Инвентаризация товаров онлайн: опись ИНВ-3 и сличительная ведомость

Что такое инвентаризационная опись и когда инвентаризация обязательна

Инвентаризация — сверка того, что числится в учёте, с тем, что реально лежит на полках. Опись фиксирует фактическое наличие, а расхождения и решение по ним оформляют отдельными документами. Обязанность проверять активы установлена статьёй 11 закона № 402-ФЗ, а с 1 апреля 2025 года порядок задаёт ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» (приказ Минфина России от 13.01.2023 № 4н). Прежние Методические указания № 49 утратили силу, ссылаться на них больше нельзя.

По пункту 15 стандарта инвентаризация обязательна:

• при составлении годовой отчётности — запасы можно проверить не раньше 1 октября отчётного года;
• при смене материально ответственного лица (МОЛ) — по состоянию на день приёмки-передачи дел;
• при коллективной ответственности — при смене бригадира, уходе больше половины коллектива или по требованию любого его члена;
• при передаче имущества в аренду, управление, безвозмездное пользование и при его продаже вне обычной деятельности;
• когда обнаружена утрата или порча, после пожара, аварии, стихийного бедствия;
• при реорганизации (кроме преобразования) и ликвидации.

В остальное время сроки выбирает руководитель. Магазины и кафе обычно пересчитывают товар раз в месяц или квартал, а ходовые и дорогие позиции — выборочно чаще.

Инвентаризационная опись в 2026 году: какие правила действуют

В 2026 году коммерческие организации составляют опись по ФСБУ 28/2023 — годовая инвентаризация идёт по этому стандарту второй раз, с 2025 года его правила не менялись. Перед годовой проверкой стоит помнить пять вещей:

• запасы можно пересчитывать с 1 октября 2026 года, а результаты такой инвентаризации отражают в периоде, когда она закончилась, но не позже 31 декабря (п. 10 б и 16 а);
• форма ИНВ-3 не обязательна: подойдёт и свой бланк из учётной политики, если в нём есть сведения из пункта 31;
• если пересчитать товар невозможно или слишком дорого, разрешены другие способы установить наличие, в том числе фото- и видеофиксация (п. 4 а);
• результаты обязательной инвентаризации недействительны, если отсутствует пятая часть комиссии или больше (п. 21): из пяти человек не может не прийти никто, из шести — один;
• у бюджетных учреждений свои формы описей, и к ним эта страница не относится.

Нужна ли инвентаризация ИП

Прямой обязанности у ИП обычно нет: предприниматель может не вести бухгалтерский учёт, если учитывает доходы и расходы по Налоговому кодексу (п. 1 ч. 2 ст. 6 закона № 402-ФЗ), а статья 11 относится к тем, кто учёт ведёт. Но без пересчёта не увидеть недостачу и кражу, а при смене продавца нечем подтвердить, сколько товара он принял и сдал. Поэтому магазины ИП оформляют опись так же, как организации, — особенно если с продавцом заключён договор о материальной ответственности.

Инвентаризация ТМЦ: что проверяют и какими документами оформляют

Инвентаризация ТМЦ (товарно-материальных ценностей) — это проверка всех запасов: товаров, сырья и материалов, готовой продукции, тары, а заодно чужих ценностей, которые лежат у вас на складе. То, что можно потрогать, пересчитывают, взвешивают и измеряют при материально ответственном лице, а то, чего нет на месте, проверяют по документам. На каждую группу — свой документ:

Инвентарь и спецодежду, которые уже списаны в расходы, но учитываются за балансом, тоже пересчитывают: пункт 4 а стандарта распространяет проверку в натуре и на такие объекты. Формы ИНВ-3, ИНВ-4, ИНВ-5, ИНВ-6 и ИНВ-19 утверждены постановлением Госкомстата № 88, ИНВ-26 — постановлением Госкомстата от 27.03.2000 № 26; для коммерческих организаций все они необязательны (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Инструмент выше собирает главные документы по ТМЦ — опись и сличительную ведомость. Кассу и расчёты с контрагентами оформляют актами инвентаризации, основные средства — описью ИНВ-1.

