Таблица закупок: учёт закупок у поставщиков, оплата и план закупки

Какие столбцы нужны в таблице закупок

В таблице закупок достаточно десяти столбцов: они отвечают на три вопроса — что заказано, сколько стоит и оплачено ли, когда приедет. Всё остальное добавляют под свою задачу.

Из дополнительных столбцов чаще всего добавляют артикул (SKU) — чтобы не путать похожие товары — и категорию: «молочные продукты», «упаковка», «расходники». По категории удобно смотреть, куда уходят деньги на закупки.

Таблица учёта закупок отличается от базы поставщиков: контакты, ИНН и условия договора удобнее держать отдельно — в таблице поставщиков, а в закупках оставить только название. Если закупки у поставщиков согласуют внутри компании, заявку от отдела оформляют до заказа — бланк есть на странице заявки на закупку.

Как сделать таблицу для закупки товара онлайн

Таблицу на закупку не нужно собирать из формул: столбцы, суммы и проверки в инструменте выше уже настроены, остаётся вписать свои заказы.

1. Очистите пример. Кнопка «Очистить пример» уберёт закупки кафе, на которых показан расчёт.
2. Внесите закупку. Дата заказа, поставщик, товар, количество, единица, цена, сколько уже оплатили, когда ждёте поставку и до какого числа надо заплатить. Номер счёта или УПД — по желанию.
3. Пишите названия одинаково. «Молоко 3,2 %, 1 л» и «молоко 3.2» таблица считает разными товарами — от этого зависят поиск, итоги и связь с планом закупки.
4. Меняйте статус по ходу дела. «В пути» — после отгрузки, «получено» — после приёмки. При «получено» укажите принятое количество через «Изменить», если оно меньше заказанного.
5. Отмечайте оплату прямо в строке. Сумма к оплате пересчитается, оплаченная закупка уйдёт из отбора «Не оплачены».
6. Смотрите сводку и итоги. Сверху — сколько закуплено, оплачено и должно быть оплачено, внизу — итоги по поставщикам за выбранный период.

Ошибки ввода таблица не пропустит молча: дата поставки раньше заказа, оплата больше суммы или принято больше заказанного подсвечиваются у поля с подсказкой.

Как вести учёт закупок: от заявки до оплаты

Учёт закупок — это одна строка на каждый заказ поставщику, которую ведут от решения купить до приёмки и оплаты, а раз в неделю или месяц разбирают итоги.

1. Посчитайте потребность. Сколько продаётся в день, сколько осталось, что уже едет — вкладка «План закупки» покажет количество к заказу.
2. Закажите и внесите строку со статусом «заказано». Сам заказ для поставщика можно оформить на странице заказа поставщику, если нужно сравнить цены нескольких поставщиков — в конкурентном листе.
3. Оплатите по условиям договора и отметьте сумму. При отсрочке впишите «Оплатить до» — таблица напомнит о долге, когда срок наступит.
4. Примите товар и сверьте с накладной или УПД: количество, качество, комплектность.
5. Разберите итоги. На кого приходится основная сумма, кто опаздывает, где выросли цены.

Пример таблицы закупок кафе

В примере пять закупок кафе за две недели — те же, что в таблице выше. На них видно все ситуации, ради которых ведут учёт: поставка опоздала, оплата просрочена, товар пришёл не полностью.

Молоко пришло не полностью, поэтому к оплате 114 × 85 = 9 690 ₽, а не 10 200 ₽ по заказу. Итоги по поставщикам: на ООО «Зерно» приходится 41 000 ₽, или 67 % всех закупок, на «Молочный двор» — 16 %, на «Чайный дом» — 9 %, на ИП Лаптева — 7 %. Такая зависимость от одного поставщика — повод найти запасного.

Оплата поставщику и приёмка товара

Срок оплаты закупки задаёт договор: по договору поставки покупатель платит в порядке и форме, которые в нём предусмотрены (п. 1 ст. 516 ГК РФ). Если договор об отсрочке молчит, товар оплачивают непосредственно до или после передачи (п. 1 ст. 486 ГК РФ), поэтому в таблице и есть столбец «Оплатить до».

• Долг поставщику — сумма к оплате по всем незакрытым закупкам. Просроченный долг таблица выделяет отдельно: за просрочку договор часто предусматривает неустойку.
• Предоплата и отмена. Если закупку отменили после оплаты, строка покажет «аванс к возврату» — сумму, которую поставщик должен вернуть.
• Документы. Каждую закупку подтверждает первичный документ поставщика — накладная или УПД. Унифицированные формы не обязательны, нужны реквизиты из ст. 9 закона № 402-ФЗ; форму УПД ФНС рекомендовала письмом от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.
• Хранение. Первичные документы хранят не менее пяти лет после отчётного года (ст. 29 закона № 402-ФЗ), поэтому номер документа в строке закупки экономит время при проверках.

Недостача и брак при приёмке

При приёмке покупатель проверяет количество и качество товара в порядке, установленном законом, иными правовыми актами, договором или обычаями делового оборота, и о несоответствиях незамедлительно письменно уведомляет поставщика (ст. 513 ГК РФ). Недопоставленное поставщик восполняет в следующем периоде (ст. 511 ГК РФ), а если от товара правомерно отказались, его принимают на ответственное хранение и сразу сообщают поставщику (ст. 514 ГК РФ).

В таблице это выглядит так: ставите статус «получено», в «Принято» — фактическое количество. Сумма к оплате пересчитается по принятому, а в проверках появится напоминание об уведомлении. Письменное требование составит образец претензии, а условия приёмки лучше заранее прописать в договоре поставки.

