Штатное расписание — внутренний документ организации со списком подразделений и должностей, числом штатных единиц и окладами. По нему видно структуру компании и месячный фонд оплаты труда, а трудовая функция в каждом трудовом договоре — это «работа по должности в соответствии со штатным расписанием». Генератор выше собирает адаптированное штатное расписание на основе Т-3 и считает суммы по введённым ставкам.
Что такое штатное расписание и обязательно ли оно
Прямой обязанности утверждать штатное расписание в Трудовом кодексе нет, но ст. 15 и ст. 57 ТК РФ определяют трудовую функцию через должность по штатному расписанию. Поэтому у работодателя с наёмными сотрудниками его запрашивают трудовая инспекция и суд — особенно при сокращении штата и спорах об окладах.
Работодателю, который принимает работников на должности, безопасно утвердить штатное расписание и согласовать его с трудовыми договорами. Отсутствие отдельной прямой фразы об обязанности в ТК РФ не означает, что документ можно игнорировать: Роструд связывает его необходимость со статьями 15 и 57 ТК РФ. При этом штатное расписание не заменяет трудовой договор и не меняет его условия само по себе.
Форма Т-3: должности, подразделения и штатные единицы
Унифицированная форма Т-3 с 2013 года не обязательна — можно утвердить свою, но большинство работодателей пользуются ей:
| Графа | Что писать |
|---|---|
| 1–2. Подразделение и код | название отдела и его код, по порядку структуры |
| 3. Должность | как в трудовом договоре; для льготных профессий — по профстандарту или справочнику |
| 4. Штатные единицы | число ставок, в том числе 0,5 или 0,25 |
| 5. Оклад | оклад или тарифная ставка за полную ставку |
| 6–8. Надбавки | постоянные надбавки и коэффициенты в рублях или процентах |
| 9. Всего в месяц | (оклад + надбавки) × число ставок |
| 10. Примечание | неполная ставка, временная должность, условия труда |
Вверху указывают номер, дату составления, период действия и реквизиты приказа об утверждении, внизу — итог по числу единиц и фонду оплаты.
Как составить штатное расписание: пошагово
- Определите структуру: какие подразделения есть и кто кому подчиняется.
- Для каждого подразделения перечислите должности и нужное число ставок.
- Назначьте оклады и постоянные надбавки; в районах с коэффициентами укажите их.
- Проверьте итог: число штатных единиц и месячный фонд оплаты труда.
- Подпишите у руководителя кадровой службы и главного бухгалтера и утвердите приказом.
Генератор присваивает коды подразделений в порядке появления и считает общий итог. В полной версии отдельный блок показывает фонд по подразделениям и годовой ориентир — месячный фонд, умноженный на 12. Это план при неизменном штате: премии, страховые взносы, отпускные и фактически отработанное время в него не входят.
Оклады, надбавки и МРОТ
Если в трудовом договоре вместо суммы написано только «согласно штатному расписанию», согласуйте письменное дополнительное соглашение с точным размером оклада в рублях. Ссылка на внутренний документ не заменяет условия оплаты в договоре.
Месячная зарплата работника, отработавшего норму, не может быть ниже МРОТ — 27 093 ₽ с 1 января 2026 года (ст. 133 ТК РФ). В регионе МРОТ может быть выше федерального. Районный коэффициент и северные надбавки начисляют сверх МРОТ, поэтому оклад с постоянными надбавками без них должен быть не меньше 27 093 ₽ за полную ставку.
Указывайте конкретный оклад, а не вилку «от и до»: размер оклада должен быть определён и в трудовом договоре. Для одинаковых должностей разные оклады без разницы в квалификации или нагрузке — риск претензий о дискриминации в оплате (ст. 132 ТК РФ).
Утверждение штатного расписания
Выбранную форму закрепляют в утверждающем документе работодателя; если она включена в учётную политику, согласуют и этот документ. Нотариальное заверение штатного расписания не требуется.
Штатное расписание утверждают приказом руководителя: «Утвердить и ввести в действие с … штатное расписание в количестве N единиц с месячным фондом оплаты труда … ₽». Такой приказ собирает конструктор приказов — шаблон «Утвердить документ». Дата начала действия может быть позже даты приказа, например с начала следующего месяца или года.
Штатное расписание и изменения к нему по месту утверждения хранят постоянно; в организациях, которые не являются источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, — до ликвидации. У других организаций срок составляет три года. Основание — статья 40 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Как изменить штатное расписание
Поводом бывает введение новых должностей, расширение штата или индексация заработной платы. Выбор зависит от масштаба изменений: небольшую правку оформляют отдельным приказом, новую структуру — новой редакцией. В приказ включают преамбулу с обоснованием, перечень корректировок, дату действия и ответственных. Причину описывают фактически, например «В связи с расширением штата», а не используют её как формальное основание для ухудшения условий договора.
Изменения вносят приказом: ввести или исключить должность, изменить число ставок или оклад. При небольших правках издают приказ об изменении, при крупных — утверждают новую редакцию целиком.
- Повышение оклада оформляют приказом и дополнительным соглашением к трудовому договору.