Как провести инвентаризацию товаров в магазине и на складе

1. Приказ. Руководитель назначает комиссию, дату, место и перечень проверяемых ценностей. Для этого подходит форма ИНВ-22 или приказ из конструктора.
2. Документы до инвентаризации. Комиссия получает последние приходные и расходные документы, председатель визирует их: «до инвентаризации на (дата)» (п. 26 ФСБУ 28/2023).
3. Расписка МОЛ. До пересчёта материально ответственное лицо подтверждает, что все документы сданы, поступления оприходованы, а выбытие списано (п. 27).
4. Подготовка. Товар раскладывают по группам, движение в зоне проверки останавливают. Если пересчёт идёт несколько дней, помещение на ночь опечатывают или ставят на сигнализацию (п. 29).
5. Пересчёт. Товар считают, взвешивают и измеряют в присутствии МОЛ. Записывать количество со слов МОЛ или из учёта нельзя (п. 23). Товар в целой упаковке поставщика можно принять по документам, пересчитав упаковки и вскрыв часть на выбор (п. 24). Комиссия оценивает и состояние товара: испорченный и просроченный записывают отдельно, чтобы потом списать или уценить. Сканер штрихкодов или терминал сбора данных ускоряют счёт, но итог всё равно переносят в опись.
6. Опись. Результаты вносят в опись ИНВ-3, подводят итоги прописью на каждой странице, подписывают все члены комиссии и МОЛ.
7. Сверка и решение. Факт сравнивают с учётом, расхождения переносят в сличительную ведомость, комиссия предлагает, как их отразить, руководитель утверждает (п. 9).

Весовой товар в продуктовом магазине при большом объёме перевешивают двое: член комиссии и МОЛ ведут записи раздельно, а в конце дня сверяют их и переносят итог в опись (п. 28).

Инвентаризационная комиссия: кто входит

Состав комиссии утверждает руководитель: обычно это представитель руководства, бухгалтер и сотрудник, который разбирается в товаре. Материально ответственное лицо в комиссию не включают: оно отвечает за проверяемые ценности и заинтересовано в результате, поэтому присутствует при пересчёте и подписывает опись, но членом комиссии не является (п. 20). Если при обязательной инвентаризации отсутствует пятая часть членов комиссии или больше, результаты признают недействительными (п. 21). Не создавать комиссию можно, когда в штате только руководитель и бухгалтер (или один руководитель), когда проверку проводит аудитор или ревизионная комиссия по уставу (п. 22).

Слепой пересчёт: почему счётчикам не показывают остатки

Если перед глазами у счётчика количество «по учёту», он невольно подгоняет счёт под него. Поэтому крупные магазины и склады пересчитывают вслепую: комиссия получает лист с наименованиями без учётных остатков, записывает факт, и только потом его сравнивают с учётом. В инструменте такой лист собирается на вкладке «Лист для пересчёта».

Как составить инвентаризационную опись онлайн

1. Заполните организацию, место хранения, номер и дату описи, основание (приказ), МОЛ и состав комиссии — эти данные попадут в шапку и строки подписей.
2. Внесите товары: наименование, номенклатурный номер, единицу, цену и остаток по учёту. Длинный список в полной версии можно вставить из Excel — скопируйте столбцы и вставьте в поле «Вставить список из Excel».
3. Распечатайте «Лист для пересчёта» и раздайте счётчикам — в нём нет учётных остатков.
4. Перенесите пересчитанное количество в колонку «Фактически». Разница и сумма по каждой строке появятся сразу, а ошибки ввода — в блоке «Проверка описи».
5. Если есть нормы естественной убыли, укажите допустимое количество в колонке «Убыль по нормам». Если инструмент нашёл возможную пересортицу, отметьте пару, которую комиссия решила зачесть.
6. Откройте вкладки «Опись ИНВ-3» и «Сличительная ведомость ИНВ-19», проверьте и скачайте документы в PDF или Word либо распечатайте.

Какие нормы использует инструмент — в блоке «На чём основан расчёт» под ним.

Инвентаризационная опись по форме ИНВ-3: бланк и образец заполнения

Форма ИНВ-3 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей» утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. Её используют для товаров, материалов, готовой продукции и других запасов; основные средства описывают по ИНВ-1 — для них есть отдельная опись основных средств.

