Платёжная ведомость — документ, по которому кассир выдаёт зарплату, аванс или премию наличными сразу нескольким сотрудникам: каждый расписывается напротив своей суммы. Обычно её оформляют по форме Т-53, а выдавать деньги по одной ведомости можно не дольше 5 рабочих дней. Ведомость выше собирается из полей: сумма прописью, дата окончания выдачи и закрывающая запись считаются сами.
Когда нужна платёжная ведомость и чем она отличается от Т-49 и Т-51
Ведомость на выплату зарплаты нужна, только когда деньги выдают наличными из кассы. На сотрудников, которые получают зарплату на карту, платёжную ведомость не составляют — достаточно расчётной. Одному человеку деньги выдают по расходному кассовому ордеру.
| Форма | ОКУД | Для чего |
|---|---|---|
| Т-53 — платёжная ведомость | 0301011 | только выдача: кому сколько и подпись в получении |
| Т-51 — расчётная ведомость | 0301010 | только расчёт: начисления, удержания, сумма на руки |
| Т-49 — расчётно-платёжная ведомость | 0301009 | расчёт и выдача в одном документе; Т-51 и Т-53 тогда не составляют |
С 2013 года можно пользоваться своим бланком с реквизитами по ст. 9 закона № 402-ФЗ, но большинство оставляет Т-53. Сумму на руки считают заранее — например, в калькуляторе зарплаты.
Ведомость на выдачу денежных средств
По форме Т-53 выдают не только зарплату: Банк России разрешает выдавать по платёжной ведомости и другие выплаты работникам — премии, материальную помощь и иные выплаты социального характера (п. 2 и 6 Указания № 3210-У). В инструменте для этого есть вид «Другая выплата» с полем назначения.
Как заполнить платёжную ведомость Т-53
Составляет бухгалтерия, подписывает руководитель, закрывает кассир.
- Лицевая часть. Наименование организации или ИП, подразделение, код по ОКПО, корреспондирующий счёт — для зарплаты 70.
- Срок. «В кассу для оплаты в срок с … по …» — не больше 5 рабочих дней.
- Сумма — общая сумма к выплате: рубли прописью, копейки цифрами и в скобках цифрами. Кассир сверяет её с цифрами (п. 6.1 Указания № 3210-У).
- Разрешение. Должность, подпись и расшифровка руководителя, подпись и расшифровка главного бухгалтера, дата.
- Реквизиты. Номер, дата составления, расчётный период: с 1 по 15 число для аванса, весь месяц для зарплаты.
- Таблица. Номер по порядку, табельный номер, фамилия и инициалы, сумма на руки после НДФЛ. Графу 5 работник заполняет сам, когда получает деньги; в графе 6 «Примечание» кассир может записать номер предъявленного документа.
- Закрытие. Итоговая строка, количество листов, выплаченная и депонированная суммы прописью и цифрами, подписи кассира и проверившего бухгалтера, номер и дата расходного кассового ордера.
Платёжная ведомость на одном листе
Можно: в форме две страницы, но обязательно одно — подписи печатают на последней. Если сотрудников немного, всё помещают на один лист. Инструмент складывает ведомость до 12 человек на один лист A4 и ставит «Количество листов — 1».
Как заполнить ведомость онлайн
- Впишите организацию, номер ведомости и выберите, что выплачиваете и за какой месяц, — расчётный период проставится сам.
- Укажите день получения наличных в банке и сколько рабочих дней длится выдача: дата «по» посчитается по производственному календарю.
- Добавьте сотрудников: табельный номер, ФИО полностью, сумму на руки. Инициалы ведомость сделает сама.
- Проверьте замечания над бланком, распечатайте ведомость для подписей или скачайте её в PDF или Word.
- После выдачи переключитесь на «Закрыть после выдачи» (в полной версии) и отметьте, кто не получил деньги: появятся «Депонировано» и закрывающая запись прописью.
Какие нормы использует инструмент и откуда взяты сроки — в блоке «На чём основан инструмент» под ведомостью.
