Реестр договоров организации: сроки, оплаты и образец граф

Что такое реестр договоров и обязательно ли его вести

Для коммерческой организации и ИП закон не обязывает вести реестр договоров: это внутренний учёт заключённых договоров, и форму компания выбирает сама. Порядок закрепляют приказом или положением о договорной работе — кто вносит договоры, какие графы обязательны, кто отвечает за сроки и оплаты.

Внутренний реестр не нужно путать с реестром договоров в ЕИС. Его ведёт Федеральное казначейство, и сведения туда вносят только заказчики по закону № 223-ФЗ — в течение трёх рабочих дней со дня заключения договора (ч. 2 ст. 4.1 закона № 223-ФЗ); по закону № 44-ФЗ ведётся реестр контрактов. Даже таким заказчикам нужен свой реестр: в ЕИС не видно, где оригинал, кто ведёт договор и сколько осталось оплатить.

Реестр и журнал регистрации решают разные задачи. Журнал фиксирует факт подписания и присваивает договору номер по порядку, а реестр следит за жизнью договора: сроки, оплаты, продление, исполнение. Если нужна только нумерация и регистрация, подойдёт журнал регистрации договоров.

Какие графы нужны: образец реестра договоров

Минимальный образец реестра договоров одинаков почти у всех: по этим графам договор находят, понимают его суть и вовремя замечают окончание. Остальное добавляют под свою работу.

Пустой бланк реестра получится, если в инструменте задать число пустых строк: лист распечатается с шапкой и графами для записи от руки.

Реестр договоров аренды, поставки и услуг: что добавить

Для договоров аренды в реестр полезно добавить адрес и площадь объекта, размер ежемесячного платежа и отметку о государственной регистрации: аренда здания или сооружения на срок не менее года подлежит госрегистрации (п. 2 ст. 651 ГК РФ). В реестре договоров поставки и с поставщиками удобно хранить номера спецификаций и график отгрузок, в договорах услуг и подряда — этапы работ и даты актов. Всё это помещается в примечание или в график оплат по этапам.

Допсоглашения, спецификации и расторжение

Дополнительное соглашение меняет условия основного договора, поэтому отдельной строкой его не вносят: в строке договора обновляют сумму или срок и в примечании пишут номер и дату соглашения. Изменение и расторжение договора оформляют в той же форме, что и сам договор (п. 1 ст. 452 ГК РФ). Расторгнутый договор из реестра не удаляют, а ставят дату расторжения: он остаётся в истории, а остаток по нему продолжает считаться.

Организация учёта договоров: как вести реестр

Реестр работает, только если в него попадают все договоры и сразу после подписания. Порядок, который подходит малому бизнесу:

1. Назначьте ответственного за ведение реестра и закрепите обязательные графы приказом или в положении о договорной работе.
2. Вносите договор в день подписания, до передачи оригинала в архив или бухгалтерию; сразу заполняйте график оплат из раздела о цене и порядке расчётов.
3. Пишите одинаково: полное название контрагента, ИНН, единые виды договоров — иначе поиск и итоги ломаются.
4. При допсоглашении сразу меняйте сумму, срок или график и отмечайте, каким соглашением это сделано.
5. Отмечайте каждую оплату в день поступления или отправки, а раз в месяц сверяйте реестр с бухгалтерией.
6. Исполненные и расторгнутые договоры не удаляйте, а закрывайте датой: они понадобятся при проверке и в споре.

Кто ведёт реестр и как закрепить порядок

Реестр ведёт сотрудник, которого назначил руководитель: в небольшой компании это юрист, бухгалтер или офис-менеджер. Порядок ведения реестра договоров описывают в положении о договорной работе: кто вносит запись, в какой срок, кто отвечает за исполнение каждого договора и кто проверяет оплаты. Сотрудник, который подписал договор, передаёт его ответственному в тот же день — так в реестре не появляются «забытые» договоры. Права на правку лучше оставить одному-двум сотрудникам, а остальным давать выгрузку; после каждого обновления сохраняйте копию реестра в PDF или CSV, чтобы данные не потерялись.

Контроль исполнения и сроков договоров

Контроль сроков договоров начинается с порога предупреждения: обычно хватает 30 дней, чтобы продлить договор, перезаключить его или направить отказ. Реестр показывает статус каждого договора на выбранную дату и собирает ближайшие события — окончания и платежи — в один список.

Контролировать только дату окончания недостаточно: договор ещё действует, а промежуточный платёж или этап уже просрочен. Поэтому в реестре вместе со сроком действия ведут график оплат и этапов, а исполненным договор отмечают только после последнего акта и оплаты.

Договор с автопролонгацией

Если в договоре сказано, что он продлевается на тот же срок, когда ни одна сторона не заявила об отказе, новый срок начинается со дня, следующего за окончанием прежнего. Реестр показывает такой договор продлённым до новой даты и напоминает об окончании заранее — в этот момент решают, продлевать дальше или направить отказ в срок, указанный в договоре. Продление на другой период, например на 12 месяцев, задаётся отдельно.

Договор без срока окончания

Если в договоре нет условия о том, что окончание срока прекращает обязательства, он действует до момента окончания их исполнения (п. 3 ст. 425 ГК РФ). В реестре такой договор ведут со сроком «до исполнения обязательств» и закрывают датой исполнения. Окончание срока действия не освобождает стороны от ответственности за нарушения, допущенные раньше (п. 4 той же статьи): неоплаченный остаток по истёкшему договору остаётся долгом.

Учёт оплат по договорам: график, остаток и просрочка

Учёт оплат по договору ведут по графику: каждый платёж — отдельной строкой со сроком, суммой, фактической оплатой и датой оплаты. Тогда реестр оплат по договорам показывает не только общий остаток, но и какая часть уже просрочена и на сколько дней.