Опись составляют как минимум в двух экземплярах: один остаётся у МОЛ, второй уходит в бухгалтерию. Чужие ценности — принятые на хранение, в переработку, арендованные — описывают в отдельной описи.

Что обязательно должно быть в описи

Пункт 31 ФСБУ 28/2023 перечисляет минимум для описи запасов: наименования с идентифицирующими сведениями и количество в единицах учёта; на каждой странице — количество порядковых номеров и общее количество прописью, в каких бы единицах ни считали; на последней странице — отметка о проверке цен, таксировки и итогов; в конце — расписка МОЛ и подписи всех членов комиссии. При смене МОЛ подписывают и принявший, и сдавший. Пустые строки на последней странице прочёркивают (п. 33), исправления заверяют подписями всех членов комиссии и МОЛ (п. 34).

Инструмент разбивает опись на листы по 20 строк и под каждым листом сам пишет итоги прописью — «пять», «сто тринадцать целых шесть десятых», «семнадцать тысяч сто рублей 40 копеек».

Можно ли вести опись на своём бланке

Можно. Коммерческие организации и ИП вправе использовать ИНВ-3 или свою форму, утверждённую руководителем, если в ней есть обязательные реквизиты первичного документа (ст. 9 закона № 402-ФЗ) и сведения из пункта 31 ФСБУ 28/2023. Стандарт также разрешает объединять опись и результаты в одном документе (п. 5). Бюджетные учреждения заполняют свои формы, например 0510466.

Сличительная ведомость ИНВ-19: когда и как составляют

Сличительная ведомость по форме ИНВ-19 нужна, только если факт разошёлся с учётом, и в неё попадают лишь позиции с отклонениями. По каждой показывают излишек или недостачу в количестве и сумме, а при пересортице — зачтённую сумму. Ведомость составляет бухгалтер в двух экземплярах, подписывает её сам, а материально ответственное лицо расписывается, что ознакомлено с результатами. Если всё совпало, ведомость не составляют — инструмент так и подскажет.

Чем опись отличается от сличительной ведомости

Ни опись, ни ведомость сами по себе не основание для проводок: результаты отражают в учёте по квалификации, которую утверждает руководитель (п. 9 ФСБУ 28/2023).

Результаты инвентаризации: недостача и излишки

Результаты отражают в том отчётном периоде, к которому относится дата инвентаризации (п. 10). Оценивают их на эту же дату, а относят так:

Недостачу в инструменте оценивают по цене строки — подставьте туда учётную (балансовую) цену. Блок «Итог для решения руководителя» сразу раскладывает суммы по этим строкам.

Естественная убыль: какую недостачу списывают на расходы

Естественная убыль — потери от усушки, утруски, испарения, которые нормирует сама организация или отраслевые нормы. По пункту 14 ФСБУ 28/2023 нормы применяют только при фактической недостаче, только после зачёта пересортицы и только к той позиции, по которой недостача осталась. Убыль в пределах норм относят на затраты или расходы на продажу, сверх норм — на виновных или на расходы. К ведомости прикладывают расчёт норм. В инструменте включите переключатель норм и укажите допустимое количество — он не даст списать по нормам больше фактической недостачи.

Проводки по результатам инвентаризации

Проводки делают после того, как руководитель утвердил результаты: недостачу сначала собирают на счёте 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», а потом списывают туда, куда её отнесла квалификация (План счетов, приказ Минфина № 94н). Счета — для товаров, учтённых по покупной стоимости.

Если недостающий при пересортице товар дороже, разницу проводят как обычную недостачу — через счёт 94 на виновного или на расходы. В налоговом учёте зачёта пересортицы нет: излишки — внереализационный доход (п. 20 ст. 250 НК РФ), недостача в пределах норм — материальные расходы (подп. 2 п. 7 ст. 254), а недостачу без виновных учитывают в расходах, только если их отсутствие подтвердил уполномоченный орган (подп. 5 п. 2 ст. 265).

