Журнал учёта рабочего времени — внутренний документ, в котором по датам записывают, во сколько каждый сотрудник пришёл на работу и ушёл с неё, с подписью работника и причиной отклонений. Закон обязывает работодателя вести учёт фактически отработанного времени (ч. 4 ст. 91 ТК РФ), но форму журнала не устанавливает — её утверждает сам работодатель. Инструмент выше готовит бланк журнала на месяц с датами и фамилиями или заполненный журнал прихода и ухода с часами, опозданиями и итогами для табеля.
Что такое журнал учёта рабочего времени и обязателен ли он
Журнал учёта рабочего времени обязательным документом не является: обязателен сам учёт. Часть 4 статьи 91 ТК РФ требует, чтобы работодатель вёл учёт времени, фактически отработанного каждым работником, а каким документом это делать — табелем, журналом, данными пропускной системы, — решает он сам. Формы первичных учётных документов утверждает руководитель (ч. 4 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ), поэтому единого бланка журнала нет.
Журнал прихода и ухода заводят, когда нужно видеть не «отработал день», а точное время: кто опоздал, кто ушёл раньше, кто задержался по распоряжению руководителя. Его же называют журналом прихода на работу или журналом выхода на работу — по сути это один документ. За отсутствие журнала штрафа нет; штраф есть за то, что учёт не ведётся вовсе: по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ должностному лицу — предупреждение или 1 000–5 000 ₽, ИП — 1 000–5 000 ₽, организации — 30 000–50 000 ₽.
Книга учёта рабочего времени — тот же журнал
Книга учёта рабочего времени — это тот же журнал прихода и ухода, только в виде сшитой книги или тетради: правила ведения у неё те же. Название на обложке значения не имеет: важно, какие графы в ней есть и что закреплено в приказе. Листы нумеруют, прошнуровывают и на последнем пишут, сколько листов в книге, — так её нельзя подменить. На титуле указывают организацию или подразделение, дату начала ведения и ответственного, а после заполнения — дату окончания. «Инструкция по ведению книги учёта рабочего времени», которую ищут вместе с ней, — это и есть приказ о ведении журнала или раздел правил внутреннего трудового распорядка (ниже — что в нём писать). Бланк для книги собирается в инструменте выше: распечатайте пустые листы на месяц и сшейте.
Журнал и табель: в чём разница
Журнал фиксирует время по дням, табель — итог месяца для расчёта зарплаты. Обычно журнал питает табель данными: в конце месяца отметки из журнала сводят и переносят в табель.
| Признак | Журнал прихода и ухода | Табель учёта рабочего времени |
|---|---|---|
| Что фиксирует | Время прихода и ухода по каждому дню, подпись, причина отклонения | Явки и неявки с кодами, часы за день и итог за месяц |
| Кто заполняет | Работник сам или ответственный (вахта, кадровик) | Табельщик, кадровик, руководитель подразделения |
| Зачем | Контроль дисциплины, основание для докладной, данные для табеля | Начисление зарплаты, доплат, расчёт среднего заработка |
| Форма | Своя, утверждается приказом | Т-12, Т-13 или своя форма |
Если журнал нужен вместо табеля, в утверждённой форме должны быть и ежедневные записи, и итог по каждому работнику за месяц — иначе по нему не начислить зарплату. Итоги для этого собирает вид «Итоги для табеля» в инструменте выше, а сам табель по форме Т-13 с кодами — в табеле учёта рабочего времени.
Как вести журнал учёта рабочего времени
Журнал ведут по правилам, которые работодатель сам закрепляет приказом: кто записывает, где лежит журнал, что писать при отклонениях. Порядок ведения обычно такой:
- Закрепите режим работы. Время начала и окончания работы и перерывы устанавливают правила внутреннего трудового распорядка или трудовой договор (ст. 100, ч. 4 ст. 189 ТК РФ). Без них опоздание не от чего отсчитывать.
- Утвердите форму и порядок приказом — графы журнала, кто вносит записи, кто проверяет, где журнал хранится.
- Назначьте ответственного — кадровика, офис-менеджера, руководителя подразделения или сотрудника охраны.
- Ознакомьте работников под роспись с приказом: знакомить с локальными актами, связанными с работой, работодатель обязан по ч. 2 ст. 22 ТК РФ.
- Подготовьте журнал. Бумажный — с титульным листом, пронумерованными листами и записью о прошивке; электронный — с защитой от правки задним числом.