- Изменение условий без согласия работника по статье 74 ТК РФ допустимо не произвольно, а при предусмотренных организационных или технологических причинах, когда прежние условия сохранить нельзя. Трудовую функцию так менять нельзя. Для общего случая требуется письменное уведомление не позднее чем за два месяца и соблюдение всей процедуры, включая предложение вакансий; для отдельных работодателей действуют специальные правила.
- При сокращении у работодателя-организации действует предупреждение под подпись не менее чем за два месяца до увольнения и другие гарантии статьи 180 ТК РФ. У ИП особенности сроков проверяют по статье 307 ТК РФ и трудовому договору.
Штатное расписание 2026: образец и бланк для скачивания
Образец в инструменте показывает две должности: директора на полной ставке и бухгалтера на половине ставки. Это вымышленные данные для проверки логики, а не готовое решение для вашей организации. Перед утверждением замените название работодателя, номера, даты, ставки и суммы. Дата составления, дата начала действия и дата приказа задаются отдельно.
Наш документ — адаптированный бланк на основе Т-3: графы надбавок 6–8 объединены, районный коэффициент указан рядом с надбавкой. Это не точная копия унифицированной формы. Если вы выбираете такую структуру, утвердите собственную форму у работодателя. Пустой бланк той же структуры доступен бесплатно после регистрации в PDF и Word в отдельном блоке под инструментом; чужих реквизитов и сумм в нём нет.
Штатное расписание в Excel, Word и PDF
Для подписи и печати используйте PDF, для последующих правок документа — Word (DOCX), для работы с числами в Excel — CSV. Заполненные файлы доступны в полной версии. CSV содержит реквизиты, строки должностей, числовые ставки, оклады, надбавки, коэффициенты и итог; это таблица значений, а не файл XLSX с формулами или оформленным печатным бланком.
CSV открывается в Excel как текстовая таблица с разделителем «;» и кодировкой UTF-8. Если данные попали в одну колонку, используйте импорт из текста и выберите разделитель. Изменения в скачанном файле не загружаются обратно на страницу. Работа в инструменте сохраняется только пока открыта страница: перед закрытием скачайте нужный результат.
Заполнить онлайн и распечатать
- Укажите организацию или ИП, номер документа, дату составления и дату начала действия. Внесите реквизиты приказа; ОКПО и фамилии подписантов — при наличии.
- В каждой карточке задайте подразделение, должность, ставки, полный оклад, постоянную надбавку и районный коэффициент в процентах. После выхода из поля сумма пересчитается.
- Проверьте готовый документ, ошибки у полей и общий фонд. Для полной версии доступны дополнительные строки и итоги по подразделениям.
- Нажмите «Распечатать штатное расписание» или скачайте документ. В печати остаётся документ без полей редактора и служебных подсказок.
Штатное расписание для ИП и микропредприятия
ИП с работниками по трудовым договорам составляет расписание по должностям и ставкам так же, как организация; самого предпринимателя в штат не включают. Если ИП работает один, без наёмных работников, такой кадровый документ ему не нужен. Исполнителей по гражданско-правовым договорам в штатное расписание не записывают: их отношения имеют другую правовую природу.
Статья 309.2 ТК РФ позволяет определённым микропредприятиям и НКО отказаться от части локальных нормативных актов с переносом условий в типовые трудовые договоры. Однако штатное расписание прямо в этой статье не названо. Поэтому нельзя автоматически считать статус микропредприятия освобождением от штатного расписания: при найме по должностям безопасный вариант — вести его и проверять соответствие договорам.
Как указать 0,5 и 0,25 ставки
Количество штатных единиц указывают дробным числом, а оклад и надбавку в редакторе — за полную ставку. Например, для бухгалтера: оклад 60 000 ₽, надбавка 5 000 ₽, районный коэффициент 20% и 0,5 ставки. Итог: (60 000 + 5 000) × 1,2 × 0,5 = 39 000 ₽ месячного фонда. На 0,25 ставки при тех же исходных данных получится 19 500 ₽.
Вместе с директором на одной ставке с окладом 120 000 ₽ пример даёт 1,5 штатной единицы и 159 000 ₽ месячного фонда; годовой ориентир — 1 908 000 ₽. Сумма каждой строки округляется до копеек, затем складываются строки. Число ставок не равно числу людей: несколько работников могут занимать доли одной или нескольких единиц.
Бесплатное штатное расписание и полная версия
Без входа виден неподвижный пример, а после регистрации можно проверить расчёт на двух должностях. Пустой бланк PDF и Word скачивается бесплатно после входа. Заполненный по вашим данным документ, дополнительные строки и выгрузки доступны с полным доступом.
| Возможность | Проба | Полная версия |
|---|---|---|
| Ввод должностей и базовый расчёт | До двух строк | Без лимита пробы |
| Предпросмотр документа | С водяным знаком, без копирования | Готовый документ |
| Годовой ориентир и итоги по подразделениям | Нет | Есть |
| Подсказка о сравнении с федеральным МРОТ | Нет | Есть, без юридического заключения |
| Заполненные PDF, Word, Excel (CSV), печать | Нет | Есть |
Полная версия — с доступом к штатному расписанию или к набору «Кадровику и руководителю». Поимённые сведения ведут отдельно: для этого подходит учёт сотрудников. Условия конкретного работника оформляют в трудовом договоре.