Акт сверки взаимных расчётов — документ, в котором две стороны сравнивают учёт операций за период и фиксируют, кто кому должен на конечную дату. Для обычных коммерческих расчётов единого обязательного бланка нет. Инструмент выше составляет акт сверки взаиморасчётов, считает обороты и сальдо, а в полной версии выгружает документ в Word и PDF.
Что такое акт сверки и когда его составляют
Акт сверки показывает, совпадают ли данные о расчётах у вас и у контрагента. В нём сопоставляют документы, платежи, остаток на начало и конец периода. Сверку проводят при постоянных поставках, закрытии договора, инвентаризации расчётов или подготовке претензии. Обязанность обмениваться актами и сроки ответа могут быть предусмотрены договором.
- Продавец проверяет отгрузки и полученные оплаты.
- Покупатель проверяет поступления и перечисленные поставщику деньги.
- Обе стороны выясняют, какие документы не дошли или попали на другой договор.
Является ли акт сверки первичным документом
Акт сверки сам по себе не оформляет поставку, услугу или платёж и не заменяет первичные документы. Его заполняют по УПД, накладным, актам и банковским выпискам. Если в сверке есть долг, но нет документов об основании его возникновения, одной итоговой таблицы может быть недостаточно для требования оплаты. Для оформления выполненных работ используйте акт выполненных работ, а затем включайте его в сверку.
Как составить акт сверки: пошагово
Составить акт сверки нужно по учёту своей стороны, сохраняя одну и ту же логику дебета и кредита для всех операций.
- Выберите контрагента, период и договор. Подготовьте документы и выписку банка.
- Укажите наименования сторон, ИНН при наличии, номер и дату акта, представителей и основание их полномочий.
- Перенесите начальное сальдо и отметьте, кто кому должен на первую дату периода.
- Внесите операции: дата, документ, сумма в дебете или кредите. В одной строке заполняйте только одну денежную колонку.
- Сверьте обороты и конечный долг. В полной версии можно задать отдельное начальное сальдо и суммы контрагента.
- Отправьте акт второй стороне для проверки. После согласования подпишите экземпляры или используйте подходящий порядок ЭДО.
Акт сверки за квартал, девять месяцев или другой период
Период сверки выбирают стороны: месяц, квартал, девять месяцев, год или весь срок договора. Дата составления может быть позже конца периода, но операция вне выбранных дат в этот акт не входит. Для сверки за следующий квартал конечное сальдо предыдущего становится начальным. Если прошлый акт оказался неверным, сначала согласуйте исправление, иначе ошибка перейдёт в новый документ.
Акт сверки по договору: поставка, услуги, аренда
По одному договору в акт включают только относящиеся к нему начисления и платежи. Это удобно для поставки, услуг, аренды и займа: назначение операции пишут в поле «Документ». Если с контрагентом несколько договоров, составьте отдельные акты либо заранее согласуйте общую сверку. Инструмент оформляет один акт с одним полем договора и не распределяет платежи между договорами автоматически.
Акт сверки для ИП и самозанятого
ИП, самозанятый и физическое лицо могут участвовать в сверке наравне с организацией, если у сторон есть взаимные расчёты. Введите полное имя, статус при необходимости, ИНН и данные подписанта; для физлица без ИНН поле можно оставить пустым. Самозанятость не превращает акт сверки в чек: документы, подтверждающие доход или оплату, оформляются отдельно. Не добавляйте в акт лишние паспортные и банковские сведения.
Как сделать акт сверки онлайн в инструменте
Заполнить акт сверки онлайн можно после регистрации: пробная версия позволяет проверить расчёт на двух операциях. Полная версия добавляет работу со всеми строками, импорт, сохранение и выгрузку.
- Замените пример своими сторонами, датами, договором и начальным долгом.
- Отредактируйте строки или добавьте операции. После изменения поля таблица и итог пересчитаются.
- Для проверки чужих данных в полной версии введите «Начальное сальдо контрагента» и сумму в поле «У контрагента» нужной строки. Пустое поле означает зеркальное значение вашей суммы.
