Учёт товаров в магазине: таблица прихода, расхода и остатков

Какие столбцы нужны в таблице учёта товаров

Рабочая таблица учёта товаров состоит из трёх частей: справочника, журнала движения и остатков. Справочник заполняют один раз, журнал пополняют при каждой поставке, продаже или списании, а остатки считаются формулой из первых двух.

Для продуктов, косметики и лекарств к справочнику добавляют срок годности, для нескольких точек — место хранения. Главное правило таблицы: остаток и сумму считает формула. Как только остаток исправляют вручную, таблица перестаёт показывать правду, а найти, где потерялся товар, уже нельзя.

Формула остатка: приход, расход, остаток

Остаток на конец периода равен остатку на начало плюс всё, что пришло, минус всё, что ушло. В приход идут поставки, возвраты от покупателей и излишки при пересчёте, в расход — продажи, списания брака и порчи, недостачи и возвраты поставщику.

Остаток = начальный остаток + приход + возвраты покупателей + излишки − продажи − списания − недостачи − возвраты поставщику

Те же цифры стоят в примере таблицы выше — строка «Молоко» на вкладке «Товары и остатки». Остаток 8 шт ниже минимума 15 шт, поэтому таблица подсказывает, что молоко пора заказать.

Почему остаток товара ушёл в минус

Отрицательный остаток — всегда ошибка учёта: физически товара не может быть меньше нуля. Обычно причин три: поставку продали раньше, чем внесли приход; продажу записали дважды; один товар заведён под двумя названиями, и приход лёг в одну строку, а продажи — в другую. Таблица на странице не проводит расход больше остатка на дату операции и показывает, на какой день остаток стал бы отрицательным. Если минус появился после удаления прихода, он подсвечивается красным, пока документ не внесут снова.

Остаток в деньгах: средняя себестоимость, ФИФО и прибыль

Один и тот же товар закупают по разной цене, поэтому стоимость проданного и остатка считают одним из трёх способов, которые перечисляет пункт 36 ФСБУ 5/2019 «Запасы»:

• по себестоимости каждой единицы — для штучного товара: техники, ювелирных изделий, автомобилей;
• по средней себестоимости — цена закупки усредняется по остатку и поступлениям;
• ФИФО — первыми списываются самые ранние поставки.

Среднюю можно пересчитывать раз в период или после каждой поставки — оба варианта допускает пункт 39 стандарта. Таблица на странице считает скользящую среднюю: каждый приход сразу меняет цену, по которой спишется следующая продажа.

Средняя себестоимость или ФИФО: пример на одном товаре

Средняя здесь — (1 560 + 3 200) ÷ 60 = 79,33 ₽ за литр. Разница между способами небольшая, но выбранный способ применяют к похожим товарам последовательно, а не меняют от месяца к месяцу (пункт 37); организация закрепляет его в учётной политике. В цену закупки входят доставка до магазина и подготовка к продаже, а хранение и общие расходы точки — нет (пункты 11 и 18 стандарта), поэтому «себестоимость» в таблице — это не все затраты магазина.

Как вести учёт товаров в магазине: по шагам

Учёт товаров в магазине начинается не с программы, а с порядка действий. Этот минимум одинаково работает в тетради, Excel и в таблице на странице.

1. Заведите справочник. Каждому товару — одно название с отличиями (вкус, объём, размер), единица, цена продажи и минимальный остаток.
2. Пересчитайте товар и внесите начальный остаток с ценой закупки. Остатки «по памяти» переносят в новый учёт старые ошибки.
3. Приход вносите по документу поставщика в день приёмки: количество — фактически принятое, цену — из накладной или УПД, а не из заказа. Расхождение с накладной решайте с поставщиком.
4. Продажи вносите каждый день. Итогом по кассе за смену или по чекам — главное, не вечером по памяти через неделю.
5. Списания и возвраты — в тот же день и с причиной. «Брак», «просрочка», «мятая упаковка»: через месяц по причинам видно, куда уходят деньги.
6. Сверяйте учёт с полкой. Ходовые и дорогие позиции — раз в неделю, весь товар — раз в месяц. Разницу вносят операцией «Пересчёт», а не правкой остатка. Как провести пересчёт и оформить результаты — на странице инвентаризации.

Учёт в продуктовом магазине: весовой товар и сроки годности

Весовой товар ведут в килограммах с дробями, фасованный — в штуках или упаковках, и одну позицию не учитывают сразу в двух единицах. Скоропортящееся пересчитывают чаще остального, а просрочку и порчу списывают в день обнаружения: иначе на пересчёте она выглядит как недостача. В примере таблицы так списаны два чёрствых батона.

Списание, возврат поставщику и возврат покупателя

Это три разные операции. Списание — товар выбыл без продажи: брак, порча, бой; его стоимость по средней цене уменьшает прибыль. Возврат поставщику — товар уходит обратно по документу возврата. Возврат от покупателя — товар снова на полке: остаток растёт, выручка уменьшается на сумму возврата, а себестоимость — на среднюю цену. В таблице выше это отдельный тип операции, и вернуть можно не больше, чем продано.

