Учёт заказов — это таблица, где по каждому заказу клиента видно, что заказано, сколько стоит, сколько уже оплачено, к какому сроку сделать и в каком статусе работа. Хороший учёт каждое утро отвечает на три вопроса: какие заказы горят, что готово к выдаче и кто ещё не доплатил. Таблица выше уже заполнена примером: остаток к оплате, просрочка, итоги месяца и загрузка мастеров считаются сами.
Что такое система учёта заказов и кому она нужна
Система учёта заказов — это единое место, куда записывают каждый принятый заказ и где отмечают всё, что с ним происходит: оплату, перенос срока, готовность, выдачу или отказ. Пока заказов пять, их можно держать в голове и в переписке. Когда их двадцать и больше, без общей таблицы теряются сроки, путаются предоплаты и забываются готовые изделия, которые клиент так и не забрал.
Учёт заказов клиентов нужен всем, кто работает «под заказ»: от приёма до выдачи проходит время, а деньги часто приходят частями. Это мастерская и ателье, кондитер и пекарня на заказ, мебель и шторы на заказ, полиграфия и вывески, ремонт техники, небольшой магазин, который привозит товар под клиента. Крупному производству с сотнями позиций нужна программа с планированием и складом, а мастеру и небольшой команде хватает таблицы с правильными столбцами.
Для кондитера, ателье, мебели на заказ и автосервиса
Таблица одна для всех, разница — в том, что записывать в описании заказа и комментарии.
| Кто ведёт | Что записать в заказе | На что смотреть |
|---|---|---|
| Кондитер | вес, начинка, надпись, время выдачи | сроки на ближайшие дни: торты не переносят |
| Ателье, пошив | изделие, ткань, даты примерок | долгие заказы и остаток к оплате |
| Мебель, шторы на заказ | размеры, материал, адрес и дата установки | крупная предоплата и перенос сроков |
| Ремонт техники, автосервис | устройство или автомобиль, неисправность, запчасти | готовые и не забранные заказы |
| Магазин под заказ | товар, артикул, поставщик, дата поставки | предоплаченные товары, которые ещё не пришли |
Документ на одну работу с перечнем операций и запчастей — это уже заказ-наряд, а запись клиентов на конкретное время удобнее вести в журнале записи клиентов.
Какие столбцы нужны в таблице учёта заказов клиентов
Минимальный набор — восемь столбцов: без любого из них таблица перестаёт отвечать на свой главный вопрос.
| Столбец | Зачем нужен |
|---|---|
| Номер и дата приёма | по номеру заказ ищут и называют клиенту; дата нужна для итогов месяца |
| Клиент и телефон | сообщить о готовности, переносе или долге |
| Гражданин или организация | от этого зависят правила: для граждан действует Закон о защите прав потребителей |
| Что заказано, мастер | изделие или работа с размерами и пожеланиями; кто отвечает за выполнение |
| Сумма, оплачено, остаток | сколько стоит, сколько внесено и сколько получить при выдаче |
| Срок готовности | дата, которую назвали клиенту, — по ней видна просрочка |
| Статус | где заказ сейчас: принят, в работе, готов, выдан или отменён |
| Дата выдачи | показывает, выдан ли заказ в срок, и попадает в итоги месяца |
Цену за единицу и количество отдельными столбцами заводить не обязательно: если в заказе несколько позиций, их перечисляют в описании, а в сумму пишут итог — цена × количество плюс доставка или монтаж.
Историю клиента — сколько раз он заказывал и на какую сумму — удобнее вести отдельно, в учёте клиентов: таблица заказов отвечает за текущую работу, а не за базу покупателей.
Как организовать учёт заказов: по шагам
Учёт работает, если каждый заказ попадает в таблицу в момент приёма, а статус меняется сразу, как что-то произошло.
- Запишите заказ при приёме: номер по порядку, дату, клиента, телефон и что именно делаете — с размерами и пожеланиями.
- Сразу укажите сумму и предоплату — остаток к получению станет виден в тот же момент.
- Назовите срок с запасом и запишите ровно ту дату, которую услышал клиент.
- Меняйте статус по ходу работы: «в работе», когда начали, «готов», когда можно забирать.
- При выдаче примите доплату, отметьте её в столбце «Оплачено» и поставьте «выдан».
