Журнал регистрации приказов онлайн: по основной деятельности и личному составу

Что такое журнал регистрации приказов и обязательно ли его вести

Журнал регистрации приказов — учётная форма, в которой каждому подписанному приказу присваивают регистрационный номер и записывают его основные сведения. Номер и дата — обязательные реквизиты приказа, а журнал показывает, откуда они взялись: приказ № 14-к не может появиться задним числом между № 13-к и № 15-к, если записи идут по порядку.

Обязанности вести такой журнал для бизнеса нет. Трудовой кодекс журнал регистрации приказов не упоминает, а Правила делопроизводства, утверждённые приказом Росархива от 22.05.2019 № 71, обязательны только для государственных органов и органов местного самоуправления (п. 1.3) — для остальных это образец. Роструд на портале «Онлайнинспекция.РФ» прямо ответил, что вести журнал регистрации кадровых приказов работодатель не обязан; обязательны только журналы инструктажей по охране труда и несчастных случаев на производстве.

Зачем вести журнал, если он не обязателен

На практике журнал ведут почти все, у кого больше нескольких приказов в год. Он нужен в трёх ситуациях:

• Спор с работником. Суд и инспекция проверяют, не составлен ли приказ об увольнении или о взыскании позже указанной даты. Запись в журнале по порядку номеров — главный аргумент.
• Проверка. Трудовая инспекция и налоговая запрашивают приказы за период — по журналу их находят за минуты, а пропущенные номера сразу видны.
• Архив. Журнал регистрации приказов по основной деятельности хранят постоянно, по личному составу — 50/75 лет: он остаётся описью приказов, когда сами дела давно в архиве.

Если журнал вы решили вести, порядок закрепите в инструкции по делопроизводству или приказе о ведении делопроизводства: какие виды приказов, какие окончания номеров, кто отвечает за журнал. Сам такой приказ можно составить в конструкторе приказов по основной деятельности.

Книга приказов — то же, что журнал регистрации приказов

Книга приказов, книга учёта приказов и книга регистрации приказов — другие названия того же журнала: учётной формы, где каждому подписанному приказу присваивают номер и записывают дату и заголовок. «Книгой» обычно называют готовый сшитый журнал из магазина бланков или журнал, который распечатали и прошили в конце года. Единого названия нормы не закрепляют, поэтому его выбирает сама организация.

С книгой приказов путают другое — дело с подлинниками приказов. Сами подписанные приказы подшивают в дела по номенклатуре: по основной деятельности отдельно от приказов по личному составу и по АХД (п. 6.24 Правил делопроизводства), а журнал регистрации служит к ним описью. Чтобы в номенклатуре не появилось два дела с похожими названиями, закрепите в инструкции по делопроизводству одно название — «журнал регистрации приказов» или «книга приказов» — и пишите его на титуле.

Форма журнала регистрации приказов: графы и образец

Унифицированной формы журнала нет — организация утверждает свою. За основу берут состав сведений о внутреннем документе из п. 4.6 Правил делопроизводства: дата, номер, вид документа, кто подписал, заголовок, исполнитель, срок, индекс дела. В инструменте выше журнал собран из таких граф:

Образец заполнения журнала приказов

Образец заполнения — те же три приказа, что стоят в инструменте по умолчанию (там даты подставляются от сегодняшнего дня):

На титульном листе пишут название организации, название журнала, год, индекс дела, даты начала и окончания и ответственного за ведение. Оформление реквизитов документов описывает ГОСТ Р 7.0.97-2025 (действует с 18.08.2025 вместо версии 2016 года), но для журнала он, как и Правила, добровольный.

Журнал приказов по основной деятельности

Сюда записывают приказы, которые касаются работы организации в целом: об учётной политике, штатном расписании, назначении ответственных, проведении инвентаризации, утверждении положений и инструкций. Журнал регистрации приказов по основной деятельности хранят постоянно (ст. 182 «а» Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236), поэтому его не смешивают с кадровыми и хозяйственными приказами.

Приказы по административно-хозяйственной деятельности — о внутреннем распорядке, эксплуатации помещений, транспорте, связи, охране — выделяют в свой журнал: он хранится 5 лет (ст. 182 «в»). В небольшой фирме их часто регистрируют вместе с основными, но тогда весь журнал придётся хранить постоянно.

Журнал регистрации приказов по личному составу

В журнал по личному составу вносят кадровые приказы: о приёме, переводе, увольнении, изменении оклада, поощрениях и взысканиях. Такие журналы хранят 50/75 лет с пометкой ЭПК (ст. 182 «б» Перечня № 236): 50 лет — если делопроизводство закончено после 1 января 2003 года, 75 лет — если раньше (ст. 22.1 закона № 125-ФЗ «Об архивном деле»). Срок считают с 1 января года, следующего за годом, в котором журнал закрыт.