- Записывайте каждый день: дату, фамилию, время прихода и ухода в формате ЧЧ:ММ, подпись. Отклонение — сразу с причиной и документом в примечании. Ошибки исправляют без подчисток и корректора.
- Сводите итоги в конце месяца и переносите их в табель; закрытый журнал сдавайте на хранение.
Приказ о ведении журнала учёта рабочего времени
Приказ о ведении журнала учёта рабочего времени вводит журнал и делает его записи обязательными для работников. В приказе указывают: с какой даты вводится журнал и в каких подразделениях; форму журнала (приложением); кто и когда вносит записи — сам работник при входе или ответственный; ответственного за ведение и хранение; как отмечать опоздания, ранние уходы и отлучки по служебным делам; срок передачи итогов в бухгалтерию. Приказ подписывает руководитель, работники знакомятся с ним под роспись. Отдельный приказ не нужен, если порядок уже прописан в правилах внутреннего трудового распорядка.
Где держать журнал: персональные данные работников
Фамилии и время прихода работников — их персональные данные. Согласие на такую обработку не нужно: контроль количества и качества выполняемой работы прямо назван среди допустимых целей (п. 1 ч. 1 ст. 86 ТК РФ). Но доступ к персональным данным работодатель должен разрешать только уполномоченным лицам (ст. 88 ТК РФ), поэтому журнал не оставляют открытым на столе для посетителей: его держат у ответственного или на посту охраны и выдают для записи. В журнал вносят только то, что нужно для учёта: ФИО, должность, время и причину отклонения, без паспортных данных и телефонов.
Журнал прихода и ухода сотрудников: графы и форма
Форма журнала прихода и ухода сотрудников свободная, но набор граф у большинства работодателей одинаковый. Его хватает, чтобы по записи можно было понять, кто, когда и почему отклонился от режима.
| Графа | Что писать |
|---|---|
| № записи | Сквозной номер без пропусков |
| Дата | ДД.ММ.ГГГГ; в бланке на месяц даты стоят заранее |
| Фамилия, имя, отчество | Полностью — журнал ведут годами, появляются однофамильцы |
| Должность | По штатному расписанию |
| Время прихода | Фактическое, ЧЧ:ММ |
| Время ухода | Фактическое, ЧЧ:ММ |
| Отработано | Уход минус приход минус перерыв — в журнале, который ведут в электронном виде |
| Подпись работника | Подтверждает, что время записано верно |
| Примечание | Причина опоздания или раннего ухода, отпуск, больничный, командировка, реквизиты документа |
На титульном листе пишут название организации и подразделения, «Журнал учёта рабочего времени (прихода и ухода) сотрудников», даты начала и окончания ведения и ответственного. В конце — запись «В журнале пронумеровано и прошнуровано ___ листов» с подписью ответственного. Всё это бланк из инструмента выше ставит сам.
Бланк журнала: одна или две подписи
В бланке журнала учёта рабочего времени работник может расписываться один раз — в конце дня за обе отметки, или дважды — при приходе и при уходе. Две подписи надёжнее: время прихода подтверждено сразу, его нельзя «подправить» вечером. Одна подпись экономит место, когда сотрудников много. В инструменте это переключатель «Подпись при приходе и при уходе»; там же выбираются даты (только рабочие дни по производственному календарю или все дни месяца), фамилии из списка или пустые строки и запасные строки на каждую дату — для новых сотрудников и подмен.
Образец заполнения журнала учёта рабочего времени
Образец заполнения журнала учёта рабочего времени ниже — записи за сентябрь 2026 года при режиме 9:00–18:00 с часовым перерывом и допуском 5 минут. Отработанное время считается так: уход минус приход минус перерыв. Те же записи открываются в инструменте выше как пример за прошлый месяц.
