Учёт поставщиков: таблица и база данных поставщиков

Что такое таблица поставщиков и чем она отличается от учёта расчётов

Таблица поставщиков — справочник: одна строка на одного поставщика, и строка меняется, только когда меняются его реквизиты, условия или договор. Её ещё называют базой поставщиков, реестром или списком — смысл один. Обязательной формы у такой таблицы нет: организация сама решает, какие столбцы вести.

Учёт расчётов с поставщиками — другая задача. Это журнал операций: каждая поставка, счёт, оплата и долг. В бухгалтерии его ведут на счёте 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками», а в малом бизнесе — в таблице закупок. Закупки и долги по ним удобно вести в учёте закупок, а из базы поставщиков брать, у кого заказать. Сравнить коммерческие предложения нескольких поставщиков по одной закупке поможет конкурентный лист — это тоже «таблица поставщиков», но на одну сделку.

Журнал учёта поставщиков

Журнал учёта поставщиков — та же база, оформленная как журнал: с порядковым номером строки и датой внесения записи. Его выбирают, когда список поставщиков хранят на бумаге или проверяет руководитель. Графы те же, что в таблице ниже; в полной версии журнал печатается прямо из инструмента — кнопкой «Распечатать список».

Какие столбцы нужны в таблице поставщиков

Минимум — то, что позволяет однозначно узнать поставщика, связаться с ним и сделать заказ. Остальные столбцы добавляют по задачам: контроль договоров, запасной поставщик, качество.

Если поставщиков много, добавьте тип (производитель, дистрибьютор, импортёр), юридический адрес, регион и адрес склада: от них зависят цена и логистика. В «Что поставляет» пишут группу товаров, а артикулы и цены держат в прайс-листе поставщика — иначе таблица разрастётся и устареет за месяц. Номер строки служит идентификатором, отдельный код не нужен. Главное правило: оставляйте только столбцы, по которым вы реально решаете, у кого заказать.

Как создать базу поставщиков: 5 шагов

Сформировать базу данных поставщиков проще всего из документов, которые у вас уже есть: договоров, счетов и накладных за последние полгода.

1. Составьте список поставщиков. Выпишите всех, у кого покупали за полгода, — по банковской выписке и накладным никто не потеряется.
2. Возьмите реквизиты из документов. ИНН и точное название — из договора или счёта, а не по памяти. Таблица проверит контрольное число ИНН и сразу покажет опечатку.
3. Разложите по категориям товаров. Одна категория — одна группа того, что вы закупаете: «молочная продукция», «упаковка». По ней видно, где у вас только один поставщик.
4. Проставьте статусы. С кем работаете постоянно — основной, к кому обращаетесь при сбое — резервный, новый до первой поставки — на проверке.
5. Внесите договоры и условия. Номер, срок действия, отсрочку, срок поставки и минимальный заказ — из договора или последнего счёта.

Новых поставщиков ищут на отраслевых выставках, в профессиональных ассоциациях, в каталогах оптовиков и по рекомендациям коллег. Прежде чем внести их в базу как действующих, проверьте каждого по ИНН — об этом ниже — и заведите со статусом «на проверке» до пробной партии. Историю сотрудничества — когда была последняя поставка, какие были претензии — таблица хранит в карточке.

Как заполнить таблицу поставщиков онлайн

Сделать таблицу с поставщиками на этой странице можно за несколько минут, без регистрации в программах и без Excel.

1. Посмотрите на пример и удалите его: нажмите на название поставщика в таблице — откроется карточка с кнопками «Сохранить» и «Удалить поставщика».
2. Заполните карточку «Новый поставщик»: обязательно только название. ИНН проверяется при вводе — ошибка в цифре видна сразу.
3. Нажмите «Добавить поставщика». Если такой ИНН уже есть в базе, таблица не создаст дубль и предложит открыть его карточку.
4. Посмотрите сводку: сколько договоров истекает, где нет резервного поставщика, кто на проверке.
5. Выберите фильтр — «Договор истекает», «Без резерва», «Стоп-лист» — или найдите поставщика поиском по названию, ИНН, товару или телефону.
6. В полной версии скачайте базу в Excel (CSV), чтобы сохранить её у себя. В следующий раз загрузите этот файл кнопкой «Загрузить из Excel (CSV)» и продолжите.

Какие правила использует таблица — в блоке «На чём основан расчёт» под инструментом.

Статусы поставщиков: основной, резервный, на проверке, стоп-лист

Статус показывает, можно ли сейчас заказывать у поставщика. Четырёх статусов хватает малому бизнесу; крупные компании дробят поставщиков ещё и по объёму закупок — на стратегических и обычных.

Резервный поставщик: зачем и сколько держать

Резервный поставщик нужен, чтобы срыв поставки у основного не остановил продажи или производство. На каждый важный товар держат минимум двух действующих поставщиков, причём с резервным договор подписан заранее, а лучше уже была пробная поставка. Таблица сама находит категории, где действующий поставщик один, и пишет: «Без резервного поставщика». По дешёвым позициям, которые легко купить где угодно, резерв можно не держать.

Стоп-лист (чёрный список) поставщиков и реестр недобросовестных поставщиков

Внутренний стоп-лист, или чёрный список поставщиков, компания ведёт сама: туда попадают те, кто срывал сроки, привозил брак или менял условия задним числом. Таблица не даст перевести поставщика в стоп-лист без причины в заметке — через год только она объяснит, почему с ним не работают.

