Складской учёт без программы: остатки по складам, партии и ФИФО

Что такое складской учёт и зачем он нужен

Складской учёт отвечает на три вопроса: что лежит на складе, сколько и где. Его ведёт кладовщик или владелец в натуральных единицах — листах, метрах, килограммах. Учёт товаров на складе и учёт материалов на складе устроены одинаково, разница только в том, куда уходит расход: покупателю или в производство.

Без него не видно недостачи, кражи и порчи до инвентаризации, не понятно, когда заказывать то, что заканчивается, и какую партию выдавать первой, чтобы не истёк срок годности. Лишний запас замораживает оборотные деньги, нехватка останавливает цех или продажи — складской учёт помогает держать запас между этими крайностями. Для организации это ещё и требование бухучёта: ФСБУ 5/2019 «Запасы» обязывает оценивать каждый отпуск и списание запасов способом, закреплённым в учётной политике.

Складской и бухгалтерский учёт

Складской учёт ведут по каждой позиции и каждому месту хранения в количестве, бухгалтерский — по счетам учёта в деньгах. Данные обязаны сходиться: остатки из карточек и оборотной ведомости склада раз в месяц сверяют с бухгалтерией, а расхождение ищут по документам. ИП, который ведёт учёт доходов или доходов и расходов по Налоговому кодексу, бухучёт может не вести (п. 1 ч. 2 ст. 6 закона № 402-ФЗ), но складской учёт ему нужен по тем же причинам, что и организации.

Виды складского учёта

Способ выбирают по ассортименту и по тому, важно ли следить за сроками и ценами отдельных поставок.

Инструмент ведёт номенклатурный учёт с разбивкой по складам и при этом хранит партии: каждая запись прихода становится партией со своей датой, документом и сроком годности.

Партионный учёт и сроки годности

При партионном учёте важно не только сколько осталось, но и из какой поставки. Во вкладке «Партии и сроки» видна каждая партия на конец периода: когда поступила, по какому документу, сколько осталось и сколько дней до конца срока. Партии выдаются по порядку поступления — первыми уходят самые ранние. Просроченная партия подсвечивается красным, партия со сроком 30 дней и меньше — жёлтым: её выдают первой, а просроченную списывают актом. Партионный учёт склада не путайте с партионным учётом молочной продукции в системе маркировки — там свои правила и обмен данными с государственной системой.

Документы складского учёта

Каждое движение на складе подтверждается первичным документом — по нему запись попадает в журнал операций и в карточку позиции.

Формы Госкомстата с 2013 года не обязательны: формы первичных учётных документов утверждает руководитель (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Унифицированные бланки удобно брать за основу — их знают бухгалтеры и проверяющие, а все используемые формы перечисляют в приложении к учётной политике. Первичные документы и регистры, в том числе карточки, хранят не меньше пяти лет после отчётного года (ч. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ).

Перемещение между складами

Перемещение между своими складами не меняет общий запас, но меняет остаток каждого склада и материально ответственное лицо. Поэтому его оформляют накладной в двух экземплярах — по форме ТОРГ-13 для товаров или М-11 для материалов: один остаётся у сдающего склада, второй у принимающего. Заполнить документ можно в накладной на внутреннее перемещение ТОРГ-13. В инструменте перемещение переносит и количество, и стоимость: при оценке по средней — по средней цене склада-отправителя, при ФИФО — по ценам самых ранних поступлений.

Как организовать складской учёт: по шагам

1. Пересчитайте склад. Начальные остатки берите из факта, а не из старых записей — иначе ошибки прошлого перейдут в новый учёт.
2. Составьте номенклатуру. Одно наименование — одна строка: название с маркой и размером, номенклатурный номер, единица измерения, норма запаса. Без единого справочника одна и та же плита окажется в учёте под тремя названиями.
3. Опишите места хранения. Основной склад, кладовая цеха, торговый зал — каждое отдельно, чтобы видеть, где лежит остаток. Адреса ячеек, если они нужны, ведут отдельным справочником.
4. Назначьте материально ответственное лицо. С кладовщиком заключают договор о полной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ). Перечни должностей и работ и типовые формы договоров утверждены приказом Минтруда России от 16.04.2025 № 251н, он действует с 1 сентября 2025 года.
5. Закрепите правила в учётной политике: формы документов, способ оценки запасов, сроки сверки.
6. Записывайте каждую операцию в день, когда она прошла: дата, документ, позиция, склад, количество, от кого получено или кому выдано.
7. Сверяйте. Раз в месяц — оборотная ведомость и сверка с бухгалтерией, регулярно — выборочный пересчёт ходовых и дорогих позиций, обязательно — инвентаризация перед годовой отчётностью и при смене кладовщика (ФСБУ 28/2023). Опись удобно собрать в инвентаризационной описи онлайн.

Как вести складской учёт онлайн в инструменте

1. Во вкладке «Номенклатура и склады» назовите склады и внесите позиции — по одной или кнопкой «Вставить из Excel»: скопируйте ячейки из своей таблицы и вставьте одним блоком.
2. Укажите остаток на начало, цену и, если есть, срок годности остатка.
3. Во вкладке «Операции» добавляйте приход, расход, перемещение и списание. Цену и срок годности вводят только у прихода — расход инструмент оценит сам.
4. Выберите способ оценки и период. Итоги наверху покажут приход, расход, сумму остатков и сколько позиций ниже нормы или с истекающим сроком.
5. Откройте нужный отчёт — остатки, партии, оборотную ведомость или карточку М-17 — и скачайте его в PDF, Word или Excel (CSV) либо распечатайте.

