Кассовая книга — регистр по форме КО-4 (ОКУД 0310004), в который организация записывает каждое поступление и выдачу наличных по приходным и расходным кассовым ордерам и в конце дня выводит остаток. Вести её обязаны все организации, у которых есть касса; ИП, который ведёт налоговый учёт доходов, вправе обходиться без неё. Генератор выше собирает листы КО-4 по дням: сквозные номера ордеров, итоги, остаток с переносом и подписи.
Кассовая книга: что это и кому она нужна
Кассовая книга нужна, чтобы любой наличный рубль организации был оприходован и подтверждён документом. Порядок задаёт Указание Банка России № 3210-У: записи в книге делают по каждому приходному и расходному кассовому ордеру, а в конце рабочего дня кассир сверяет деньги в кассе с остатком по книге.
Форма КО-4 обязательна. Альбомы унифицированных форм с 2013 года применяют добровольно, но кассовые документы — исключение: Указание № 3210-У прямо называет кассовую книгу формой 0310004, поэтому свой бланк вместо неё придумывать нельзя.
Приходно-расходная кассовая книга, кассовый журнал и книга кассового учёта
Приходно-расходная кассовая книга, книга кассового учёта и кассовый журнал — разговорные названия той же кассовой книги КО-4: в нормативных документах их нет, а записи и форма одинаковые. Путают с ней два других регистра. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров КО-3 — это список выписанных ордеров, а не движение денег с остатком. Книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств КО-5 нужна, только когда старший кассир передаёт деньги другим кассирам. Если в задаче нужен остаток наличных на конец дня — это кассовая книга.
Кто обязан вести кассовую книгу: ООО, ИП, обособленное подразделение
Обязанность зависит не от системы налогообложения, а от того, кто работает с наличными: организация, ИП или подразделение.
| Кто | Кассовая книга | Лимит остатка |
|---|---|---|
| ООО, АО и другие организации | обязательна при любом налоговом режиме | устанавливают приказом |
| Малое предприятие и микропредприятие | обязательна | могут не устанавливать |
| ИП, ведущий налоговый учёт доходов | может не вести | может не устанавливать |
| Обособленное подразделение, которое хранит наличные | ведёт свою, копии листов передаёт в головную организацию | устанавливает организация |
| Подразделение, которое сдаёт всю выручку в кассу организации | может не вести | — |
Частая ошибка в статьях — «малому бизнесу книга не нужна». Это не так: малые предприятия освобождены только от лимита остатка, а кассовую книгу ведут как все организации.
Нужно ли ИП вести кассовую книгу
ИП вправе не вести кассовую книгу и не оформлять ПКО и РКО, если по налоговому законодательству ведёт учёт доходов или доходов и расходов: книгу учёта на УСН, патенте, ЕСХН или ОСНО. Это право, а не запрет — предприниматель с наёмными работниками, выдачей зарплаты и подотчётных сумм наличными может вести книгу добровольно: так видно деньги по дням и проще доказать выплату. Освобождение от книги не отменяет других правил: предел наличных расчётов с организациями и ИП в 100 000 ₽ по одному договору действует и для предпринимателя. Свои доходы ИП учитывает в книге учёта доходов и расходов.
Нужна ли кассовая книга при онлайн-кассе
Да, онлайн-касса кассовую книгу не заменяет. Кассовый аппарат фиксирует расчёты с покупателями по чекам, а в книгу попадают все движения наличных: выручка за день по Z-отчёту, сдача в банк, выдача под отчёт, зарплата. Ордер на выручку разрешено оформить по окончании дня одной суммой на основании фискальных документов — это прямо предусмотрено п. 4.1 Указания № 3210-У.
Как вести кассовую книгу: порядок на каждый день
Кассовую книгу ведут по кассовым дням: лист заполняют только за дни, когда наличные приходили или уходили.
- Кассир принимает и выдаёт деньги только по приходным и расходным кассовым ордерам — каждая операция получает свой ордер с номером.
- По каждому ордеру он делает запись в листе этого дня: номер документа, от кого получено или кому выдано, корреспондирующий счёт, сумму.
- В конце дня кассир подводит итоги прихода и расхода, выводит остаток, сверяет его с деньгами в кассе и подписывает лист.
