Карточка складского учёта — это карточка учёта материалов по форме М-17: на каждую позицию склада заводят отдельную карточку и записывают в неё каждый приход и расход с остатком после операции. Ведёт её кладовщик в день операции по первичным документам, бухгалтер сверяет. Инструмент выше собирает карточку М-17 из журнала операций: остаток считается сам, карточку можно скачать в PDF, Word или Excel и распечатать.
Что такое карточка складского учёта М-17
Карточка учёта материалов — типовая межотраслевая форма № М-17 (код по ОКУД 0315008), утверждённая постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а. На складе её чаще называют карточкой складского учёта или складской карточкой. По указаниям к форме она служит для учёта движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру и заполняется на каждый номенклатурный номер.
Отсюда главное правило: одна карточка — одна позиция на одном складе. Если плита ЛДСП лежит на основном складе и в кладовой цеха, у неё две карточки, потому что за каждое место хранения отвечает свой материально ответственный человек. Карточка не оформляет операцию сама — она накапливает данные приходных и расходных документов: приходного ордера М-4, требования-накладной М-11, накладных поставщика. По сути это регистр количественного учёта: в любой день по ней видно, сколько единиц позиции лежит на складе.
Карточку используют не только для материалов. Склад товаров в торговле, кладовая общепита, строительный участок ведут по той же форме карточки учёта товаров и запасов — отдельной унифицированной «товарной» карточки нет.
Форма М-17: из чего состоит карточка
Бланк М-17 состоит из шапки с реквизитами позиции, раздела о драгоценных металлах и таблицы движения. Раздел о драгметаллах заполняют по паспорту изделия, только если материал их содержит; обычной мастерской или стройке он не нужен.
| Реквизит шапки | Что писать | Где в инструменте |
|---|---|---|
| Номер карточки, организация, код по ОКПО | порядковый номер, название, 8 цифр ОКПО (у ИП — 10) | поле «Организация» и «Код по ОКПО», номер — по порядку позиции |
| Структурное подразделение, вид деятельности, склад | подразделение и склад или кладовая, где лежит позиция; вид деятельности — если учёт ведут по видам | поле «Склад» над карточкой, остальное — в Word |
| Место хранения: стеллаж, ячейка | адрес на складе | поля «Стеллаж» и «Ячейка» — свои у каждой позиции на каждом складе |
| Наименование, марка, сорт, профиль, размер | полное название материала | вкладка «Номенклатура и склады» |
| Номенклатурный номер, единица измерения | код позиции; единица учёта — наименование и код по ОКЕИ (штука — 796, килограмм — 166, метр — 006) | там же |
| Цена | учётная цена единицы | считается сама: по средней себестоимости или ФИФО |
| Норма запаса | сколько должно лежать всегда | вкладка «Номенклатура и склады» |
| Срок годности | для красок, клея, продуктов | ближайший срок из партий прихода |
| Поставщик | от кого приходит позиция | последний поставщик из журнала |
Графы таблицы движения
Таблица движения на бланке имеет девять граф: 1 — дата записи, 2 — номер документа, 3 — порядковый номер записи, 4 — от кого получено или кому отпущено, 5 — учётная единица выпуска продукции (работ, услуг), 6 — приход, 7 — расход, 8 — остаток, 9 — подпись и дата. Графу 5 заполняют, когда материал списывают на конкретное изделие или заказ; в остальных случаях её оставляют пустой.
Как заполнить карточку М-17: по шагам
Карточку заводят, когда позиция впервые появляется на складе или начинается новый период учёта, и дальше дописывают строку на каждую операцию.
Шапка и остаток на начало
- Шапка. Впишите номер карточки, организацию и код по ОКПО, склад, стеллаж и ячейку, наименование с маркой и размером, номенклатурный номер, единицу измерения, цену, норму запаса, срок годности и поставщика. Чего нет — прочерк.
- Остаток на начало. Первой строкой запишите остаток, перенесённый из прошлой карточки или по данным инвентаризации.
Записи о приходе и расходе
- Приход. По приходному ордеру или накладной: дата, номер документа, порядковый номер записи, от кого получено, количество в графе 6.
- Расход. По требованию-накладной или лимитно-заборной карте: кому отпущено (участок, цех, покупатель) и количество в графе 7. Перемещение на другой склад — расход в этой карточке и приход в карточке того склада.
- Остаток. После каждой строки посчитайте новый остаток: предыдущий + приход − расход. Остаток не может быть меньше нуля — минус означает пропущенный приход или ошибку в документе.
- Подпись. В графе 9 кладовщик расписывается и ставит дату. Если материал выдают прямо по карточке, в ней расписывается получатель.
