Платёжный календарь онлайн: план платежей и остаток по дням

Что такое платёжный календарь простыми словами

Платёжный календарь отвечает на один вопрос: хватит ли денег на счёте в нужный день. Прибыль может быть и при пустом счёте — покупатель заплатит через две недели, а аренду и зарплату нужно отдать сейчас. Поэтому календарь называют ещё денежным: он считает не доходы и расходы, а живые деньги на расчётных счетах и в кассе.

Это инструмент оперативного финансового планирования. Его составляют на неделю, две или месяц вперёд с точностью до дня и до каждого платежа. Платёжный календарь предприятия нужен, когда:

• деньги приходят неравномерно: отсрочка покупателям, сезонность, крупные заказы;
• есть платежи с жёсткой датой — зарплата, налоги, кредит, аренда;
• предстоит крупная закупка и нужно понять, когда её можно оплатить;
• платежи согласует собственник или финансист и нужно решать, что платить первым.

Календарь работает и в обратную сторону: если остаток много дней держится заметно выше резерва, свободные деньги можно не держать на счёте без дела — раньше оплатить поставщику со скидкой, погасить кредит или вывести собственнику.

Законом форма не установлена: платёжный календарь компании — внутренний управленческий документ. Его ведут в удобном виде, а в организациях, где платежи согласует руководитель, утверждают как план на период.

Виды платёжных календарей

Календари различают по горизонту, детализации и назначению. Малому бизнесу обычно хватает одного детального календаря по дням на две–четыре недели.

Сроки налогов и отчётности по режиму налогообложения удобно собирать в налоговом календаре, а суммы платежей переносить в общий платёжный календарь.

Что включить в платёжный календарь: форма и статьи

Удобная форма платёжного календаря — список операций с датами, из которого считается таблица остатков по дням. В список входят пять блоков.

Платёжный календарь расходов: какие платежи и как их оценить

Расходная часть календаря — самая длинная, и ошибаются в ней чаще всего не в суммах, а в том, что платёж вообще забыли. Удобно разделить расходы на три группы: от группы зависит, откуда брать дату и сумму.

Статьи расходов лучше держать короткими и постоянными: закупка, зарплата, налоги и взносы, аренда, кредит, реклама, коммунальные услуги, связь и сервисы, вывод денег собственнику, прочие. К каждой операции добавьте контрагента и назначение: «ООО «Альфа», счёт № 112» понятнее, чем «поступление». Постоянные платежи заносите один раз с повтором, иначе их легко забыть, а у переменных отметьте, какие можно сдвинуть, — именно они первыми переносятся при нехватке денег.

Как составить платёжный календарь

1. Выберите период: для малого бизнеса — две недели или месяц с разбивкой по дням.
2. Внесите остаток денег на начало периода по каждому счёту и кассе.
3. Внесите ожидаемые поступления. Дату оплаты от покупателя ставьте по крайнему сроку договора, а не по обещанию. Поступление, в котором не уверены, — новый клиент, оплата «на этой неделе» — ставьте позже или не ставьте вовсе, пока нет счёта или договора: платежи под него планировать нельзя.
4. Внесите все платежи с датами: сначала обязательные, потом остальные. Мелкие тоже — вместе они заметны.
5. Отметьте, какие платежи можно перенести без штрафов и без потери поставщика.
6. Задайте неснижаемый остаток — сумму, ниже которой деньги на счетах опускаться не должны.
7. Посчитайте остаток на конец каждого дня и найдите дни ниже резерва и дни с минусом — там и нужны решения.

Формула одна для каждого дня: остаток на конец дня = остаток на начало дня + поступления − платежи. Остаток на конец дня становится остатком на начало следующего. Минус на конец дня — это кассовый разрыв: на платежи этого дня денег не хватит.