- Главный бухгалтер или бухгалтер, а если их нет — руководитель, сверяет записи с ордерами, пишет прописью количество принятых приходных и расходных документов и подписывает лист.
- Остаток на конец дня становится остатком на начало следующего листа.
Ведёт книгу кассир — работник, которого руководитель назначил и ознакомил с обязанностями под подпись. Кассиром может быть бухгалтер или сам руководитель. Контроль за ведением книги лежит на главном бухгалтере.
Если операций за день не было
Если в течение дня кассовых операций не было, лист за этот день не заполняют — так сказано в п. 4.6 Указания № 3210-У. Ставить прочерки и открывать пустые листы не нужно, хотя этот совет до сих пор встречается в выдаче. Остаток просто переходит на ближайший день с операциями; генератор делает так же и предупреждает о дне без записей.
Одна или несколько кассовых книг
Указание № 3210-У говорит о кассовой книге организации в единственном числе, поэтому на практике ведут одну книгу, даже если касс несколько или разные виды деятельности на разных налоговых режимах. Своя книга нужна обособленному подразделению, которое хранит наличные, и платёжному агенту — для денег, принятых в пользу других лиц. Если кассиров несколько, передачу денег между старшим кассиром и кассирами записывают не в КО-4, а в книгу учёта принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5).
Как заполнить лист кассовой книги
Лист кассовой книги — это страница формы КО-4 за один день с заголовком «Касса за … Лист …» и таблицей из пяти граф.
| Графа | Что пишут | Пример |
|---|---|---|
| 1. Номер документа | номер ПКО или РКО | ПКО 1, РКО 2 |
| 2. От кого получено или кому выдано | суть операции и ФИО или организация | Выдано под отчёт Сидорову П. А. |
| 3. Номер корреспондирующего счёта, субсчёта | счёт, с которым связана касса | 71 |
| 4. Приход, руб. коп. | сумма по ПКО | 38 400,00 |
| 5. Расход, руб. коп. | сумма по РКО | 5 000,00 |
Над записями — строка «Остаток на начало дня», под ними — «Итого за день» по приходу и расходу, «Остаток на конец дня» и строка «в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии»: в неё пишут часть остатка, полученную в банке на зарплату и ещё не выданную. Внизу — подпись кассира и запись бухгалтера «Записи в кассовой книге проверил и документы в количестве … приходных и … расходных получил» с количеством прописью. Количество ордеров пишет бухгалтер, который их принял, а не кассир — в инструкциях это часто путают. Строка «Перенос» в бланке нужна при ручном заполнении: если записи за день не уместились на лист, суммы граф переносят на следующий лист того же дня.
Корреспондирующие счета в кассовой книге
В графе 3 указывают счёт, которому корреспондирует счёт 50 «Касса». Чаще всего встречаются такие:
| Операция | Приход: Дт 50 Кт | Расход: Дт … Кт 50 |
|---|---|---|
| Выручка за день по Z-отчёту | 90.01 | — |
| Деньги из банка или сдача в банк | 51 | 51 |
| Подотчётные суммы | 71 (возврат остатка) | 71 (выдача) |
| Зарплата по ведомости | — | 70 |
| Расчёты с поставщиками и покупателями | 62 | 60, 76 |
План счетов у организации может быть детальнее — генератор подставляет счета из списка, а субсчёт можно уточнить в своей учётной политике.
Отчёт кассира — второй экземпляр листа
В бумажной форме КО-4 лист состоит из двух одинаковых половин, разделённых линией отреза. Первая остаётся в книге как вкладной лист, вторая — отчёт кассира — уходит в бухгалтерию вместе с ордерами. При печати на принтере лист просто печатают дважды. В полной версии генератора для этого есть галочка «Печатать второй экземпляр листа — отчёт кассира».
Титульный лист кассовой книги
На титульном листе пишут наименование организации, код по ОКПО, структурное подразделение, если книгу ведёт оно, и год: «Кассовая книга на 2026 г.». Код по ОКПО берут из уведомления Росстата: у организации он состоит из 8 цифр, у ИП — из 10. Генератор собирает титульный лист автоматически перед листами за дни.
Как заполнить кассовую книгу онлайн в генераторе
Генератор на этой странице заменяет ручное заполнение бланка: суммы, итоги, номера и количество ордеров прописью он считает сам.
- Впишите организацию, код по ОКПО и подразделение — из них соберётся титульный лист.
