Должностная инструкция — внутренний документ работодателя, который расписывает трудовую функцию по должности: требования к квалификации, обязанности, права и ответственность работника. Трудовой кодекс не обязывает её составлять, но без неё трудно доказать, что именно входило в работу, — поэтому её делают почти все. Конструктор выше собирает инструкцию по образцу одной из 13 должностей или своей: с грифом утверждения и листом ознакомления либо как приложение к трудовому договору.
Обязательна ли должностная инструкция
Нет, для большинства работодателей должностная инструкция не обязательна: Трудовой кодекс требует указать в трудовом договоре трудовую функцию — работу по должности по штатному расписанию, профессии или конкретный вид поручаемой работы (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Минтруд в письмах подтверждает: составлять ли инструкции, работодатель решает сам.
Прямо инструкцию требуют лишь отраслевые нормы. Например, у частных охранников она предусмотрена законодательством о частной охранной деятельности — с 1 сентября 2026 года это Федеральный закон от 30.11.2024 № 427-ФЗ вместо прежних норм Закона № 2487-1. У государственных гражданских служащих роль инструкции играет должностной регламент (ст. 47 Закона № 79-ФЗ). Это отдельные процедуры, наш конструктор их не заменяет.
Что будет, если должностной инструкции нет
Штрафа за само отсутствие инструкции нет, но работодатель теряет главный довод в споре. Почему инструкцию всё равно делают:
- Дисциплина. Наказать за неисполнение обязанностей можно, только если понятно, какие обязанности были у работника (ст. 192 ТК РФ), а уволить за неоднократное неисполнение — при уже имеющемся взыскании (п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
- Защита работника. Работодатель не вправе требовать работу, не обусловленную трудовым договором (ст. 60 ТК РФ), — инструкция очерчивает границы.
- Порядок в команде. Видно, кто за что отвечает и кто кого замещает в отпуске, функции не дублируются.
- Оценка и аттестация. Без перечня обязанностей сложно оценить работника, обосновать премию или несоответствие должности.
Если же инструкция утверждена, но работника с ней не ознакомили под подпись, — это уже нарушение трудового законодательства (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ), о нём ниже в разделе об ошибках.
Кто составляет и кто утверждает
Составляет тот, кого назначит работодатель: закон исполнителя не называет. На практике роли делят так:
- Пишет проект руководитель подразделения — он знает задачи работника и реальную нагрузку.
- Проверяет кадровик или юрист: совпадает ли наименование должности со штатным расписанием, нет ли расхождений с трудовым договором и требованиями профстандарта.
- Утверждает руководитель организации или работник, которому он письменно передал такое право. Инструкцию самого директора ООО утверждает тот, кто его назначил, — общее собрание участников или единственный участник.
Если в организации есть профсоюз и коллективный договор требует учитывать его мнение при принятии локальных актов, проект согласуют и с ним (ст. 8 ТК РФ).
Как составить должностную инструкцию: по шагам
- Возьмите название должности из штатного расписания — дословно, как в трудовом договоре. Расхождение в одно слово потом приходится объяснять инспектору.
- Найдите основу требований. Профессиональный стандарт или квалификационный справочник по должности: оттуда берут требования к образованию и стажу и перечень трудовых функций.
- Перечислите обязанности конкретно: что работник делает, с какими документами и в какие сроки. Одна строка — одна обязанность, без «и т. д.» и «иных поручений».
- Дайте права под обязанности: запрашивать документы, вносить предложения, требовать условий для работы, подписывать определённые бумаги.
- Опишите ответственность и взаимодействие с другими подразделениями: с кем и по каким вопросам работник обменивается информацией.
- Выберите оформление: отдельный документ или приложение к трудовому договору — от этого зависит, как инструкцию потом менять.
- Утвердите и ознакомьте работника под подпись до подписания трудового договора.
В конструкторе это занимает несколько минут: выберите образец должности, поправьте строки обязанностей и прав, впишите реквизиты и способ утверждения — документ справа соберётся в нужной структуре, а проверки подскажут, где формулировка размыта или не хватает подписи работника.
