом порядке: генератор отсортирует их по датам, пронумерует и разложит по кварталам. Возврат покупателю вводите с минусом.
- При «доходах минус расходах» внесите основные средства — их стоимость сама разойдётся по кварталам в разделе II и в графе 5, — и убытки прошлых лет для раздела III. При «доходах» — платежи торгового сбора и взносы, которые уменьшают налог.
- Проверьте замечания под формой: дата не из года книги, запись без документа, превышение порогов НДС и лимита УСН.
- Скачайте книгу в PDF или Word, таблицу в Excel (CSV) или распечатайте её — это доступно в полной версии.
Что записывать в доходы и расходы КУДиР
В графу 4 записывают выручку от продаж и внереализационные доходы (ст. 346.15 НК РФ): оплату от покупателей, авансы, поступления по эквайрингу и от маркетплейсов, проценты банка на остаток, полученные штрафы по договорам.
Графу 5 при объекте «доходы минус расходы» заполняют учитываемыми расходами: аренда, зарплата и взносы, товары, материалы, реклама, банковские комиссии и другие. До 2026 года перечень ст. 346.16 НК РФ был закрытым. С 1 января 2026 года подп. 45 п. 1 этой статьи разрешает также иные расходы, определяемые по правилам главы 25 НК РФ (изменения ФНС на 2026 год). Это не означает, что можно списать любые траты: нужны обоснованность, подтверждающие документы и соблюдение условий признания расходов. При объекте «доходы» в графу 5 обязательно записывают только траты за счёт субсидий малому бизнесу и выплат безработным на открытие дела, остальные расходы — по желанию; на налог они не влияют.
Что не попадает в КУДиР
- Полученные займы и кредиты, возврат выданного займа, залог и задаток в обеспечение договора — это не доходы (ст. 251 НК РФ).
- Собственные деньги ИП, переведённые с личной карты на расчётный счёт, взнос учредителя в уставный капитал или в имущество ООО.
- Деньги, зачисленные по ошибке и возвращённые отправителю.
- НДС, предъявленный покупателям, — доходы пишут без него.
- При объекте «доходы минус расходы» — неоплаченные и документально не подтверждённые расходы, личные траты и другие затраты, которые не отвечают условиям налогового признания. С 2026 года отсутствие отдельного названия расхода в ст. 346.16 само по себе не запрещает его учёт: проверяют также подп. 45 п. 1 этой статьи и главу 25 НК РФ.
Почему расходы не попадают в КУДиР
Расход признают, когда он допустим по ст. 346.16 НК РФ (с 2026 года — в том числе по подп. 45 с учётом главы 25), экономически обоснован, подтверждён документами и оплачен. Кассовый метод ст. 346.17 НК РФ продолжает действовать: расширение перечня его не отменяет. Для товаров на перепродажу есть ещё одно условие — товар должен быть продан покупателю (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Поэтому оплаченная, но не проданная партия в книгу пока не идёт, а основное средство попадает в расходы только после ввода в эксплуатацию и равными долями до конца года.
Возвраты в КУДиР
Возврат денег покупателю — аванса или оплаты за возвращённый товар — записывают в графу 4 со знаком минус в том квартале, когда деньги вернули, даже если аванс получен в прошлом году (п. 1 ст. 346.17 НК РФ). Если вернул деньги поставщик, при объекте «доходы минус расходы» уменьшают расходы.
Страховые взносы в КУДиР
При объекте «доходы минус расходы» уплаченные взносы ИП за себя и за работников — расход по подп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, их записывают в графу 5 в день уплаты. При объекте «доходы» взносы в книгу не обязательны: они уменьшают налог через декларацию — ИП без работников уменьшает налог на взносы целиком, с работниками — не больше чем на 50 % (п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ). Сумму фиксированных взносов и 1 % с дохода свыше 300 000 ₽ считает калькулятор взносов ИП.