Образец заполнения платёжной ведомости
Зарплата за сентябрь 2026 года, выдача с 12 по 14 октября — 3 рабочих дня. Двое сотрудников получили деньги, третий не пришёл.
| № | Таб. № | Фамилия, инициалы | Сумма, руб. | Графа 5 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 00012 | Иванова А. В. | 42 500,00 | подпись |
| 2 | 00015 | Петров С. Н. | 38 270,50 | подпись |
| 3 | 00021 | Сидоров О. И. | 35 900,00 | Депонировано |
| Итого | 116 670,50 |
В шапке — «Сто шестнадцать тысяч шестьсот семьдесят руб. 50 коп.». В закрывающей записи выплачено 80 770,50 руб., депонировано 35 900,00 руб.; расходный кассовый ордер оформляют на 80 770,50 руб. Этот пример открыт в ведомости выше — подставьте своих сотрудников.
Срок выдачи зарплаты по ведомости
Срок выдачи определяет руководитель, но он не может превышать 5 рабочих дней, включая день получения наличных с банковского счёта (п. 6.5 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Сам день выплаты задаёт ст. 136 ТК РФ: зарплату платят не реже чем каждые полмесяца и не позднее 15 календарных дней после окончания периода, а если день выпал на выходной — накануне. Инструмент предупредит, если выдача начинается в выходной или позже этого срока: за задержку организации грозит штраф до 50 000 рублей (ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ).
Кассовая платёжная ведомость и расходный кассовый ордер
Платёжная ведомость — кассовый документ на выдачу: по ней кассир выдаёт наличные сразу нескольким работникам, а расход из кассы оформляет одним расходным кассовым ордером на всю выданную сумму (п. 6 и 6.5 Указания № 3210-У). Получение денег каждым подтверждает его подпись в графе 5.
- Наличные из банка приходуют в кассу; в день получения и в дни выдачи их можно держать сверх лимита (п. 2).
- Перед выдачей кассир проверяет подписи руководителя и главного бухгалтера и совпадение суммы цифрами с суммой прописью (п. 6.1).
- Выдача: работник пересчитывает деньги и расписывается в графе 5.
- Закрытие: в последний день срока — итог «выплачено» и «депонировано».
- Расходный кассовый ордер — только на выданную сумму, его номер и дату пишут в конце ведомости (п. 6.5). Бланк ордера соберёт инструмент «Расходный кассовый ордер».
- Запись в кассовой книге делают по этому ордеру (п. 4.6).
Одному работнику деньги выдают по расходному ордеру без ведомости.
Депонирование заработной платы: что делать с невыданными деньгами
Депонирование заработной платы — учёт зарплаты, которую начислили, но работник не получил из кассы за срок выдачи по ведомости. Долг перед ним сохраняется. Когда срок истёк, напротив его фамилии в графе 5 ставят «Депонировано» по указаниям Госкомстата к форме Т-53 (абзац Указания № 3210-У об этой отметке отменён в 2020 году), а в закрывающей записи пишут выплаченную и депонированную суммы.
| Где | Что делают с депонированной суммой | Основание |
|---|---|---|
| Ведомость | «Депонировано» в графе 5, сумма — в строке «и депонирована сумма» | указания к форме Т-53 |
| Касса | после окончания выдачи наличные сверх лимита сдают в банк, если лимит установлен | п. 2 Указания № 3210-У |
| Учёт | сумму переносят на субсчёт «Расчёты по депонированным суммам»: Дт 70 Кт 76-4, при выдаче — Дт 76-4 Кт 50 | Инструкция к Плану счетов, приказ Минфина № 94н |
В ведомости выше это делает этап «Закрыть после выдачи» в полной версии: отметьте, кто не получил деньги, — инструмент поставит «Депонировано» и пересчитает выплаченную и депонированную суммы прописью. Как выдать депонированную зарплату, когда работник придёт, — в частых вопросах ниже.
Ведомость на аванс, премию и другие выплаты
На каждую выплату составляют свою ведомость с собственным номером и периодом.
