Протокол собрания: образец и шаблон для заполнения онлайн

Образец протокола собрания: обязательные реквизиты

Обязательные сведения протокола перечислены в п. 4 ст. 181.2 ГК РФ, а порядок оформления — в Примерной инструкции по делопроизводству Росархива. Инструкция обязательна для государственных организаций, остальные берут её как образец; ГОСТ Р 7.0.97-2025, который с 18.08.2025 заменил ГОСТ 2016 года, применяется добровольно.

Образец заполнения протокола собрания уже стоит в конструкторе: переключите вид собрания — подставится свой пример, его можно переписать под себя.

Как оформить протокол собрания: по шагам

Протокол составляет секретарь: во время собрания он фиксирует доклады, ключевые мнения, возражения и замечания, а после — оформляет документ по своим записям, диктофонной записи и тезисам докладов. Подписывают председатель и секретарь.

1. Заголовочная часть. Название организации, слово «Протокол» и чего — общего собрания работников, общего собрания членов. Дата — день собрания, номер, город или населённый пункт.
2. Вводная часть. Время и место, председатель и секретарь, сколько присутствовало из скольких, приглашённые. Если присутствовало больше 15 человек, пишут число и «список прилагается».
3. Повестка дня. Вопросы нумеруют и формулируют с предлогом «О»: «Об избрании представителя работников».
4. Основная часть. По каждому вопросу — СЛУШАЛИ (докладчик и суть), ВЫСТУПИЛИ (кто и что предложил), РЕШИЛИ или ПОСТАНОВИЛИ.
5. Голосование. Число голосов «за», «против», «воздержались» и вывод: решение принято или нет.
6. Подписи. Председатель и секретарь, расшифровка — инициалы и фамилия.

Решение записывают полностью в той формулировке, за которую голосовали (п. 3.39 Инструкции), с исполнителем и сроком: «Подготовить смету до 15.11.2026, ответственный — Орлова Е. Н.».

Частые ошибки в протоколе собрания

• Дата протокола — день подписания, а не день собрания. Правильно — дата заседания (п. 3.36 Инструкции).
• Нет числа «всего» участников — по протоколу нельзя проверить кворум.
• Голосов «за», «против» и «воздержались» в сумме больше, чем присутствовало.
• Решение пересказано своими словами, а не той формулировкой, за которую голосовали.
• Принято решение по вопросу, которого не было в повестке, — если пришли не все, такое решение ничтожно.

От трёх первых ошибок конструктор страхует сам: дата в документе — это дата собрания из поля формы, кворум считается от числа «всего», а голоса сверяются с числом присутствующих — расхождение видно предупреждением рядом с документом.

Как составить протокол собрания онлайн

Составить протокол онлайн можно прямо на этой странице — без бланка и правки в Word.

1. Выберите вид: собрание работников, совещание или общее собрание членов. Подставится пример и правило кворума.
2. Заполните организацию, номер, дату, место, председателя и секретаря.
3. Укажите, сколько всего участников и сколько пришло, — конструктор посчитает кворум и покажет, сколько людей нужно было для правомочного собрания.
4. Впишите вопросы повестки: доклад, выступления, решение, ответственного, срок и голоса.
5. Справа соберётся документ. В полной версии его можно скачать в PDF и Word, распечатать или переключить на выписку по одному вопросу.

Протокол собрания трудового коллектива

Протокол собрания трудового коллектива оформляют, когда работники сообща принимают решение, которое потом нужно подтвердить документом. Типичные поводы — выборы представителя работников, утверждение требований к работодателю, коллективного договора, выдвижение коллег к награде.

Если в организации нет профсоюза, который объединяет больше половины работников, представителя работников избирают на общем собрании тайным голосованием (ч. 1 ст. 31 ТК РФ). Протокол такого собрания подтверждает его полномочия перед работодателем.

Протокол общего собрания работников

Протокол общего собрания работников — тот же протокол трудового коллектива, только с участием всех работников организации, а не подразделения. Так же оформляют собрания работников школы и детского сада: заведующий или директор — председатель, секретарь — один из педагогов. Срок хранения протоколов собраний трудового коллектива — постоянно (см. таблицу ниже).

Протокол собрания коллектива о награждении

Протокол собрания коллектива о награждении прикладывают к наградному листу или ходатайству. В решении указывают ФИО, должность кандидата, награду и за что: «Ходатайствовать о награждении Волкова Андрея Николаевича, главного инженера, Почётной грамотой за многолетний добросовестный труд». Для наградной комиссии обычно нужна не копия всего протокола, а выписка по этому вопросу.

Протокол общего собрания членов организации

Протокол общего собрания членов составляют некоммерческие организации, ассоциации, союзы, кооперативы — сообщества, где решения принимает собрание членов. Для них действует ст. 181.2 ГК РФ: участвовать можно и дистанционно, если способ позволяет достоверно установить участника и дать ему проголосовать, а в протоколе тогда указывают способ участия.