- Выберите зеркальные или пустые колонки второй стороны. Пустые подходят для передачи контрагенту на заполнение.
- Исправьте сообщения проверки, затем скачайте Word, PDF, CSV для Excel или распечатайте акт.
Кнопка сохранения хранит введённое в браузере этого устройства. На другом компьютере и после очистки данных браузера такая копия недоступна. Для переноса операций скачайте CSV. Сохранение не заменяет архив подписанных документов.
Импорт операций из Excel и банковской выписки
Импорт принимает CSV с колонками «Дата;Документ;Дебет;Кредит» и необязательной колонкой «У контрагента», а также текстовую выписку 1CClientBankExchange. Для банка сначала заполните ИНН обеих сторон и период: отбираются проведённые платежи между указанными участниками. Поступление вам относится в кредит, списание от вас — в дебет; дата берётся из фактического зачисления или списания. Платёж без даты проведения не импортируется.
Импорт не создаёт отгрузки и не определяет начальное сальдо: их нужно добавить отдельно. Поддерживаются UTF-8 и Windows-1251, файл до 5 МБ; DOS-кодировку нужно заранее преобразовать. Повторяющиеся строки пропускаются, а некорректный файл не загружается частично. Прямое подключение к банку, загрузка XLSX и распознавание сканов не выполняются.
Как читать акт сверки: дебет, кредит, сальдо
Дебет и кредит читают с позиции той стороны, над чьей таблицей указано название. Одна операция в согласованном акте обычно отражена зеркально: дебет продавца соответствует кредиту покупателя.
| Операция | У продавца | У покупателя |
|---|---|---|
| Отгрузка товаров, оказание услуг | Дебет | Кредит |
| Оплата покупателя | Кредит | Дебет |
| Возврат денег покупателю | Дебет | Кредит |
| Долг покупателя на конец периода | Дебетовое сальдо | Кредитовое сальдо |
Формула с позиции вашей стороны: конечное сальдо = начальное сальдо + дебетовый оборот − кредитовый оборот. Долг контрагента вам вводится как положительное начало, ваш долг ему — как отрицательное; в форме знак задаётся выбором стороны. Суммы операций вводите без минуса, с точностью до копейки.
Задолженность в пользу стороны: кто кому должен
Задолженность в пользу вашей организации означает, что деньги должен контрагент. Положительный итог вашей таблицы — его долг вам, отрицательный — ваш долг ему. Отрицательное сальдо может возникнуть из-за полученного аванса или переплаты, а не только неоплаченной поставки. Инструмент выводит обе стороны долга словами, чтобы не определять должника по одному знаку. Для возврата подтверждённой переплаты пригодится письмо о возврате денежных средств.
Можно ли оплатить задолженность по акту сверки
Оплатить согласованный долг можно, но основание платежа следует связывать с договором и документами по обязательству. В назначении платежа при необходимости укажите период, договор, счета или накладные и ссылку на акт сверки. Сам акт не устанавливает автоматически новый срок оплаты и не заменяет договор. Перед перечислением проверьте реквизиты получателя по надёжному каналу: в инструменте платёжные поручения не формируются.
Образец акта сверки взаимных расчётов
Образец в полной версии показывает сверку ООО «Стройснаб» с ООО «Ромашка» за прошлый квартал: три отгрузки и две оплаты при начальном долге покупателя 15 000 рублей.
| Строка | Дебет, ₽ | Кредит, ₽ |
|---|---|---|
| Начальное сальдо | 15 000,00 | — |
| УПД № 58 | 120 000,00 | — |
| Платёжное поручение № 311 | — | 135 000,00 |
| УПД № 74 | 86 500,00 | — |
| Платёжное поручение № 402 | — | 50 000,00 |
| УПД № 93 | 42 000,00 | — |
| Обороты | 248 500,00 | 185 000,00 |
| Конечное сальдо | 78 500,00 | — |
Расчёт: 15 000 + 248 500 − 185 000 = 78 500 рублей. ООО «Ромашка» должно эту сумму ООО «Стройснаб». У покупателя конечный долг стоит в кредитовой колонке. В пробе оставлены первые две операции: 15 000 + 120 000 − 135 000 = 0 рублей. Это полноценная проверка формулы, но не весь пример.
