Инвентаризация основных средств: опись ИНВ-1 и сличительная ведомость ИНВ-18

Что такое инвентаризационная опись основных средств и что в ней проверяют

Опись основных средств фиксирует результат осмотра: каждый объект находят на месте, сверяют инвентарный и заводской номер, записывают фактическое наличие и данные учёта рядом. По пункту 3 ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» комиссия подтверждает три вещи: что объект действительно существует, в каком он состоянии и обоснованно ли он находится у организации — свой, арендованный или принят на хранение.

В бухгалтериях опись ИНВ-1 часто называют актом инвентаризации основных средств — речь об одном и том же документе. Если факт совпал с учётом, им инвентаризация и заканчивается; если нет — бухгалтер составляет сличительную ведомость, а руководитель утверждает решение по расхождениям.

Что изменилось с ФСБУ 28/2023

С 1 апреля 2025 года коммерческие организации проводят инвентаризацию по ФСБУ 28/2023, утверждённому приказом Минфина России от 13.01.2023 № 4н. Методические указания № 49, на которые ссылаются старые статьи и бланки, утратили силу. Для основных средств из нового важно:

• кроме наличия, проверяют состояние объекта и основание, по которому он находится у организации (п. 3);
• если осмотреть объект невозможно или слишком затратно, допускаются альтернативные способы, например фото- и видеофиксация (п. 4 а);
• комиссию можно не создавать, если в штате только руководитель и бухгалтер, работает аудитор или ревизионная комиссия (п. 22);
• излишек оценивают по справедливой стоимости, а недостачу — по балансовой (п. 11).

Когда инвентаризация основных средств обязательна и как часто

Случаи обязательной инвентаризации перечислены в пункте 15 ФСБУ 28/2023, а сроки — в пункте 16:

Правило «раз в три года» — право, а не обязанность (подп. «а» п. 15). Пользуются им, закрепив периодичность в учётной политике: это выбор способа учёта, который делают там же, где остальные (ст. 8 закона № 402-ФЗ). Не закрепили — основные средства проверяют вместе с годовой отчётностью каждый год. Дорогое оборудование и технику, которую выносят из офиса, можно проверять выборочно чаще. При коллективной материальной ответственности инвентаризацию проводят ещё и при смене бригадира, уходе больше половины коллектива или по требованию любого его члена.

Нужна ли инвентаризация основных средств ИП

Индивидуальный предприниматель может не вести бухгалтерский учёт, если учитывает доходы и расходы по Налоговому кодексу, и тогда обязанности инвентаризации у него нет. Но при передаче имущества в аренду или смене работника, отвечающего за технику, опись помогает доказать, что и в каком состоянии было передано.

Как провести инвентаризацию основных средств

1. Приказ. Руководитель назначает комиссию, даты начала и окончания, перечень проверяемых объектов и места — подойдёт форма ИНВ-22 или приказ из конструктора.
2. Документы до инвентаризации. Комиссия получает последние документы о поступлении и выбытии основных средств, председатель визирует их надписью «до инвентаризации на (дата)» (п. 26).
3. Расписка МОЛ. До осмотра материально ответственное лицо подтверждает, что все документы сданы, поступившие объекты оприходованы, а выбывшие списаны (п. 27). В форме ИНВ-1 эта расписка стоит в начале описи.
4. Список объектов. Бухгалтерия выгружает из учёта перечень с инвентарными номерами. Комиссии удобнее работать по листу осмотра без учётных данных — так она не подгоняет факт под учёт.
5. Осмотр. Объекты проверяют по месту нахождения и отдельно по каждому материально ответственному лицу, в его присутствии. Записывать наличие со слов МОЛ или из учётных регистров нельзя (п. 23).
6. Опись. В опись вносят наименование, год выпуска, инвентарный, заводской номер и номер паспорта, фактическое количество и стоимость рядом с данными учёта. Найденные объекты, которых нет в учёте, дописывают с техническими характеристиками.
7. Сверка и решение. Расхождения переносят в сличительную ведомость ИНВ-18, комиссия предлагает, как их отразить, руководитель утверждает (п. 9). Результаты относят к периоду, на дату которого проводилась инвентаризация (п. 10).