Отдельные правила у собраний собственников многоквартирного дома (приказ Минстроя № 266/пр, голоса считают по площади), участников ООО (доли, подтверждение решения) и членов СНТ (закон № 217-ФЗ). Для них в каталоге отдельные инструменты, а также отдельный протокол родительского собрания.

Кворум и голосование: когда решение собрания принято

Решение собрания принято, если собрание правомочно — набрало кворум — и за решение проголосовало большинство присутствующих. Правило кворума зависит от вида собрания.

Пример: как посчитать кворум и голоса

В ООО 24 работника, пришли 18. «Более половины» от 24 — это минимум 13 человек, явка 75 %, кворум есть. За решение проголосовали 16 из 18 — больше половины присутствующих, решение принято. В ассоциации из 40 членов пришли 27: для «не менее 50 %» нужно 20, кворум есть; за взнос проголосовали 14 из 27 — 14 × 2 = 28 больше 27, решение принято, а при 13 голосах «за» оно было бы не принято.

Частая ошибка в образцах из интернета — кворум собрания коллектива «не менее 50 %». По ст. 399 ТК РФ нужно строго больше половины: при 24 работниках 12 человек — ровно половина, кворума нет. Устав или положение организации может установить свои правила — тогда действуют они.

Когда решение собрания ничтожно

Решение ничтожно, то есть не действует с самого начала, если его приняли без кворума, по вопросу, которого не было в повестке (кроме случая, когда пришли все участники), по вопросу вне компетенции собрания или вопреки основам правопорядка (ст. 181.5 ГК РФ). Остальные нарушения делают решение оспоримым: его можно обжаловать в суде в течение шести месяцев, но не позже двух лет (п. 5 ст. 181.4 ГК РФ). Конструктор сравнивает число присутствующих с порогом и предупреждает, если кворума нет.

Протокол собрания и протокол совещания: в чём разница

Собрание принимает решение голосованием участников, поэтому важны кворум и итоги голосования. Совещание проводит руководитель: голосования и кворума обычно нет, а протокол превращается в список поручений с исполнителями и сроками. Оформление общее — по Примерной инструкции, но для совещаний чаще ведут краткий протокол: тема, докладчик и решения (п. 3.38 Инструкции). В конструкторе для этого есть вид «Совещание», а подробный разбор протокола совещания — в отдельном инструменте.

Выписка из протокола собрания

Выписка из протокола собрания — точная копия части протокола по одному вопросу. Её отдают в банк, в наградную комиссию, исполнителю решения, а сам протокол остаётся у организации в одном экземпляре.

В выписке повторяют все реквизиты заголовочной части протокола, вводную часть, вопрос повестки дня и текст, который отражает его обсуждение и принятое решение (п. 3.41 Инструкции). Формулировки менять нельзя: выписка должна совпадать с протоколом слово в слово.

Как оформить выписку из протокола

1. Перенесите шапку: организация, «ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА», чего, дата, номер, город.
2. Повторите вводную часть: место, председатель, секретарь, присутствовали, кворум.
3. Приведите вопрос повестки и всё по нему: слушали, выступили, решили, итоги голосования.
4. Укажите председателя и секретаря без подписей.
5. Заверьте: «Выписка верна» (или «Верно»), должность, подпись, расшифровка, дата. Кто заверяет, определяет инструкция по делопроизводству организации — обычно секретарь собрания, кадровик или руководитель.

В конструкторе выписка собирается из того же протокола: выберите «Выписка по вопросу N» и укажите, кто заверяет.

Кто подписывает протокол собрания, сроки оформления и хранения

Протокол собрания подписывают председатель и секретарь (п. 3 ст. 181.2 ГК РФ, п. 3.40 Инструкции). Если голоса считала счётная комиссия, её членов указывают в протоколе, а устав или положение может требовать и их подписей. Если решение приняли заочным голосованием, протокол подписывают те, кто считал голоса.

Оформить протокол нужно в течение одного — трёх дней после собрания (п. 3.34 Инструкции), затем зарегистрировать — удобно вести журнал регистрации документов. Если по итогам собрания нужен распорядительный документ, его оформляют приказом — для этого есть конструктор приказов.

Сроки хранения протоколов собраний

Сроки хранения протоколов установлены ст. 18 Перечня типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).

Бланк протокола собрания и шаблон в Word

Пустой бланк протокола собрания можно скачать бесплатно в блоке под конструктором — в PDF для печати и в Word, чтобы заполнить на компьютере. В нём та же структура, что у готового документа: шапка, вводная часть, повестка, СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — РЕШИЛИ, голосование и подписи.

Если удобнее не заполнять бланк вручную, а сразу получить готовый протокол, заполните поля конструктора: в полной версии документ скачивается в Word, где его можно поправить и отправить на подпись.

Бесплатный протокол собрания и полная версия

После регистрации конструктор можно попробовать бесплатно — на двух вопросах повестки. Полная версия нужна, чтобы оформить протокол целиком и забрать файл.

Полная версия — с доступом к протоколу собрания или к наборам «Кадровику и руководителю» и «Малому бизнесу», где вместе с ним приказы, журналы и графики.