- Отказ клиента отмечайте статусом «отменён», а не удалением: так видно, сколько заказов сорвалось за месяц.
- Каждое утро открывайте отбор «В работе»: наверху стоят просроченные и заказы с ближайшим сроком.
Статусы заказа и учёт выдачи
Пяти статусов хватает мастерской любого профиля; больше — и их перестают менять.
| Статус | Что значит | Что проверить |
|---|---|---|
| Новый | заказ принят, работа не начата | есть ли предоплата на материалы |
| В работе | мастер делает заказ | успевает ли к сроку |
| Готов | можно забирать | сообщили ли клиенту, сколько доплатить |
| Выдан | клиент забрал заказ | нулевой ли остаток, дата выдачи |
| Отменён | клиент отказался или заказ сорвался | вернули ли предоплату или удержали расходы |
Учёт выдачи заказов — это дата выдачи и остаток в момент выдачи. Таблица выше ставит дату сама, когда статус меняется на «выдан», и предупреждает, если заказ отдали без полной оплаты.
Как вести учёт заказов онлайн в таблице на этой странице
- Заполните форму «Новый заказ»: клиента, что заказано, сумму, предоплату и срок. Номер присвоится сам.
- Укажите, кто клиент — гражданин или организация, и вид заказа — работа или товар под заказ: от этого зависит расчёт неустойки при просрочке.
- Оплату и статус меняйте прямо в строке. Чтобы исправить сумму, срок или описание, нажмите кнопку с карандашом — заказ откроется в форме.
- Пользуйтесь отборами «Просрочены», «Готовы к выдаче», «Не оплачены» и поиском по клиенту, телефону или мастеру.
- Внизу — итоги выбранного месяца и загрузка мастеров. В полной версии таблицу можно распечатать, скачать в PDF или Excel (CSV) и потом загрузить этот файл обратно, чтобы продолжить.
Заказы хранятся только в открытой странице: если закрыть вкладку, таблица вернётся к примеру. Поэтому в конце дня скачивайте её в Excel (CSV).
Пример таблицы заказов с расчётом
Тот же пример открыт в таблице выше — сверьте цифры.
| № | Клиент | Заказ | Сумма, ₽ | Оплачено, ₽ | Остаток, ₽ | Срок | Статус |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ООО «Вектор» | вывеска 120×60 см | 18 500 | 18 500 | 0 | 5 дней назад | выдан за день до срока |
| 2 | Анна Смирнова | торт 2 кг | 4 200 | 2 000 | 2 200 | позавчера | в работе, просрочен на 2 дня |
| 3 | Ольга Ветрова | пошив штор, 2 окна | 12 800 | 5 000 | 7 800 | сегодня | готов |
Сумма заказов: 18 500 + 4 200 + 12 800 = 35 500 ₽. Получено: 18 500 + 2 000 + 5 000 = 25 500 ₽. К получению: 2 200 + 7 800 = 10 000 ₽. Выдан один заказ, и он выдан в срок — 100 %.
Заказ № 2 — работа для гражданина, просрочка 2 дня. Если клиентка потребует неустойку, она составит 4 200 × 3 % × 2 = 252 ₽ — именно эту сумму таблица показывает в строке и в карточке «Риск неустойки».
Учёт оплаты заказов: предоплата, остаток и долги
Остаток к оплате — это сумма заказа минус всё, что клиент уже внёс. Если клиент платит частями, в столбец «Оплачено» записывают общую сумму всех платежей, и остаток пересчитывается сам.
- Предоплата обычно покрывает материалы. Гражданин вправе отказаться от заказа в любое время, но должен оплатить исполнителю фактически понесённые расходы (ст. 32 Закона о защите прав потребителей). Поэтому траты на заказ стоит записывать в комментарий сразу.
- Выдача без полной оплаты — частая причина потерянных денег. Таблица предупреждает о таких заказах и собирает их в отбор «Не оплачены».
- Переплата — признак ошибки при вводе или денег, которые нужно вернуть. Таблица показывает её отдельной строкой в проверках.
- Способ оплаты — наличные, перевод, карта, QR-код — пишите в комментарий, а вечером сверяйте поступления в кассе и на счёте с таблицей заказов.
