График смен — таблица, где по дням расписано, кто из сотрудников выходит на смену, во сколько и на сколько часов. Чтобы составить его, выберите схему — чередование рабочих и выходных дней — и длину смены, разведите первые смены так, чтобы ни один день не остался без людей, и сверьте часы каждого с нормой производственного календаря. Генератор выше делает это сразу и собирает график в документ на утверждение.
Как составить график работы смен: 6 шагов
- Посчитайте часы работы объекта. Магазин с 9:00 до 21:00 без выходных — 84 часа в неделю, круглосуточный пост — 168.
- Определите, сколько людей нужно. Разделите часы на 40 — недельную норму работника (ст. 91 ТК РФ) — и добавьте запас на отпуска.
- Выберите схему и длину смены. Для 12-часовых смен подходят схемы «день работы на день отдыха», для круглосуточного поста — суточные, для офиса — пятидневка.
- Разведите первые смены. Сдвиньте начало цикла у каждого, чтобы смены перекрывали все дни, и учтите, кого нельзя ставить в ночь.
- Сверьте часы с нормой. За учётный период — не больше нормы, отдых — не меньше 42 часов в неделю, двух смен подряд нет. График прошлого месяца без пересчёта не копируйте: норма и число смен каждый месяц другие.
- Утвердите и ознакомьте. Руководитель утверждает график, а сотрудники расписываются в листе ознакомления не позднее чем за месяц до начала (ст. 103 ТК РФ).
Пример: график смен на 3 человека
Магазин открыт с 9:00 до 21:00 каждый день, на смене один продавец, перерыв — час. В октябре 2026 года это 31 смена по 11 часов — 341 час. Трое получат примерно по 114 часов при норме 176, двое по графику 2/2 — по 165–176 часов, почти ровно норму. Поэтому ставят двоих на 2/2, а третьего держат на подмену.
Круглосуточный пост в октябре — 744 часа. На троих это по 248 часов, на 72 больше нормы, и годовой лимит сверхурочных в 120 часов кончится за два месяца. Без переработки пост закрывают пятеро — по 148,8 часа.
Как рассчитать график смен онлайн в генераторе
- Заполните реквизиты: организацию, подразделение, кто утверждает и кто составил.
- Выберите месяц, учётный период и схему; для своей схемы задайте рабочие и выходные дни, например 6/2.
- Укажите длину смены, перерыв, начало дневной и ночной смены и сколько человек нужно на смене одновременно.
- Впишите сотрудников с должностями и нажмите «Распределить равномерно». Строка «На смене, чел.» покажет дни без людей.
- Нажмите на любой день, чтобы поставить смену, ночь, выходной, отпуск или больничный. Норма, часы и проверки пересчитаются сразу.
- Скачайте готовый график с листом ознакомления в PDF для подписи, в Word (DOCX) для правки или в Excel (CSV) — либо сразу распечатайте.
Образец графика смен: что должно быть в документе
Унифицированной формы графика сменности нет, работодатель утверждает свою. В документе указывают организацию и подразделение, период, ФИО и должности, смены по дням с часами, итоги, гриф «Утверждаю» и подпись составителя. Генератор добавляет лист ознакомления с графами «Подпись» и «Дата» и выгружает график в PDF для подписи, в Word (DOCX), если документ нужно дописать по форме организации, и в Excel (CSV) для своих расчётов.