Инвентаризационная комиссия

Состав комиссии утверждает руководитель: обычно это представитель руководства, бухгалтер и специалист, который разбирается в технике, — инженер, механик, системный администратор. Материально ответственное лицо в комиссию не включают: оно присутствует при осмотре и подписывает опись, но членом комиссии не является (п. 20). Если при обязательной инвентаризации отсутствует пятая часть членов комиссии или больше, результаты признают недействительными (п. 21).

Оборудование, оргтехника и транспорт: что сверять

У оборудования и оргтехники сверяют наклейку с инвентарным номером и заводской номер на шильдике: по ним видно, что на месте именно тот ноутбук или станок, который числится в учёте. У транспорта сверяют VIN и номер паспорта транспортного средства (в том числе электронного) — его записывают в графу 9 «номер паспорта (документа о регистрации)». Однотипные предметы, учтённые одной строкой, записывают с количеством. Ускорить осмотр помогают наклейки со штрихкодом или RFID-метки и терминал сбора данных, но итог всё равно переносят в опись и подписывают. Если объект далеко или в ремонте у подрядчика и осмотреть его невозможно или слишком дорого, стандарт разрешает фото- и видеофиксацию.

Состояние объекта и основание нахождения

Форма ИНВ-1 появилась задолго до ФСБУ 28/2023, и графы для состояния в ней нет. Поэтому многие организации добавляют её в свой бланк: в эксплуатации, на консервации, не используется, требует ремонта, непригоден к использованию. Эта отметка нужна для решения руководителя: повреждённый, но пригодный объект проверяют на обесценение (п. 12 в), а непригодный — списывают или продают (п. 9 в). В инструменте состояние выбирается у каждой строки и печатается в описи отдельной графой 14.

Арендованные и чужие объекты

Объекты, полученные в аренду или на ответственное хранение, тоже проверяют, но описывают отдельно от собственных (п. 18 г, 32 ФСБУ 28/2023). Указания к форме ИНВ-1 требуют составлять опись арендованных основных средств отдельно по каждому арендодателю, с указанием срока аренды, в трёх экземплярах — один отправляют арендодателю. Документ, по которому объект принят, записывают в графы 3–5: наименование, дату и номер. В инструменте для этого есть переключатель «Основные средства: арендованные / на ответственном хранении».

Как составить опись основных средств онлайн

1. Заполните организацию, место нахождения, номер описи, даты начала и окончания, приказ, материально ответственное лицо и состав комиссии.
2. Выберите, чьи основные средства проверяете. Для арендованных и принятых на хранение укажите арендодателя и договор — они попадут в графы 3–5.
3. Внесите объекты: наименование, инвентарный и заводской номер, номер паспорта, год, стоимость и амортизацию по учёту. Длинный список можно вставить из Excel или учётной программы.
4. Распечатайте «Лист осмотра» для комиссии, а после осмотра перенесите в колонку «Фактически» то, что нашли, и отметьте состояние.
5. Разница, суммы, недостача по балансовой стоимости и ошибки ввода появятся сразу — в блоках «Итог для решения руководителя» и «Проверка описи».
6. Откройте вкладки «Опись ИНВ-1» и «Сличительная ведомость ИНВ-18», проверьте и скачайте документы в PDF или Word либо распечатайте.

Какие нормы использует инструмент — в блоке «На чём основан расчёт» под ним.