- Сверка. В конце месяца или в срок, установленный руководителем, бухгалтер сверяет карточку с документами и данными учёта и расписывается.
Образец заполнения карточки М-17
Возьмём позицию из примера в инструменте: плита ЛДСП 16 мм 2800×2070, единица — лист, основной склад мебельной мастерской, норма запаса 10 листов. На начало месяца на складе 12 листов по 2 150 ₽. За месяц было три операции.
| Дата | Документ | № записи | От кого / кому | Приход | Расход | Остаток |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1-е число | остаток на начало | 12 | ||||
| 2-е | ПО-15 | 1 | ООО «ПлитаСнаб» | 20 | 32 | |
| 3-е | ТН-4 | 2 | на склад «Кладовая цеха» | 16 | 16 | |
| 20-е | М-11 № 27 | 3 | участок раскроя | 10 | 6 | |
| последнее число | остаток на конец | 6 |
Проверка: 12 + 20 − 16 − 10 = 6 листов. Цена в шапке при оценке по средней себестоимости: (12 × 2 150 + 20 × 2 290) ÷ 32 = 71 600 ÷ 32 = 2 237,50 ₽ за лист; при ФИФО на складе остаются листы последней поставки, и цена будет 2 290 ₽. В кладовой цеха у той же плиты своя карточка: приход 16 листов со склада, расход 14 на раскрой, остаток 2. Всего на двух складах 8 листов при норме запаса 10 — инструмент покажет нехватку в проверках над вкладками.
Как вести карточку М-17 онлайн в инструменте
Инструмент не заставляет переписывать каждую карточку руками: вы ведёте один журнал операций, а карточка любой позиции на любом складе собирается из него.
- Во вкладке «Номенклатура и склады» заведите склады и позиции: наименование, номенклатурный номер, единицу, остаток на начало, цену и норму запаса. Список можно вставить из Excel.
- Во вкладке «Операции» вносите приход, расход, перемещение и списание с датой, номером документа и тем, от кого получено или кому отпущено. У прихода — цена и срок годности.
- Во вкладке «Карточка М-17» выберите позицию и склад, впишите кладовщика, код по ОКПО, стеллаж и ячейку. Задайте период — строки «остаток на начало» и «остаток на конец» встанут по его границам.
- Если остаток где-то уходит в минус, инструмент покажет операцию, дату и сколько не хватает, — исправьте её до печати.
- Скачайте карточку в PDF, Word (DOCX) или Excel (CSV) или распечатайте. Подписи в графе 9 ставятся на бумаге.
Остатки по всем складам, партии со сроками годности и оборотную ведомость инструмент считает из того же журнала — подробнее о них на странице складского учёта.
Кто ведёт карточку складского учёта
Карточку ведёт материально ответственное лицо — кладовщик или заведующий складом: так прямо сказано в указаниях к форме М-17. Записи делают на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции, а не в конце недели по памяти.
Бухгалтерия карточку не ведёт, а проверяет: сверяет записи с документами, которые сдаёт склад, и с данными бухгалтерского учёта, после чего расписывается. Как часто склад сдаёт документы и когда бухгалтер проверяет карточки, устанавливает руководитель — обычно раз в месяц. Указания 71а разрешают оформлять отпуск материалов прямо в карточке, без отдельных расходных документов: тогда получатель из цеха расписывается в карточке, а лимит отпуска можно указать в ней же.
С кладовщиком, который отвечает за ценности, обычно заключают договор о полной материальной ответственности — карточка вместе с первичными документами показывает, что он получил и что выдал.
Обязательна ли карточка М-17 и можно ли свой бланк
Форма М-17 не обязательна: с 2013 года организация вправе вести учёт на своих бланках, если руководитель утвердил их форму (ч. 4 ст. 9 и ч. 5 ст. 10 закона № 402-ФЗ). Обязателен сам учёт: данные первичных документов должны регистрироваться и накапливаться в регистрах.
Свой бланк карточки
Свой бланк должен содержать реквизиты регистра из ч. 4 ст. 10 закона № 402-ФЗ: название регистра, организацию, период, группировку записей (по датам и позициям), денежное измерение с единицей, должности и подписи ответственных. Карточка, которую собирает инструмент, повторяет графы М-17 — её удобно утвердить как форму учётной политикой.
Методические указания по бухгалтерскому учёту материально-производственных запасов (приказ Минфина № 119н), на которые до сих пор ссылаются многие статьи о карточках, утратили силу с 2021 года вместе с ПБУ 5/01. Действующие правила — ФСБУ 5/2019 «Запасы» и указания к форме М-17.