| № | Дата | Работник | Приход | Уход | Отработано | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 01.09.2026 | Иванова А. С., кладовщик | 08:52 | 18:04 | 8:12 | сверх режима 0:12 |
| 4 | 02.09.2026 | Петров И. И., водитель-экспедитор | 09:41 | 18:00 | 7:19 | опоздание 0:41; докладная записка, объяснение затребовано |
| 5 | 03.09.2026 | Иванова А. С., кладовщик | 09:26 | 18:00 | 7:34 | опоздание 0:26; объяснительная от 03.09.2026 |
| 13 | 09.09.2026 | Иванова А. С., кладовщик | 09:00 | 16:30 | 6:30 | ушла раньше на 1:30 — в налоговую по распоряжению руководителя |
| 18 | 11.09.2026 | Петров И. И., водитель-экспедитор | больничный; листок нетрудоспособности | |||
| 23 | 16.09.2026 | Иванова А. С., кладовщик | 09:00 | 20:00 | 10:00 | сверх режима 2:00; приёмка товара по приказу |
Проверим вторую строку: с 9:41 до 18:00 — 8 часов 19 минут, минус час перерыва — 7:19; опоздание — 41 минута. Первая строка показывает, зачем нужен допуск: работник пришёл на 8 минут раньше и ушёл на 4 минуты позже, и 12 минут сверх режима — не сверхурочная работа, потому что сверхурочной считается только работа по инициативе работодателя (ст. 99 ТК РФ). Итог месяца по образцу: у Ивановой 20 явок и 160:16 при норме 160:00 (два дня отпуска уменьшили норму), у Петрова — 19 явок и 150:34 при норме 152:00.
Как сделать журнал учёта рабочего времени онлайн
Журнал учёта рабочего времени онлайн собирается за несколько минут, и формулы в Excel настраивать не нужно:
- Укажите организацию, подразделение и месяц — даты встанут по производственному календарю 2026–2027 годов.
- Задайте режим работы из правил распорядка: начало, окончание, перерыв и допуск в минутах.
- Внесите сотрудников: ФИО, должность, табельный номер.
- Для бумажного журнала откройте вид «Пустой бланк для записей от руки», выберите даты, подписи и титульный лист — и распечатайте.
- Для заполненного журнала отметьте приход и уход по дням или нажмите «Заполнить по режиму работы» и исправьте только отклонения: опоздания, ранние уходы, отпуск, больничный, командировку.
- Скачайте журнал в PDF, Word или Excel, а в конце месяца откройте «Итоги для табеля».
Если нужен не журнал по датам, а лист учёта по одному сотруднику с нормой месяца, ночными часами и сводкой по штату, удобнее учёт рабочего времени сотрудников — основной инструмент, в который входит и этот журнал.
Журнал учёта рабочего времени в Word, Excel, на бумаге или онлайн
Журнал учёта рабочего времени можно купить готовым, скачать шаблон в Word или Excel либо собрать онлайн — выбор зависит от того, кто вносит записи и нужно ли считать часы.
| Способ | Плюсы | Минусы |
|---|---|---|
| Купленный бумажный журнал | Прошит, графы напечатаны | Даты и фамилии пишут от руки каждый день, ничего не считается |
| Шаблон Word | Можно поправить графы и распечатать | Пустая таблица: даты, фамилии и итоги — вручную |
| Таблица Excel | Можно считать часы формулами | Формулы опозданий, переходов через полночь и календаря настраивают сами |
| Онлайн-журнал выше | Бланк на месяц с датами и штатом, расчёт часов и отклонений, итоги для табеля; выгрузка в PDF, Word и Excel (CSV) | Записи живут в открытой странице — готовый журнал скачивают файлом |
| Система контроля доступа | Время фиксирует турникет или терминал | Нужны оборудование и настройка; причины отклонений всё равно записывают отдельно |
Электронный журнал учёта рабочего времени
Электронный журнал учёта рабочего времени закон не запрещает: форму и способ учёта работодатель выбирает сам. Важно, чтобы по записи было видно, кто и когда её внёс, и чтобы задним числом её нельзя было незаметно поправить, — поэтому порядок ведения и доступа к файлу тоже закрепляют в приказе. Работники в этом случае подтверждают время не подписью в графе, а отметкой в системе или подписью под распечаткой за месяц.
Как отмечать опоздания, ранние уходы и отсутствия в журнале
Любое отклонение от режима записывают в тот же день и сразу с причиной: через месяц уже никто не вспомнит, почему работник ушёл в 16:30, и уважительная причина превратится в нарушение.
| Ситуация | Что записать в журнал |
|---|---|
| Опоздание | Фактическое время прихода; в примечании — «опоздание 0:26» и ссылку на объяснительную или докладную |
| Ушёл раньше по поручению | Время ухода и основание: распоряжение руководителя, служебная записка |
| Ушёл раньше по личным делам | Время ухода и причину: заявление на отгул, справка из поликлиники |
| Отпуск, больничный, командировка | Строку без времени с отметкой и реквизитами приказа или листка нетрудоспособности |
| Не пришёл и не предупредил | «Неявка», время выяснения; объяснение затребовать |
| Забыл отметиться | Ответственный вносит время по данным руководителя или пропускной системы с пометкой, на основании чего запись сделана |
Сводку опозданий по сотруднику за месяц с числом и суммой минут удобнее смотреть в учёте рабочего времени.