План платежей на месяц и по дням

Составить план платежей на месяц проще всего от обязательных дат: аванс и зарплата, налоги и взносы до 28-го числа, аренда и кредит по графику договоров. Затем добавьте счета поставщиков и выручку. Если покупатели платят неравномерно, внесите среднюю выручку по дням недели, а крупные оплаты — отдельными строками. Ежедневный платёжный календарь нужен, когда денег впритык: тогда его обновляют каждое утро до отправки платёжек.

Как составить платёжный календарь онлайн

Календарь выше считает остатки сам и не требует установки программы:

1. Укажите организацию, дату начала, период и неснижаемый остаток.
2. Внесите остатки на начало по счетам и кассе — до пяти мест хранения денег.
3. Добавьте поступления и платежи: дата, контрагент и назначение, статья, счёт, сумма. Для платежа выберите приоритет, для регулярной операции — повтор каждую неделю, раз в две недели или каждый месяц.
4. Посмотрите итоги: остаток на конец, минимальный остаток с датой, число дней ниже резерва и нехватку до резерва.
5. Если остаток уходит ниже резерва, календарь предложит, какой гибкий платёж и на какой рабочий день перенести. Кнопка «Перенести в календаре» сдвинет даты.
6. По ходу периода отмечайте проведённые операции и вписывайте фактическую сумму — календарь пересчитает остатки по факту.

Что проверяет календарь

Календарь показывает остатки по дням, только дни с операциями, по неделям и по месяцам. Нерабочие дни подсвечиваются по производственному календарю: платёжку, отправленную в выходной, банк проведёт в ближайший рабочий день. Если в минус уходит отдельный счёт, а на других деньги есть, календарь предупредит — платёж с этого счёта не пройдёт. Ниже собирается документ «Платёжный календарь» с подписями «Утверждаю» и «Составил». Какие нормы использует календарь — в блоке «На чём основан расчёт» под инструментом.

Пример платёжного календаря на две недели

Магазин: на расчётном счёте 165 000 ₽, в кассе 15 000 ₽, всего 180 000 ₽. Неснижаемый остаток — 50 000 ₽. Тот же пример стоит в календаре выше.

За две недели придёт 325 000 ₽, уйдёт 353 000 ₽, на конец останется 180 000 + 325 000 − 353 000 = 152 000 ₽. Магазин в плюсе по итогам периода, но в пятницу первой недели не сможет заплатить. Покупатель «Бета» заплатит 160 000 ₽ во вторник второй недели — если перенести закупку на этот день, остаток ни разу не опустится ниже 120 000 ₽. Именно такой перенос календарь выше предлагает сам.

Платёжный календарь в Excel: шаблон или онлайн

Шаблон платёжного календаря в Excel — таблица, где в строках статьи, в столбцах даты, а внизу формула остатка; дни с минусом и ниже резерва выделяют цветом через условное форматирование. Скачать такой образец просто, но работает он, пока операций немного и формулы никто не сломал.

Если привычнее работать в Excel, составьте календарь здесь и скачайте его в Excel (CSV): файл откроется в Excel и Google Таблицах, а суммы в нём — числами без пробелов, их можно складывать и фильтровать. Для печати и утверждения есть PDF и Word.

Кассовый разрыв в платёжном календаре: что платить первым

Кассовый разрыв — день, когда остаток на конец уходит в минус: денег на запланированные платежи не хватает. Календарь показывает его заранее, и остаётся выбор: перенести гибкий платёж, ускорить поступление или привлечь деньги. Как рассчитать разрыв по месяцам и чем его закрывать, разобрано на странице «Кассовый разрыв».

Порядок платежей внутри компании определяет собственник, но цена просрочки у них разная:

• зарплата — за задержку работодатель платит работнику компенсацию не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ за каждый день, независимо от вины (ст. 236 ТК РФ);
• налоги и взносы — пени за каждый день просрочки. Для организаций в 2025–2026 годах ставка — 1/300 ключевой ставки за первые 30 дней, 1/150 с 31-го по 90-й день и снова 1/300 с 91-го; для ИП — 1/300 за весь срок (ст. 75 НК РФ). НДФЛ и страховые взносы платят до 28-го числа;
• кредит — неустойка по договору и испорченная кредитная история;
• поставщики, реклама, сервисы — чаще всего переносятся по договорённости.

