Учёт дебиторской задолженности — это реестр долгов покупателей и заказчиков: кто, по какому документу, сколько и до какого числа должен вам заплатить. Главное в нём — остаток и дни просрочки по каждому счёту: по ним видно, какие деньги придут вовремя, а какие пора взыскивать. Таблица выше считает остаток и просрочку, а полная версия группирует долги по срокам и покупателям.
Дебиторская и кредиторская задолженность: в чём разница
Дебиторская задолженность — деньги, которые должны вам: покупатель получил товар с отсрочкой, заказчик принял работу, но ещё не оплатил, поставщику перечислен аванс. Кредиторская задолженность — обратная ситуация, это ваши долги.
Продажи с отсрочкой не дают денег на счёте сразу. Порядок признания доходов и налогов зависит от режима налогообложения, поэтому управленческий реестр не заменяет бухгалтерский и налоговый учёт. Поэтому дебиторку ведут не только для бухгалтерии, но и для управления: чтобы знать, сколько придёт и когда, и вовремя заметить покупателя, который перестал платить. Ожидаемые поступления затем переносят в платёжный календарь.
Например, покупатель должен вам 120 000 ₽ за поставку — это дебиторка. Вы должны поставщику 80 000 ₽ — это кредиторка. Не сворачивайте их автоматически в 40 000 ₽: сроки и контрагенты могут различаться, а для зачёта нужны основания. Универсального «идеального» соотношения долгов нет: проверяйте даты поступлений и выплат.
Счета учёта дебиторской задолженности
В бухгалтерском учёте дебиторка отражается на счетах расчётов; в этой таблице приведены основные примеры. Онлайн-реестр не формирует проводки и не заменяет оборотно-сальдовую ведомость.
| Счёт | Чей долг |
|---|---|
| 62 | Покупатели и заказчики за товары, работы, услуги |
| 60 | Поставщики по выданным авансам |
| 71 | Подотчётные лица |
| 76 | Прочие дебиторы: претензии, штрафы, возмещения |
Реестр дебиторской задолженности: графы и образец
Реестр дебиторской задолженности ведут по документам, а не по покупателям: у одного клиента может быть три счёта с разными сроками, и просрочен только один.
- Покупатель — организация или ИП.
- Документ — счёт, УПД, накладная или акт с номером.
- Дата отгрузки — когда возник долг.
- Срок оплаты — дата из договора или счёта.
- Сумма и оплачено — чтобы учесть частичные оплаты.
- Остаток и дни просрочки — считаются, а не вписываются руками.
- Статус — оплачен, в срок или просрочен.
Одноимённых покупателей различайте по ИНН: его можно дописать к названию. Контакты, ответственного, обещанную дату оплаты и результат звонка храните в карточке клиента отдельно. Реестр не отправляет напоминаний и не заменяет журнал переговоров. Формат предназначен для покупательских долгов в рублях, без займов, валютной переоценки и бюджетных форм.
Сроки оплаты по каждому договору удобно держать в реестре договоров, а в таблице долгов — только неоплаченные документы.
Как вести учёт дебиторской задолженности: по шагам
- В день отгрузки или подписания акта внесите документ: покупателя, номер, сумму и срок оплаты по договору.
- При каждой оплате отмечайте сумму в графе «Оплачено» — частичная оплата уменьшит остаток, а не закроет долг целиком.
- Раз в неделю ставьте дату отчёта и смотрите, какие документы перешли в просрочку.
- По просроченному покупателю проверьте документы, свяжитесь с ним и согласуйте следующий шаг. В полной версии свод покажет общий остаток по покупателю.
- Регулярно сверяйте остатки с первичными документами и платежами. При расхождениях подготовьте акт сверки с покупателем.
- В полной версии сохраните реестр в текущем браузере или скачайте CSV. Для продолжения работы загрузите сохранённое либо импортируйте тот же CSV.
Если срок оплаты нельзя определить по условиям обязательства, общее правило — семь дней после предъявления требования, если закон, договор, обычай или существо обязательства не устанавливают иное (п. 2 ст. 314 ГК РФ). В таблицу внесите уже определённую дату срока, а не дату отправки требования.
Анализ дебиторской задолженности по срокам
Анализ дебиторской задолженности показывает, какая часть денег ещё находится в пределах договорной отсрочки и сколько уже просрочено. В полной версии остатки группируются по срокам: в срок, 1–30, 31–60, 61–90 и более 90 дней. Это управленческие интервалы, а не основания для налогового резерва или списания.
| Документ | Сумма | Оплачено | Остаток | Просрочка |
|---|---|---|---|---|
| Альфа, УПД № 214 | 186 000 ₽ | 60 000 ₽ | 126 000 ₽ | 45 дней |
| Вектор, счёт № 240 | 240 000 ₽ | 0 ₽ | 240 000 ₽ | 0 дней |
В примере к получению 366 000 ₽. Из них 126 000 ₽ просрочены: 126 000 ÷ 366 000 × 100 = 34,4 %. В группе 31–60 дней — 126 000 ₽, в срок — 240 000 ₽ (65,6 %), в остальных группах — ноль. Свод по покупателям складывает остатки отдельных документов, но не заменяет проверку каждого срока.
