Таблица оплаты аренды — это учёт по каждому объекту: кто арендатор, какая ставка, когда наступает срок платежа и сколько денег реально пришло. Главное, что она должна показывать, — долг и число дней просрочки на сегодня, следующий платёж и доход за год для налога. Таблица выше сама начисляет платежи по датам договора, разносит оплаты из журнала и собирает ведомость учёта платы за аренду с графами для подписей.
Что такое учёт аренды и зачем арендодателю таблица
Учёт аренды квартир и помещений у арендодателя — это не бухгалтерия, а контроль денег по договорам: начислено, оплачено, должен. Пока квартира одна, всё держится в голове и в переписке. Со второго-третьего объекта начинаются вопросы: за какой месяц пришёл перевод, входили ли в него коммунальные, когда дата повышения ставки, сколько получено за год для декларации.
Таблица отвечает на эти вопросы за минуту. Просрочку видно с первого дня, а не через три месяца, когда долг уже трудно вернуть. Записи с датами и суммами — основа для претензии и для суда, если до него дойдёт. А годовая сумма поступлений нужна для налога в любом режиме: самозанятость, НДФЛ или УСН.
Таблица в Excel, программа или онлайн-таблица
Шаблон в Excel бесплатен, но работает только при дисциплине: начисление на каждый месяц заводят отдельной строкой, долг считают формулой, повышение ставки и неполный месяц пересчитывают вручную. Программы для учёта аренды и приложения для арендодателей сами выставляют счета и напоминают арендаторам, но рассчитаны на бизнес-центры и склады: настройка занимает дни, а оплата — ежемесячная.
Онлайн-таблица выше — середина между ними: начисления по договору строятся сами, достаточно вносить поступления, а результат выгружается в PDF, Word и Excel (CSV). Сохранения внутри сервиса нет: перед закрытием страницы скачайте файл.
Какие графы нужны в реестре арендаторов
Реестр арендаторов ведут по объектам: одна строка — одна квартира или помещение и человек или компания, которые его снимают. Условия берут из договора аренды квартиры или договора нежилого помещения.
| Графа | Зачем она нужна |
|---|---|
| Объект и договор (номер, дата, срок) | Какая квартира или офис, на основании чего и до какого числа сдана |
| Арендатор: физлицо, организация или ИП | От этого зависят ставка НПД, налоговый агент по НДФЛ и правила расторжения |
| Тип объекта: жильё или нежилое | Квартиру гражданину сдают по найму (гл. 35 ГК РФ), остальное — по аренде (гл. 34) |
| Ставка в месяц и день оплаты | По ним строится график платежей |
| Порядок оплаты | Вперёд в день по договору или, если срок не указан, за прошедший месяц |
| Коммунальные по счётчикам | Возмещение, которое арендатор платит сверх ставки |
| Депозит | Обеспечительный платёж: его можно зачесть в долг по условиям договора |
| Индексация: дата и процент | С какого числа действует новая ставка |
| Журнал оплат: дата и сумма | Каждое поступление отдельно — так видно, какой месяц закрыт |
Показания счётчиков, квитанции и расчёт коммунальных удобнее вести отдельно — в таблице коммунальных платежей, а сюда переносить итоговую сумму возмещения.
Как вести учёт аренды квартир: по шагам
- Заведите строку на каждый объект, даже свободный: так видна заполненность.
- При заселении внесите арендатора, номер и дату договора, ставку, день оплаты, срок и депозит. Сделайте фото квартиры и подпишите акт приёма-передачи с показаниями счётчиков.
- Каждое поступление записывайте отдельной строкой с датой и суммой — даже если арендатор заплатил частями.
- Раз в неделю или в день оплаты проверяйте долг на текущую дату: чем раньше напомнить, тем проще получить деньги.
- За три месяца до конца договора решите, продлеваете ли его, и сообщите об этом нанимателю.
- В конце года возьмите сумму поступлений для налога и выгрузите ведомость в архив.
Подтверждение оплаты арендатору даёт сам арендодатель: самозанятый формирует чек в приложении «Мой налог», физлицо — расписку о получении денег за аренду.
Как вести таблицу оплаты аренды онлайн
- Укажите дату отчёта и налоговый режим. Для ведомости впишите имя арендодателя.
- В карточке объекта заполните условия договора. Если день оплаты в договоре не указан, выберите порядок «Срок в договоре не указан».
- Внесите оплаты кнопкой «+ Оплата». Если арендатор платил без задержек, нажмите «Отметить оплаты по графику» — таблица сама добавит оплаты на даты сроков.