Структура и разделы должностной инструкции
Единой формы нет, но устойчивая структура из пяти-шести разделов принята почти везде — так инструкцию проще читать и работнику, и инспектору.
| Раздел | Что пишут | Пример |
|---|---|---|
| Общие положения | Категория должности, образование и стаж, кто назначает, кому подчиняется, что работник должен знать, чем руководствуется, кто замещает | «Непосредственный руководитель — главный бухгалтер» |
| Должностные обязанности | Перечень конкретных задач по трудовой функции | «Проводит сверку расчётов с контрагентами и оформляет акты сверки» |
| Права | Полномочия, без которых обязанности не выполнить | «Получать документы, необходимые для работы» |
| Ответственность | Виды ответственности со ссылкой на законодательство | «За причинение материального ущерба — в пределах трудового законодательства» |
| Взаимодействие | С кем и по каким вопросам работник обменивается информацией | «С отделом продаж — по счетам и актам» |
| Заключительные положения | Когда вступает в силу, как знакомят, как меняют | «Действует до утверждения новой редакции» |
Сверху — наименование организации и гриф утверждения, под заголовком — дата, номер и место составления, в конце — лист ознакомления. Реквизиты удобно оформлять по ГОСТ Р 7.0.97-2025: для коммерческих организаций стандарт добровольный, но инспекторы и суды привыкли к такому виду.
Должностная инструкция по профстандарту, ЕКС или свои требования
Профессиональный стандарт обязателен только в части требований к квалификации и только если эти требования установлены Трудовым кодексом, федеральным законом или иным нормативным актом (ч. 1 ст. 195.3 ТК РФ). В остальных случаях стандарт — основа, которую работодатель приспосабливает к своим технологиям и организации труда (ч. 2 ст. 195.3 ТК РФ).
Частая ошибка в статьях и ИИ-ответах — «если на должность утверждён профстандарт, инструкция обязательна» или «нужно применять бланк по стандарту». Закон требует другого: чтобы работник отвечал квалификационным требованиям, если они обязательны, а не чтобы был составлен отдельный документ.
Когда требования профстандарта обязательны
Обязательность возникает, только когда требования к квалификации прямо записаны в законе или другом нормативном акте. Основные случаи:
| Когда требования обязательны | Основание |
|---|---|
| Главный бухгалтер публичного АО, страховой организации, НПФ и других организаций из списка закона | ч. 4 ст. 7 Закона № 402-ФЗ: высшее образование, стаж 3 года из последних 5 лет, без судимости за экономические преступления |
| Педагогические работники | ст. 46 Закона № 273-ФЗ: требования квалификационных справочников и (или) профстандартов |
| Должности, с которыми закон связывает льготы и компенсации | ч. 2 ст. 57 ТК РФ: наименование — как в справочниках или профстандартах |
Как составить инструкцию по профстандарту
Найдите стандарт по виду деятельности, выберите обобщённую трудовую функцию, которую реально выполняет работник, и перенесите её трудовые действия в обязанности, а требования к образованию и опыту — в общие положения. Лишние функции не копируйте. Откуда брать формулировки:
- Профстандарт — из реестра Минтруда, если стандарт по должности утверждён: например, «Бухгалтер» (приказ Минтруда от 21.02.2019 № 103н), «Специалист по управлению персоналом», «Повар».
- Квалификационный справочник — для руководителей, специалистов и служащих (постановление Минтруда от 21.08.1998 № 37), для работников образования — раздел ЕКС, утверждённый приказом Минздравсоцразвития от 26.08.2010 № 761н; для рабочих — ЕТКС.
- Свои требования — для должностей, которых нет ни в стандартах, ни в справочниках, например «менеджер по продажам». Тогда опирайтесь на регламент работы отдела.
Должностные инструкции в школе и детском саду
В школах и детских садах инструкции педагогов сверяют с разделом ЕКС для работников образования (приказ № 761н) и профстандартами педагога: квалификационные требования к ним обязательны по закону об образовании. В конструкторе есть образцы «Учитель» и «Воспитатель детского сада» — с требованиями к образованию по ЕКС, обязанностями по охране жизни и здоровья детей и работе с родителями. Название образовательной организации и утверждающего — директор школы или заведующий — подставляются сами.