Реестр недобросовестных поставщиков (РНП) — другое: это государственный реестр для закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ. В него вносят тех, кто уклонился от контракта или существенно его нарушил, а сведения исключают по истечении двух лет (ч. 9 ст. 104 44-ФЗ, ст. 5 223-ФЗ), раньше — только по решению суда. Проверить нового поставщика по РНП можно в Единой информационной системе zakupki.gov.ru.

Учёт договоров с поставщиками: сроки и продление

Учёт договоров с поставщиками нужен, чтобы не заказывать по договору, срок которого истёк, и вовремя договориться о продлении или новых условиях. По договору поставки поставщик передаёт товар для предпринимательского использования, а оплачивают его в порядке и форме, которые записаны в договоре (ст. 506 и 516 ГК РФ), — поэтому отсрочку и срок поставки стоит переносить в таблицу именно из договора.

Таблица считает, сколько дней осталось до конца договора. Пример: договор действует до 31.12.2026, сегодня 21.10.2026 — осталось 71 день (10 дней октября + 30 ноября + 31 декабря). За выбранный срок — по умолчанию за 30 дней — ячейка договора подсвечивается жёлтым, после окончания — красным, а в сводке появляется «Договор истёк». Цветовая маркировка сразу показывает рискованных партнёров без открытия карточек.

Если поставщик срывает сроки, записывайте каждый случай в заметку. Неоднократное нарушение сроков поставки закон считает существенным нарушением договора, и покупатель вправе от него отказаться (п. 2 ст. 523 ГК РФ). Сам договор подготовить поможет шаблон договора поставки, а все договоры компании, не только с поставщиками, удобно вести в реестре договоров.

Как проверить поставщика по ИНН

Проверить поставщика по ИНН в налоговой можно бесплатно в сервисах ФНС. Проверка нужна до первой оплаты: налоговая признаёт расходы и вычеты по сделке, только если её исполнил тот, кто указан в договоре (п. 2 ст. 54.1 НК РФ).

Сам ИНН сначала проверяет таблица. У организации в ИНН 10 цифр, у ИП и физлица — 12, последняя цифра (у 12-значного — две) — контрольное число по алгоритму ФНС (приказ ФНС № ММВ-7-6/435@). Пример: у ИНН 7724123458 первые девять цифр умножают на веса 2, 4, 10, 3, 5, 9, 4, 6, 8 и складывают — 173; остаток от деления на 11 равен 8, и это совпадает с десятой цифрой. Не совпало — в номере опечатка. Существует ли такая компания, контрольное число не показывает: это видно только в выписке ЕГРЮЛ. Если номер верный, а сведений по нему нет, компания, скорее всего, ликвидирована. Платные сервисы проверки контрагентов собирают те же государственные данные в один отчёт — удобно, когда новых поставщиков много.

Ведение реестра поставщиков: как не дать базе устареть

Ведение реестра (базы) поставщиков сводится к двум привычкам: менять строку сразу, когда что-то изменилось, и раз в квартал проходить всю базу целиком.

• Сразу: новые цены и отсрочка, смена менеджера и телефона, продление договора, срыв поставки или брак — запись в заметку, при повторе — смена статуса.
• Раз в квартал: фильтр «Давно без поставок» — кто не возил больше полугода, переведите в резерв или удалите; фильтр «Договор истекает» — продлите заранее; выписка ЕГРЮЛ по основным поставщикам.
• Один ответственный. Когда базу правят все, через месяц в ней три версии одного поставщика.

ФИО и телефон менеджера поставщика — персональные данные, их обработку регулирует закон № 152-ФЗ. Храните в базе только рабочие контакты, нужные для заказа.

Оценка 1–5 в таблице — быстрая отметка. Если поставщиков на одну позицию несколько и нужно выбрать лучшего по весам — цене, качеству, срокам, — используйте оценку поставщиков по критериям.

Образец таблицы поставщиков

Пример таблицы поставщиков для небольшого магазина продуктов — так выглядит база в инструменте выше. Замените пример своими поставщиками, а в полной версии скачайте готовую таблицу в Excel (CSV).

По такому образцу сразу видно: у овощей нет резервного поставщика и истёк договор, а бакалею заказывать не у кого — нужен новый поставщик.

Таблица поставщиков в Excel или онлайн

Таблицу поставщиков в Excel или Google Таблицах ведут, когда поставщиков немного и с базой работает один человек. Проверку ИНН, подсветку сроков и поиск категорий без резерва там придётся собирать формулами и условным форматированием.

Справочник поставщиков в 1С связан с документами и проводками, поэтому подходит бухгалтерии. Таблица — для того, кто закупает: в ней условия и договоры собраны на одном экране. Её можно вести и вместе с 1С — достаточно загрузить список поставщиков из 1С файлом CSV.

Бесплатная таблица поставщиков и полная версия

Попробовать таблицу поставщиков бесплатно можно после регистрации: в пробной версии можно внести двух своих поставщиков и посмотреть, как работают проверка ИНН, сроки договоров и поиск товаров без резерва. Пример из пяти строк остаётся перед глазами, чтобы были видны все подсказки.

Полная версия — с доступом к учёту поставщиков или к набору «Магазину». Заказ у поставщика оформите бланком заказа поставщику, а сверить взаиморасчёты поможет акт сверки.