- Проверьте сводку: долг, дни просрочки, сколько платежей подряд не внесено и предупреждения по закону.
- Выберите объект для ведомости и скачайте её в PDF или Word, а все начисления и оплаты — в Excel (CSV).
Какие нормы и ставки использует таблица и когда они сверены — в блоке «На чём основан расчёт» под инструментом.
График платежей по аренде: когда наступает срок оплаты
Срок платежа берут из договора. Чаще всего квартиру оплачивают вперёд — в день заселения и дальше в то же число каждого месяца. Если день оплаты не совпадает с датой начала, первый месяц получается неполным и считается по дням.
Если срок оплаты в договоре не указан
Если в договоре найма срок не указан, плата вносится ежемесячно в порядке Жилищного кодекса (п. 3 ст. 682 ГК РФ). С 1 марта 2026 года это до 15 числа месяца, следующего за истекшим (ч. 1 ст. 155 ЖК РФ). То есть за прошедший месяц, а не вперёд, и не до 10 числа, как пишут в старых статьях.
Для аренды офиса или склада без срока в договоре применяются сроки, обычные для аренды такого имущества (п. 1 ст. 614 ГК РФ). Надёжнее прямо записать день оплаты в договор.
Пример: неполный первый месяц и долг
Квартиру сдали 20 марта 2026 года, ставка — 30 000 ₽, оплата вперёд 5 числа каждого месяца. Первый период — с 20 марта по 4 апреля: 16 дней из 31 дня расчётного месяца (с 5 марта по 4 апреля).
| Срок оплаты | Период | Начислено | Оплачено |
|---|---|---|---|
| 20.03.2026 | 20.03–04.04, неполный | 30 000 × 16 / 31 = 15 484 ₽ | 15 484 ₽ 20 марта |
| 05.04.2026 | 05.04–04.05 | 30 000 ₽ | 30 000 ₽ 5 апреля |
| 05.05.2026 | 05.05–04.06 | 30 000 ₽ | — |
На 10 мая начислено 75 484 ₽, получено 45 484 ₽, долг — 30 000 ₽ и пять дней просрочки. Ровно это покажет таблица выше на тех же данных. Если тот же договор без срока оплаты начался 10 февраля при ставке 31 000 ₽, за февраль начисляется 19 дней из 28 — 21 036 ₽ со сроком до 15 марта.
Ведомость учёта платы за аренду квартиры
Ведомость учёта платы за аренду — это документ к договору, где по каждому периоду записаны срок, начисленная сумма, дата и сумма оплаты и подписи обеих сторон. Единой формы нет, её составляют в свободной форме. Подписанная ведомость защищает обоих: собственник не попросит второй раз за оплаченный месяц, а наниматель не сможет отрицать долг.
Таблица собирает ведомость по выбранному объекту сама: шапка с объектом, сторонами, договором, ставкой и депозитом, строки по периодам с датами оплат, остатком и днями просрочки, итог на дату и графы для подписей. Для найма жилья стороны называются наймодатель и наниматель, для аренды — арендодатель и арендатор. Ведомость скачивается в PDF для печати и в Word, если нужно что-то дописать.
Индексация арендной платы: как учесть повышение ставки
Ставку можно повысить только в порядке, который разрешает закон или договор, и правила для квартиры и для офиса разные.
| Договор | Правило | Норма |
|---|---|---|
| Наём квартиры гражданином | В одностороннем порядке нельзя, если это не предусмотрено законом или договором. Без условия об индексации — только допсоглашение | п. 2 ст. 682 ГК РФ |
| Аренда офиса, склада, квартиры организацией | По соглашению сторон в сроки договора, не чаще раза в год, если договор не устанавливает иное | п. 3 ст. 614 ГК РФ |
Условие об индексации лучше прописать в договоре сразу: процент или способ расчёта (например, по инфляции), дату и как предупреждать арендатора. В таблице достаточно указать дату и процент — новая ставка применится к периодам с этой даты. Если повышение приходится на середину месяца при оплате за прошедший месяц, месяц делится по дням: при ставке 31 000 ₽ и индексации на 10 % с 16 апреля за апрель начисляется 15 500 + 17 050 = 32 550 ₽.
Если арендатор не платит: долг, депозит и расторжение
Начните с разговора и письменного напоминания, затем направьте претензию с расчётом долга по ведомости и сроком оплаты. Если причина задержки уважительная, можно согласовать отсрочку или рассрочку — график погашения стоит оформить письменно. Сохраняйте переписку и доказательства отправки. Менять замки, выносить вещи и выселять самостоятельно нельзя — только через суд. Спор между организациями и ИП рассматривает арбитражный суд, в остальных случаях — суд общей юрисдикции (мировой судья или районный суд). Если договор предусматривает неустойку, её начисляют за каждый день просрочки.