План закупки в таблице: сколько заказать

Сколько заказать, считают так, чтобы товара хватило до следующей поставки с небольшим запасом, но деньги не лежали на складе: заказать = продажи в день × (срок поставки + дней до следующего заказа + страховой запас в днях) − остаток − товар в пути, с округлением вверх до кратности упаковки или минимальной партии.

Момент заказа — точка, когда остаток вместе с товаром в пути опускается до продаж за срок поставки и страховые дни; такие строки таблица помечает «заказать сейчас». «В пути» не нужно переписывать вручную: таблица берёт его из журнала — закупки со статусами «заказано» и «в пути» с тем же названием, как 1 000 стаканов в примере. Позиции к заказу кнопкой переносятся в журнал, и план сразу учитывает их как едущие.

Продажи в день берут за сопоставимый период без дней, когда товара не было, для сезонного товара — тот же месяц прошлого года. Как подобрать страховой запас по колебаниям спроса и опозданиям поставщика, разобрано в расчёте закупки товара.

Наценка и маржа в плане закупки

Если рядом с ценой закупки указать цену продажи, план покажет наценку и маржу по позиции и выручку со всей закупки. Кофе: закупка 1 450 ₽, продажа 2 200 ₽ — наценка (2 200 − 1 450) / 1 450 × 100 = 51,7 %, маржа 750 / 2 200 × 100 = 34,1 %. Наценка всегда больше маржи, а позиция с ценой продажи ниже закупки подсвечивается красным. Цену продажи от нужной наценки подберёт калькулятор наценки, а таблицу «закупка — продажа» с остатками и прибылью по каждому товару ведут в учёте товаров.

Таблица закупок для разных задач

Один и тот же журнал закупок подходит магазину, кафе, мастерской и отделу снабжения — меняются единицы, сроки и то, на что смотреть в итогах.

Таблица закупок продуктов для кафе и столовой

Продукты закупают часто и мелкими партиями, поэтому важны единицы — килограммы и литры — и короткий период заказа. В плане для скоропортящихся продуктов дни обеспечения — срок поставки плюс период заказа плюс страховые дни — не должны превышать срок годности, иначе часть закупки придётся списать. Если заявки собирают с нескольких точек, итоговую закупку удобно разбить по поставщикам — это делает блок «К заказу по поставщикам».

Таблица закупки материалов и сырья

Для материалов главное — срок поставки и минимальная партия. Минимальную партию или кратность (рулон, паллета, коробка) ставят в «Кратность», и план округлит заказ вверх. Цену указывают за ту единицу, в которой учитываете материал: м, м², кг, шт. Сколько материала уходит на изделие, помогают посчитать нормы расхода.

Таблица для отдела закупок и снабженца

Снабженцу таблица отдела закупок нужна как общий список: что заказано, у кого, что едет и что пора оплатить. Отборы «Ждём поставку», «Поставка просрочена», «Не оплачены» и «Оплата просрочена» заменяют утреннюю сверку, а период «с — по» выделяет закупки месяца для отчёта руководителю в PDF или Excel.

Анализ закупок по таблице

Анализ закупок по таблице сводится к четырём вопросам: кто забирает основную долю суммы, кто чаще опаздывает, где больше всего долгов и где выросли цены. Первые три отвечают итоги по поставщикам — доля, к оплате и число опозданий; рост цен видно по цене одного товара в разных строках. Если один поставщик даёт больше половины закупок и при этом опаздывает, его стоит оценить по критериям качества, цены и сроков, а какие товары дают основную выручку, покажет ABC-анализ.

Таблица закупок в Excel и Google Таблицах

Таблицу закупок в Excel или Google Таблицах можно собрать самому, но формулы, отборы и подсветку придётся настраивать и поддерживать.

• Сумма: =количество*цена в каждой строке; к оплате — сумма минус оплачено.
• Итоги по поставщику: СУММЕСЛИ по столбцу «Поставщик»; по нескольким условиям — СУММЕСЛИМН.
• Просрочка: условное форматирование, если дата поставки меньше СЕГОДНЯ() и статус не «получено».
• Отдельные листы: справочник товаров и поставщиков — на одном листе, журнал закупок — на другом; цену из справочника подтягивает ВПР или ПРОСМОТРX.
• Одинаковые названия: выпадающие списки поставщиков и товаров через «Проверку данных».
• История: строки не удаляют — отменённую закупку помечают статусом, иначе не сойдётся сверка с поставщиком. Если формулы выдают ошибку на числах из выгрузки, лишние пробелы уберёт СЖПРОБЕЛЫ.

Слабые места самодельной таблицы известны: формулу легко стереть, при вставке строк ломаются диапазоны, а в общем файле теряется история. Таблица на этой странице работает без формул и сразу показывает долги, просрочки и план, а в полной версии выгружает журнал или план в Excel (CSV) — можно продолжить работу в своём файле или отдать бухгалтеру. Когда товаров сотни, а закупки связаны со складом, кассой и маркировкой, удобнее товароучётная программа.

Бесплатная таблица закупок и полная версия

Попробовать таблицу закупок можно бесплатно после регистрации: проба считает на ваших данных, чтобы проверить логику на паре своих строк, но без выгрузки и переноса плана.

Данные живут в открытой странице: чтобы сохранить журнал, выгрузите его в Excel (CSV) или PDF. Полная версия — с доступом к таблице закупок или к набору «Магазину» вместе с учётом товаров, продаж и поставщиков.