- Укажите остаток в кассе на начало первого дня и лимит остатка, если он установлен приказом. Ноль — лимита нет.
- Задайте первый номер листа, ПКО и РКО — например, продолжение нумерации с начала года.
- Добавьте кассовые дни и операции: приход или расход, от кого получено или кому выдано, корреспондирующий счёт, сумму. Для дня выплаты зарплаты отметьте галочку и, если нужно, сумму, оставленную на зарплату.
- Проверьте сообщения под формой и сами листы. Готовую книгу распечатайте или скачайте в PDF, Word или Excel (CSV) — эти действия доступны в полной версии.
Генератор сразу показывает, если остаток в какой-то момент уходит в минус, если на конец дня наличных больше лимита или если расчёт наличными с контрагентом превышает 100 000 ₽. Внизу подсказка, с каких номеров начать следующий лист. Какие нормы он использует — в блоке «На чём основан инструмент» под генератором.
Образец заполнения кассовой книги
В генераторе введён пример магазина за два кассовых дня, лимит остатка — 10 000 ₽. Все цифры ниже совпадают с тем, что он показывает на экране.
| Лист | Операции | Приход | Расход | Остаток |
|---|---|---|---|---|
| Лист 1, начало дня | остаток в кассе | 12 500,00 | ||
| Лист 1 | ПКО 1 — выручка по Z-отчёту, 90.01; ПКО 2 — возврат подотчётных, 71 | 38 400 + 1 200 = 39 600,00 | ||
| Лист 1 | РКО 1 — под отчёт, 71; РКО 2 — сдано в банк, 51 | 5 000 + 40 000 = 45 000,00 | ||
| Лист 1, конец дня | 12 500 + 39 600 − 45 000 | 7 100,00 | ||
| Лист 2 | ПКО 3 — получено в банке на зарплату, 51; ПКО 4 — выручка, 90.01 | 150 000 + 21 300 = 171 300,00 | ||
| Лист 2 | РКО 3 — зарплата по ведомости, 70; РКО 4 — сдано в банк, 51 | 148 500 + 20 000 = 168 500,00 | ||
| Лист 2, конец дня | 7 100 + 171 300 − 168 500 | 9 900,00 |
Во втором дне из 150 000 ₽ на зарплату выдано 148 500 ₽, а 1 500 ₽ ещё не получил один сотрудник — эту сумму пишут в строке «в том числе на заработную плату». Бухгалтер под каждым листом указывает «два» приходных и «два» расходных документа. Остаток 9 900 ₽ укладывается в лимит, а в день выплаты зарплаты превышение лимита было бы допустимо. Выдачу зарплаты оформляет платёжная ведомость Т-53, на выданную сумму — расходный ордер.
Бланк кассовой книги КО-4: скачать или заполнить онлайн
Пустой бланк КО-4 в Word или Excel годится, если вы заполняете книгу от руки или считаете итоги сами. Но в нём легко ошибиться в переносе остатка и нумерации, а сумму прописью и количество ордеров приходится писать вручную. Генератор выдаёт уже заполненные листы: в полной версии их можно скачать в PDF для печати и подписи, в Word (DOCX) — чтобы поправить текст, и в Excel (CSV) — как таблицу операций для сверки.
Купленная в магазине бумажная книга с готовыми пронумерованными листами тоже законна — форма та же. Разница только в способе заполнения.
Электронная кассовая книга
Кассовую книгу можно вести в электронном виде — п. 4.7 Указания № 3210-У разрешает оформлять кассовые документы на бумаге или электронно. Электронный лист подписывают электронными подписями кассира и бухгалтера, и после подписания исправлять его нельзя. Если подписей нет, лист из Excel, бухгалтерской программы или этого генератора распечатывают и подписывают от руки — тогда это бумажная книга, просто заполненная на компьютере.
Вести кассовую книгу в электронном виде удобно в бухгалтерской программе, где листы формируются из проведённых ордеров. Если ошибка нашлась после подписания, электронный лист не правят: исправление делают новой записью или переоформлением документа по правилам программы. Хранить электронную книгу нужно так, чтобы файлы и подписи можно было открыть и проверить весь срок хранения.