Пересортица при инвентаризации: когда можно зачесть

Пересортица — это когда одного товара не хватает, а другого, похожего, столько же лишнего: продали зерновой кофе вместо молотого или приняли один сорт за другой. Обычно её причина — ошибки при приёмке и отпуске, похожая упаковка, перепутанные ценники, этикетки или штрихкоды, неверно проведённые перемещения и возвраты; если одни и те же пары повторяются от проверки к проверке, ошибка системная и её ищут в приёмке и хранении. По пункту 13 ФСБУ 28/2023 зачесть излишек в счёт недостачи можно только в исключительных случаях и при четырёх условиях сразу:

• расхождения выявлены за один и тот же период;
• у одного и того же материально ответственного лица;
• по активам одного и того же наименования;
• в тождественных количествах.

Если недостающий товар дороже, разницу отражают как недостачу — на виновных или на расходы. МОЛ даёт объяснение о пересортице, а если разницу не взыскивают, комиссия объясняет почему; эти бумаги приобщают к документам инвентаризации (п. 35). Инструмент показывает пары с одинаковым количеством и единицей, похожие по названию ставит первыми, но зачитывает только ту пару, которую вы отметили.

Пример: инвентаризация в продуктовом магазине

Пример совпадает с данными, которые инструмент показывает при открытии. Норма естественной убыли по сахару — 0,5 кг, пару «кофе молотый — кофе в зёрнах» комиссия решила зачесть как пересортицу.

Как распределяется недостача 269,60 ₽:

• кофе: излишек 780,00 ₽ зачтён в счёт недостачи 840,00 ₽, разница 60,00 ₽ — как недостача;
• сахар: 0,4 кг меньше нормы 0,5 кг, поэтому 31,60 ₽ — на расходы на продажу;
• молоко: 178,00 ₽ — на виновное лицо или на расходы, если оснований для взыскания нет.

Итог: 31,60 ₽ в пределах норм и 238,00 ₽ (178,00 + 60,00) на решение руководителя — вместе 269,60 ₽. В описи итог по листу запишут прописью: пять порядковых номеров, сто тринадцать целых шесть десятых единиц, семнадцать тысяч сто рублей 40 копеек.

Частые ошибки и сколько хранить описи

• Количество из учёта вместо пересчёта. Пункт 23 прямо запрещает определять наличие со слов МОЛ или по данным учёта.
• МОЛ в составе комиссии. Это нарушение пункта 20 — инструмент предупреждает, если фамилия МОЛ есть среди членов комиссии.
• Неполная комиссия. Без пятой части членов результаты обязательной инвентаризации недействительны.
• Нет итогов прописью на каждой странице. Итог только в конце описи не соответствует пункту 31.
• Пустые строки и неоговорённые исправления. Строки прочёркивают; неверную запись зачёркивают одной чертой, рядом пишут правильную, и исправление подписывают все члены комиссии и МОЛ.
• Зачёт пересортицы «по сумме». Зачитывают только одинаковое количество товаров одного наименования, а не любые недостачи и излишки.

Если МОЛ после инвентаризации заметил ошибку в описи, он должен сразу, до открытия склада, сообщить комиссии — та проверяет и исправляет (п. 30). Описи, сличительные ведомости и протоколы комиссии хранят 5 лет при условии проведения проверки (ст. 321 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236), а документы о недостачах — 10 лет после возмещения ущерба (ст. 287). Срок хранения описей отсчитывают с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено.

Таблица инвентаризации в Excel или онлайн-опись

Excel-таблицу инвентаризации можно сделать самому, но формулы, итоги прописью и бланки придётся настраивать вручную. Сравнение:

Остатки «по учёту» удобно держать в учёте товаров или складском учёте — тогда к инвентаризации они готовы в любой день. Наличные деньги и расчёты с контрагентами проверяют другими актами — для них есть акт инвентаризации.

Бесплатная инвентаризационная опись и полная версия

После регистрации инструмент работает в пробной версии: можно внести две свои позиции к строкам примера и проверить на них расчёт, проверки и документы на экране. Опись на весь склад и выгрузка — в полной версии.

Полная версия — с доступом к инструменту или к набору «Магазину», где вместе с ним учёт товаров, продаж и закупок, или к набору «Производству и складу». Работа идёт в открытой странице: перед закрытием скачайте документы.