Ознакомление с кадровыми приказами

С кадровыми приказами работника знакомят под подпись: с приказом о приёме — в трёхдневный срок со дня фактического начала работы (ч. 2 ст. 68 ТК РФ), с приказом об увольнении — обязательно (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ). Поэтому в журнале есть графа «Ознакомлены»: инструмент напоминает, у каких кадровых приказов дата ознакомления не стоит. Сами приказы удобно составить в конструкторах приказа о приёме на работу и приказа об увольнении.

Отдельный журнал приказов об отпусках

Приказы о ежегодных оплачиваемых и учебных отпусках, о дежурствах относятся к личному составу, но их журнал хранят только 5 лет — так сказано в примечании к ст. 182 «б» Перечня. Если записывать их вместе с приёмом и увольнением, журнал с тысячами отпусков придётся держать полвека. Поэтому их регистрируют в отдельной серии, например «-ко», и в отдельном журнале. В инструменте это вид «по личному составу: отпуска, дежурства». Сам приказ на отпуск — в конструкторе приказа по форме Т-6.

Нумерация приказов: с 1 января и своя серия у каждого вида

Регистрация документов ведётся в пределах календарного года (п. 3.5 Правил делопроизводства), поэтому первый приказ каждого вида с 1 января получает № 1. Сквозную нумерацию на несколько лет не ведут: номер без года становится неоднозначным.

Журнал регистрации приказов на 2026 год

Журнал на 2026 год начинают с № 1 по каждому виду приказов, даже если в 2025 году последний приказ получил номер 148-од: первый приказ 2026 года по основной деятельности станет № 1-од, первый кадровый — № 1-к. Журнал за 2025 год закрывают итоговой записью: сколько приказов зарегистрировано, первый и последний номер, подпись ответственного.

Заводить новую книгу не обязательно. Если в бумажном журнале остались чистые листы, его продолжают: перед первой записью года пишут заголовок «2026» и начинают номера заново. Такой журнал становится переходящим, и срок его хранения отсчитывают с 1 января года, следующего за годом последней записи. Электронный журнал удобнее вести по году: в инструменте год стоит на титуле, а проверка подсвечивает приказ с датой не из этого года — например, декабрьский приказ, записанный в январский журнал.

Окончания номеров по видам приказов

У каждого вида приказов — своя серия номеров с окончанием, по которому вид виден сразу:

Окончания — не норма закона, а принятая практика: вместо «-к» пишут «-лс», вместо «-од» — «/ОД», разделителем служит дефис, косая черта или точка. В крупных организациях номер дополняют индексом подразделения или дела по номенклатуре. Схему номеров закрепляют в инструкции по делопроизводству. Важно одно: окончания разных видов не совпадают, иначе № 5 по основной деятельности и № 5 по кадрам не различить. Пример: 12 января подписаны приказ № 1-од об учётной политике и приказ № 1-к о приёме, 15 января — № 2-од. Это три разных приказа, хотя число «1» встречается дважды.

Журнал, начатый в середине года, продолжают с номера, на котором остановились: в инструменте для этого есть поле «Первый номер» у каждой серии.

Приказы и распоряжения в одном журнале

Распоряжение — тоже распорядительный документ, но по оперативным вопросам. Если распоряжений мало, их регистрируют в журнале приказов отдельной серией с окончанием «-р». Если много — заводят свой журнал регистрации распоряжений. Смешивать номера приказов и распоряжений в одной серии нельзя: «приказ № 7» и «распоряжение № 7» должны оставаться разными документами.

Как вести журнал регистрации приказов: правила

Порядок ведения журнала одинаков для бумажного и электронного варианта:

1. Назначьте ответственного. Обычно это секретарь, кадровик или делопроизводитель; на время его отпуска — заместителя. Назначение оформляют приказом.
2. Регистрируйте в день подписания. Правила делопроизводства дают срок — день подписания или следующий рабочий день (п. 3.51). Номер присваивают в момент регистрации, заранее номера не бронируют.
3. Пишите по порядку. Следующая запись — следующий номер и дата не раньше предыдущей. Забытый приказ регистрируют следующим свободным номером, а не вписывают между строками.
4. Заполняйте все графы разборчиво. Бумажный журнал ведут ручкой с синими или чёрными чернилами, без помарок. Заголовок пишут так, чтобы по нему приказ можно было найти без подлинника.
5. Знакомьте исполнителей. О подписанных приказах исполнителей информируют (п. 3.52 Правил), с кадровыми приказами работников знакомят под подпись.
6. Закрывайте журнал в конце года итоговой записью: сколько приказов зарегистрировано, первый и последний номер.

Как исправить запись в журнале

В бумажном журнале неверное значение зачёркивают одной чертой так, чтобы оно читалось, рядом пишут верное, дату и подпись ответственного. Корректор, подчистки и вырванные листы недопустимы. Ошибочную запись не удаляют: если номер присвоили по ошибке, её отмечают «аннулирована» — номер остаётся за ней и другому приказу не передаётся.