Динамика дебиторской задолженности
Чтобы оценить динамику общего объёма долга, сравните несколько срезов: общую сумму, долю просроченной задолженности и крупнейших покупателей. Рост просрочки показывает, что больше средств остаётся вне оборота. Обсудите кредитную политику: лимиты отсрочки, предоплату и порядок напоминаний. Эти решения помогают планировать денежные потоки, но сама таблица не прогнозирует вероятность возврата и не оценивает платёжеспособность покупателя.
Для отчёта на прошлую дату в поле «Оплачено» вводите только платежи, полученные к ней. Таблица хранит накопленную сумму оплаты, а не историю операций: поздний платёж автоматически исключить она не сможет. Для сравнения месяцев сохраняйте отдельные CSV-срезы.
Просроченная дебиторская задолженность: что делать
Просроченной дебиторская задолженность становится на следующий день после срока оплаты, если остаток положительный. Срок 10 октября и отчёт 11 октября дают один день просрочки; отчёт 10 октября — ноль. Выходные внутри периода входят в количество календарных дней. Если договорный срок должен переноситься, сначала определите корректную дату и внесите её в поле.
| Просрочка | Действие |
|---|---|
| 1–30 дней | Проверить платёж, напомнить покупателю, пересмотреть новые отсрочки с учётом договора |
| 31–60 дней | Сверка расчётов, обсуждение графика погашения, письменная претензия |
| 61–90 дней | Претензия с расчётом неустойки или процентов, подготовка иска |
| Более 90 дней | Оценить документы и основания для судебного взыскания; 90 дней не означают автоматическую безнадёжность |
По денежным спорам из договоров между организациями и ИП в арбитражный суд можно обратиться через 30 календарных дней после направления претензии, если закон или договор не устанавливают другой срок (ч. 5 ст. 4 АПК РФ). За просрочку можно требовать неустойку по договору или проценты по ст. 395 ГК РФ — их посчитает калькулятор процентов по 395 ГК.
Списание дебиторской задолженности и исковая давность
Списание дебиторской задолженности требует установленного основания и подтверждающих документов: одного количества дней просрочки недостаточно. Общий срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ), но его начало и течение определяются отдельно. Для обязательства с известным сроком исполнения применяется ст. 200 ГК РФ; признание долга может прервать течение срока по ст. 203 ГК РФ. После перерыва срок начинается заново, а прошедшее время не засчитывается в новый срок.
Таблица не рассчитывает дату окончания исковой давности: без сведений о признании, приостановлении, судебной защите и специальных сроках такая дата была бы ненадёжной. Сохраните договор, отгрузочные документы, подтверждения оплат и переписку. При значительной сумме или приближении срока проверьте ситуацию с юристом, не ожидая определённой группы просрочки.
Сомнительная и безнадёжная задолженность — разные понятия. Налоговые основания и исключения определяет ст. 266 НК РФ; бухгалтерские правила оцениваются отдельно. Расчёт резерва по сомнительным долгам в реестр не входит. Отметка «просрочен» означает только положительный остаток после введённого срока оплаты и сама по себе не разрешает списание.
Бесплатная таблица дебиторской задолженности и полная версия
После регистрации можно проверить остаток и дни просрочки на двух документах. До входа показан неподвижный пример. Полная версия собирает рабочий реестр, группирует долги и позволяет сохранить результат.
| Возможность | Проба | Полная версия |
|---|---|---|
| Документы и основной расчёт | До 2 строк | Без лимита пробы |
| Проверки сумм и дат | Да | Да |
| Группы по срокам и свод покупателей | — | Да |
| Сохранение в текущем браузере | — | Да |
| Загрузка и выгрузка Excel (CSV) | — | Да |
| PDF и печать реестра | — | Да |
Таблицу дебиторской задолженности в Excel можно вести формулами, а здесь остатки и дни пересчитываются при изменении поля. CSV содержит исходные документы, дату отчёта и вычисленные итоги. Загружайте файл с неизменными заголовками: программа проверит даты, суммы и пересчитает результат; допустимо до 10 000 строк и 5 МБ на один импорт. PDF предназначен для чтения и печати, а CSV — для переноса и продолжения работы.
Как сохранить таблицу долгов покупателей
Сохранение действует только в том же браузере и на том же устройстве. Очистка данных браузера удаляет эту копию; резервную копию скачивайте в CSV. Доступ в кабинете не означает облачного хранения таблицы. Для покупателя используйте единое написание названия, иначе один контрагент попадёт в разные строки свода.
Полная версия открывается с доступом к инструменту или набору «Малому бизнесу». Границы расчёта и проверенные нормы указаны в блоке «На чём основан расчёт» под инструментом.