Кассовая книга в 2026 году: что изменилось
В 2026 году правила ведения кассовой книги не менялись: действует Указание Банка России № 3210-У в редакции от 09.01.2024 и та же форма КО-4 (ОКУД 0310004). Предел наличных расчётов с организациями и ИП — по-прежнему 100 000 ₽ по одному договору.
- Титульный лист — «Кассовая книга на 2026 г.», первый кассовый день января получает лист 1, остаток переносят с последнего листа декабря 2025 года.
- Выходные и праздники, в которые можно держать наличные сверх лимита, берут из производственного календаря на 2026 год; генератор знает его и календарь 2027 года.
- Электронная книга — не новинка 2026 года, как пишут некоторые обзоры: вести её с электронными подписями позволяет п. 4.7 Указания № 3210-У с 2014 года.
Нумерация листов и сшив кассовой книги
Листы кассовой книги нумеруют по порядку с начала года: первый кассовый день — лист 1, дальше по возрастанию, без пропусков. В новом году нумерацию листов обычно начинают заново, номера ПКО и РКО — по правилу из учётной политики.
Указание № 3210-У не требует прошивать и опечатывать кассовую книгу, но так принято: в конце года бумажные листы сшивают, на последнем листе пишут, сколько в книге листов, подписывают у руководителя и главного бухгалтера и при наличии ставят печать. Книгу, купленную в магазине, прошнуровывают и заверяют заранее, ещё до первой записи.
Ошибки, исправления и штрафы
Большинство нарушений с кассой видно по самой кассовой книге, поэтому её проверяют первой.
Как исправить ошибку в кассовой книге
В кассовой книге исправления допускаются — в отличие от ПКО и РКО, где ошибочный ордер переоформляют заново. По п. 4.7 Указания № 3210-У исправление должно содержать дату исправления, фамилии и инициалы и подписи тех, кто оформил лист. На практике неверную запись зачёркивают одной чертой так, чтобы её можно было прочитать, рядом пишут правильную и делают пометку «Исправленному верить». Корректор и подчистки не используют.
Остаток сверх лимита
Если организация установила лимит остатка, наличные сверх него на конец дня сдают в банк. Держать больше лимита разрешено только в дни выплат зарплаты и других выплат работникам, включая день получения денег в банке, и в выходные и праздничные дни, когда в кассе были операции. Генератор учитывает оба исключения: отметка «День выплаты зарплаты» и выходные по производственному календарю.
Штраф за нарушения с кассовой книгой
За нарушение порядка работы с наличными штраф по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ — от 4 000 до 5 000 ₽ для должностного лица и от 40 000 до 50 000 ₽ для организации. Наказывают за конкретные нарушения:
- неоприходование выручки — деньги приняли, а ордер и запись в книге не сделали или записали не всю сумму;
- накопление сверх лимита вне дней выплаты зарплаты и выходных с операциями;
- расчёт наличными с организацией или ИП больше 100 000 ₽ в рамках одного договора — предел установлен п. 4 Указания Банка России № 5348-У.
Регулярно сверять кассу помогает инвентаризация наличных: её результаты оформляют актом инвентаризации ИНВ-15.
Срок хранения кассовой книги
Кассовую книгу хранят не менее 5 лет после года, в котором её закрыли, — этот срок установлен ст. 29 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» и перечнем типовых архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Книгу за 2026 год можно уничтожить не раньше 2032 года. Если по кассе идёт спор или проверка, её хранят до окончательного решения. Электронную книгу хранят столько же, вместе с электронными подписями.
Бесплатный лист кассовой книги и полная версия
Пробная версия открывается после регистрации и показывает, как генератор считает листы на ваших данных.
| Возможность | Проба | Полная версия |
|---|---|---|
| Кассовых дней | один | сколько нужно: месяц, квартал, год |
| Операций в дне | до двух своих | без ограничений |
| Перенос остатка и сквозная нумерация листов, ПКО и РКО | в одном листе | по всем дням |
| Проверки минуса, лимита и 100 000 ₽ | есть | есть |
| Титульный лист | в просмотре | есть |
| Второй экземпляр листа — отчёт кассира | — | есть |
| PDF, Word (DOCX), Excel (CSV) и печать | — | есть |
Полная версия — с доступом к кассовой книге или к наборам «Бухгалтеру», «Магазину» и «Кафе и ресторану», где вместе с ней кассовые ордера и другие документы для учёта.