Что запись в журнале доказывает при опоздании
Запись в журнале подтверждает факт опоздания, но взыскание по одной записи не применяют. Сначала у работника требуют письменное объяснение; если через два рабочих дня его нет, составляют акт, а взыскание применяют не позднее месяца со дня обнаружения проступка (ст. 193 ТК РФ). Допустимы только замечание, выговор или увольнение по соответствующему основанию — штраф или удержание из зарплаты за опоздание незаконны (ст. 192 ТК РФ). Опоздание становится прогулом, только если работник отсутствовал без уважительной причины больше четырёх часов подряд (пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) — инструмент помечает такие дни отдельно.
Журнал учёта переработки и ненормированного рабочего дня
Журнал учёта ненормированного рабочего времени ведут для работников с ненормированным днём: их можно эпизодически привлекать к работе за пределами установленной продолжительности по распоряжению работодателя (ст. 101 ТК РФ). Такая работа сверхурочной не считается, а компенсируется ежегодным дополнительным оплачиваемым отпуском не менее трёх календарных дней (ст. 119 ТК РФ). Журнал показывает, как часто это происходит, — по нему видно, не превратился ли «эпизодический» выход за режим в постоянный. Единой формы нет: обычно в нём дата, фамилия и должность, по чьему распоряжению и для какой работы сотрудник задержан, время начала и окончания работы сверх режима. Форму утверждают в положении о ненормированном рабочем дне или в правилах внутреннего трудового распорядка, а записи за месяц передают кадровику — они подтверждают право на дополнительный отпуск.
Сверхурочные часы в журнале прихода и ухода
Для остальных работников время сверх режима по инициативе работодателя — сверхурочная работа: не более 4 часов в день и 120 часов в год (ч. 6 ст. 99 ТК РФ). В журнале прихода и ухода такие часы видны в графе «Отработано» и в примечании «сверх режима»; основание — приказ или распоряжение — записывают рядом. Сколько доплатить за них, считает калькулятор сверхурочных.
Сколько хранить журнал учёта рабочего времени
Журнал учёта рабочего времени хранят 5 лет, а если в организации есть работы с тяжёлыми, вредными или опасными условиями труда — 50 лет (75 лет для документов, законченных до 2003 года). Это срок из ст. 402 Перечня типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236) — тот же, что у табелей и графиков. В том же Перечне есть отдельная строка для книг, журналов и баз данных прихода и ухода работников — 1 год (ст. 463, п. «з»): она про простую регистрацию входа и выхода, например на проходной. Если журнал служит учётом отработанного времени — по нему считают часы, опоздания и заполняют табель, — безопаснее хранить его 5 лет, как журнал учёта рабочего времени, и записать этот срок в приказе. Срок считают с 1 января года, следующего за годом, в котором журнал закрыт. Электронный журнал хранят столько же — в виде файлов или распечаток за каждый месяц. По истечении срока журнал уничтожают по акту о выделении к уничтожению — как остальные документы с истёкшим сроком хранения.
Бесплатный журнал учёта рабочего времени и полная версия
Пробная версия открывается после регистрации и работает по-настоящему, но на двух сотрудниках. Полная версия снимает ограничение и открывает печать и скачивание.
| Возможность | Проба | Полная версия |
|---|---|---|
| Отметки прихода и ухода, отпуска, больничные, командировки | да | да |
| Расчёт часов, опозданий, ранних уходов, сверх режима | да | да |
| Сотрудники | до двух | весь штат |
| Журнал по отметкам, пустой бланк, итоги для табеля | просмотр с водяным знаком | да |
| Печать, PDF, Word (DOCX), Excel (CSV) | — | да |
Журнал входит в учёт рабочего времени сотрудников: полная версия открывается доступом к нему или к набору «Кадровику и руководителю» вместе с табелем, графиком смен и калькуляторами зарплаты. Какие нормы использует журнал, — в блоке «На чём основан расчёт» под инструментом.