Учёт рабочего времени сотрудников — ежедневная фиксация того, когда работник пришёл, ушёл и сколько отдыхал, чтобы знать фактически отработанные часы. Вести его обязан каждый работодатель, включая ИП с работниками (ч. 4 ст. 91 ТК РФ), форму он выбирает сам. Таблица выше считает часы за день и месяц, опоздания, ранние уходы, переработку и ночные часы и сверяет итог с нормой производственного календаря.
Обязан ли работодатель вести учёт рабочего времени
Да. Работодатель обязан вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником, — это прямое требование ч. 4 ст. 91 Трудового кодекса. Оно распространяется на организации любого размера и на индивидуальных предпринимателей, у которых есть сотрудники по трудовым договорам, в том числе удалённые и совместители.
Закон не устанавливает, как именно фиксировать время каждый день: подойдёт журнал, таблица, система пропусков или учётная программа. Обязателен результат — итог за месяц, который переносят в табель и по которому начисляют зарплату. Без учёта работодателю нечем подтвердить прогул, неполный день или переработку ни в споре с сотрудником, ни при проверке трудовой инспекции.
Штраф за отсутствие учёта рабочего времени
Неведение учёта или учёт с ошибками — нарушение трудового законодательства по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:
| Кто отвечает | Наказание за первое нарушение |
|---|---|
| Должностное лицо (директор, кадровик) | предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 ₽ |
| Индивидуальный предприниматель | предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 ₽ |
| Организация | предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 ₽ |
Повторное нарушение наказывается строже — по ч. 2 той же статьи, вплоть до дисквалификации должностного лица.
Виды учёта рабочего времени: поденный, понедельный, суммированный
Вид учёта определяет, за какой период сравнивают отработанные часы с нормой. Его выбирают по режиму работы и закрепляют в правилах внутреннего трудового распорядка.
| Вид учёта | Когда подходит | С чем сравнивают часы |
|---|---|---|
| Поденный | пятидневка с одинаковыми днями, например 9:00–18:00 | с дневной нормой (учётный период — один день): переработка видна за каждый день |
| Понедельный | дни разной длины, но в неделю не больше 40 часов | с недельной нормой |
| Суммированный | сменный график, вахтовый метод, гибкий график, когда дневную или недельную норму выдержать нельзя | с нормой учётного периода — до года, при вредных и опасных условиях до 3 месяцев (ст. 104 ТК РФ) |
Онлайн-таблица на этой странице ведёт поденный учёт и подводит итог за месяц. Для сменных графиков с учётным периодом в квартал или год переработку считают в калькуляторе суммированного учёта рабочего времени, а сами смены планируют в графике смен.
Как вести учёт рабочего времени сотрудников
Учёт держится на трёх вещах: закреплённом режиме работы, назначенном ответственном и ежедневных отметках. Порядок такой:
- Закрепите режим. Время начала и окончания работы, перерыв и выходные указывают в правилах внутреннего трудового распорядка или в трудовом договоре. Без этого опоздание не от чего отсчитывать.
- Выберите вид и способ учёта: поденный, понедельный или суммированный; журнал, таблица или система пропусков.
- Назначьте ответственного приказом и ознакомьте с порядком учёта работников под подпись.
- Отмечайте время каждый день: приход, уход, перерыв. Удобнее заполнить месяц по графику и исправлять только отклонения.
- Фиксируйте отсутствия с основанием: отпуск — приказ, больничный — номер электронного листка, командировка — приказ или служебное задание, неявка — объяснительная или акт.
- Сверьте итог с нормой месяца до закрытия табеля и разберите отклонения: опоздания, переработку, работу в выходные.
- Перенесите итоги в табель и передайте в бухгалтерию.
Приказ об учёте рабочего времени и ответственный
Отдельного обязательного приказа закон не требует, но на практике его издают: в нём называют вид учёта, форму документа (табель, журнал, электронная система) и ответственного — кадровика, бухгалтера или руководителя подразделения. Ответственный отмечает явки и неявки, проверяет документы об уважительных причинах отсутствия и подписывает табель.
Сколько хранить документы учёта рабочего времени
Табели, графики и журналы учёта рабочего времени хранят 5 лет, а при вредных и опасных условиях труда — 50 или 75 лет (ст. 402 перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Бумажный журнал удобно прошить и пронумеровать, электронные записи — выгружать по месяцам и хранить тот же срок.
Как вести учёт рабочего времени онлайн в таблице
Инструмент выше заменяет самодельную таблицу с формулами: всё считается сразу, без регистрации в отдельной программе.
- Укажите организацию, месяц и график: начало и конец дня, перерыв на обед и допуск — сколько минут расхождения не считать нарушением.
- Добавьте сотрудников с должностью и табельным номером. Месяц сразу заполнится по графику, сокращённые предпраздничные дни — на час короче.
- Исправьте отклонения: фактическое время прихода и ухода, отметки «отпуск», «больничный», «командировка», «без сохранения», «неявка», примечание с причиной.
- Смотрите итог по сотруднику: отработано, личная норма, отклонение, опоздания, ранние уходы, время сверх графика и в выходные.
