Учёт расхода продуктов на кухне кафе и столовой

Учёт продуктов питания на кухне: что это и зачем нужен

Учёт продуктов на кухне — это контроль движения сырья в кафе, столовой, ресторане, кофейне или пекарне: что пришло от поставщика, что ушло в блюда и заготовки, что передали в бар, списали и что лежит в холодильнике. Он показывает реальную стоимость израсходованных продуктов и вовремя ловит потери, которые иначе растворяются в общей сумме закупок.

Без учёта перерасход по рецептуре, порча, неоприходованные накладные и хищения выглядят одинаково — «продукты кончились быстрее, чем ожидали». С учётом у каждой потери появляется адрес: конкретный продукт, количество и сумма. Тот же учёт продуктов питания в организации нужен бухгалтерии: по ведомости кухни продукты списывают в расходы, а по результатам пересчёта оформляют недостачу.

Как вести учёт продуктов в кафе, столовой и ресторане

Учёт строится одинаково в кафе, столовой и ресторане; различается только объём: в столовой меньше блюд и больше порций, в ресторане — длинное меню и много заготовок.

1. Примите продукты по накладной. Сверьте количество, вес, срок годности и целостность упаковки; повреждения сфотографируйте, расхождение оформите актом и сообщите поставщику.
2. Внесите приход в тех же единицах, что и в технологических картах: килограммах, литрах, штуках. Цена — из накладной; при новой поставке обновляйте её, иначе сумма отклонения будет устаревшей.
3. Закрепите нормы закладки брутто на каждое блюдо и рецептуры заготовок; обновляйте их при смене рецепта или поставщика.
4. Отмечайте внутренние движения: выпуск заготовок, передачу продуктов в бар или на другую точку.
5. Списывайте порчу и просрочку по акту сразу, до пересчёта.
6. Вносите продажи — число порций каждого блюда из кассового отчёта за смену, неделю или месяц.
7. Пересчитайте остатки, сравните с расчётными и разберите каждое заметное отклонение.

Инвентаризация на кухне: как часто пересчитывать продукты

Частоту пересчёта на кухне организация выбирает сама; закон требует инвентаризации только в обязательных случаях — перед годовой отчётностью, при смене материально ответственного лица, после порчи или кражи и в других случаях из п. 15 ФСБУ 28/2023. Для контроля потерь кафе обычно пересчитывают дорогие и скоропортящиеся продукты — мясо, рыбу, сыр, сливки — раз в неделю или в конце смены, а остальное раз в месяц.

Снятие остатков продуктов в конце смены

Во время снятия остатков не перемещайте продукты между зонами. Проверяйте места хранения последовательно и считайте в тех же единицах измерения, что и в таблице. Снятие остатков в конце смены по смыслу соответствует акту ОП-15; полную инвентаризацию с описью и сличительной ведомостью оформляют по правилам инвентаризации.

Приход и расход продуктов: формула остатка

Учёт прихода и расхода продуктов держится на одной формуле: остаток на начало + приход − расход по нормам − передано − списано = расчётный остаток на конец. Фактический остаток дают весы, а разница между ними — главный показатель контроля.

Если расчётный остаток получился отрицательным, по нормам ушло больше, чем было: не оприходована накладная, не указан выпуск заготовки или нормы завышены.

Нормы расхода продуктов на порцию: как считать расход по нормам закладки

Расход продуктов по нормам равен числу проданных порций, умноженному на норму закладки брутто на одну порцию, — и так по каждому блюду, где встречается продукт. Затем расходы по всем блюдам складывают. Нормы расхода продуктов на порцию берут из технологической карты блюда.

Норма для учёта — брутто, то есть масса сырья до очистки и разделки: со склада уходит именно она. Нетто показывает, сколько попадает в блюдо после отходов. Если считать расход по нетто, отходы при очистке превратятся в мнимую недостачу. Продукт, который весит по-разному в разные сезоны (картофель, морковь), требует сезонной нормы брутто — её тоже пишут в техкарте.

Стоимость продуктов на порцию по тем же нормам — основа цены блюда: как перейти от неё к цене в меню и фудкосту, разобрано в калькуляции блюда.

Пример: расход по нормам, остатки и недостача в рублях

Кафе за две недели продало 40 порций пасты с курицей (спагетти 0,1 кг, курица 0,12 кг, соус 0,08 кг, пармезан 0,01 кг) и 15 порций курицы гриль (курица 0,2 кг, соус 0,05 кг). Соус варят сами: на 1 кг — 0,9 л сливок и 0,12 кг пармезана, за период выпустили 6 кг. Себестоимость соуса: 0,9 × 520 + 0,12 × 1 600 = 660 ₽ за кг.