Расхождения и протокол разногласий
Расхождение означает, что данные сторон отличаются: нужно проверить начало периода, пропущенные документы, суммы, даты и привязку платежей. Не исправляйте свою таблицу только ради совпадения итога без проверки первичных документов.
- Сравните начальные остатки обеих сторон.
- Найдите операцию с отличающейся суммой и укажите значение контрагента в её строке.
- Если у контрагента нет документа, введите ноль; пустое поле в форме означает зеркальное копирование.
- Проверьте недостающие документы и добавьте их, если они действительно относятся к периоду.
- Оставшиеся разногласия перечислите в примечании или отдельном протоколе: документ, сумма каждой стороны, причина и подтверждение.
Например, если последняя отгрузка у вас 42 000, а у контрагента 40 000 рублей, ваша итоговая задолженность — 78 500, его данные — 76 500, разница — 2 000 рублей. Форма показывает различие сумм, но не устанавливает, чья позиция верна. Подписывать спорную сумму как безусловно признанную не стоит.
Нулевой акт сверки и акт без оборотов
Нулевой акт сверки подтверждает отсутствие конечного долга, даже если операции за период были. В пробном примере обороты составляют 120 000 и 135 000 рублей, а итог с учётом начального остатка равен нулю. Акт без оборотов — другой случай: операций нет, поэтому начальный остаток переносится в конец. Если начальный долг 15 000 рублей и движений не было, итоговый долг также 15 000.
Бланк акта сверки: Word, Excel и PDF
Пустой бланк акта сверки в Word и PDF доступен бесплатно после регистрации в отдельном блоке на странице. Заполненный документ из ваших данных выгружается в полной версии: DOCX для редактирования, PDF для просмотра и печати, CSV с операциями для Excel.
| Формат | Что содержит | Для чего подходит |
|---|---|---|
| Word (DOCX) | Шапку, таблицу двух сторон, итоги, подписи | Доработать текст и реквизиты |
| Заполненный акт в альбомной ориентации | Передать на проверку, распечатать | |
| Excel (CSV) | Даты, документы и суммы операций | Проверить строки, перенести в таблицу и импортировать обратно |
| Пустой бланк | Незаполненные поля и таблицу | Заполнить вручную |
CSV не является файлом XLSX и не содержит готовый подписной акт или формулы Excel. Для готового документа выбирайте Word либо PDF. В произвольной коммерческой форме укажите стороны, период, основания операций, начальное и конечное сальдо, обороты и подписантов. Специализированные бюджетные формы, включая 0510477, и налоговая сверка имеют другой порядок.
Кто подписывает акт сверки и в какой срок
Акт подписывает руководитель или представитель с необходимыми полномочиями; универсального законного срока подписания для всех коммерческих договоров нет. Проверьте условия своего договора и предложите разумную дату ответа в сопроводительном письме.
Подпись бухгалтера может подтверждать учётные данные, но для признания долга важны полномочия действовать от имени должника. Их нельзя автоматически вывести только из должности. В форме предусмотрены должность, ФИО, основание полномочий и необязательная строка главного бухгалтера. Наличие печати само по себе не заменяет полномочия подписанта.
Как запросить и отправить акт сверки
В запросе на акт сверки укажите стороны, период, договоры, способ обмена и желаемый срок ответа. Можно приложить свою таблицу и попросить подписать её либо сообщить конкретные расхождения. При отправке полезно сохранить подтверждение доставки. Текст и перечень приложений удобно оформить через сопроводительное письмо. Инструмент не отправляет документ контрагенту автоматически.
