Шахматка бронирования — таблица занятости, где по строкам идут номера или квартиры, по столбцам — даты, а каждая бронь лежит полосой от заезда до выезда. По шахматке номеров сразу видно, что свободно, кто не доплатил и какая загрузка у объекта. Шахматка выше не даст продать ночь дважды, подсветит окна между гостями и посчитает выручку, загрузку и доплаты за месяц.
Что такое шахматка в гостинице
Шахматка в гостинице — это сетка «номер × ночь», по которой администратор принимает брони и видит заезды. Название дано за сходство с шахматной доской. Одна клетка — одна ночь: бронь с 7 по 12 число занимает пять клеток, а день выезда свободен для следующего гостя.
Каждый номер идёт отдельной строкой — 101, 102, 205, а в отеле побольше строки группируют по категориям или этажам. Поэтому шахматка показывает не «сколько свободно в категории», как календарь доступности на площадках, а какой именно номер свободен и кто в нём живёт. Столбцы охватывают неделю, месяц или сезон, длина полосы равна числу ночей.
| Статус в шахматке | Что значит | Что сделать |
|---|---|---|
| Бронь | гость договорился, денег ещё нет | напомнить о предоплате или снять бронь в оговорённый срок |
| Предоплата | внесена часть суммы | получить остаток при заселении |
| Оплачено | проживание оплачено полностью | подготовить номер к заезду |
| Заселён | гость в номере | отметить выезд и передать номер на уборку |
| Незаезд | гость не приехал, номер держали одну ночь | удержать не больше суточной платы, остаток вернуть |
| Закрыто | ремонт, генеральная уборка, свои гости | не продавать; эти ночи не входят в загрузку |
| Окно в одну ночь | свободная ночь между двумя бронями | предложить продление соседнему гостю или скидку |
Таблица бронирования номеров: что записывать
В таблицу бронирования номеров вносят номер, гостя, телефон, даты заезда и выезда, канал, сумму и внесённую оплату. Канал (Авито, агрегатор, свой сайт, телефон) показывает, откуда приходят деньги, а разница суммы и внесённого — сколько получить при заселении.
Как вести шахматку бронирования: 7 правил
- Один источник. Все брони — с сайта, Авито, агрегаторов и по телефону — попадают в одну шахматку. Две таблицы гарантируют двойную бронь.
- Сразу, а не вечером. Бронь вносят в момент договорённости, закрывают даты на других площадках и отправляют гостю подтверждение: по п. 15 Правил договор с гостиницей заключён, когда гость его получил.
- Статус оплаты на виду. Цвет показывает, кому напомнить о предоплате, а у кого получить остаток. Единой палитры нет — у каждой программы своя, поэтому статусы и цвета закрепляют в памятке смены, чтобы сменщик читал шахматку так же.
- Пересечения — до подтверждения. Прежде чем ответить гостю «да», проверьте ночи: генератор не пропустит бронь на занятые даты и назовёт гостя, с которым конфликт.
- Окна под контролем. Одинокую свободную ночь выгоднее закрыть продлением, чем оставить пустой.
- Незаезд — по правилам. Гостя ждут до расчётного часа следующего дня, потом освобождают остальные ночи.
- Сверка в конце месяца. Выручку по шахматке сверяют с поступлениями на счёт и в кассу, доплаты — со списком «к доплате».
Как вести шахматку онлайн на этой странице
- Укажите объект, месяц и время заезда и выезда — шахматка сразу проверит разницу между ними.
- Впишите номера или квартиры и цену ночи.
- Нажмите на свободную клетку: номер и дата заезда подставятся в форму. Добавьте гостя, телефон, канал и оплату. Сумма по умолчанию — ночи × цена.
- Чтобы перенести или продлить бронь, нажмите на её полосу, поменяйте даты или номер и сохраните. Там же — «Гость не приехал» и удаление.
- Ниже — итоги месяца, каналы продаж, журнал броней и лист на дату: кто выезжает на уборку и кто заезжает.
Работа живёт в открытой странице. В полной версии журнал броней скачивают в Excel (CSV) и загружают обратно, чтобы продолжить с того же места.
Шахматка для гостиницы, отеля и гостевого дома
Шахматки на одной странице хватает мини-отелю, гостевому дому, хостелу или базе отдыха на 5–30 номеров, где брони принимает один администратор. Для отеля крупнее с десятками броней в день с агрегаторов вручную уже не успеть: даты на площадках должны закрываться сами.
Программа-шахматка или PMS
PMS — программа управления отелем, в которой шахматка лишь один модуль. Она подключает менеджер каналов, онлайн-оплату, кассу, документы гостей и задания горничным. Пока номеров немного и каналов два-три, программа-шахматка без внедрения и обучения закрывает главное: занятость, оплаты и загрузку.
Бумажная шахматка и таблица в Excel обновляются только руками и не помнят, кто и когда перенёс бронь. Электронная меняется в момент записи, хранит карточку гостя и сама ловит пересечения дат. Когда переходите в PMS, сравнивайте не рейтинг, а то, что нужно вашему объекту: сколько номеров на бесплатном тарифе, есть ли менеджер каналов под ваши площадки, поиск по гостю и телефону, фильтры по датам и работа с телефона.
