Табель учёта рабочего времени — первичный документ, в котором за каждый день месяца отмечено, сколько часов отработал сотрудник или почему его не было на работе. Вести учёт фактически отработанного времени обязан каждый работодатель (ч. 4 ст. 91 ТК РФ), а самая распространённая форма табеля — Т-13. Онлайн-табель выше заполняет месяц по производственному календарю или графику смен и собирает документ по образцу Т-13 на подпись.
Обязателен ли табель учета рабочего времени
Учёт рабочего времени обязателен: ч. 4 ст. 91 ТК РФ требует от работодателя учитывать время, которое фактически отработал каждый работник, — в организации любого размера и у ИП с наёмными сотрудниками. Закон требует учёт, а не конкретный бланк: табель — самый привычный способ, подойдёт и электронная система с отметками по дням. По табелю бухгалтерия начисляет зарплату и доплаты за ночные и сверхурочные часы, от которых считаются НДФЛ, страховые взносы и отчёты по ним, а при проверке трудовой инспекции он подтверждает, что режим работы соблюдён.
ИП без работников табель не ведёт. Обязанность появляется с первого рабочего дня первого сотрудника по трудовому договору.
Кто ведёт и кто подписывает табель
Закон не называет должность: ответственного назначает руководитель приказом о ведении табеля или прописывает обязанность в должностной инструкции. Обычно это кадровик, бухгалтер, руководитель отдела или табельщик. В форме Т-13 предусмотрены три подписи с датами: лица, ответственного за ведение табеля, руководителя структурного подразделения и работника кадровой службы.
Т-13, Т-12 или своя форма табеля
С 2013 года унифицированные формы для коммерческих организаций не обязательны (информация Минфина России № ПЗ-10/2012): можно утвердить свой бланк, если в нём есть реквизиты первичного документа из ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ — название, дата составления, организация, содержание и величина показателя, должности, подписи и их расшифровки.
| Форма | Кому подходит | Особенность |
|---|---|---|
| Т-13 (ОКУД 0301008) | большинству организаций и ИП | только учёт времени, удобна для заполнения на компьютере |
| Т-12 (ОКУД 0301007) | тем, кто ведёт табель от руки | есть второй раздел — расчёт оплаты труда |
| Своя форма | любой коммерческой организации | утверждается приказом или в учётной политике |
| 0504421 | государственным и муниципальным учреждениям | обязательна по приказу Минфина России № 52н, свои коды |
Коды у Т-12 и Т-13 общие (постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Для бюджетных учреждений есть отдельный табель по форме 0504421.
Бланк табеля: чистый, простой, в Excel или Word
Чистый бланк Т-13 нужен тем, кто отмечает явки от руки на объекте или в цехе. Включите в инструменте «Чистый бланк»: шапка, числа месяца, сотрудники и подписанты вписаны, клетки отметок пустые — остаётся распечатать. «Простой табель» — это своя форма без граф для бухгалтерии; её можно утвердить, если сохранены реквизиты из ст. 9 закона № 402-ФЗ. Заполненный табель скачивается в PDF — на подпись, и в Excel (CSV), где его можно досчитать формулами или поправить; файл Word и .xlsx инструмент не выдаёт.
Электронный табель: можно ли вести без бумаги
Вести табель только в электронном виде можно: первичный учётный документ разрешено составлять как электронный документ, подписанный электронной подписью (ч. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Если в организации введён электронный кадровый документооборот (ст. 22.1–22.3 ТК РФ), табель подписывают в информационной системе работодателя усиленной квалифицированной подписью; по ст. 22.3 ТК РФ для документов в этой системе работодатель может использовать и усиленную неквалифицированную подпись, порядок проверки которой закреплён соглашением с работником. Подписывают те же лица, что на бумаге: ответственный за табель, руководитель подразделения и работник кадровой службы. Хранят электронный табель столько же, сколько бумажный. Отдельная программа учёта для этого не нужна: PDF из инструмента можно подписать электронной подписью в системе документооборота или распечатать и подписать от руки.
