Журнал исходящих по воинскому учёту — книга или таблица, в которой организация регистрирует каждый документ, отправленный в военкомат: сведения о приёме и увольнении, об изменениях данных работника, ответы на запросы. Вести его закон не обязывает, но по нему видно, что сведения ушли в срок: 5 дней со дня приёма, увольнения или изменения, 2 недели по запросу. Онлайн-журнал выше сам считает этот срок и показывает опоздание.
Что такое журнал исходящих по воинскому учёту
Журнал исходящих документов по воинскому учёту — это список всего, что работник, ведущий воинский учёт, отправил в военный комиссариат: номер, дата отправки, военкомат, что именно отправлено, на кого и каким способом. Его называют по-разному: журнал регистрации исходящих документов по воинскому учёту, журнал учёта исходящей корреспонденции по воинскому учёту, журнал исходящей документации. Это одна и та же форма.
Журнал отвечает на три вопроса, которые задаёт проверка военкомата: что организация сообщила о каждом принятом и уволенном военнообязанном, когда и как это ушло, и чем подтверждается получение. Если записи ведутся аккуратно, спор о том, были ли сведения вообще, закрывается одной строкой журнала и почтовой квитанцией.
Обязателен ли журнал исходящих по воинскому учёту
Нет, отдельный журнал исходящих по воинскому учёту для организаций не обязателен и единой формы у него нет. Документы, по которым организации ведут воинский учёт, устанавливает Минобороны в Инструкции, утверждённой приказом Министра обороны РФ от 22.11.2021 № 700, и журнала исходящих среди них нет. Из журналов Инструкция прямо называет журнал проверок осуществления воинского учёта и бронирования (приложение № 29) — в него военкомат записывает результаты проверки.
Приложение № 10 к Инструкции № 700 — не форма для организаций
На некоторых сайтах пишут, что форма журнала исходящих утверждена приложением № 10 к той же Инструкции. Это ошибка: приложение № 10 — «Журнал регистрации отправленных извещений», и ведёт его военный комиссариат, когда сообщает другому военкомату о гражданине, прибывшем без снятия с учёта (п. 16 Инструкции). Организации эта форма не адресована.
Зачем вести журнал, если он не обязателен
Обязанность направлять сведения в сроки есть, а штраф за опоздание платит должностное лицо. Без регистрации отправки доказать, что сведения ушли на четвёртый день, а не на десятый, почти нечем. Письма в военкомат можно регистрировать и в общем журнале исходящих документов организации, но отдельный журнал удобнее: в нём есть графы для работника, даты события и срока, а при проверке не нужно листать всю переписку.
Что регистрировать в журнале исходящих по воинскому учёту
В журнал вносят всё, что организация направляет в военкомат или в орган местного самоуправления, ведущий первичный воинский учёт. Основные виды и их основания:
| Что отправляют | Основание | Срок |
|---|---|---|
| Сведения о приёме на работу военнообязанного или призывника | п. 32 «а» Положения о воинском учёте, форма — приложение № 2 | 5 дней со дня приёма |
| Сведения об увольнении | п. 32 «а», форма — приложение № 2 | 5 дней со дня увольнения |
| Сообщение об изменении семейного положения, образования, подразделения, должности, места жительства, здоровья | п. 32 «е» | 5 дней со дня изменения |
| Ответ на запрос военкомата о работниках | п. 32 «б» | 2 недели |
| Сообщение о неоговорённых исправлениях, неточностях и подделках в военном билете, о неисполнении работником обязанностей по воинскому учёту | п. 30 «г» | 5 рабочих дней со дня выявления |
| Списки, отчёты, план работы, документы для сверки | требование или письмо военкомата | срок из запроса |
Каждая отправка — отдельная запись, даже если в одном конверте ушли сведения на нескольких работников: тогда в графе «Работник» перечисляют всех или пишут «по списку на 3 л.». Документы, полученные из военкомата, — запросы, повестки для оповещения, акты проверок — регистрируют как входящие, например в журнале регистрации входящих документов.