Утверждение должностной инструкции: гриф или приказ
Должностная инструкция получает силу только после утверждения руководителем или уполномоченным лицом: до этого она лишь проект, и требовать её исполнения нельзя. Утверждают одним из трёх способов — все три умеет конструктор, переключатель «Как утверждается».
| Способ | Как выглядит | Когда удобен |
|---|---|---|
| Гриф «УТВЕРЖДАЮ» | В правом верхнем углу: «УТВЕРЖДАЮ», должность руководителя, подпись, расшифровка, дата | Обычный случай: одна инструкция, утверждает директор |
| Приказом | «УТВЕРЖДЕНА приказом генерального директора от … № …» | Утверждают сразу несколько инструкций или нужна отдельная дата вступления в силу и ответственный за ознакомление |
| Решением участника | «УТВЕРЖДЕНА решением единственного участника от … № …» | Инструкция директора ООО — её утверждает орган, который его назначил |
Сам приказ об утверждении должностных инструкций — отдельный документ в свободной форме: его можно собрать в конструкторе приказов. Печать на инструкции не нужна: закон её не требует.
Отдельный документ или приложение к трудовому договору
Оформление выбирают до утверждения: от него зависит, как инструкцию потом менять. По охвату инструкции бывают типовыми — одна на должность для всех, кто её занимает, — и индивидуальными — на конкретного работника; типовую обычно делают отдельным документом, индивидуальную — приложением к договору.
| Отдельный документ | Приложение к трудовому договору | |
|---|---|---|
| Кто подписывает | Руководитель утверждает грифом, приказом или решением | Работодатель и работник, как сам договор |
| Ознакомление | Под подпись в листе ознакомления | Подпись работника на приложении |
| Подходит, когда | На одной должности несколько человек | Должность уникальна, обязанности индивидуальные |
| Как менять | Новая редакция и повторное ознакомление | Только соглашением сторон в письменной форме |
Сам договор с работником собирается в генераторе трудового договора — номер и дату договора затем впишите в шапку приложения.
Лист ознакомления с должностной инструкцией
С инструкцией знакомят под подпись до подписания трудового договора (ч. 3 ст. 68 ТК РФ), а действующих работников — с новой редакцией до начала её применения. Без подписи требовать исполнения инструкции нельзя: работник может сказать, что не знал своих обязанностей.
Лист ознакомления — последняя страница инструкции: номер, ФИО, дата, подпись и отметка «экземпляр получил(а)». Конструктор выводит его на отдельной странице, чтобы при печати он не разрывался. Если в организации введён электронный кадровый документооборот (ст. 22.1–22.3 ТК РФ) и работник на него согласился, знакомить можно и в электронном виде.
Если работник отказывается подписывать, на практике составляют акт об отказе от ознакомления с подписями двух-трёх свидетелей: текст инструкции зачитывают вслух и фиксируют это в акте.
Как изменить должностную инструкцию
Порядок зависит от двух вещей: меняется ли трудовая функция и как оформлена инструкция.
| Ситуация | Как оформить |
|---|---|
| Уточнили формулировки, переименовали отдел, добавили обязанности в рамках той же функции | Новая редакция инструкции, утверждение и ознакомление под подпись |
| Новые обязанности меняют трудовую функцию | Только с письменного согласия работника — дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 72 ТК РФ) |
| Меняются организационные или технологические условия труда | Другие условия договора, кроме трудовой функции, — с письменным уведомлением работника не позднее чем за два месяца (ст. 74 ТК РФ) |
| Инструкция — приложение к трудовому договору | Любая правка — дополнительным соглашением, подписанным обеими сторонами |
Удобнее всего утвердить инструкцию в новой редакции целиком, а не вносить точечные изменения: в споре проще показать один действующий документ, чем цепочку правок. Старую редакцию храните вместе с листом ознакомления — она нужна, чтобы подтвердить, какие обязанности были у работника раньше.