Табель учета рабочего времени на 2026 год: праздники, переносы и короткие дни
Форма табеля в 2026 году не изменилась — это та же Т-13 или ваш утверждённый бланк, а меняется календарь, по которому ставят «Я» и «В». В 2026 году 247 рабочих дней и 1 972 часа при 40-часовой неделе (производственный календарь, переносы — постановление Правительства РФ от 24.09.2025 № 1466). Чаще всего ошибаются в этих днях:
| Дата в 2026 году | Отметка при пятидневке | Почему |
|---|---|---|
| 1–8 января | В | нерабочие праздничные дни (ст. 112 ТК РФ) |
| 9 января, пятница | В | выходной перенесён с субботы 3 января |
| 23 февраля и 9 марта, понедельники | В | 23 февраля — праздник, 9 марта — выходной вместо воскресенья 8 марта |
| 30 апреля, 8 мая, 11 июня, 3 ноября | Я, 7 ч | предпраздничный день на час короче (ст. 95 ТК РФ) |
| 1 и 11 мая, 12 июня, 4 ноября | В | праздники; 11 мая — выходной вместо субботы 9 мая |
| 30 декабря, среда | Я, 8 ч | полный день: 31 декабря — перенесённый выходной, а не праздник |
| 31 декабря, четверг | В | выходной перенесён с воскресенья 4 января |
При 36-часовой неделе предпраздничный день длится 6,2 часа, при 24-часовой — 3,8: от нормы 7,2 и 4,8 часа в день отнимают час (порядок, утверждённый приказом Минздравсоцразвития России № 588н). Инструмент выше сам расставляет эти отметки в табеле за любой месяц 2026 и 2027 года, а бланк на 2026 год — та же форма: выберите месяц и включите «Чистый бланк». Календарь на 2027 год уже утверждён постановлением Правительства РФ от 17.09.2026 № 1187 — тоже 247 рабочих дней и 1 972 часа. Норму каждого месяца в днях и часах покажет калькулятор рабочих дней.
Обозначения в табеле учета рабочего времени: коды Т-13
Отметку ставят буквенным или цифровым кодом — одним вариантом во всём табеле. Не хватает обозначения — работодатель вводит своё локальным актом.
| Код | Цифра | Что означает |
|---|---|---|
| Я | 01 | работа в дневное время |
| Н | 02 | работа в ночное время |
| РВ | 03 | работа в выходной или нерабочий праздничный день |
| С | 04 | сверхурочная работа |
| ВМ | 05 | работа вахтовым методом |
| К | 06 | служебная командировка |
| ПК / ПМ | 07 / 08 | повышение квалификации с отрывом от работы / в другой местности |
| ОТ / ОД | 09 / 10 | ежегодный основной / дополнительный оплачиваемый отпуск |
| У / УД | 11 / 13 | учебный отпуск с сохранением / без сохранения заработка |
| УВ | 12 | сокращённое рабочее время при обучении без отрыва от работы |
| Р | 14 | отпуск по беременности и родам |
| ОЖ | 15 | отпуск по уходу за ребёнком до трёх лет |
| ДО / ОЗ | 16 / 17 | отпуск без сохранения зарплаты: с разрешения работодателя / в случаях, предусмотренных законом |
| ДБ | 18 | ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты |
| Б / Т | 19 / 20 | временная нетрудоспособность с пособием / без пособия |
| ЛЧ | 21 | сокращённое рабочее время в случаях, предусмотренных законом |
| ПВ | 22 | вынужденный прогул при незаконном увольнении или переводе |
| Г | 23 | исполнение государственных или общественных обязанностей |
| ПР | 24 | прогул |
| НС | 25 | неполное рабочее время по инициативе работодателя |
| В | 26 | выходные и нерабочие праздничные дни |
| ОВ / НВ | 27 / 28 | дополнительный выходной день: оплачиваемый / без сохранения зарплаты |
| ЗБ | 29 | забастовка |
| НН | 30 | неявка по невыясненной причине |
| РП / НП / ВП | 31 / 32 / 33 | простой по вине работодателя / по независящим причинам / по вине работника |
| НО / НБ | 34 / 35 | отстранение от работы с оплатой / без оплаты |
| НЗ | 36 | приостановка работы при задержке зарплаты |
Если в один день совпали два вида времени, коды и часы пишут через дробь: «Я/Н» и «2/6» — 2 дневных и 6 ночных часов. Часы ставят только для кодов работы (Я, Н, РВ, С, ВМ, сокращённое и неполное время); у неявок заполнена клетка кода, а клетка часов остаётся пустой.
Как заполнить табель учета рабочего времени: пошагово
- Шапка. Организация и код ОКПО, структурное подразделение, номер документа, дата составления и отчётный период — с первого по последнее число месяца.
- Графы 1–3. Номер по порядку, фамилия с инициалами и должность, табельный номер.