Инвентаризационная опись по форме ИНВ-1: графы, бланк и образец

Форма ИНВ-1 «Инвентаризационная опись основных средств» (ОКУД 0317001) утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. На первой странице — организация, подразделение, основание, даты начала и окончания, номер и дата описи, местонахождение, чьи это основные средства, арендодатель и расписка МОЛ. Табличная часть:

Под каждой страницей пишут итоги прописью: количество порядковых номеров, общее количество единиц и сумму фактически. На последней странице — итоги по описи, подписи председателя и членов комиссии, расписка МОЛ, что объекты проверены в его присутствии и претензий нет, и отметка бухгалтера о проверке расчётов. Пустые строки на последней странице прочёркивают (п. 33). Ошибочную запись зачёркивают одной чертой, рядом пишут правильную, и исправление подписывают все члены комиссии и МОЛ (п. 34).

Опись составляют в двух экземплярах по каждому месту и МОЛ: один уходит в бухгалтерию для сверки, второй остаётся у материально ответственного лица. Описи можно вести отдельно по группам основных средств — например, оборудование, транспорт, мебель. Нематериальные активы описывают по своей форме ИНВ-1а.

Акт инвентаризации основных средств

Отдельной формы «акт инвентаризации основных средств» в альбоме Госкомстата нет: так в бухгалтериях называют ту же опись ИНВ-1, а если нашли расхождения — опись вместе со сличительной ведомостью ИНВ-18. Свой бланк с заголовком «Акт» допустим, если он утверждён в учётной политике и в нём есть обязательные реквизиты первичного документа (ст. 9 закона № 402-ФЗ) и то, чего требует ФСБУ 28/2023: фактическое наличие по каждому объекту, его состояние, подписи всех членов комиссии и расписки МОЛ. Акты по формам ИНВ-15 и ИНВ-17 — другие документы, для наличных денег и расчётов с контрагентами, к основным средствам они не относятся.

Если материально ответственное лицо отказывается подписать опись или ведомость, комиссия записывает отказ в самом документе или составляет отдельный акт за подписями своих членов — тогда видно, что подписи МОЛ нет по его отказу, а не по упущению комиссии.

Свой бланк вместо ИНВ-1

С 2013 года унифицированные формы не обязательны: можно взять ИНВ-1 или утвердить свой бланк в учётной политике, если в нём есть обязательные реквизиты первичного документа (ст. 9 закона № 402-ФЗ). Опись и результаты можно объединить в одном документе (п. 5 ФСБУ 28/2023). Бланк, который собирает инструмент, — адаптированная ИНВ-1: основные графы формы плюс графа состояния.

Бюджетным учреждениям — другие формы

ФСБУ 28/2023 на организации бюджетной сферы не распространяется, у них свои правила инвентаризации и свои формы инвентаризационных описей, утверждённые Минфином для госсектора. Инструмент на этой странице рассчитан на коммерческие организации и ИП.

Сличительная ведомость ИНВ-18

Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств по форме ИНВ-18 (ОКУД 0317016) нужна, только если факт разошёлся с учётом. В неё попадают лишь объекты с расхождениями: по каждому — наименование, год выпуска, инвентарный, заводской номер и паспорт, излишек или недостача в количестве и стоимости. Ведомость составляет бухгалтер по описи, подписывает её сам, а материально ответственное лицо расписывается, что ознакомлено с результатами. Если всё совпало, ведомость не составляют — инструмент так и подскажет.

Ни опись, ни ведомость сами по себе не основание для записей в учёте: результаты отражают по квалификации, которую утверждает руководитель по представлению комиссии (п. 9).

Результаты инвентаризации основных средств

Результаты отражают в том отчётном периоде, к которому относится дата инвентаризации, и оценивают на эту дату (п. 10, 11). Пересортица и нормы естественной убыли к основным средствам не применяются: зачёт по пересортице допускается только для запасов и аналогичных активов (п. 13).

Излишки основных средств

Объект, который нашли, но которого нет в учёте, принимают к учёту по справедливой стоимости, по балансовой стоимости или по балансовой стоимости аналогичных активов и относят на доходы (п. 11 а, 12 а). Справедливую стоимость определяют по МСФО 13 — по ценам на аналогичные объекты или с помощью оценщика. Объекту присваивают инвентарный номер, заводят инвентарную карточку и решают, введён ли он в эксплуатацию.