Журнал контроля за выполнением приказов

Отдельный журнал контроля за выполнением приказов заводить не обязательно: срок исполнения, дату и отметку об исполнении записывают в графах того же журнала регистрации. Свой журнал или контрольную карточку ведут, когда поручений много и за ними следит не тот, кто регистрирует приказы. Если в приказе есть поручение с конкретным сроком, его ставят на контроль — по каждому поручению отдельно (п. 5.3 Правил делопроизводства). Срок исполнения считают в календарных днях со дня, следующего за регистрацией, а если последний день выпал на выходной, исполнить нужно в ближайший рабочий день (п. 5.6, 5.7). Без конкретной даты действуют типовые сроки: «срочно» — 3 дня, «оперативно» — 10 дней, остальные — не более 30 дней (п. 5.9). Инструмент считает срок с учётом производственного календаря и показывает, какие приказы просрочены.

Как вести журнал приказов в инструменте

1. Заполните титул: организация, год, индекс дела по номенклатуре.
2. Проверьте нумерацию: окончания серий и первый номер, если журнал начат не с января.
3. Нажмите «+ Зарегистрировать приказ», выберите вид — номер встанет следующим в серии. Впишите дату, заголовок, кто подписал и исполнителя.
4. Если в приказе есть поручение — выберите срок: дату или типовой. Когда исполнят, поставьте дату исполнения и отметку.
5. Отметьте дату ознакомления, а если приказ потом изменили или отменили — номер и дату того приказа.
6. Прочитайте проверки под списком: красным — ошибки, которые надо исправить, серым и жёлтым — подсказки.
7. В поле «Какой журнал собрать» выберите вид — получите отдельный журнал со своим сроком хранения на титуле — и скачайте его в PDF, Word или Excel либо распечатайте.

Какие нормы использует инструмент — в блоке «На чём основан расчёт» под ним. Записи живут в открытой странице: перед закрытием вкладки скачайте журнал.

Срок хранения журнала регистрации приказов

Срок хранения журнала равен сроку для журналов регистрации документов того вида, который в нём записан, — ст. 182 Перечня типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236):

Отсчёт идёт с 1 января года, следующего за годом закрытия журнала. Журнал, в котором вперемешку записаны приказы разных видов, хранят по самому длинному сроку — поэтому общий журнал на все приказы обходится дороже раздельных. При ликвидации организации журналы по основной деятельности и по личному составу передают в государственный или муниципальный архив. В интернете встречается «75 лет» для кадровых журналов без оговорок — это верно только для журналов, законченных до 2003 года.

Электронный журнал приказов или бумажный

Закон не требует бумажной формы: журнал регистрации приказов можно вести в электронном виде — в системе документооборота, в таблице или в онлайн-инструменте. Условие одно: записи защищены от незаметного изменения и удаления задним числом, а журнал сохраняется весь срок хранения. Поэтому многие ведут журнал в электронном виде, а в конце года распечатывают, подписывают и подшивают в дело.

Как оформить бумажный журнал: прошивка и заверительная надпись

1. Пронумеруйте листы журнала в правом верхнем углу.
2. Прошейте журнал, концы нити выведите на последний лист и заклейте бумажной наклейкой.
3. На наклейке сделайте заверительную надпись: «Пронумеровано и прошнуровано N листов», должность, подпись, ФИО, дата; печать — если организация её использует.

Купить готовый журнал или распечатать свой

Готовый журнал регистрации приказов продают в магазинах бланков: графы в нём типовые, а вид приказов, срок хранения и окончания номеров вписывать придётся от руки. Свой журнал из инструмента печатается сразу с титулом, нужным видом приказов, сроком хранения и пустыми пронумерованными строками для записи от руки — его остаётся прошить.

Частые ошибки в журнале приказов

• Один номер у двух приказов — обычно после «освобождения» номера ошибочного приказа. Такой номер вызывает сомнения в подлинности обоих документов.
• Приказ вписан между строками или датирован раньше предыдущего — признак регистрации задним числом.
• Общая серия на все виды — номера по кадрам и основной деятельности перемешаны, журнал нельзя разделить по срокам хранения.
• Нумерация не сброшена с 1 января — номер приказа без года перестаёт быть уникальным.
• Удалённая или вырванная запись вместо отметки «аннулирована» — пропуск номера проверяющий увидит сразу.
• Нет отметки об ознакомлении с кадровым приказом — в споре работник скажет, что о приказе не знал.

Все эти случаи инструмент ловит сам: подсвечивает дубли, пропуски, нарушенный порядок дат, дату позже сегодняшней или в другом году.

Бесплатный журнал приказов и полная версия

После регистрации на сайте журнал работает в пробной версии — можно проверить его на своих приказах.

Журнал приказов входит в журнал регистрации документов: доступ к нему открывает и журналы входящих, внутренних, исходящих документов и договоров. Полная версия — с доступом к журналу регистрации документов или к набору «Кадровику и руководителю».