Сроки отправки сведений в военкомат
Сроки установлены пунктами 30 и 32 Положения о воинском учёте, утверждённого постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 (редакция от 24.03.2026). Сведения о приёме, увольнении и изменениях направляют «в течение 5 дней», по запросу военкомата — «в 2-недельный срок», о нарушениях и исправлениях в документах — «в течение 5 рабочих дней». Только в последнем случае Положение говорит о рабочих днях, поэтому остальные сроки считают календарными.
| Событие | Срок | Пример: событие | Последний день |
|---|---|---|---|
| Приём на работу | 5 дней | вторник, 06.10.2026 | воскресенье, 11.10.2026 |
| Увольнение | 5 дней | понедельник, 28.09.2026 | суббота, 03.10.2026 |
| Получен запрос военкомата | 2 недели | пятница, 25.09.2026 | пятница, 09.10.2026 |
| Выявлено исправление в военном билете | 5 рабочих дней | пятница, 02.10.2026 | пятница, 09.10.2026 |
Как считать срок и почему не ждать понедельника
Срок считают со следующего дня после события: приём 6 октября — пятый день 11 октября. Переноса с выходного Положение не предусматривает, поэтому сведения о приёме 6 октября разумно отправить до пятницы 9 октября, а не ждать понедельника. Инструмент выше считает срок именно так и показывает в записи и в таблице сроков «отправлено в срок» или «отправлено с опозданием на N дней». Для пяти рабочих дней он берёт производственный календарь с праздниками и переносами.
В статьях и ответах поисковиков встречается срок «3 рабочих дня» для работника, который обязан состоять на воинском учёте, но не состоит. В действующей редакции Положения такого срока нет: о неисполнении гражданином обязанностей по воинскому учёту военкомат информируют по подпункту «г» пункта 30 — в течение 5 рабочих дней со дня, когда это выявили.
Штраф за несвоевременную подачу сведений в военкомат
За непредставление или несвоевременное представление сведений, необходимых для воинского учёта, должностное лицо организации платит штраф от 40 000 до 50 000 ₽ — статья 21.4 КоАП РФ в редакции Федерального закона от 31.07.2023 № 404-ФЗ. Отвечает тот, кто назначен ответственным за воинский учёт, или руководитель. Запись в журнале с датой отправки и отметкой о получении — главный довод, что срок соблюдён. Если срок уже пропущен, сведения всё равно отправьте сразу и зарегистрируйте с фактической датой, не подгоняя её под срок.
Штрафы от 1 000 до 30 000 ₽ по статье 21.5 КоАП РФ, которые часто попадаются в поиске по этому запросу, назначают самим гражданам — за то, что работник не сообщил в военкомат о переезде, смене семейного положения или не явился по повестке. Организацию по ним не штрафуют: для неё за сведения о приёме, увольнении, изменениях и ответы на запросы действует статья 21.4.
В какой военкомат отправлять
Сведения направляют в военкомат, где работник состоит на воинском учёте, — обычно по месту его жительства или пребывания, а не по адресу организации. Название берут из отметки в военном билете или удостоверении призывника. Если работники живут в разных районах, в журнале окажутся разные военкоматы: поэтому в графе указывают полное наименование, а не «военкомат».
