График отпусков — локальный документ, в котором работодатель на год вперёд закрепляет, когда каждый сотрудник уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск. Его утверждают не позднее чем за две недели до начала года — на 2027 год до 17 декабря 2026-го (ст. 123 ТК РФ). Конструктор выше сам считает конец отпуска с учётом праздников, проверяет длительность частей и пересечения и собирает адаптированную форму на основе Т-7 для печати.
Обязателен ли график отпусков
Да: график нужен любой организации и ИП, у которых есть работники по трудовому договору, и он обязателен для обеих сторон — ни работодатель, ни сотрудник не могут в одиночку сдвинуть утверждённые даты (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Исключение одно: микропредприятия и некоммерческие организации, подпадающие под особенности главы 48.1 ТК РФ, вправе отказаться от локальных актов и записать порядок отпусков в трудовые договоры (ст. 309.2 ТК РФ).
График охватывает работников по трудовому договору: штатных, дистанционных, срочных и сезонных работников, внешних и внутренних совместителей, руководителя, сотрудниц в отпуске по уходу за ребёнком. Исполнителей по договорам ГПХ не включают — права на ежегодный отпуск у них нет.
Сроки графика отпусков на 2026 и 2027 год
График на календарный год утверждают не позднее чем за две недели до его начала: график отпусков на 2026 год должен был быть подписан до 17 декабря 2025 года и сейчас действует, график на 2027 год утверждают до 17 декабря 2026 года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). В действующий график 2026 года в течение года вносят только изменения — переносы и новых сотрудников, а не составляют его заново. В конструкторе выше есть оба года: 2027 — чтобы спланировать следующий, 2026 — чтобы внести в текущий факт и перенос.
Если отпускные перечислены несвоевременно или извещение вручено позже двух недель, по письменному заявлению работника отпуск переносят на согласованный срок (ч. 2 ст. 124 ТК РФ). Позднее утверждение графика само по себе не является этим основанием.
| Что сделать | Срок | Основание |
|---|---|---|
| Утвердить график на 2026 год | до 17 декабря 2025 года — уже действует, в 2026-м только изменения | ч. 1 ст. 123 ТК РФ |
| Утвердить график на 2027 год | не позднее чем за 2 недели до 1 января — до 17 декабря 2026 года | ч. 1 ст. 123 ТК РФ |
| Учесть мнение профсоюза (если он есть) | до утверждения, в порядке ст. 372 ТК РФ | ч. 1 ст. 123 ТК РФ |
| Известить сотрудника о начале отпуска | под подпись, не позднее чем за 2 недели | ч. 3 ст. 123 ТК РФ |
| Выплатить отпускные | три полных календарных дня между выплатой и началом отпуска; если день выплаты нерабочий — раньше | ч. 9 ст. 136 ТК РФ |
Сам отпуск оформляют приказом на отпуск. Обе даты — «известить до» и «оплатить до» — конструктор показывает для каждой части отпуска. Сумму отпускных считает калькулятор отпускных.
Как составить график отпусков: пошагово
- Посчитайте право. Основной отпуск — 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ), к нему прибавляют дополнительные и неиспользованные дни прошлых лет. Сколько дней накопил сотрудник, покажет калькулятор дней отпуска.
- Соберите пожелания. Обычно в октябре–ноябре: руководители подразделений сводят даты сотрудников и следят, чтобы ключевые работники не уходили одновременно.
- Сначала поставьте льготников. Тех, кто по закону идёт в отпуск в удобное время (таблица ниже), вписывают по их заявлению.
- Разбейте на части. Даты ставьте точным числом и проверьте, кто из коллег будет отсутствовать одновременно.
- Согласуйте и утвердите. Проект направляют в профсоюз, если он есть, затем руководитель или уполномоченное им лицо подписывает график до 17 декабря. Отдельный приказ не обязателен, но его часто оформляют — шаблоны есть в конструкторе приказов.
- Ознакомьте сотрудников. Под подпись — в листе ознакомления или в самом графике.