Долги организаций с отсрочкой по договору, акты сверки и сроки оплаты удобнее вести в учёте дебиторской задолженности, а выручку по дням и средний чек — в учёте продаж.
Контроль сроков выполнения заказов
Просрочку видно заранее, если все сроки стоят в одной таблице и отсортированы. Таблица выше помечает заказы «сегодня», «завтра» и «просрочен на N дней» и поднимает их наверх.
Для заказов граждан срок — не просто договорённость. Исполнитель обязан выполнить работу в срок, установленный правилами или договором, а срок можно задать датой окончания или датой начала работы (ст. 27 Закона о защите прав потребителей). Если срок нарушен, клиент вправе назначить новый срок, уменьшить цену или отказаться от договора.
- Назначайте срок с запасом на материалы и переделки.
- Для долгих заказов — мебель, пошив, ремонт — договоритесь о промежуточных сроках: замер, примерка, установка. Закон допускает такие сроки этапов по соглашению сторон (п. 3 ст. 27).
- Не успеваете — предупредите клиента до срока, договоритесь о новой дате и запишите её письменно.
- Новый срок вносите в таблицу вместо старого, а причину переноса — в комментарий.
Неустойка за просрочку заказа гражданина
Размер неустойки зависит от того, что вы делаете: работу или продаёте товар по предоплате.
| Заказ | Неустойка за день | Предел | Норма |
|---|---|---|---|
| Работа, услуга (пошив, ремонт, торт, мебель) | 3 % цены работы | не больше цены работы | п. 5 ст. 28 |
| Товар под заказ с предоплатой | 0,5 % суммы предоплаты | не больше суммы предоплаты | п. 3 ст. 23.1 |
| Заказ организации или ИП | по договору | по договору | Гражданский кодекс |
Пример для товара: предоплата 10 000 ₽, товар опоздал на 5 дней — 10 000 × 0,5 % × 5 = 250 ₽. Таблица показывает такую оценку в строке просроченного заказа гражданина, чтобы было видно, во что обходится задержка. Это верхняя граница по закону на сегодняшний день, а не долг: неустойку платят, если клиент её потребует. Точный расчёт за любой период — в калькуляторе неустойки.
Учёт выполненных заказов: итоги месяца
Раз в месяц полезно посмотреть не на отдельные заказы, а на цифры: сколько принято, сколько выдано, какая доля выдана в срок и сколько заказов отменено. Таблица выше считает это для любого месяца: принятые — по дате приёма, выданные — по дате выдачи.
Если мастеров несколько, ниже итогов появляется загрузка: сколько заказов у каждого в работе, сколько просрочено и на какую сумму. Так видно, кому не давать новые заказы на этой неделе.
Учёт заказов товаров в магазине и интернет-магазине
Учёт заказов товаров — это список заказов покупателей на товар, которого нет на полке: что заказано, у какого поставщика, сколько внесено, когда товар придёт и когда покупатель его заберёт. В таблице выше для него выбирают вид «Товар под заказ» — неустойка тогда считается по правилам для товара.
- Что записать: товар, артикул и количество — в описание; поставщика и ожидаемую дату поставки — в комментарий; в сумму — итог вместе с доставкой.
- Срок передачи: если покупатель-гражданин платит вперёд, в договоре должен быть срок передачи товара (п. 1 ст. 23.1 Закона о защите прав потребителей). Его и ставьте в «Срок готовности».
- Статусы для магазина: «в работе» — заказан у поставщика, «готов» — пришёл и ждёт покупателя, «выдан» — вручён или отправлен.
- Интернет-магазин: заказы с сайта и из мессенджеров — в ту же таблицу, способ получения (самовывоз, курьер, пункт выдачи) — в комментарий; отбор «Не оплачены» покажет оплату при получении.
Если поставщик подвёл, покупатель вправе потребовать товар в новый срок или вернуть предоплату (п. 2 ст. 23.1) — о задержке предупреждайте заранее. Остатки, приход и расход — другая задача, товарный учёт: для неё есть учёт товаров и складской учёт.