Образец журнала исходящих по воинскому учёту: графы и пример заполнения
Раз формы нет, организация разрабатывает её сама и закрепляет в приказе об организации воинского учёта или в инструкции по делопроизводству. Графы выбирают так, чтобы по одной строке было видно: что ушло, на кого, по какому основанию, в какой срок и чем подтверждено получение. В инструменте лист журнала состоит из 11 граф:
| № | Графа | Что писать |
|---|---|---|
| 1 | Исх. № | порядковый номер с 1 января |
| 2 | Дата отправки | день, когда документ ушёл |
| 3 | Военный комиссариат | полное наименование |
| 4 | Вид документа (сведений) | краткое содержание документа: сведения о приёме, об увольнении, ответ на запрос… |
| 5 | Работник | ФИО и дата рождения |
| 6 | Основание, дата события | приказ № 15-к; дата приёма 01.10.2026 |
| 7 | Срок отправки | последний день по Положению |
| 8 | Способ отправки | заказное письмо, лично, Госуслуги |
| 9 | Кто подготовил | ФИО, должность |
| 10 | Отметка о получении | уведомление о вручении, отметка на втором экземпляре |
| 11 | Индекс дела | по номенклатуре, например 02-09 |
Пример заполнения журнала
Три записи ООО «Ромашка» за октябрь 2026 года:
| Исх. № | Дата | Вид | Работник | Событие | Срок | Статус |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 41 | 05.10.2026 | сведения об увольнении | Кузнецов Д. А., 02.07.1985 г. р. | увольнение 28.09.2026 | 03.10.2026 | опоздание на 2 дня |
| 42 | 07.10.2026 | сведения о приёме | Смирнов О. П., 14.03.1998 г. р. | приём 06.10.2026 | 11.10.2026 | в срок |
| 43 | 09.10.2026 | ответ на запрос № 1/2245 | по списку на 2 л. | запрос получен 25.09.2026 | 09.10.2026 | в срок |
Строка № 41 — типичная ситуация: приказ об увольнении подписан в понедельник, а сведения отправили в следующий понедельник. Журнал покажет это сразу, а не на проверке.
Как вести журнал исходящих по воинскому учёту онлайн
- Заполните титул: организацию, год, индекс дела по номенклатуре и число пустых строк для записей от руки.
- Если журнал начат в середине года, укажите первый номер — записи перенумеруются.
- Нажмите «+ Зарегистрировать» и выберите, что отправлено: сведения о приёме, об увольнении, об изменениях, ответ на запрос, сообщение о нарушениях, списки или другое.
- Впишите военкомат, работника с датой рождения и основание. Военкомат и исполнитель переносятся из предыдущей записи.
- Укажите дату события — инструмент покажет «Отправить до…» с номером пункта Положения.
- Поставьте дату отправки и способ. Статус «в срок» или «с опозданием» появится в записи и в таблице сроков.
- Когда придёт уведомление о вручении или отметка военкомата, впишите её в графу «Отметка о получении».
- Ошибочную запись не удаляйте, а отметьте «аннулирована»: номер останется за ней, и в журнале не будет пропуска.
Какие проверки делает инструмент
Инструмент проверяет даты (событие позже отправки, отправка позже сегодняшнего дня или не в году журнала), записи не по порядку дат, повторы и пропуски номеров, пустые поля работника и военкомата. Готовый лист с титулом скачивается в PDF, Word и Excel или печатается. Журнал живёт в открытой странице, поэтому перед закрытием вкладки скачайте его.
Способ отправки и отметка о получении
Положение допускает бумажную и электронную отправку, но от способа зависит, чем потом подтвердить получение. Надёжные варианты — заказное письмо с уведомлением о вручении и описью вложения, передача лично под отметку на втором экземпляре, отправка через Госуслуги.
Сведения в военкомат через Госуслуги: что записать в журнал
Сведения о приёме, увольнении, изменениях и ответы на запросы можно направить через портал Госуслуг, подписав их усиленной квалифицированной электронной подписью работника, ведущего воинский учёт, с сертифицированными ФСБ России средствами криптозащиты (п. 32(1) Положения). Нужна учётная запись организации на портале и подпись, выданная на того работника, который назначен ответственным за воинский учёт. Сроки при электронной отправке те же, что и на бумаге. Электронная отправка тоже регистрируется в журнале: способ — «Госуслуги», в отметке о получении — номер заявления на портале и его итоговый статус с датой. Скриншот или выгрузку статуса подшейте к делу.