Данные живут в открытой странице и в кабинете не сохраняются: журнал операций и отчёты выгружаются в Excel (CSV), PDF и Word, а в следующий раз номенклатуру можно вставить из сохранённой таблицы.

Оценка при списании: ФИФО или по средней себестоимости

Когда одна позиция приходила по разным ценам, расход приходится оценивать. Пункт 36 ФСБУ 5/2019 разрешает три способа: по себестоимости каждой единицы, по средней себестоимости и способом ФИФО. Способа ЛИФО в стандарте нет, в бухучёте его не применяют. Для запасов со сходными свойствами способ один и применяется последовательно (п. 37).

• По средней — стоимость остатка и поступлений делят на их количество (п. 39). Среднюю считают раз в период или по мере поступления каждой партии; инструмент считает по мере поступления, отдельно по каждому складу.
• ФИФО — первыми списываются запасы самых ранних поступлений, остаток оценивается по последним (п. 40).

Пример из инструмента: на основном складе 12 листов плиты по 2 150 ₽, пришло ещё 20 листов по 2 290 ₽. 16 листов переместили в кладовую цеха и выдали оттуда 14, ещё 10 выдали с основного склада — всего 24 листа.

При росте цен ФИФО даёт меньший расход и более дорогой остаток, средняя — наоборот, а разница остаётся в стоимости запасов. Инструмент считает выбранным способом и под итогами показывает, каким был бы расход при другом. Какие нормы он использует — в блоке «На чём основан инструмент» под ним.

Остатки на складе и оборотная ведомость

Учёт остатков на складах — главный результат складского учёта. Вкладка «Остатки» показывает по каждой позиции количество на каждом складе и всего, среднюю цену и сумму, а рядом — норму запаса и статус «в норме» или «заказать».

Оборотная ведомость показывает за период остаток на начало, приход, расход и остаток на конец — в количестве и деньгах. Главная проверка: начало + приход − расход = конец. Если равенство не сходится, в учёте пропущена или задвоена операция. По одному складу в ведомость попадают и перемещения, по всем складам — нет: внутреннее перемещение не меняет общий запас. Сигналы, которые инструмент показывает сразу:

• Остаток ушёл в минус — расход записан раньше прихода или пропущено перемещение; строка подсвечивается красным, а над отчётами появляется дата и сколько не хватает.
• Ниже нормы запаса — позицию пора заказывать; сколько именно с учётом расхода и срока поставки, считает расчёт закупки товара.
• Истекает срок годности — партию выдают первой, просроченную списывают.

Карточка М-17 и книга складского учёта

Карточку учёта материалов по форме М-17 (постановление Госкомстата России № 71а) заводят на каждое наименование на каждом складе. В шапке — наименование, номенклатурный номер, единица измерения, цена и норма запаса, в таблице каждая операция занимает строку: дата, номер документа, от кого получено или кому отпущено, приход, расход и остаток. Карточку ведёт кладовщик, бухгалтер сверяет её с документами и расписывается.

Книга складского учёта — те же карточки М-17, сшитые в журнал: её покупают готовой или печатают. В инструменте карточка собирается из журнала операций во вкладке «Карточка М-17» — достаточно выбрать позицию и склад. Как заполнять каждую графу, образец и правила исправлений — на странице карточки складского учёта М-17.

Программа, Excel или таблица онлайн

Вести склад можно на бумаге, в Excel, в онлайн-таблице или в программе складского учёта. Выбор зависит от числа позиций, складов и людей, которые вносят данные.

Складской учёт в Excel: как устроена таблица

Таблицу складского учёта в Excel собирают из листов «Номенклатура», «Приход», «Расход» и «Остатки». Остаток не вводят руками, а считают формулой: начальный остаток плюс СУММЕСЛИ по приходу минус СУММЕСЛИ по расходу, позиции ниже нормы подсвечивают условным форматированием, а наименования в приходе и расходе выбирают из выпадающего списка, чтобы не плодить опечатки. Пока позиций немного и с файлом работает один человек, этого хватает. Ломается такая таблица на перемещениях между складами, партиях со сроками и оценке ФИФО — без макросов их не посчитать, а формулы легко испортить вставкой строки.

Бесплатная программа складского учёта

Бесплатные тарифы программ обычно ограничены числом товаров, складов или пользователей и требуют настройки. Пробная версия этого инструмента открывается после регистрации и сразу работает на ваших данных: на трёх позициях, двух складах и 15 операциях видно, как считаются остатки, партии и оценка. Для магазина, где важнее цены продажи и выручка, подойдёт учёт товаров с приходом, расходом и остатком.

Частые ошибки в складском учёте

• Одна позиция заведена под разными названиями — остатки расходятся при каждой сверке.
• Операции вносят задним числом пачкой в конце недели — остаток в моменте неверный, а минус всплывает там, где его не было.
• Перемещение между складами не оформлено — на одном складе излишек, на другом недостача.
• Расход оценивают по последней цене прихода — это не ФИФО и не средняя, ФСБУ 5/2019 такого способа не знает.
• Просрочку не списывают актом — недостача всплывает только при инвентаризации.
• Способ оценки меняют посреди года, не изменив учётную политику.

Бесплатный складской учёт и полная версия

Проба открывается после бесплатной регистрации: внесите свои позиции и операции и посмотрите, как считается учёт. Полная версия нужна, когда склад больше и отчёты нужно распечатать или передать бухгалтеру.

Полная версия — с доступом к складскому учёту или к набору «Производству и складу».