Ведомость на аванс
Расчётный период аванса — с 1 по 15 число, крайний день выплаты — через 15 календарных дней, обычно 30-е число или рабочий день перед ним. Сумму аванса обычно считают по отработанному времени из табеля учёта рабочего времени.
Премия и другие выплаты
Премию, выплачиваемую отдельно от зарплаты, оформляют своей ведомостью с тем же порядком подписей. Состав выплаты сотруднику показывают в расчётном листке, а в платёжную ведомость попадает только сумма к выдаче.
Платёжная ведомость у ИП
ИП, который ведёт налоговый учёт доходов, вправе не оформлять кассовые ордера и кассовую книгу (п. 4.1 и 4.6 Указания № 3210-У). Но подпись работника в ведомости — главное доказательство, что зарплата выдана, поэтому ведомость стоит составлять и ИП. В шапке пишут ФИО предпринимателя, а у ИП код ОКПО — 10 цифр.
Бланк платёжной ведомости Т-53: что в нём и где взять
В бланке две страницы: лицевая — организация, срок, сумма и разрешение руководителя; оборотная — таблица из шести граф и закрывающая запись. Пустой бланк в Word и Excel опубликован в КонсультантПлюс. Полная версия инструмента скачивает заполненную ведомость в PDF и Word, а пустой бланк Т-53 — в PDF.
Форма Т-53 в 2026 году
Сама форма с 2004 года не менялась. Изменилась норма: абзац Указания № 3210-У о проставлении «Депонировано» отменён в 2020 году, теперь отметка ставится по указаниям к форме Т-53. Срок 5 рабочих дней и расходный ордер на выданное действуют.
Платёжная ведомость в Excel или Word
В шаблоне Excel или Word сумму прописью, даты срока выдачи и итоги пишут руками, а кассир сверяет сумму цифрами с суммой прописью (п. 6.1 Указания № 3210-У) — ошибка в прописи означает, что ведомость придётся переделать. Здесь всё это считается само, и результат можно забрать в нужном формате:
- Word (DOCX) — заполненная ведомость таблицами по макету Т-53: шапка с кодами, сумма прописью, графы 1–6, итог и подписи. Её можно дописать и поправить в Word перед печатью.
- Excel (CSV) — список выплат: табельный номер, ФИО полностью, сумма, отметка «Депонировано», итоги и срок выдачи. Файл открывается в Excel для сверки с расчётом зарплаты.
- PDF — ведомость в том виде, в каком её подписывают, и пустой бланк для заполнения от руки.
Исправления, журнал Т-53а и срок хранения
Исправления в ведомости
Ошибку в ведомости исправляют так: зачёркивают неверное значение, пишут верное, указывают дату исправления, фамилии с инициалами и подписи тех, кто оформлял документ (п. 4.7 Указания № 3210-У, ч. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Надпись «Исправленному верить» нормой не требуется. Расходный кассовый ордер исправлять нельзя — его переоформляют. Если ведомостей много, их регистрируют в журнале по форме Т-53а (ОКУД 0301050).
Срок хранения платёжных ведомостей
| Условие | Срок |
|---|---|
| Лицевые счета работников ведутся | 6 лет |
| Лицевых счетов нет | 50 лет, для документов до 2003 года — 75 лет |
Основание — ст. 295 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Срок считают с 1 января года, следующего за годом окончания работы с ведомостью, а после него ведомости уничтожают по акту о выделении к уничтожению.
Бесплатная платёжная ведомость и полная версия
| Возможность | Проба | Полная версия |
|---|---|---|
| Сотрудников в ведомости | до двух своих | без ограничений |
| Сумма прописью, срок выдачи, проверки | есть | есть |
| Закрытие после выдачи: «Депонировано» и закрывающая запись | — | есть |
| Бланк Т-53 | предпросмотр с водяным знаком | скачать в PDF и Word, печать, пустой бланк |
| Список выплат | — | скачать в Excel (CSV) |
Полная версия — с доступом к ведомости или к набору «Бухгалтеру», где собраны инструменты для расчётов с персоналом и учёта.