КУДиР при продажах на маркетплейсах
В доходы записывают полную цену, которую заплатил покупатель, а не сумму, перечисленную площадкой: комиссия маркетплейса из выручки не вычитается и при объекте «доходы минус расходы» идёт в графу 5. Дату дохода Минфин связывает с днём, когда у продавца появилось право распоряжаться деньгами (письмо от 11.12.2024 № 03-11-11/125183), — её берут из отчёта площадки. Свести продажи, комиссии и выплаты по площадкам помогает учёт продаж на маркетплейсах.
НДС в КУДиР: доходы с НДС или без
Доходы в КУДиР записывают без НДС, предъявленного покупателю: порядок заполнения отсылает к ст. 248 НК РФ, по которой доходы определяют без учёта налогов. С 2026 года это касается многих упрощенцев: освобождение от НДС сохраняется при доходах не больше 20 млн ₽ в 2026 году, 15 млн ₽ в 2027 году и 10 млн ₽ с 2028 года (ФНС России). Если порог превышен в течение года, НДС платят с 1-го числа следующего месяца.
| Ситуация | Что пишут в КУДиР |
|---|---|
| Освобождены от НДС | всю полученную сумму |
| Платите НДС по ставке 5 %, 7 % или 22 % | поступление за вычетом НДС, который выделен в чеке или счёте |
| Входной НДС при «доходы минус расходы» | в расходы — если его не принимают к вычету (ставки 5 % и 7 %, освобождение); при ставке 22 % его принимают к вычету, в книгу он не идёт |
| НДС, уплаченный в бюджет | ни в доходы, ни в расходы не записывают |
Генератор следит за порогом: как только доходы с начала года превышают порог освобождения своего года, под формой появляется предупреждение с месяцем превышения.
КУДиР «доходы» и «доходы минус расходы»: что заполнять
Состав книги зависит от объекта налогообложения.
| УСН «доходы» | УСН «доходы минус расходы» | |
|---|---|---|
| Графа 4 «Доходы» | да | да |
| Графа 5 «Расходы» | расходы за счёт субсидий — обязательно, остальные — по желанию | обязательно |
| Справка к разделу I | не заполняют | строки 010–041 |
| Разделы II и III | нет | при покупке ОС и при убытках прошлых лет |
| Раздел IV | если платите торговый сбор | нет |
| Ставка (ст. 346.20 НК РФ) | 6 %, регион может снизить | 15 %, регион может снизить; за год — не меньше 1 % доходов |
Основные средства в КУДиР: раздел II
Основное средство на УСН — имущество дороже 100 000 ₽, которое служит больше года. Купленное на упрощёнке списывают в расходы в том году, когда произошло последнее из трёх событий: оплата, ввод в эксплуатацию или подача документов на госрегистрацию, — равными долями по оставшимся кварталам (п. 3 ст. 346.16 НК РФ). В разделе II считают долю на квартал (100 % делят на число кварталов и округляют до сотых), а сумму за квартал записывают в графу 5 раздела I последним числом квартала. Генератор делает это сам.
Убыток прошлых лет: раздел III
Убыток по УСН «доходы минус расходы» переносят на следующие 10 лет и уменьшают им налоговую базу (п. 7 ст. 346.18 НК РФ). Несколько убытков переносят в том порядке, в котором они получены. В разделе III показывают остаток убытков по годам, на сколько уменьшена база текущего года (строка 130) и что переходит дальше (строка 150). Документы по убытку хранят весь срок, пока его переносят.
Торговый сбор: раздел IV
Раздел IV заполняют только при объекте «доходы» те, кто платит торговый сбор, — сейчас он введён в Москве. В разделе пишут дату и номер платёжки, период, за который уплачен сбор, и сумму. Уплаченный сбор уменьшает налог от той деятельности, по которой его платят.