Когда договор можно расторгнуть через суд
| Ситуация | Когда можно расторгнуть через суд | Норма |
|---|---|---|
| Аренда помещения, офиса, склада | Арендатор более двух раз подряд по истечении срока платежа не вносит плату. Сначала — письменное предупреждение с разумным сроком | ст. 619 ГК РФ |
| Наём квартиры на год и дольше | Плата не вносится шесть месяцев, если договор не установил больший срок | п. 2 ст. 687 ГК РФ |
| Краткосрочный наём (до года) | Плата не внесена более двух раз по истечении срока платежа |
Таблица отмечает такие случаи сама: считает дни просрочки, сколько платежей подряд не внесено и сколько всего, и подсказывает норму для вашего вида договора.
Депозит при аренде квартиры: зачесть в долг или вернуть
Депозит — это обеспечительный платёж: при наступлении обстоятельств, предусмотренных договором, его засчитывают в счёт долга по оплате или ущерба (ст. 381.1 ГК РФ). Если таких обстоятельств не было или обязательство прекратилось, депозит возвращают, если договор не говорит иное. Поэтому в договоре стоит перечислить, в каких случаях депозит удерживается и в какой срок возвращается. В таблице депозит учитывается отдельно и не входит в оплаты: зачёт в долг отражают как оплату с датой зачёта.
Когда заканчивается договор: продление и напоминание
При найме жилья на год и дольше наймодатель не позднее чем за три месяца до окончания должен предложить продлить договор или предупредить об отказе, если решил не сдавать квартиру в течение года. Если он промолчал, а наниматель не отказался, договор считается продлённым на тех же условиях и на тот же срок (ст. 684 ГК РФ). К краткосрочному найму до года это правило не применяется (ст. 683 ГК РФ).
Если арендатор офиса продолжает пользоваться помещением после окончания договора без возражений арендодателя, договор возобновляется на неопределённый срок (п. 2 ст. 621 ГК РФ). Таблица предупреждает о сроке уведомления и об окончании договора, а начисления после даты окончания не делает — продление нужно отразить новой датой.
Налог с полученной аренды по данным таблицы
Доход от сдачи облагается налогом при любом сроке договора, а считается по датам поступления денег. Поэтому таблица берёт оплаты за календарный год и выделяет арендную часть: коммунальные по счётчикам в налог не включаются.
| Режим | Ставка | Налог с годового дохода 420 000 ₽ от физлица | Важно |
|---|---|---|---|
| Самозанятый (НПД) | 4 % с физлиц, 6 % с ИП и организаций | 16 800 ₽ | Чек в «Мой налог»; доход не больше 2,4 млн ₽ в год |
| Физлицо (НДФЛ) | 13 % до 2,4 млн ₽, дальше 15–22 % | 54 600 ₽ | 3-НДФЛ до 30 апреля, уплата до 15 июля; с организаций налог удерживают они |
| ИП на УСН «доходы» | 6 %, регион может снизить | 25 200 ₽ − взносы 58 590 ₽ = 0 ₽ | Налог уменьшают на взносы ИП за себя: 57 390 ₽ за 2026 год + 1 % с дохода свыше 300 000 ₽ |
Ставки — по ст. 10 закона № 422-ФЗ, ст. 224 и 346.20 НК РФ. Таблица даёт оценку только по аренде: другие доходы и вычеты в ней не учтены. Сравнить режимы подробно поможет калькулятор налога со сдачи квартиры.
Бесплатная таблица оплаты аренды и полная версия
| Возможность | Пробная версия | Полная версия |
|---|---|---|
| Начисления по договору, долг, просрочка, следующий платёж | Да | Да |
| Неполный месяц, индексация, срок по закону, проверки по ГК | Да | Да |
| Объектов | До 2 | Без ограничений |
| Оплат в журнале по одному объекту | До 4 | Без ограничений |
| Ведомость учёта платы с подписями | Предпросмотр | PDF, Word и печать |
| Выгрузка начислений и оплат | — | Excel (CSV) |
Пробная версия открывается после бесплатной регистрации: можно вести два объекта на своих данных и увидеть, как считается долг. Полная версия — с доступом к учёту арендаторов или к набору «Арендодателю», где есть также договор аренды, шахматка бронирования и расчёт доходности.