Схемы сменного графика: сколько смен и часов в месяц
Число смен зависит от длины месяца и от дня первой смены. В таблице — диапазоны для любого месяца и средние часы в неделю без перерывов.
| Схема | Цикл | Смена | Смен в месяц | Часов в неделю | Где применяют |
|---|---|---|---|---|---|
| 2/2, два через два | 4 дня | 12 ч | 14–16 | 42 | магазины, кафе, склады |
| 3/3, три через три | 6 дней | 12 ч | 13–16 | 42 | производство, охрана, АЗС |
| 1/1, день через день | 2 дня | 12 ч | 14–16 | 42 | ресепшен, пункты выдачи |
| 4/4 | 8 дней | 12 ч | 12–16 | 42 | производство |
| 4/2 | 6 дней | 8 ч | 18–21 | 37,3 | цеха, колл-центры |
| 1/3, сутки через трое | 4 дня | 24 ч | 7–8 | 42 | охрана, диспетчеры |
| День — ночь — отсыпной — выходной | 4 дня | 12 ч | 14–16 | 42 | больницы, производство 24/7 |
| 2/2/3 | 14 дней | 12 ч | 14–17 | 42 | когда нужны длинные выходные |
Все 12-часовые схемы «день работы на день отдыха» дают одинаковые 42 часа в неделю — больше пятидневки на 2 часа. Поэтому для них вводят суммированный учёт и сверяют часы не за неделю, а за учётный период. Календарь смен на год по одной схеме, с её нормой и частыми ошибками, — на страницах графика 2 через 2, 3 через 3 и сутки через трое; здесь — график на весь коллектив с любой схемой.
Смены по 8, 12 и 24 часа: сколько людей нужно
Число людей на один пост — это часы работы объекта в неделю, делённые на 40. Перерывы уменьшают часы каждого, но пост на это время кто-то подменяет.
| Режим объекта | Часов в неделю | Людей при 40 ч | Как закрывают |
|---|---|---|---|
| 8 ч в день, без выходных | 56 | 1,4 → 2 | пятидневка со сдвигом выходных |
| 12 ч в день, без выходных | 84 | 2,1 → 2 | 2/2: 42 ч в неделю, с часовым перерывом — 38,5 ч |
| 16 ч в день, две смены по 8 ч | 112 | 2,8 → 3 | 4/2 или скользящие выходные |
| 24 ч, круглосуточно | 168 | 4,2 → 5 | пятеро без переработки; четверо по 1/3 — по 42 ч в неделю |
Суточные смены без перерывов за год выходят за норму больше чем на лимит сверхурочных, поэтому в них выделяют перерывы, которые не входят в рабочее время. Сколько часов даёт такая схема по месяцам и году — на странице графика сутки через трое; для любой схемы генератор выше считает часы сам при учётном периоде «год».
График смен по 12 часов: можно ли и сколько часов выходит
Смены по 12 часов законны: общего предела длины смены Трудовой кодекс не ставит, ограничения есть только для отдельных работников (ст. 94 ТК РФ). Подросткам 16–18 лет — не больше 7 часов, инвалидам — по медицинскому заключению, при вредных условиях и 36-часовой неделе — 8 часов; до 12 часов такую смену увеличивают только по колдоговору и отраслевому соглашению и с письменного согласия работника.
Схемы 2/2, 3/3, 1/1 и «день — ночь — отсыпной — выходной» с 12-часовой сменой дают в среднем 42 часа в неделю, поэтому в длинных месяцах часы выходят за месячную норму, а в коротких недотягивают — их сверяют за учётный период. С отпуском своя ловушка: норма уменьшается на 8 часов за рабочий день пятидневки, а выпадают смены по 12. В разборе журнала «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» (2025, № 4) 10 рабочих дней отпуска снимают с нормы 80 часов, а смен выпадает 8 — 96 часов, и 16 часов приходится добирать дополнительной сменой. В генераторе такая разница видна сразу в колонке «±».