Образец заполнения КУДиР
В гостевом примере и полной версии генератора открыт образец книги ИП на 2026 год: три поступления, возврат части аванса на 60 000 ₽ и аренда офиса на 40 000 ₽. В пробе оставлены два поступления первого квартала на общую сумму 427 300 ₽.
| Период | Доходы нарастающим итогом, ₽ | Налог 6 %, ₽ |
|---|---|---|
| I квартал | 427 300 | 25 638 |
| Полугодие | 627 300 | 37 638 |
| 9 месяцев | 627 300 | 37 638 |
| Год | 627 300 | 37 638 |
При объекте «доходы» аренда в книгу не входит. Налог за год до уменьшения — 37 638 ₽; если ИП без работников уменьшит его на фиксированные взносы за 2026 год 57 390 ₽, платить будет нечего.
В полной версии переключите объект на «доходы минус расходы»: в книге появятся аренда и ноутбук за 120 000 ₽, введённый в марте, — по 30 000 ₽ в каждом квартале. Расходы за год — 160 000 ₽, налоговая база (строка 040) — 467 300 ₽. Убыток 2024 года 50 000 ₽ уменьшает её до 417 300 ₽, налог 15 % — 62 595 ₽. Это больше минимального налога 6 273 ₽ (1 % доходов), поэтому платится налог по ставке.
Бланк КУДиР 2026: скачать или заполнить онлайн
Пустой бланк есть на КонсультантПлюс в приложении к приказу ФНС, но вписывать в него сотни строк, следить за нумерацией и пересчитывать итоги вручную долго. Генератор выдаёт уже заполненную книгу: в PDF — для печати и подписи, в Word (DOCX) — если нужно поправить формулировки, в Excel (CSV) — для сверки с банковской выпиской. Все форматы повторяют графы и итоговые строки официальной формы.
КУДиР в Excel
Вести книгу в Excel можно: порядок разрешает электронный вид, программа может быть любой. Таблица должна повторять графы и итоги формы, а после окончания года её распечатывают и прошивают. CSV из генератора открывается в Excel с разделением по колонкам: номер, дата, документ, содержание, доходы, расходы и итоги по кварталам.
Нужно ли сдавать КУДиР в налоговую
Сдавать КУДиР вместе с декларацией не нужно, заверять в инспекции тоже: требование заверения отменено, книгу хранят у себя. Налоговая вправе запросить её при проверке — распечатанную и прошитую книгу или копию представляют в течение 10 рабочих дней со дня получения требования (п. 3 ст. 93 НК РФ). Банк иногда просит выписку из книги для кредита — это делают по желанию.
Хранят книгу 5 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), а документы, подтверждающие убыток, — весь срок, пока его переносят. Отсутствие книги и первичных документов — грубое нарушение правил учёта.
| Нарушение по ст. 120 НК РФ | Штраф |
|---|---|
| Нет книги или первичных документов в течение одного года | 10 000 ₽ |
| То же дольше одного года | 30 000 ₽ |
| Нарушение привело к занижению базы | 20 % неуплаченного налога, не менее 40 000 ₽ |
Какие нормы и величины использует генератор — в блоке «На чём основан инструмент» под генератором.
Бесплатная КУДиР и полная версия
| Возможность | Проба | Полная версия |
|---|---|---|
| Записи в разделе I | до 2 | без ограничений |
| Титульный лист и итоги раздела I | есть | есть |
| «Доходы минус расходы», справка 010–041 и дополнительные настройки | — | есть |
| Разделы II, III, IV | — | без ограничений |
| Проверки дат, документов, порогов НДС и лимита УСН | есть | есть |
| Расчёт налога с взносами, торговым сбором и убытком | — | есть |
| Скачать в PDF, Word (DOCX), Excel (CSV), печать | — | есть |
Пробная версия открывается после регистрации. Полная версия — с доступом к КУДиР или к набору «ИП и самозанятому». Управленческий учёт денег бизнеса удобнее вести в таблице доходов и расходов.