Очерёдность списания при нехватке денег на счёте

Если денег на счёте не хватает на все требования, банк списывает их не в порядке поступления, а по очерёдности ст. 855 ГК РФ: оплата труда по трудовым договорам и поручения налоговой на списание долга по налогам и взносам — в третьей очереди, обычные платёжки поставщикам — в пятой. Когда денег хватает, банк проводит документы в порядке поступления.

Платёжный календарь, БДДС и ДДС: в чём разница

Инструменты дополняют друг друга: бюджет движения денежных средств задаёт лимиты на месяц, платёжный календарь раскладывает их по дням, а таблица движения денежных средств показывает, что получилось на деле.

Кассовый план и платёжный календарь

Кассовым планом называют план поступлений и выплат наличных и безналичных денег на месяц или квартал по статьям. По сути это укрупнённый платёжный календарь: в нём видно, сколько денег придёт и уйдёт за период, но не видно, в какой день остаток уйдёт в минус. Поэтому кассовый план удобно держать на месяц вперёд, а платёжный календарь по дням — на ближайшие две недели.

Как вести и контролировать платёжный календарь

Управление платёжным календарём сводится к трём правилам: один ответственный, регулярное обновление и сверка плана с фактом. Обновляйте календарь хотя бы раз в неделю, а когда денег впритык — каждый день: отметьте, что оплачено, перенесите задержавшиеся поступления, добавьте новые счета.

Заявки на оплату: кто ведёт и утверждает платежи

В малом бизнесе календарь ведёт собственник или бухгалтер, в компании побольше — финансист или казначей. Сотрудники подают заявки на оплату до установленного дня недели, ответственный ставит их в календарь, а руководитель утверждает план. Правило простое: нет в календаре — не платим, кроме срочных обязательных платежей. Так деньги не уходят на случайные счета, а календарь остаётся единственным местом, где видно все платежи.

План-факт: исполнение платёжного календаря

Контроль исполнения — сравнение плана с фактом по каждой операции. Отмечайте проведённые платежи и поступления с фактической суммой: календарь выше пересчитает остатки и покажет, сколько операций проведено и на сколько факт разошёлся с планом. Если покупатели систематически платят позже, сдвигайте их даты заранее, а долги покупателей ведите в учёте дебиторской задолженности. Операция с прошедшей датой без отметки — повод выяснить, что с ней случилось.

Частые ошибки

• слишком оптимистичный прогноз поступлений: даты ставят по обещанию клиента, а не по сроку договора, — разрыв появляется внезапно;
• смешивают деньги бизнеса и личные: собственник или ИП платит личные расходы с расчётного счёта, не внося их строкой «Вывод денег собственнику», — остаток в календаре расходится с банком;
• забывают регулярные платежи: налоги, комиссии банка, подписки на сервисы;
• нет неснижаемого остатка — любой непредвиденный расход ведёт к минусу;
• не отделяют обязательные платежи от гибких — непонятно, что можно перенести;
• смотрят только на общий остаток: в кассе деньги есть, а с расчётного счёта платёж не проходит;
• календарь ведут несколько человек в разных файлах — данные расходятся.

Бесплатный платёжный календарь и полная версия

Попробовать календарь можно бесплатно после регистрации: в пробной версии к примеру можно добавить две свои операции и увидеть, как меняются остатки, резерв и кассовый разрыв.

Календарь работает в открытой странице и не сохраняется на сайте: чтобы продолжить позже, скачайте его в Excel (CSV) или PDF. Полная версия — с доступом к платёжному календарю или к набору «Бухгалтеру» с другими таблицами и расчётами для учёта.