Недостача основных средств

Недостачу оценивают по балансовой стоимости — это первоначальная стоимость минус начисленная амортизация (п. 11 б). Её относят на виновных, если есть основания для возмещения, а если оснований нет — на расходы (п. 12 б). Объект, который нашли повреждённым, но пригодным к использованию, не списывают, а уменьшают его стоимость на обесценение (п. 12 в). Перед взысканием ущерба с работника по Трудовому кодексу работодатель запрашивает письменное объяснение.

Проводки по результатам инвентаризации

Счета — по Плану счетов, утверждённому приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н. Если объект можно сразу использовать, излишек иногда отражают одной записью Дт 01 Кт 91.1.

Пример: инвентаризация основных средств в офисе

Пример совпадает с данными, которые инструмент показывает при открытии. В офисе ООО «Ромашка» проверяют пять объектов, материально ответственное лицо — офис-менеджер.

Как это разбирается:

• сейф: в учёте его нет, комиссия оценила его по справедливой стоимости 64 200,00 ₽ — это доход, сейфу присваивают инвентарный номер;
• кондиционер: недостача по стоимости учёта 56 900,00 ₽, из них амортизация 37 800,00 ₽, балансовая стоимость 56 900,00 − 37 800,00 = 19 100,00 ₽ — на виновное лицо или на расходы;
• МФУ: на месте, но требует ремонта — комиссия оценивает обесценение.

Итог: излишек 64 200,00 ₽ минус недостача 56 900,00 ₽ по стоимости учёта — в сумме излишек 7 300,00 ₽. В описи итог запишут прописью: пять порядковых номеров, четыре единицы фактически, один миллион шестьсот тридцать пять тысяч рублей 00 копеек.

Частые ошибки и сколько хранить описи

• Опись «по учёту», без осмотра. Пункт 23 прямо запрещает определять наличие со слов МОЛ или по данным учёта.
• МОЛ в составе комиссии. Это нарушение пункта 20 — инструмент предупреждает, если фамилия МОЛ есть среди членов комиссии.
• Одна опись на собственные и арендованные объекты. Чужое имущество описывают отдельно, по каждому арендодателю.
• Не сверили заводские номера. Одинаковые ноутбуки или мониторы легко перепутать — тогда недостача одного «закрывается» другим, а это не допускается.
• Недостача по первоначальной стоимости. На виновных или расходы относят балансовую (остаточную) стоимость, а амортизацию списывают вместе с объектом.
• Пропустили полностью самортизированные объекты. Пока объект числится на балансе, его включают в опись, даже если остаточная стоимость нулевая.

Если МОЛ после инвентаризации заметил ошибку, он сразу сообщает комиссии, та проверяет и исправляет опись (п. 30).

Сколько хранить описи основных средств

Описи и сличительные ведомости хранят 5 лет при условии проведения проверки (ст. 321 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236), а документы о недостачах — 10 лет после возмещения ущерба (ст. 287).

Опись товаров и материалов по форме ИНВ-3 со сличительной ведомостью ИНВ-19, пересортицей и нормами убыли — в инвентаризации товаров. Вести учёт оборудования и инструмента между инвентаризациями удобно в журнале учёта оборудования.

Бесплатная опись основных средств и полная версия

После регистрации инструмент работает в пробной версии: можно внести два своих объекта и увидеть на них весь расчёт и проверки. Строки примера в лимит не входят, но опись на весь список, вставка из Excel и выгрузка — в полной версии.

Полная версия открывается вместе с доступом к инвентаризации — опись основных средств входит в неё вместе с описью товаров ИНВ-3 — или с набором «Магазину» либо «Производству и складу». Работа идёт в открытой странице: перед закрытием скачайте документы.