Итог: на проданные блюда по нормам ушло продуктов на 7 363 ₽, недостача — 241 ₽, излишек спагетти — 10,50 ₽, остаток на конец — 2 756,50 ₽. Эти данные показаны в примере гостя и полной версии. В пробе можно проверить базовый расчёт на двух продуктах и одном блюде.

Учёт полуфабрикатов и заготовок на кухне

Заготовки и полуфабрикаты собственного производства — соусы, фарш, тесто, бульоны, нарезка — учитывают отдельной позицией с собственной рецептурой. При выпуске сырьё списывается по рецептуре на заготовку, а сама заготовка приходуется в килограммах или порциях. Блюда затем списывают уже заготовку, а не сырьё.

Без этого уровня продукты, превращённые в соус, при пересчёте выглядят как недостача сливок, а остаток соуса — как необъяснимый излишек. Заготовки пересчитывают вместе с сырьём, но отдельными строками. Стоимость заготовки равна стоимости сырья по рецептуре — в таблице она считается сама. Разделку мяса на полуфабрикаты в общепите по смыслу оформляют актом ОП-23.

Контроль расхода продуктов: сравнение факта с нормами

Контроль расхода продуктов — это сравнение фактического расхода с расходом по нормам за тот же период. Фактический расход = остаток на начало + приход − передано − списано − остаток по пересчёту. Разница показывает перерасход или экономию по каждому продукту; по смыслу это контрольный расчёт по форме ОП-17.

Отклонение удобнее оценивать в процентах от нормы: 0,1 кг недостачи курицы при расходе 7,8 кг — 1,3 %, а 0,15 кг соуса при 3,95 кг — 3,8 %. Где искать причину, если процент высокий:

• порции кладут больше нормы — проверьте выход и порционный инвентарь;
• норма в техкарте устарела: сменился поставщик, размер куска, сезон;
• не учтены заготовки, блюда для персонала, дегустации, переделка заказов;
• продукты передали в бар без отметки;
• не оприходована или задвоена накладная;
• хищение — если остальные причины исключены.

Порог, с которого строка подсвечивается в расчёте, вы задаёте сами: это внутренняя норма заведения, а не требование закона.

Та же ведомость помогает с закупками. Продукт, остаток которого месяц за месяцем почти не меняется, — неликвид: его закупают больше, чем расходуют, и он рискует испортиться. Продукт, который к концу периода уходит в ноль, требует минимального запаса — например, двухдневного расхода по нормам, — чтобы блюдо не пропало из меню.

Недостача продуктов и учёт списания в общепите

Недостача и излишки по пересчёту оформляются по правилам инвентаризации: по п. 12 ФСБУ 28/2023 излишки относят на доходы, а недостачу — на виновных лиц, если есть основания для возмещения, иначе на расходы. Недостачу в пределах норм естественной убыли относят на затраты, но только при фактической недостаче, по тому наименованию, где она выявлена, и после зачёта пересортицы (п. 14). Нормы естественной убыли продовольственных товаров для торговли и общепита утверждает Минпромторг России; единого процента «на всё» нет — величина зависит от группы продукта, срока и условий хранения.

Порчу, брак и продукты с истёкшим сроком годности списывают отдельно, по акту с причиной и количеством — до пересчёта. Тогда в недостаче остаются только необъяснённые потери. Унифицированные акты для этого — ТОРГ-15 «о порче, бое, ломе» и ТОРГ-16 «о списании товаров»; можно и свою форму с реквизитами первичного документа.

Учёт сроков годности продуктов и порядок расхода

Продукты хранят в условиях и в пределах срока годности, которые установил изготовитель (ч. 7 ст. 17 ТР ТС 021/2011), а на хранении у продукции должна быть информация о сроке годности (ч. 9). Продукцию с истёкшим сроком владелец обязан сам изъять из оборота (ч. 4 ст. 5), до утилизации она хранится отдельно и подлежит учёту (ч. 3 ст. 18).