Чем подтвердить, что сведения получены
Сама запись в журнале доказывает только, что организация документ отправила. Получение подтверждает уведомление о вручении, отметка военкомата с датой и подписью на втором экземпляре или статус заявления на Госуслугах. Пока подтверждения нет, инструмент показывает запись в сводке «Без отметки о получении» — так видно, по кому ещё ждать ответа.
Как оформить бумажный журнал
Бумажный журнал заводят на календарный год: нумерация записей с 1 января начинается с единицы. На титуле пишут наименование организации, название журнала, год, индекс дела по номенклатуре, даты начала и окончания и ответственного за ведение. Листы нумеруют, журнал прошивают, на последнем листе делают заверительную надпись с числом листов, подписью руководителя и печатью, если она есть. Это не требование закона, а обычная практика, которая защищает журнал от замены листов.
Как исправить ошибку в бумажном журнале
Записи делают ручкой, без пропуска строк. Ошибку не замазывают корректором: зачёркивают одной линией так, чтобы прежняя запись читалась, пишут верную и заверяют подписью с датой. Если документ так и не отправили, запись не вычёркивают, а отмечают «аннулирована» — номер не переходит другому документу. Ежемесячные итоги в журнале исходящих по воинскому учёту не обязательны, но помогают при годовой сверке с военкоматом.
Сколько хранить журнал
Журнал исходящих по воинскому учёту хранят 5 лет — как журналы регистрации отправляемых документов по статье 182 «г» Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Срок считают с 1 января года, следующего за годом, когда журнал закончен. Копии отправленных сведений и уведомления о вручении удобно хранить в том же деле.
Бумажный журнал, Excel или онлайн
Купленный бумажный журнал удобен, если записей мало и проверяющий хочет видеть прошитую книгу. Его минус — сроки придётся считать в уме, а опоздание заметит только проверка. Таблица Excel быстрее, но формулы срока, проверку пропусков номеров и рабочие дни нужно настраивать самому, а при печати таблица разъезжается по ширине.
Онлайн-журнал соединяет оба подхода: записи вносят в форме, срок и статус считаются сами, а лист журнала с титулом и пустыми строками скачивается в PDF или Word для печати и подшивки и в Excel (CSV) для своих отчётов. Распечатанный лист прошивают так же, как купленный журнал.
Частые ошибки в журнале исходящих по воинскому учёту
- Нет даты события. Без даты приёма или увольнения нельзя показать, что пять дней соблюдены.
- «Пять рабочих дней» для приёма и увольнения. В п. 32 «а» сказано просто «5 дней»; рабочие дни — только для сообщений о нарушениях по п. 30 «г».
- Ожидание понедельника. Если пятый день выпал на выходной, срок не переносится — отправлять нужно раньше.
- Работник без даты рождения. По одной фамилии военкомат не всегда найдёт гражданина, а при проверке трудно сопоставить запись с карточкой.
- Нет отметки о получении. Запись без уведомления о вручении или статуса на Госуслугах доказывает только отправку.
- Удалённая запись вместо аннулированной. Пропуск номера выглядит как изъятый документ.
Сведения о воинском учёте работника заносят и в раздел II его личной карточки Т-2 — данные в карточке и в отправленных сведениях должны совпадать.
Бесплатный журнал исходящих по воинскому учёту и полная версия
| Возможность | Проба | Полная версия |
|---|---|---|
| Записей в журнале | до трёх | без ограничения |
| Срок отправки по виду сведений и статус «в срок / с опозданием» | да | да |
| Проверки дат и номеров, таблица сроков, поиск | да | да |
| Лист журнала с титулом и пустыми строками | просмотр с водяным знаком | да |
| Скачать в PDF, Word (DOCX), Excel (CSV) и распечатать | — | да |
Проба открывается после бесплатной регистрации. Журнал исходящих по воинскому учёту — вкладка журнала регистрации документов, поэтому доступ к нему открывает и журналы входящих, исходящих, приказов и договоров. Полная версия — с доступом к журналу регистрации документов или к набору «Кадровику и руководителю». Какие нормы использует инструмент — в блоке «На чём основан расчёт» под журналом.