Должностные инструкции 2026: образцы по должностям, скачать в Word и PDF
В 2026 году должностные инструкции составляют по тем же правилам: ТК РФ, профстандарты и квалификационные справочники, ГОСТ Р 7.0.97-2025 для оформления. В конструкторе 13 образцов: обязанности, требования и права в них уже написаны, остаётся поправить их под свою работу. Основание требований подставляется в раздел «Общие положения».
| Образец | На что опираются требования |
|---|---|
| Бухгалтер, главный бухгалтер | Профстандарт «Бухгалтер» (№ 103н); для главного бухгалтера — ст. 7 Закона № 402-ФЗ |
| Генеральный директор, заместитель генерального директора | Устав и Закон об ООО; квалификационный справочник № 37 |
| Менеджер по продажам, менеджер по закупкам | Регламент продаж или закупок организации |
| Офис-менеджер, кладовщик | Квалификационный справочник № 37 |
| Специалист по кадрам | Профстандарт «Специалист по управлению персоналом» |
| Продавец-консультант, водитель автомобиля, повар | Стандарт обслуживания, ЕТКС, профстандарт «Повар» |
| Учитель, воспитатель детского сада | Раздел ЕКС для работников образования (№ 761н) |
| Своя должность | Пустые разделы со стандартными правами и ответственностью |
Готовую инструкцию с вашими реквизитами можно скачать в Word (DOCX) — чтобы дописать и поправить — или в PDF и распечатать. Кому нужно заполнить от руки, под инструментом есть пустой бланк должностной инструкции в PDF и Word: та же структура, на месте данных — линии с подсказками.
Ошибки в должностных инструкциях и чем они грозят
- «Выполняет иные поручения руководителя». Такая обязанность ничего не определяет: требовать работу вне трудового договора нельзя (ст. 60 ТК РФ), и в споре суд её не учтёт. Конструктор подсвечивает такие формулировки красным.
- Справочник переписан без правки. Обязанности из ЕКС часто шире реальной работы — работник выполняет их не все, и инструкция теряет доказательную силу.
- Одни и те же функции у двух должностей. При ошибке нельзя установить, кто отвечает.
- Название не совпадает со штатным расписанием. Должность в инструкции, трудовом договоре и штатном расписании должна называться одинаково.
- Нет подписи работника. Неознакомление с локальным актом — нарушение трудового законодательства: штраф для организации 30 000–50 000 ₽, для должностного лица и ИП — 1 000–5 000 ₽ или предупреждение (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Обратите внимание: в некоторых статьях пишут, что инспекция оштрафует «за отсутствие должностной инструкции». Это неточно — штрафуют за конкретные нарушения трудового законодательства, а обязанности иметь инструкцию у большинства работодателей нет.
Срок хранения должностных инструкций
Должностные инструкции работников хранят 50 лет, а законченные делопроизводством до 1 января 2003 года — 75 лет (ст. 443 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Типовые инструкции по должностям хранят 3 года после замены новыми (ст. 442 того же Перечня). Срок считают с 1 января года, следующего за годом окончания дела. Дату ознакомления каждого работника удобно отмечать в кадровой таблице.
Бесплатный бланк должностной инструкции и полная версия
| Возможность | Пробная версия | Полная версия |
|---|---|---|
| Пустой бланк в PDF и Word | Да, после регистрации | Да |
| 13 образцов должностей и своя должность | Да | Да |
| Отдельный документ или приложение к договору, три способа утверждения | Да | Да |
| Проверки формулировок и подписей | Да | Да |
| Готовая инструкция | Предпросмотр с водяным знаком | Без водяного знака, можно копировать |
| Лист ознакомления | до 2 строк | до 30 строк |
| Скачать в PDF и Word (DOCX), распечатать | — | Да |
Полная версия — с доступом к конструктору должностных инструкций или к набору «Кадровику и руководителю» вместе с трудовым договором, приказами, штатным расписанием и кадровыми журналами.