- Графа 4. На каждого сотрудника четыре строки: код и часы за 1–15 число, затем код и часы за 16–31. Лишние клетки — после 15-го в первой половине и после последнего дня в коротком месяце — прочёркивают «X».
- Графы 5 и 6. Отработанные дни и часы за каждую половину месяца и за месяц целиком.
- Графы 7–9. Код вида оплаты, корреспондирующий счёт и дни или часы по виду оплаты — их заполняет бухгалтерия.
- Графы 10–13. Неявки: код причины и количество дней (часов) по каждой.
- Подписи. Ответственное лицо, руководитель подразделения и работник кадровой службы — с датами.
Как исправить табель: корректирующий табель
В подписанном табеле записи не стирают и не замазывают. Исправление первичного документа должно содержать дату и подписи тех, кто его составил (ч. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Если ошибку нашли после сдачи — например, сотрудник принёс больничный за дни с «НН», — составляют корректирующий табель за тот же месяц по этому сотруднику и изменённым дням. Порядок исправлений закрепляют в локальном акте.
Образец заполнения табеля: отпуск, больничный, командировка
Так отмечают частые ситуации — тот же образец можно собрать в инструменте выше.
| Ситуация | Код | Часы |
|---|---|---|
| Рабочий день при 40-часовой неделе | Я (01) | 8 |
| Предпраздничный день (ст. 95 ТК РФ) | Я | 7 |
| 8 часов и 2 часа сверхурочно | Я/С | 8/2 |
| Вышел в выходной по приказу на 6 часов | РВ (03) | 6 |
| Командировка | К (06) | — |
| Ежегодный отпуск, включая субботы и воскресенья | ОТ (09) | — |
| Нерабочий праздник внутри отпуска | В (26) | — |
| Больничный | Б (19) | — |
| Не вышел, причина неизвестна | НН (30) | — |
Отпуск в табеле: ежегодный, за свой счёт, по уходу за ребёнком
Ежегодный основной отпуск обозначают «ОТ» (09), дополнительный — «ОД» (10). Код ставят на все календарные дни отпуска, кроме нерабочих праздников: они в отпуск не входят и продлевают его (ст. 120 ТК РФ), поэтому в такой день — «В». Отпуск за свой счёт по договорённости с работодателем — «ДО» (16), а положенный по закону, например по ст. 128 ТК РФ, — «ОЗ» (17). Отпуск по беременности и родам — «Р» (14), по уходу за ребёнком до трёх лет — «ОЖ» (15). Если в отпуске по уходу сотрудник работает неполный день (ч. 3 ст. 256 ТК РФ), в клетке ставят оба кода через дробь — «Я/ОЖ» — и отработанные часы.
Больничный в табеле, в том числе во время отпуска
Дни болезни по листку нетрудоспособности отмечают «Б» (19) на все календарные дни, включая выходные; часы не ставят. Если пособие по закону не назначается, ставят «Т» (20). Пока листка нет, в табеле временная отметка «НН», которую потом исправляют. Если сотрудник заболел во время ежегодного отпуска, дни болезни отмечают «Б»: отпуск продлевают или переносят на эти дни (ст. 124 ТК РФ).
Работа в выходной, отгул и дни отдыха донора
Работу в выходной или нерабочий праздник по приказу отмечают «РВ» (03) с фактическими часами — по ним бухгалтер начисляет оплату не менее чем в двойном размере (ст. 153 ТК РФ). Если сотрудник выбрал вместо этого одинарную оплату и другой день отдыха, этот день не оплачивается, и его отмечают «НВ» (28). Дополнительный день отдыха донору после сдачи крови оплачивается по среднему заработку (ст. 186 ТК РФ) — для него подходит «ОВ» (27). Сколько заплатить за такие дни, покажет расчёт оплаты работы в выходные и праздники.
Совместитель в табеле: отдельная строка по каждому договору
Совместителя вносят в табель наравне с остальными, потому что учёт его времени тоже обязателен (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Внешнему совместителю достаточно одной строки по его должности. Внутреннему заводят отдельную строку по должности совместительства, обычно с отдельным табельным номером, и часы двух договоров не складывают. По совместительству работают не больше 4 часов в день, в дни, свободные от основной работы, — полный день, но за месяц не больше половины месячной нормы (ст. 284 ТК РФ): при 40-часовой неделе в октябре 2026 года это 88 часов из 176. Совмещение должностей отдельной строки не требует: его выполняют в течение обычного рабочего дня по тому же договору (ст. 60.2 ТК РФ), а доплату начисляют по приказу. В инструменте внутреннего совместителя добавьте вторым сотрудником с должностью по совместительству и 4 часами в рабочий день.