• Остаток = сумма договора − всё оплачено. Если сумма договора не указана, берётся сумма платежей по графику.
• Просрочено — неоплаченная часть платежей, срок которых наступил раньше даты реестра, но не больше общего остатка (переплата одного платежа засчитывается в другие); число дней считается от самого раннего пропущенного срока.
• Ближайший платёж — первый неоплаченный платёж со сроком не раньше даты реестра.
• Итоги разделены: «нам должны» — по договорам, где платит контрагент, «мы должны» — где платим мы.

Если сумма платежей по графику не совпадает с суммой договора, реестр предупредит: обычно это значит, что цену поменяли допсоглашением или в графике забыли платёж. Если в договоре срок оплаты не указан, кредитор вправе потребовать исполнения, и платить нужно в течение семи дней со дня требования (п. 2 ст. 314 ГК РФ). Подробный учёт долгов по срокам удобнее вести в учёте дебиторской задолженности, а сверять расчёты с контрагентом — актом сверки.

Сколько можно ждать с неоплаченным долгом

Общий срок исковой давности — три года (п. 1 ст. 196 ГК РФ), и по обязательству с определённым сроком он начинает течь по окончании срока исполнения (п. 2 ст. 200 ГК РФ). Поэтому по каждому просроченному платежу реестр показывает ориентир — дату через три года после срока оплаты. Признание долга, например подписанный акт сверки, прерывает давность, и отсчёт начинается заново. Долг лучше разбирать сразу: напомнить контрагенту, а если он молчит — направить претензию.

Как вести реестр договоров онлайн в инструменте

1. Укажите организацию и дату реестра — по умолчанию это сегодня. Чтобы увидеть картину на конец месяца или квартала, поставьте нужную дату.
2. Нажмите «+ Договор» и заполните карточку: номер, дату, контрагента с ИНН, кто платит, вид, предмет, сумму и срок действия. Для договора с автопродлением отметьте галочку.
3. В блоке «График оплат» внесите платежи по договору: срок и сумму, а по мере поступления — оплаченную сумму и дату.
4. Посмотрите сводку: сколько договоров действует и истекает, сколько нам и мы должны, какие платежи просрочены. Ошибки в ИНН, датах и суммах подсвечиваются у поля.
5. Отберите нужные договоры вкладками или поиском — лист реестра ниже соберётся по отбору. Скачайте его в PDF или Excel (CSV) либо распечатайте.

Какие нормы использует реестр, видно в блоке «На чём основан расчёт» под инструментом.

Пример реестра: три договора на одну дату

В инструменте уже внесены три договора — их легко сравнить с расчётом ниже.

Расчёт: по первому договору 180 000 − (60 000 + 20 000) = 100 000 ₽, просрочена неоплаченная часть второго платежа 60 000 − 20 000 = 40 000 ₽. Аренда действовала 365 дней, поэтому новый срок — тоже 365 дней со следующего дня после окончания. Итог реестра: нам должны 120 000 ₽ (всё просрочено), мы должны 100 000 ₽, из них просрочено 40 000 ₽. По договору № 112 реестр напомнит, что окончание срока не снимает долг, и покажет ориентир давности — через три года после срока оплаты.

Реестр договоров в Excel или онлайн

Реестр договоров в Excel подходит, пока договоров немного и с файлом работает один человек. Подсветку сроков там настраивают условным форматированием, остаток — формулой, но таблицу легко сломать: стёртая формула, копия файла на чужом компьютере — и реестр перестаёт быть единственным.

Бумажный реестр тоже допустим: листы нумеруют, прошивают и заверяют подписью ответственного, но сроки и долги по нему приходится отслеживать вручную. Выгрузка CSV из онлайн-реестра открывается в Excel, если нужно продолжить работу в таблице.

Срок хранения договоров и реестра

Срок хранения договоров в организации — 5 лет после истечения срока действия договора или прекращения обязательств по нему; так же хранят акты и протоколы разногласий к договорам (ст. 11 перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Для налогов документы о доходах и расходах хранят не менее 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), бухгалтерские — не менее 5 лет после отчётного года (ст. 29 закона № 402-ФЗ).

Срок хранения договора отсчитывают не от даты подписания, а от окончания его действия: договор аренды на три года хранят ещё пять лет после его окончания. Реестр помогает это увидеть — по дате исполнения или расторжения понятно, когда документ можно отбирать к уничтожению.

Частые ошибки при ведении реестра договоров

• Следить только за датой окончания. Пропущенный промежуточный платёж или этап замечают слишком поздно — ведите график оплат.
• Вносить допсоглашение новой строкой. Договор раздваивается, итоги задваиваются; изменения пишут в строку основного договора.
• Считать номер договора уникальным. У разных контрагентов номера совпадают — договор определяют номер, дата и ИНН контрагента.
• Путать «срок истёк» и «исполнен». Истёкший договор с остатком — это долг, а не закрытый договор.
• Вести несколько копий реестра. У юриста одно, у бухгалтера другое — реестр должен быть один, остальные смотрят выгрузку.
• Перегружать реестр графами. Двадцать граф никто не заполняет — оставьте те, по которым ищут договор и принимают решения, остальное пишите в примечание.
• Не отмечать, где оригинал. В споре суд может потребовать подлинник, а не скан — отмечайте, есть ли оригинал и в какой он папке.

Бесплатный реестр договоров и полная версия

Пробную версию открывают после регистрации: она считает всё то же самое, но на небольшом реестре.

Полная версия — с доступом к реестру договоров или к набору «Малому бизнесу» вместе с другими инструментами учёта. Реестр работает в открытой странице: перед её закрытием скачайте его в Excel (CSV) или PDF.