- Выберите документ — лист сотрудника, журнал прихода и ухода по датам или сводку по всем — и распечатайте его или скачайте.
Какие нормы использует инструмент и с какой даты они действуют — в блоке «На чём основан инструмент» под таблицей.
Как посчитать отработанные часы: формула и пример
Отработанное время за день = уход − приход − перерыв. Перерыв для отдыха и питания в рабочее время не входит (ст. 108 ТК РФ), поэтому его вычитают, даже если сотрудник не выходил из офиса.
Пример — сентябрь 2026 года, график 9:00–18:00 с перерывом 60 минут и допуском 5 минут, как в примере в таблице выше:
| Дата | Приход | Уход | Перерыв | Отработано | Отклонение |
|---|---|---|---|---|---|
| 01.09 | 8:56 | 18:03 | 60 мин | 8:07 | сверх графика 0:07 |
| 03.09 | 9:20 | 18:00 | 60 мин | 7:40 | опоздание 0:20 |
| 10.09 | 9:00 | 20:00 | 60 мин | 10:00 | сверх графика 2:00 |
| 17.09 | 9:12 | 18:00 | 60 мин | 7:48 | опоздание 0:12 |
За месяц у Ивановой 22 рабочих дня по 8 часов — норма 176 часов. С учётом всех отклонений она отработала 177 часов 42 минуты: плюс 1 час 42 минуты к норме, два опоздания на 32 минуты и 2 часа 14 минут сверх графика. Приход на 4 минуты раньше начала дня нарушением не считается и в отклонения не попадает, а уход после 18:00 даёт время сверх графика.
Норма месяца и личная норма сотрудника
Норма месяца по производственному календарю при 40-часовой неделе — число рабочих дней × 8 часов минус по часу за каждый предпраздничный день (ч. 1 ст. 95 ТК РФ). Личная норма сотрудника меньше на дни отпуска, больничного, командировки и отпуска без сохранения зарплаты: эти дни не отрабатывают, и недоработкой они не считаются. Неявка без уважительной причины норму не уменьшает — она даёт недоработку. Норму на любой период можно посмотреть в калькуляторе рабочих дней и часов.
Учёт опозданий и ранних уходов
Опоздание — приход позже времени начала работы, закреплённого в правилах распорядка или трудовом договоре; ранний уход — уход до окончания дня без разрешения. Оба — нарушение трудовой дисциплины, за которое работодатель вправе объявить замечание или выговор (ст. 192 ТК РФ).
Взыскание законно только с соблюдением порядка ст. 193 ТК РФ: у работника затребуют письменное объяснение, через два рабочих дня без ответа составляют акт, а наказать можно не позднее месяца со дня обнаружения проступка. Если причина уважительная — как правило, это авария на дороге или в доме, внезапная болезнь, задержка транспорта, подтверждённая справкой, — взыскание не применяют, а в учёте ставят примечание с документом. Штрафовать рублями за опоздание нельзя. Снизить премию можно, только если такое условие прописано в положении о премировании (ч. 2 ст. 135 ТК РФ) и премия не входит в гарантированную часть зарплаты. Если после взыскания опоздания повторяются, это неоднократное неисполнение обязанностей — основание для увольнения по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
Таблица копит число опозданий и их суммарное время за месяц, а в примечании можно записать причину и документ — объяснительную, справку, распоряжение руководителя. Допуск в настройках отсекает минутные расхождения, чтобы учёт не превращался в придирки.
Когда опоздание становится прогулом
Прогул — отсутствие на работе без уважительных причин весь рабочий день или более четырёх часов подряд (пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Опоздание на четыре часа с небольшим или уход за пять часов до конца дня уже формально прогул, за который можно уволить даже однократно. Такие дни таблица помечает отдельно: «более 4 ч — признак прогула», чтобы ответственный успел запросить объяснение.
Учёт переработки и сверхурочной работы
Время сверх графика ещё не означает сверхурочную работу. Сверхурочная — работа по инициативе работодателя за пределами установленной продолжительности рабочего дня, а при суммированном учёте — сверх нормы учётного периода (ст. 99 ТК РФ). Если сотрудник задержался по своей воле, это переработка, но не сверхурочная работа, и повышенной оплаты она не требует.
- Привлекают к сверхурочной работе с письменного согласия работника, кроме чрезвычайных случаев.
- Лимит — не более 4 часов в день и 120 часов в год; до 240 часов в год, если это предусмотрено коллективным договором или отраслевым соглашением (ч. 6 ст. 99 ТК РФ).
- В пределах 120 часов в год первые два часа оплачивают не менее чем в полуторном размере, следующие — не менее чем в двойном; вместо повышенной оплаты работник может выбрать дополнительное время отдыха (ст. 152 ТК РФ).
Таблица показывает время сверх графика по каждому дню и за месяц — по нему видно, где нужен приказ о сверхурочной работе и согласие работника. Посчитать доплату в рублях можно в калькуляторе оплаты сверхурочных.