График сменности по ТК РФ: что обязательно
Сменная работа — это работа в две, три или четыре смены, когда группы работников сменяют друг друга в течение суток. Её правила задаёт статья 103 ТК РФ.
| Правило | Что требуется | Норма |
|---|---|---|
| Ознакомление | довести до работников не позднее чем за месяц до введения | ст. 103 |
| Две смены подряд | запрещены, кроме случаев из ТК | ст. 103 |
| Профсоюз | учесть мнение представительного органа, если он есть | ст. 103, 372 |
| Учётный период | не больше года, при вредных и опасных условиях — 3 месяца | ст. 104 |
| Перерыв | от 30 минут до 2 часов, в рабочее время не входит | ст. 108 |
| Отдых в неделю | непрерывно не меньше 42 часов | ст. 110 |
Правила «отдых между сменами — вдвое больше смены» в Трудовом кодексе нет, хотя его часто приводят. Обязательны запрет двух смен подряд и 42 часа отдыха в неделю — генератор проверяет оба. Учётный период закрепляют в правилах внутреннего трудового распорядка. Какие нормы, величины и редакции законов использует генератор — в блоке «На чём основан инструмент» под генератором.
Ночные смены и праздники в графике
Ночное время — с 22:00 до 6:00. Смена в ночное время короче дневной на час без отработки; исключения — работники с сокращённым временем, принятые специально для ночной работы, и случаи, когда ночную смену уравнивают с дневной по условиям труда (ст. 96 ТК РФ). Беременных и работников до 18 лет ставить в ночь нельзя; женщин с детьми до трёх лет, инвалидов и ряд других категорий — только с письменного согласия. Каждый ночной час оплачивается с доплатой не меньше 20 % часовой ставки по постановлению Правительства № 436 — прежнее постановление № 554 отменено.
Часы в нерабочие праздничные дни — в 2026 году это 1–8 января, 23 февраля, 8 марта, 1 и 9 мая, 12 июня и 4 ноября — оплачиваются по ст. 153 ТК РФ. Перенесённые выходные, например 9 января или 31 декабря, праздниками не считаются. Генератор выводит ночные и праздничные часы отдельными колонками.
График смен на год и учётный период
При суммированном учёте часы сверяют с нормой за учётный период — месяц, квартал или год (ст. 104 ТК РФ). Норма считается по производственному календарю пятидневки: в 2026 и 2027 годах — по 247 рабочих дней и 1 972 часа при 40-часовой неделе. Часы сверх нормы за период — сверхурочные: не больше 4 часов в день и 120 часов в год, до 240 — только по коллективному договору или отраслевому соглашению (ч. 6 ст. 99 в редакции от 25.05.2026). Оплата — в калькуляторе сверхурочных, порядок учёта — на странице о суммированном учёте.
Для графика смен на год выберите учётный период «год» (в полной версии): генератор покажет часы по месяцам, итог и норму за 2026 или 2027 год. Нормы по месяцам — в калькуляторе рабочих дней.
Как отпуск и больничный меняют норму
Отпуск и больничный уменьшают норму на часы, которые пришлись бы на рабочие дни пятидневки: 8 за день и 7 за предпраздничный — так разъясняет Минтруд в письмах от 01.09.2021 № 14-6/ООГ-8378 и от 21.05.2019 № 14-2/ООГ-3606 (подборка КонсультантПлюс). Два рабочих дня отпуска в ноябре 2026 года снижают норму со 159 до 143 часов. Отметьте в сетке «О» или «Б» — норма пересчитается; фактическое отсутствие отражают в табеле Т-13.
Бесплатный график смен и полная версия
После регистрации генератор работает в пробной версии: можно составить график на двух сотрудников на месяц, поправить дни и увидеть проверки и сверку с нормой месяца. Полная версия снимает лимит, открывает сверку за квартал, полугодие и год и даёт выгрузку.
| Возможность | Проба | Полная версия |
|---|---|---|
| Сотрудников в графике | до двух | без ограничений |
| Схемы, ручная правка дней, норма и проверки ТК | да | да |
| Сверка с нормой за квартал, полугодие, год | нет, только за месяц | да |
| Документ с листом ознакомления | предпросмотр | да |
| Скачивание в PDF, Word (DOCX) и Excel (CSV), печать | нет | да |
Полная версия — с доступом к графику смен или к набору «Кадровику и руководителю», где есть и график отпусков. Работа живёт в открытой странице: перед закрытием скачайте график в PDF, Word или Excel (CSV).