Форма Т-7: что писать в графах
Унифицированная форма Т-7 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Коммерческие организации могут утвердить свой бланк, если в нём есть обязательные реквизиты первичного документа (ст. 9 закона № 402-ФЗ).
| Графы | Что указывают |
|---|---|
| 1–4 | подразделение, должность, ФИО и табельный номер |
| 5 | количество календарных дней отпуска (или его части) |
| 6 | запланированная дата начала — точное число, а не месяц, иначе срок извещения нельзя проверить |
| 7 | фактическая дата — заполняют, когда сотрудник ушёл в отпуск |
| 8–9 | основание и новая дата при переносе |
| 10 | примечание: части отпуска, дни за прошлый год, отметки об ознакомлении |
Если отпуск разделён, каждую часть пишут отдельной строкой. Конструктор так и печатает график: строка на часть, в примечании — номер части и дата окончания.
Правила: части, праздники, кто идёт в удобное время
Отпуск делят на части только по соглашению с работником, и одна из частей должна быть не короче 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).
Нерабочие праздничные дни в число дней отпуска не входят (ст. 120 ТК РФ): 14 дней с 7 июня 2027 года закончатся 21 июня, а не 20-го, потому что 12 июня — праздник. Выходные, в том числе перенесённые, входят в отпуск как обычные дни.
Право выбрать время отпуска есть у отдельных категорий:
| Кто | Когда | Норма |
|---|---|---|
| Работники до 18 лет | в любое удобное время | ст. 267 ТК РФ |
| Беременные | перед отпуском по беременности и родам, сразу после него или после отпуска по уходу за ребёнком | ст. 260 ТК РФ |
| Муж сотрудницы в декрете | в период её отпуска по беременности и родам | ч. 4 ст. 123 ТК РФ |
| Родители троих и более детей до 18 лет | в удобное время, пока младшему нет 14 | ст. 262.2 ТК РФ |
| Родители и опекуны ребёнка-инвалида | в удобное время | ст. 262.1 ТК РФ |
| Совместители | одновременно с отпуском по основной работе | ст. 286 ТК РФ |
За первый год работы отпуск положен после шести месяцев непрерывной работы, раньше — по соглашению сторон; некоторым категориям по их заявлению работодатель обязан предоставить отпуск до этого срока (ст. 122 ТК РФ).
Перенос и изменение графика
Работодатель обязан продлить или перенести отпуск, если сотрудник заболел, исполнял государственные обязанности, не получил отпускные вовремя или был извещён позже чем за две недели (ст. 124 ТК РФ). В остальных случаях даты меняют только по соглашению: работник пишет заявление, руководитель оформляет согласованный перенос; в графе 8 указывают документ-основание, в графе 9 — новую дату. В виджете раскройте «Факт и перенос» у нужной части: исходная дата остаётся в графе 6, новая — в графе 9. Карта года и сроки пересчитываются по новой дате; если внесён факт, по фактической.
Перенести отпуск на следующий год можно лишь в исключительных случаях и с согласия сотрудника — тогда его используют не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года. Не предоставлять отпуск два года подряд запрещено, а работникам до 18 лет и занятым на вредных и опасных работах отпуск нельзя переносить на следующий год вовсе. Отозвать из отпуска можно только с согласия работника; несовершеннолетних и беременных — нельзя вовсе, а работников на вредных или опасных работах — только чтобы предотвратить или устранить катастрофу, производственную аварию или последствия стихийного бедствия, с оплатой этих часов не менее чем в двойном размере (ст. 125 ТК РФ).
Новые сотрудники в графике отпусков
Сотрудника, принятого после утверждения графика, включают в него изменением: дополнение с его датами утверждает руководитель (с учётом мнения профсоюза, если он есть), работник знакомится с ним под подпись. Второй путь — не менять график, а предоставить отпуск по заявлению и приказу; тогда новичок появится в графике только со следующего года, и руководителю сложнее видеть, кто когда отсутствует.
Ставить даты новичку стоит не раньше, чем через шесть месяцев непрерывной работы: раньше отпуск дают по соглашению сторон, а беременным, работникам до 18 лет, усыновителям ребёнка до трёх месяцев и другим категориям из ст. 122 ТК РФ — обязательно по их заявлению. Рабочий год новичка считают с даты приёма, а не с 1 января: сколько дней накопится к выбранной дате, покажет калькулятор дней отпуска, а в конструкторе это число ставят в поле «Положено дней отпуска».