Работа в выходные и праздничные дни
Работа в выходной или нерабочий праздник оплачивается не менее чем в двойном размере либо в одинарном с предоставлением другого дня отдыха (ст. 153 ТК РФ). В сверхурочные такие часы не включаются. Поэтому таблица считает их отдельно: «работа в выходной» или «работа в праздник» с числом часов, а в итогах — колонкой «в выходные».
Ночные часы и смена через полночь
Ночное время — с 22:00 до 6:00 (ст. 96 ТК РФ), работа в эти часы оплачивается в повышенном размере (ст. 154 ТК РФ). Если сотрудник пришёл в 20:00 и ушёл в 8:00 следующего дня, запишите это одной строкой в день начала смены: уход раньше прихода означает переход через полночь, и таблица прибавит сутки. Ночные часы она выделит отдельно — их переносят в табель для доплаты.
Отпуск, больничный, командировка: как отмечать отсутствия
Каждый день отсутствия получает отметку с основанием — от неё зависит, уменьшается ли норма сотрудника:
| Отметка | Основание | Норма месяца |
|---|---|---|
| Отпуск | приказ об отпуске, график отпусков | уменьшается |
| Больничный | электронный листок нетрудоспособности | уменьшается |
| Командировка | приказ или служебное задание | уменьшается |
| Без сохранения зарплаты | заявление и приказ | уменьшается |
| Неявка | причина не выяснена — объяснительная или акт | не уменьшается |
Неявку по невыясненной причине потом можно заменить: принёс сотрудник листок нетрудоспособности — меняют отметку на «больничный», не принёс — оформляют прогул по процедуре ст. 193 ТК РФ.
Учёт рабочего времени, табель и журнал прихода и ухода
Это три разных документа, которые дополняют друг друга. Журнал или таблица прихода и ухода фиксирует точное время каждый день, табель — итог месяца с кодами явок и неявок, по которому начисляют зарплату.
| Журнал прихода и ухода | Лист учёта сотрудника | Табель Т-13 | |
|---|---|---|---|
| Что фиксирует | время прихода и ухода всех сотрудников по датам, подписи | дни одного сотрудника: часы, отклонения, итог | часы за день и коды: Я, ОТ, Б, К, НН |
| Обязателен | нет, вводит работодатель | нет, вводит работодатель | форма учёта обязательна, бланк Т-13 — по выбору |
| Зачем | дисциплина, доказательство опозданий | сверка с нормой, разбор отклонений | зарплата, отчётность, проверки |
Все три вида есть в инструменте: журнал строится по датам с графой «Подпись работника», лист — по выбранному сотруднику, сводка — по всему штату. Сам табель по форме Т-13 с кодами заполняют в онлайн-табеле учёта рабочего времени. Журнал не заменяет табель: в нём нет кодов неявок и итогов, по которым считают зарплату.
Учёт рабочего времени в Excel, онлайн-таблице или системе контроля доступа
Способ учёта выбирают по размеру коллектива и тому, насколько точное время нужно.
| Способ | Плюсы | Минусы |
|---|---|---|
| Бумажный журнал | дёшево, подпись работника под временем | легко исправить задним числом, итоги — вручную |
| Таблица Excel | привычно, бесплатно | формулы опозданий, нормы и предпраздничных дней настраивают сами, ошибки в формулах незаметны |
| Онлайн-таблица | норма по календарю, отклонения и итоги считаются сразу, готовые документы | время вносит ответственный, а не турникет |
| Система контроля доступа (карты, биометрия), тайм-трекер, программа учёта | точное время без участия людей, для удалённых — активность за компьютером | оборудование, внедрение, плата за каждого сотрудника |
Для коллектива до нескольких десятков человек достаточно таблицы: она даёт те же итоги, что и автоматизированная система учёта рабочего времени, без затрат на оборудование. Данные из таблицы выгружаются в Excel (CSV), если их нужно передать в бухгалтерскую программу.
Как выбрать систему учёта рабочего времени
Тайм-трекер на компьютере и учёт рабочего времени — не одно и то же. Программа мониторинга считает время активности за ПК: звонки, встречи, работа на складе или у клиента для неё — простой. Для табеля по ч. 4 ст. 91 ТК РФ нужно фактически отработанное время — приход, уход и перерыв по графику. Выбирая систему или программу учёта, проверьте, что она даёт именно эти отметки, считает норму по производственному календарю и выводит итог за месяц, а не только отчёт о «продуктивности».
Бесплатный учёт рабочего времени и полная версия
Пробная версия открывается после регистрации и считает всё по-настоящему, но на двух сотрудниках. Полная версия снимает ограничения и открывает выгрузку.
| Возможность | Проба | Полная версия |
|---|---|---|
| Приход, уход, перерыв, отметки отсутствий, примечания | да | да |
| Опоздания, ранние уходы, сверх графика, выходные, ночные часы | да | да |
| Сотрудники | до двух | весь штат |
| Лист сотрудника, журнал прихода и ухода, сводка | просмотр с водяным знаком | да |
| Печать, PDF, Excel (CSV) | — | да |
Полная версия — с доступом к учёту рабочего времени или к набору «Кадровику и руководителю» вместе с табелем, графиком смен и калькуляторами зарплаты.