Приём и увольнение в табеле
День увольнения отмечают как обычный рабочий день — «Я» с фактическими часами, потому что днём прекращения договора считается последний день работы (ч. 3 ст. 84.1 ТК РФ); клетки после него не заполняют. Новый сотрудник появляется в табеле с даты начала работы по трудовому договору, а дни месяца до неё оставляют пустыми: неявку за них не ставят, ведь трудовых отношений ещё не было.
Табель при сменном графике и ночной работе
При сменном графике в табель пишут фактические часы по календарным датам, а не «смену целиком». Часы с 22:00 до 6:00 — ночное время (ст. 96 ТК РФ), их отмечают кодом «Н» отдельно от дневных, потому что за них положена доплата. Смена 20:00–08:00 без перерыва даёт на дату начала «Я/Н» с часами 2/2, на следующую дату — «Я/Н» 2/6, всего 12 часов. Если смена выпала на нерабочий праздник, дневные часы этой даты отмечают «РВ».
Сверхурочную работу отмечают «С» (04). Действующая редакция ч. 6 ст. 99 ТК РФ (закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ) ограничивает её 4 часами в день и 120 часами в год, а коллективный договор или отраслевое соглашение может увеличить годовой предел до 240 часов. При суммированном учёте переработку считают по итогам учётного периода — см. суммированный учёт рабочего времени. Заранее расписать смены поможет график смен, а табель фиксирует факт.
Как заполнить табель онлайн в Итогово
- Заполните шапку и подписантов, выберите месяц и норму недели — 40, 36 или 24 часа.
- Добавьте сотрудников: для пятидневки — длину дня (месяц заполнится по производственному календарю), для сменного графика — цикл вроде 2 через 2 или сутки через трое, дату первой смены, начало, конец и перерыв.
- Выберите отметку и нажмите на клетку дня или задайте период «с … по …» — отпуск и больничный ставятся одним действием.
- Сверьте итоги под табелем: отработано и норма с учётом неявок, ночные, сверхурочные, подсказки о нарушениях.
- Скачайте табель в PDF или Excel (CSV) либо распечатайте; для ручного заполнения включите «Чистый бланк».
Какие нормы и календари использует инструмент и когда они сверены — в блоке «На чём основан инструмент» под табелем.
Выписка из табеля на одного сотрудника
Выписка подтверждает отработанное время одного работника за месяц — её просит сам сотрудник или другой работодатель, где он работает по совместительству. В инструменте оставьте в табеле только этого работника, выберите месяц и скачайте PDF или распечатайте его: в документе будут шапка, отметки по дням, итоги и места для подписей. Выписку подписывает ответственное лицо и ставит дату.
Сроки сдачи, хранение и штраф за отсутствие табеля
Срок сдачи табеля в бухгалтерию закон не устанавливает — его закрепляют в локальном акте. Зарплату платят не реже чем каждые полмесяца (ч. 6 ст. 136 ТК РФ), поэтому табель обычно передают дважды: итоги за 1–15 число — к авансу, за весь месяц — к окончательному расчёту.
- Хранение — 5 лет, а при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет: 50 лет для документов, оконченных после 2003 года, 75 — для более ранних (ст. 402 перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
- Штраф за отсутствие учёта рабочего времени — по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: предупреждение или 1 000–5 000 ₽ для должностных лиц и ИП, 30 000–50 000 ₽ для организаций; за повторное нарушение наказание строже.
Бесплатный табель и полная версия
Пробная версия открывается после бесплатной регистрации: в ней работают оба режима, все 36 кодов, смены, периоды, итоги и проверки, но не больше двух сотрудников, а готовый документ виден только на экране.
| Возможность | Пробная версия | Полная версия |
|---|---|---|
| Сотрудники | до двух | без ограничения |
| Пятидневка по календарю и сменный график | да | да |
| Коды, отметка периодом, итоги и проверки по ТК РФ | да | да |
| Документ по образцу Т-13 и чистый бланк | на экране, с водяным знаком | да |
| Скачать в PDF, Excel (CSV) и распечатать | — | да |
Полная версия — с доступом к табелю или к набору «Кадровику и руководителю». Табель не хранится на сайте: перед закрытием страницы скачайте его в PDF или Excel (CSV).