Что будет, если не вести учёт
Штрафуют не за отсутствие именно формы М-17, а за грубое нарушение правил учёта по статье 120 НК РФ: отсутствие первичных документов или регистров, систематическое — два раза и больше за год — несвоевременное или неправильное отражение операций. Штраф — 10 000 ₽ за один налоговый период, 30 000 ₽ за несколько, а если занижена налоговая база — 20 % неуплаченного налога, но не меньше 40 000 ₽. На практике без карточек нечем подтвердить остатки при инвентаризации и при смене кладовщика.
Бланк М-17: скачать или заполнить онлайн
Пустой бланк карточки складского учёта есть в Word и Excel в справочных системах, а готовые карточки и книги продают в магазинах канцтоваров. Пустой бланк всё равно заполняется руками, и остаток в нём каждый раз считают на калькуляторе.
Здесь карточка заполняется онлайн из журнала операций и скачивается уже с данными: в PDF — для печати и подписи, в Word (DOCX) — чтобы дописать раздел о драгметаллах или свои реквизиты, в Excel (CSV) — чтобы продолжить вести таблицу. Чтобы получить пустой бланк, удалите операции примера и оставьте позицию с шапкой.
Карточка в Excel или в электронном виде
Регистр можно вести на бумаге или электронным документом, подписанным электронной подписью (ч. 6 ст. 10 закона № 402-ФЗ). Если проверяющий попросит бумагу, электронную карточку распечатывают за нужный период. В Excel карточку обычно ведут листом на позицию с формулой остатка; в выгрузке CSV из инструмента сначала идут реквизиты шапки, потом строки движения — их можно открыть в Excel и продолжить.
Карточка учёта товаров
Для товаров в торговле отдельной унифицированной карточки нет: склад магазина или оптовика ведёт ту же карточку по форме М-17 или свою форму с теми же графами. Если нужен простой учёт прихода, расхода и остатка по товарам магазина без складской формы, подойдёт таблица учёта товаров.
Книга складского учёта М-17
Книга складского учёта — это те же карточки М-17, сшитые в журнал: на каждую позицию отводят лист или разворот. Её покупают готовой или собирают сами из распечатанных карточек; страницы нумеруют, книгу прошивают. Отдельной формы «книга М-17» нет — в продаже это та же карточка учёта материалов, переплетённая в блок.
В инструменте книга получается из одного журнала: выберите по очереди позиции и склады и распечатайте или скачайте карточку каждой. Все карточки будут за один период и сойдутся с остатками и оборотной ведомостью.
Журнал складского учёта
Журналом складского учёта называют и книгу карточек М-17, и общий журнал операций склада, где строки идут по датам для всех позиций сразу. Во втором случае это не форма М-17, а хронологический реестр — в инструменте это вкладка «Операции», из неё же собираются карточки.
Ошибки и исправления в карточке
Исправление в регистре делает тот, кто за него отвечает: по ч. 8 ст. 10 закона № 402-ФЗ исправление содержит дату и подписи ответственных лиц с фамилиями и инициалами. Неверную запись зачёркивают одной чертой так, чтобы её можно было прочитать, рядом пишут верную. Корректор и подчистки не допускаются.
- Две позиции в одной карточке. Гвозди разного размера или краска разных цветов — разные номенклатурные номера и разные карточки.
- Одна карточка на два склада. На каждое место хранения — своя карточка, перемещение пишут расходом в одной и приходом в другой.
- Возврат минусом в расходе. Возврат неиспользованного материала из цеха — это приход по документу возврата, а не отрицательное число в графе 7.
- Записи задним числом. Операции записывают в день совершения; накопленные за неделю записи — первый повод для расхождений при инвентаризации.
- Остаток не пересчитан. Остаток выводят после каждой строки, а не в конце месяца: иначе ошибка теряется среди десятков операций.
Карточку сверяют с фактом при инвентаризации: расхождение между остатком в карточке и пересчётом оформляют результатами инвентаризации, а не правкой карточки.
Бесплатная карточка М-17 и полная версия
После бесплатной регистрации инструмент работает в пробной версии: можно завести свои позиции и операции и посмотреть, как собирается карточка и считается остаток.
| Возможность | Проба | Полная версия |
|---|---|---|
| Позиции и склады | до трёх позиций, два склада | без ограничений |
| Операции в журнале | до 15 | без ограничений |
| Карточка М-17 с остатком после каждой записи | на экране, с водяным знаком | да |
| Остатки, партии, оборотная ведомость | на экране, с водяным знаком | да |
| Скачать в PDF, Word (DOCX), Excel (CSV) и распечатать | нет | да |
Полная версия открывается вместе с доступом к складскому учёту или к набору «Производству и складу». Работа живёт в открытой странице: перед закрытием скачайте карточки в PDF, Word или Excel (CSV).
Какие нормы использует инструмент — в блоке «На чём основан расчёт» под инструментом.