Таблица заказов в Excel, Google Таблицах или программа для учёта заказов
Выбор зависит от числа заказов и людей, которые с ними работают.
| Тетрадь или книга учёта | Excel, Google Таблицы | Программа, CRM | Таблица на этой странице | |
|---|---|---|---|---|
| Начать | сразу | сделать шаблон и формулы | настройка, обучение | сразу, после регистрации |
| Остаток к оплате | вручную | формулой | сам | сам |
| Просрочка | листать страницы | условное форматирование | напоминания | подсвечена, поднята наверх |
| Неустойка по закону | — | своя формула | зависит от программы | оценка в строке |
| Несколько человек сразу | нет | Google Таблицы | да | нет, один браузер |
Программа нужна, когда заказы одновременно ведут несколько сотрудников, нужен склад, рассылки клиентам и интеграция с кассой. Пока заказы ведёт один человек и их десятки в месяц, таблицы достаточно.
Если ведёте таблицу заказов в Excel или Google Таблицах, соблюдайте три правила: не объединяйте ячейки в шапке, закрепите верхнюю строку и выбирайте статус из выпадающего списка, а не пишите его от руки. Иначе фильтры и формулы перестают работать, а «в работе» и «В работе» считаются разными статусами.
Книга учёта заказов или таблица
Книга учёта заказов — это бумажный журнал с пронумерованными страницами, куда заказы записывают от руки; обязательной формы у неё нет. Для торговли когда-то утвердили журнал ТОРГ-27 «Журнал учёта выполнения заказов покупателей» (постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132), но с 2013 года формы из альбомов унифицированных форм применять не обязательно (402-ФЗ и Информация Минфина № ПЗ-10/2012) — вести учёт можно в любой удобной форме.
| Графы ТОРГ-27 | Что вместо них в таблице выше |
|---|---|
| номер и дата заказа | автономер и дата приёма |
| сумма при оформлении и после изготовления | сумма заказа, оплачено и остаток |
| время изготовления, доставка на дом | срок готовности, просрочка, способ получения в комментарии |
| подписи и фамилия отборщика товаров | статус и дата выдачи |
Книга удобна там, где нет компьютера, но остаток, просрочку и итоги в ней считают вручную. Совмещать просто: распечатайте список заказов, отмечайте выдачу и оплату от руки, а вечером переносите отметки в таблицу.
Как перенести заказы в Excel и обратно
Кнопка «Скачать в Excel (CSV)» сохраняет все заказы со всеми столбцами: номер, даты, клиента, суммы, остаток, срок, статус и комментарий. Файл открывается в Excel и Google Таблицах. Кнопка «Загрузить из Excel (CSV)» возвращает этот файл в таблицу на странице — нумерация и статусы сохраняются, и учёт можно продолжить с того же места. Обе кнопки работают в полной версии.
Частые ошибки в учёте заказов
| Ошибка | Чем грозит | Как избежать |
|---|---|---|
| Заказ записали в переписке, а не в таблицу | забытый заказ и сорванный срок | записывать в момент приёма |
| Не записали предоплату | спор о сумме при выдаче | сумма и предоплата — обязательные поля |
| Отменённый заказ удалили | не видно отказов и возвратов | статус «отменён» вместо удаления |
| Срок перенесли устно | клиент считает заказ просроченным | новый срок — письменно и в таблицу |
| Готовый заказ лежит месяцами | занято место, не получена доплата | напоминание клиенту, дата в комментарии |
Можно ли записывать телефоны клиентов в таблицу
Можно: имя и телефон клиента — персональные данные, но для исполнения договора, стороной которого он является, отдельное согласие не требуется (п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ). Записывайте только то, что нужно для заказа, и не пересылайте таблицу посторонним.
Бесплатная таблица учёта заказов и полная версия
Пробная версия после бесплатной регистрации позволяет добавить два своих заказа к примеру и увидеть все расчёты на своих данных.
| Возможность | Проба | Полная версия |
|---|---|---|
| Своих заказов в таблице | до двух, плюс строки примера | без ограничений |
| Остаток, просрочка, неустойка, статусы, отборы | есть | есть |
| Итоги месяца и загрузка мастеров | есть | есть |
| Печать списка заказов | — | есть |
| Скачать в PDF и Excel (CSV) | — | есть |
| Загрузить таблицу из Excel (CSV) | — | есть |
Полная версия — с доступом к учёту заказов или к набору «Мастеру и салону», где рядом журнал записи клиентов, учёт клиентов, расчёт себестоимости и цены услуги и прайс-лист.