Шахматка и календарь для посуточной аренды квартир
Владельцу нескольких квартир шахматка заменяет календарь посуточной аренды: квартиры по строкам, брони гостей полосами. Календари Авито и агрегаторов не видят друг друга, поэтому без общей таблицы одну ночь легко продать дважды.
Правила гостиничных услуг распространяются только на средства размещения из реестра классифицированных. Квартиру посуточно сдают по договору найма (ст. 671 ГК РФ), и условия брони и отмены владелец прописывает в нём сам — составить его поможет договор аренды квартиры.
Учёт посуточной аренды: доход по квартирам и каналам
Учёт посуточной аренды сводится к трём цифрам по каждой квартире: проданные ночи, выручка и загрузка. Шахматка считает их сама и добавляет разбивку по каналам — видно, какая площадка приносит больше денег. Если квартиру сдают надолго, удобнее учёт арендаторов и платежей, а окупится ли покупка под сдачу, покажет расчёт доходности аренды.
Загрузка, ADR и RevPAR по шахматке: пример
Итоги шахматки отвечают на главный вопрос посуточного бизнеса — сколько зарабатывает каждый номер. Закрытые на ремонт ночи не продаются, поэтому их вычитают из доступных.
| Показатель | Формула | Пример: октябрь 2026, квартира на Морской |
|---|---|---|
| Доступные ночи | дни месяца − закрытые ночи | 31 − 2 = 29 |
| Загрузка | проданные ночи ÷ доступные × 100% | 19 ÷ 29 = 65,5% |
| ADR — средняя цена ночи | выручка ÷ проданные ночи | 60 800 ÷ 19 = 3 200 ₽ |
| RevPAR — доход на доступную ночь | выручка ÷ доступные ночи | 60 800 ÷ 29 = 2 097 ₽ |
В примере три брони по 3 200 ₽ за ночь: 1–8 октября (7 ночей), 10–15 (5) и 20–27 (7), а 28–30 октября квартира закрыта на ремонт. Ночь 27 октября — окно: её стоит предложить гостю, который выезжает в этот день. Бронь на стыке месяцев делится по ночам. Загрузка за несколько месяцев показывает слабые даты — под них планируют скидки и меняют цену ночи. Как считать загрузку по методике USALI, со среднегодовой и по месяцам, — в калькуляторе загрузки гостиницы.
Какие формулы и нормы использует шахматка — в блоке «На чём основан расчёт» под инструментом.
Бронь, незаезд и время заезда по правилам 2026
С 1 марта 2026 года гостиницы и другие классифицированные средства размещения работают по Правилам, утверждённым постановлением Правительства РФ от 27.11.2025 № 1912. Для шахматки важны четыре нормы.
| Ситуация | Что говорят Правила | Как отметить в шахматке |
|---|---|---|
| Гость опаздывает или не приехал | его ждут до расчётного часа дня, следующего за днём заезда; потом можно отказаться от договора (п. 16) | держать первую ночь, затем «Гость не приехал» |
| Отказ до дня заезда | плату возвращают полностью (п. 16) | удалить бронь |
| Поздний отказ, опоздание, незаезд | плата — не более чем за сутки (п. 16) | статус «Незаезд», сумма — одна ночь |
| Время заезда и выезда | устанавливает исполнитель, разница — не больше 3 часов (п. 27) | поля «Заезд с» и «Выезд до» с проверкой |
Ранний заезд, если до времени заезда остаётся не больше 12 часов, оплачивается не дороже половины суток, а плату за поздний выезд устанавливает сам исполнитель (п. 33).
Шахматка в Excel: как сделать и чем заменить шаблон
До программ шахматку вели на бумаге и в Excel. Для одной-двух квартир хватит бесплатного шаблона — его скачивают готовым или собирают за вечер:
- На отдельном листе — справочник номеров с ценой ночи.
- Журнал броней: номер, гость, заезд, выезд, статус, сумма, оплата.
- Сетка месяца: номера в первом столбце, даты в первой строке.
- Условное форматирование: ячейка закрашивается, если дата попадает в интервал «заезд ≤ дата < выезд» брони этого номера.
| Excel-шаблон | Шахматка на странице | |
|---|---|---|
| Двойная бронь | видна только глазами | не даёт сохранить, называет гостя |
| Загрузка, ADR, RevPAR, доплаты | свои формулы | считаются сами |
| Окна, закрытые даты, незаезд | вручную | подсвечены и учтены в итогах |
| Выходные и праздники | отмечать вручную | из производственного календаря |
Бесплатная шахматка и полная версия
| Возможность | Пробная версия | Полная версия |
|---|---|---|
| Номеров и квартир | до двух | до 60 в одной шахматке |
| Месяцы | текущий | любые, брони на год вперёд |
| Проверка двойной брони, окна, незаезд, время заезда | есть | есть |
| Загрузка, выручка, ADR, RevPAR, каналы, лист на дату | есть | есть |
| PDF шахматки, CSV для Excel, печать | — | есть |
| Загрузка броней из CSV | — | есть |
Пробная версия открывается после регистрации. Полная версия — с доступом к шахматке или к набору «Арендодателю», где вместе с ней учёт арендаторов и расчёт доходности аренды.