Ознакомление, хранение и ответственность
- Ознакомление. Каждый сотрудник знакомится с графиком под подпись, а за две недели до отпуска получает отдельное извещение.
- Срок хранения. График отпусков хранят 3 года (Перечень, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Отсутствие графика отпусков: штраф
Отсутствие утверждённого графика, его позднее утверждение, отпуск не по графику без оформленного переноса и позднее извещение инспекция труда квалифицирует как нарушение трудового законодательства по ст. 5.27 КоАП РФ. Штраф не освобождает от обязанности составить график — его всё равно придётся утвердить.
| Кто отвечает | Впервые (ч. 1) | Повторно (ч. 2) |
|---|---|---|
| Должностное лицо (руководитель, кадровик) | предупреждение или 1 000–5 000 ₽ | 10 000–20 000 ₽ или дисквалификация на 1–3 года |
| ИП | предупреждение или 1 000–5 000 ₽ | 10 000–20 000 ₽ |
| Организация | предупреждение или 30 000–50 000 ₽ | 50 000–70 000 ₽ |
Не нарушают закон работодатели, которые вправе обходиться без графика: микропредприятия, отказавшиеся от локальных актов по ст. 309.2 ТК РФ (порядок отпусков тогда записан в трудовых договорах), и работодатели — физические лица, не являющиеся ИП: у них отпуск определяет трудовой договор (ст. 305 ТК РФ).
План по графику потом переходит в факт: дни отпуска отмечают кодом «ОТ» в табеле учёта рабочего времени.
График отпусков в Excel или онлайн
В Excel график отпусков удобно хранить и править, но сам он законы не знает: типовая формула длительности «конец − начало + 1» считает нерабочий праздник днём отпуска, хотя по ст. 120 ТК РФ отпуск на такой день продлевается. Проверки частей, сроки извещения и оплаты в шаблон тоже приходится дописывать формулами или макросами, а макросы часто блокирует политика безопасности.
| Что нужно | Шаблон Excel | Конструктор на этой странице |
|---|---|---|
| Конец отпуска с праздниками | вручную или своей формулой с календарём | сам, по производственному календарю, с переходом на следующий год |
| Часть не меньше 14 дней, сумма против положенного | нет, если не дописать проверки | предупреждает сразу |
| Пересечения отпусков | условным форматированием или диаграммой Ганта | карта года и строка «в отпуске одновременно» |
| Даты «известить до» и «оплатить до» | нет | для каждой части |
| Документ на подпись по Т-7 | отдельный бланк, данные переносят руками | PDF и Word с шапкой и подписями |
| Дальше работать в Excel | да | скачать в Excel (CSV): графы Т-7, разделитель «;» |
Удобная схема — планировать и проверять график в конструкторе, а таблицу, если она нужна для отчётов или сводных, скачать в Excel и вести дальше там.
Бесплатный график отпусков и полная версия
Пробная версия открывается после бесплатной регистрации: два сотрудника, все расчёты, проверки, карта года и таблица на экране — достаточно, чтобы увидеть, как работает инструмент на ваших датах. Полная версия снимает ограничение по числу сотрудников и открывает выгрузку готового документа.
| Возможность | Проба | Полная версия |
|---|---|---|
| Сотрудники | до двух | без ограничений |
| Части отпуска, праздники, сроки извещения и выплаты | да | да |
| Проверки по ТК РФ, пересечения, карта года | да | да |
| Готовый график на основе Т-7 в PDF | — | да, с шапкой и подписями |
| Скачать в Word (DOCX) для правки | — | да |
| Скачать в Excel (CSV) и печать | — | да |
Полная версия — с доступом к графику отпусков или к набору «Кадровику и руководителю». Таблица основана на Т-7; подписывать её можно после кадровой проверки и внесения реквизитов. Региональные праздники и индивидуальные льготы автоматически не определяются — их проверьте по месту работы.