На кухне расход организуют по ближайшему сроку годности: впереди ставят продукты, которые нужно использовать раньше, даже если их привезли позже. При одинаковом сроке подходит FIFO, «первым пришёл — первым ушёл»: старые партии ближе к краю полки, новые в глубине, заготовки маркируют датой и временем выпуска. Температуру холодильников и складов, а также влажность складов регистрируют ежедневно на бумаге или электронно: это требование п. 35 СанПиН 2.3/2.4.4282-26, действующих с 1 сентября 2026 года. Колонка «Годен до» в таблице подсвечивает продукты, у которых срок истекает в ближайшие дни, — их стоит пустить в работу или списать. Для скоропортящейся продукции заведения дополнительно ведут журнал бракеража скоропортящейся продукции.

Форма ОП-14 и ведомость учёта движения продуктов

Для общепита есть унифицированные формы, утверждённые постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132. С 2013 года они не обязательны: организация вправе утвердить свои бланки, если в них есть обязательные реквизиты первичного документа по ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ — название, дата, организация, содержание операции, количество и стоимость, должности и подписи ответственных.

Перечень форм с кодами — в справочнике КонсультантПлюс. Таблица на этой странице собирает две из них в адаптированном виде: ведомость движения продуктов на основе ОП-14 — с количеством и стоимостью по каждому продукту, а не только суммами, — и контрольный расчёт на основе ОП-17. Форму, которой пользуется заведение, закрепляют в учётной политике.

Журнал учёта продуктов: приход и расход

Журнал учёта продуктов и ведомость решают разные задачи. Журнал прихода и расхода продуктов ведут каждый день построчно: дата, продукт, сколько пришло и ушло. Ведомость подводит итог за смену, неделю или месяц: остаток на начало, приход, расход по нормам, остаток расчётный и фактический. Для контроля потерь удобнее ведомость — в ней сразу видна недостача; журнал полезен как первичная запись, из которой ведомость заполняют.

Школам и детским садам, которые ведут накопительную ведомость по расходу продуктов питания по бюджетной форме, подойдёт отдельная страница — накопительная ведомость.

Кухня и бар: передача продуктов

Кухню и бар учитывают раздельно — у каждого своё материально ответственное лицо и своя ведомость. Передачу продуктов между ними оформляют накладной на внутреннее перемещение, например по форме ТОРГ-13, а в таблице отмечают в колонке «Передано». Если передачу не отметить, сливки, ушедшие в кофе, на кухне превратятся в недостачу, а в баре — в излишек.

Учёт продуктов в Excel, программе или онлайн-таблице

Закон не требует вести учёт продуктов в специальной программе — подойдёт и бумажная ведомость, и Excel, и онлайн-таблица. Различаются они трудозатратами.

Небольшому кафе или столовой с понятным меню таблицы обычно хватает; сети и заведению с алкоголем и маркированными товарами удобнее программа, связанная с кассой.

Как вести учёт в таблице на этой странице

1. Заполните реквизиты: организацию, подразделение, период, номер документа и материально ответственное лицо.
2. Во вкладке «Продукты» внесите остатки на начало, приход, передачи и списания. Список можно вставить из Excel или накладной.
3. Во вкладке «Блюда и заготовки» заведите заготовки с рецептурой на 1 кг и выпуском, затем блюда с нормами брутто и числом проданных порций.
4. После пересчёта внесите фактические остатки — появятся недостача и излишки в килограммах и рублях.
5. Выберите документ — ведомость движения или контрольный расчёт по нормам — и скачайте его в PDF, Word или Excel (CSV).
6. В начале нового периода нажмите «Перенести остатки»: фактические остатки станут остатками на начало.

Какие нормы использует таблица, видно в блоке «На чём основан расчёт» под инструментом.

Частые ошибки в учёте продуктов

• Нормы закладки нетто, а приход брутто — расход по нормам занижен, появляется мнимая недостача.
• Нормы в граммах, а продукты в килограммах — расход отличается в тысячу раз.
• Заготовки не учитываются отдельно — сырьё «пропадает», а заготовка «появляется из ниоткуда».
• Передачи между кухней и баром не отмечаются.
• Порчу списывают после пересчёта, и она попадает в недостачу.
• Нормы не меняют после смены поставщика, рецепта или сезона.
• Остатки считают на глаз, без взвешивания.
• Цены в учёте устарели — недостача в рублях искажена.

Бесплатная таблица учёта продуктов и полная версия

Пробная версия открывается после регистрации и показывает, как работает расчёт на ваших продуктах. Полная версия снимает ограничения и открывает документы.

Полная версия — с доступом к учёту продуктов на кухне или к набору «Кафе и ресторану», где вместе с ним калькуляция блюда, технологические карты и другие инструменты общепита.