Суммовой и количественный учёт товаров

Суммовой учёт ведут только в деньгах, количественный (его ещё называют номенклатурным или сортовым) — по каждому товару в штуках и рублях. Суммовой учёт в рознице прямо допускает пункт 20 ФСБУ 5/2019: товары можно оценивать по продажной стоимости с отдельным учётом наценок.

Суммовой учёт в тетради проще вести, но он не отвечает на главный вопрос — какого товара сколько осталось. Таблица на странице ведёт количественный учёт, а стоимость остатка в продажных ценах показывает отдельным столбцом.

Как вести учёт в таблице на этой странице

1. На вкладке «Товары и остатки» замените пример своими товарами: название, единица, начальный остаток и его цена, цена продажи, минимум.
2. На вкладке «Приход и расход» добавляйте операции: дату, тип, товар, количество и цену. Цена продажи и средняя цена закупки подставляются сами.
3. Пересчитали полку — выберите «Пересчёт: фактический остаток» и впишите, сколько товара на месте: разница станет недостачей или излишком.
4. На вкладке «Ведомость за период» выберите даты и посмотрите обороты, выручку и валовую прибыль.
5. В полной версии остатки, журнал и ведомость скачиваются в PDF и Excel (CSV) и печатаются.

Какие нормы и формулы использует таблица — в блоке «На чём основан расчёт» под инструментом. Работа живёт в открытой странице, поэтому итоги периода выгружайте в файл.

Оборотная ведомость по товарам за период

Оборотная ведомость — сводка за выбранные даты: по каждому товару остаток на начало, приход, расход и остаток на конец, в количестве и в рублях. По ней видно, какие позиции продаются, какие лежат и сколько денег заморожено в остатке.

На вкладке «Ведомость за период» к этим столбцам добавлены выручка за вычетом возвратов, валовая прибыль и сумма списаний и недостач. Если ведомость нужна в виде отчёта материально ответственного лица для бухгалтерии, её составляют по форме товарного отчёта ТОРГ-29. Учёт по складам, ячейкам и карточкам М-17 для склада материалов — в складском учёте.

Тетрадь, Excel, онлайн-таблица или программа учёта

Выбор зависит от числа позиций, точек и продаж в день. Все четыре способа рабочие, разница — в том, когда каждый начинает отнимать больше времени, чем экономит.

Программа учёта товаров нужна, когда продажи идут через кассу со сканером штрихкодов, товар подлежит маркировке или точек несколько: остатки там списываются по чекам автоматически. Маркированный товар, кроме того, проходит через систему «Честный знак» — ни тетрадь, ни таблица её не заменяют. Бесплатные тарифы программ обычно ограничены числом товаров или пользователей — это стоит проверить до переноса учёта.

Таблица учёта товаров в Excel и Google Таблицах

В Excel ту же схему собирают на трёх листах — «Справочник», «Движение», «Остатки». Остаток по товару считает функция СУММЕСЛИ по приходам минус СУММЕСЛИ по расходам, название и цену подтягивает ВПР, а выпадающий список товаров убирает опечатки. Слабые места: одна сдвинутая формула — и остаток врёт без предупреждения, а средняя себестоимость и прибыль по каждой продаже в простом шаблоне не считаются. В таблице на странице эти расчёты уже встроены, а в полной версии результат выгружается в Excel (CSV).

Учёт товаров для ИП и организации: что обязательно

Индивидуальный предприниматель вправе не вести бухгалтерский учёт, если ведёт учёт доходов или доходов и расходов по налоговым правилам (п. 1 ч. 2 ст. 6 закона № 402-ФЗ). Нужен ли ему учёт товаров для налога, зависит от режима.

На УСН «Доходы минус расходы» расходы на товары для перепродажи учитываются по мере их реализации, а оценить покупные товары можно по ФИФО, по средней стоимости или по стоимости единицы (пп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ) — без учёта остатков эту сумму не посчитать.

Первичные документы, сроки хранения и штрафы

Каждая поставка, продажа и списание оформляются первичным документом: унифицированные бланки не обязательны, но реквизиты из статьи 9 закона № 402-ФЗ должны быть, а хранят документы не меньше пяти лет (ст. 29). Отсутствие первичных документов или регистров учёта — грубое нарушение по статье 120 НК РФ: штраф 10 000 ₽ за один налоговый период, 30 000 ₽ — если нарушение длилось дольше, и 20 % неуплаченного налога, но не менее 40 000 ₽, если занижена налоговая база. Для себя товарный учёт нужен на любом режиме: без него не видно ни прибыли, ни недостачи.

Ошибки, из-за которых остатки расходятся с фактом

Пересорт — когда продали одно, а записали другое, — даёт недостачу по одной позиции и излишек по другой при верной общей сумме. Его видно только в количественном учёте, поэтому пересчитывают и сравнивают по каждой строке, а не итог в рублях.

Бесплатный учёт товаров и полная версия

Без входа на странице показан пример таблицы. После регистрации таблица работает в пробной версии, а полная снимает лимиты и открывает выгрузку.

Полная версия — с доступом к учёту товаров или к набору «Магазину» вместе с учётом продаж, закупок и инвентаризацией.