Если контрагент не подписывает акт сверки
Отказ или молчание контрагента сами по себе не означают признания долга. Уточните получение, предложите сверить спорные документы и проверьте договорный порядок обмена. Односторонний акт фиксирует вашу позицию, но не становится двусторонним только потому, что срок ответа прошёл. Если контрагент игнорирует сверку и не оплачивает долг, рассмотрите возможность обращения в суд после соблюдения применимого претензионного порядка. В сложной ситуации обратитесь к юристу. Для взыскания понадобятся документы об обязательстве и его исполнении; подготовить требование поможет претензия.
Акт сверки и срок исковой давности
Акт сверки, содержащий признание конкретного долга и подписанный уполномоченным лицом должника, может прервать течение исковой давности. Это следует из статьи 203 ГК РФ и пункта 20 постановления Пленума Верховного суда № 43. После перерыва срок начинается заново, а время, прошедшее до этого, в новый срок не учитывается; общий срок составляет три года, но к конкретному требованию могут применяться специальные правила.
- Проверьте, какой именно долг признан: частичное признание не всегда означает признание всей задолженности.
- Проверьте дату подписания и полномочия представителя.
- Не считайте молчание или отказ от возражений письменным признанием.
- Если срок уже истёк, применяется отдельное правило пункта 2 статьи 206 ГК РФ о письменном признании долга.
Для суда оценивается содержание акта вместе с договором, первичными документами и другими доказательствами. Форма не определяет дату начала или истечения исковой давности и не даёт заключение о возможности взыскания.
Неустойка и расчёты в валюте: ограничения
Неустойку, пени и курсовые разницы нужно рассчитать и обосновать отдельно до включения в сверку. Признание основного долга само по себе не означает признания всех дополнительных требований. Этот инструмент ведёт рублёвые суммы, не пересчитывает валюту по курсу и не рассчитывает проценты по займу или просрочке. Если включаете согласованную рублёвую сумму, ясно укажите её основание в строке документа.
Электронный акт сверки и ЭДО
Электронный акт сверки может иметь юридическую силу при соблюдении требований к подписи и порядку обмена. По статье 6 закона № 63-ФЗ квалифицированная электронная подпись в общем случае равнозначна собственноручной; для простой и неквалифицированной подписи нужны предусмотренные законом или соглашением условия.
Скачанный PDF или DOCX сам по себе не подписан. Его можно передать через согласованный канал и подписать подходящим способом. Формализованный акт сверки для ЭДО по приказу ФНС от 13.05.2022 № ЕД-7-26/405@ — отдельный XML-формат. Инструмент его не формирует, не подключается к оператору ЭДО и не проверяет действительность электронной подписи.
Сколько хранить акты сверки
Акты сверки взаимных расчётов по пункту 264 перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, хранят пять лет после проведения взаиморасчётов. Это условие отличается от общего отсчёта после отчётного года для части бухгалтерских документов.
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности могут подпадать под пункт 266: пятилетний срок связывается с её погашением. Поэтому не уничтожайте подтверждение непогашенного или спорного долга только по возрасту акта. Проверьте применимую категорию документов, действующие требования и обстоятельства спора; сохраняйте вместе акт, переписку, подтверждения отправки и первичные документы.
Бесплатный акт сверки и полная версия
Бесплатный пустой бланк и пробная версия доступны после регистрации. В пробе можно изменить исходные данные и проверить сальдо на двух операциях; заполненный документ для работы и расширенные действия доступны с полным доступом.
| Возможность | Проба | Полная версия |
|---|---|---|
| Операции | До 2 | Без ограничения числа строк в форме |
| Обороты, сальдо, итог прописью | Да, с пометкой пробы | Да |
| Отдельные суммы контрагента, разногласия | — | Да |
| Импорт CSV и выписки, сохранение в браузере | — | Да |
| Заполненные Word, PDF, CSV и печать | — | Да |
| Пустой бланк Word и PDF | Бесплатно после регистрации | Да |
Полная версия — с доступом к инструменту или к наборам «Бухгалтеру» и «Малому бизнесу».